●王素萍 李鳳麗

提升辦公室管理工作水平的探討

●王素萍 李鳳麗

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，辦公室在單位行政管理運(yùn)行體系中起著非常重要的作用，并且已經(jīng)成為每一個(gè)事業(yè)單位都必不可少的重要部門。為了使單位內(nèi)部更加協(xié)調(diào)，辦公室的所有工作一定要結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)綜合管理措施的落實(shí)，促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的所有的事務(wù)都順利進(jìn)行，從而獲取預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

辦公室 綜合管理 提升

辦公室是為機(jī)關(guān)提供管理服務(wù)等多項(xiàng)職能的綜合性部門，在單位各項(xiàng)工作中發(fā)揮著紐帶的作用，是整個(gè)組織的潤滑劑。辦公室工作的高效與否，對于實(shí)現(xiàn)整體工作的全面落實(shí)，以及各部門的協(xié)調(diào)和長遠(yuǎn)發(fā)展有重要作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室綜合管理工作已經(jīng)逐漸形成了相應(yīng)的管理模式，只有準(zhǔn)確把握當(dāng)前辦公室工作的總體要求，自覺服務(wù)工作大局，積極為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層服務(wù)，抓好落實(shí)，科學(xué)管理，才能使得管理水平得到整體的提升，實(shí)現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

一、辦公室的含義

所謂的辦公室，指的是政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體或者單位內(nèi)部所設(shè)立的辦事機(jī)構(gòu)，它是由不同級別的工作人員所組成的，在對外方面要處理協(xié)調(diào)宣傳工作，以樹立良好形象，同時(shí)也是為管理者服務(wù)、溝通上級和下級、完成事務(wù)的主要地方，如明確辦公室管理工作職責(zé)、權(quán)限，制定相應(yīng)的系列管理辦法等等，促進(jìn)內(nèi)部工作的進(jìn)行。辦公室是具體的辦事結(jié)構(gòu)，和機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門緊密相連，如果沒有辦公室，單位和機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作將很難進(jìn)行。辦公室管理工作的主要內(nèi)容包括對機(jī)關(guān)各部門和下屬各單位進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)單位印章的管理；承擔(dān)機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)急管理的日常工作；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文處理、政務(wù)信息、電子政務(wù)、機(jī)要保密工作，負(fù)責(zé)組織單位大型活動(dòng)和重要的接待工作；承擔(dān)機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)急管理的日常工作等等。

二、新形勢下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.思想觀念發(fā)生改變。辦公室需要處理的事務(wù)非常復(fù)雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標(biāo)和規(guī)劃。很多的工作人員認(rèn)為辦公室所處理的事務(wù)和機(jī)構(gòu)的效益無關(guān)，認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，不會積極主動(dòng)去思考，所以不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。對個(gè)人對自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會對單位的需求，認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，,是指揮機(jī)構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的，辦公室所處理的繁雜事務(wù)關(guān)系到機(jī)構(gòu)的發(fā)展，還有全隊(duì)干部職工和整個(gè)單位形象。如果不處理好這些細(xì)小繁雜的事，職責(zé)定位不準(zhǔn)，很可能對單位或者機(jī)構(gòu)產(chǎn)生不良的影響。

2.人員的素質(zhì)發(fā)生改變。隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高和社會的不斷進(jìn)步，機(jī)構(gòu)以及單位面臨激烈的市場競爭，如果辦公室人員的素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量不高，那么就不能進(jìn)行合理的內(nèi)部控制，也不能適應(yīng)社會競爭的要求，并且還會出現(xiàn)更大的問題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振,沒有進(jìn)取之心，辦公室的服務(wù)質(zhì)量都非常低，不積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎(chǔ)上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。目前很多單位都沒有意識到這個(gè)重要的問題，沒有對辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，人員缺乏激情與活力，業(yè)務(wù)素質(zhì)很低，工作也處于被動(dòng)的狀態(tài)，不能夠處理好辦公室事務(wù)。

3.管理思想偏激?，F(xiàn)代化的辦公室管理模式目前還無法取代過去很長一段時(shí)間以來已經(jīng)逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無法全面開展現(xiàn)代化的綜合管理工作。在開展具體工作的時(shí)候，部分單位為了彰顯自我，經(jīng)常存在著一些偏激管理思想。在實(shí)際工作中一些單位經(jīng)常脫離實(shí)際情況，制定一些盲目、不可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這樣的情況無法有效調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，很多目標(biāo)往往制定太高，致使其無法完成，對工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標(biāo)太低，以至于工作效率嚴(yán)重下降，在短時(shí)間內(nèi)予完全可以完成完成的目標(biāo)使得經(jīng)常延誤，長此以往，必然導(dǎo)致工作人員形成惰性。

4.管理體制落后。要保證辦公室工作的全面落實(shí)，應(yīng)在辦公室綜合管理工作開展的時(shí)候，要制定相應(yīng)的管理體制。同時(shí)，管理體制作為綜合管理的一種指導(dǎo)思想與準(zhǔn)繩應(yīng)當(dāng)是不斷改變的，并隨著綜合管理水平的提高而創(chuàng)新。然而，很多單位中只是循規(guī)蹈矩落實(shí)管理體制，沒有與時(shí)俱進(jìn)，無法有效處理一些新生事務(wù)，致使工作人員無法全面開展工作，對綜合管理效率產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

三、提升辦公室管理工作水平的建議

1.樹立以人為本的意識。在新的時(shí)期，國家提出了構(gòu)建和諧社會的決定，一定要強(qiáng)調(diào)人力資源管理工作的重要性，同時(shí)為了構(gòu)建和諧辦公室，單位也必須加強(qiáng)人性化管理思想的落實(shí)。要構(gòu)建和諧辦公室，一定要加強(qiáng)對辦公室工作人員的人文關(guān)懷，就必須達(dá)到工作人員之間和諧相處、部門和部門之間相互協(xié)調(diào)的目標(biāo)，通過改善辦公室的工作環(huán)境與氛圍，使工作人員一直處在輕松、和諧、愉快的工作環(huán)境當(dāng)中，逐漸調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，使工作人員發(fā)揮出自身的潛能，主動(dòng)承擔(dān)自己的責(zé)任和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的全面落實(shí)。另外，管理者還要做到處處為工作人員著想，以工作人員利益為標(biāo)準(zhǔn)，讓工作人員明白自己的利益和單位的發(fā)展是緊密相連的，明確工作人員的工作目標(biāo)，促進(jìn)工作人員工作熱情的調(diào)動(dòng)，提高辦公室綜合管理的水平與效率，這樣才能構(gòu)建和諧辦公室。

2.加強(qiáng)辦公室工作的計(jì)劃性。辦公室工作比較繁瑣凌亂，辦公室工作人員在工作中要保持腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，既要做好內(nèi)部工作，保證單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)運(yùn)行，又要做好外部的宣傳和協(xié)調(diào)工作，樹立和保持良好的單位形象。要求辦事人員能夠理清思路，要求辦公室管理人員對工作能夠合理安排，分清輕重緩急、井井有條地處理必須當(dāng)時(shí)進(jìn)行處理或者在晚上進(jìn)行加班處理的工作，制定周密的計(jì)劃，提前思考，注重工作效率合理安排，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。遇到突發(fā)事件或者緊急情況，能不急不躁，冷靜思考，有條不紊，全力去做,確保有章、有序、有效的辦公室工作，盡量做到工作的盡善盡美，保證問題得到及時(shí)解決，從而為單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.樹立創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過程，對于單位的發(fā)展來說非常重要，因?yàn)樗菃挝话l(fā)展的動(dòng)力。創(chuàng)新的基礎(chǔ)在于有效的學(xué)習(xí)和知識的積累及運(yùn)用，管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，認(rèn)識到不加強(qiáng)學(xué)習(xí)并不斷更新認(rèn)識就無法勝任工作，使辦公室的管理工作具有創(chuàng)新性和可行性。除了要在原有的工作模式和運(yùn)行機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新以外，還要學(xué)習(xí)前人、別人的思想和經(jīng)驗(yàn)，勇于探索，用創(chuàng)造性思維來對工作進(jìn)行謀劃，豐富我們的思維，克服各種學(xué)習(xí)障礙去有效地學(xué)習(xí)，構(gòu)建一個(gè)完整而合理的辦公室管理模式，這樣才有利于單位的發(fā)展。

4.加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)。要對辦公室的工作人員進(jìn)行綜合能力的相關(guān)培訓(xùn)，只有加強(qiáng)了對工作人員的培訓(xùn)，才能提高辦公室的人員的專業(yè)化技能水平以及職業(yè)道德素質(zhì)，才能夠促進(jìn)辦公室事務(wù)的合理進(jìn)行。因此，機(jī)構(gòu)和單位必須為他們提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，積極鼓勵(lì)工作人員參加各類培訓(xùn)，豐富的知識與工作經(jīng)驗(yàn)的積累，決不能讓培訓(xùn)工作只是流于形式，必須要讓培訓(xùn)工作產(chǎn)生實(shí)際的意義。比如在培訓(xùn)的時(shí)候還要對其進(jìn)行考核，讓所有人員的考核結(jié)果和薪資、晉升、獎(jiǎng)金等掛鉤。

5.建立完善的管理體制。管理人員要建立一套完善而合理的辦公室管理方法，加強(qiáng)對日常工作的規(guī)范，做到以制度管理，按制度辦事，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的全面落實(shí)，將每一項(xiàng)工作進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。另外還要將責(zé)任落實(shí)到工作人員頭上，讓工作人員明白他們自身的職責(zé)范圍，認(rèn)識到每一項(xiàng)細(xì)小而繁雜的工作都關(guān)系到辦公室整體功能的發(fā)揮。首先，在辦公室日常工作中，不定期與定期會議的召開，充分反映辦公室的工作狀況與工作內(nèi)容的布置情況。并且加強(qiáng)對會議內(nèi)容的完善，提高辦公室綜合管理水平與效率，就一定要加強(qiáng)對會議內(nèi)容的完善，并且保證會議精神的有效傳達(dá)。其次，構(gòu)建有效的溝通體制。在一定程度上而言，辦公室綜合管理效率就是信息傳遞效率，要加強(qiáng)對信息傳遞系統(tǒng)的建立與完善，提高信息傳遞的效率，同時(shí)保證信息傳遞的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)各層次之間信息的有效傳遞，促進(jìn)辦公室綜合管理水平與效率的提高。

四、總結(jié)

總之，單位和機(jī)構(gòu)要想提高工作的效率，并且取得一定的經(jīng)濟(jì)效益，一定要制定有效的管理體制，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性、系統(tǒng)性。要重視工作人員在辦公室工作中發(fā)揮的作用，提高辦公室管理工作人員業(yè)務(wù)能力，提高自身工作效率，促進(jìn)辦公室工作的全面落實(shí)。同時(shí)，對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡(luò)等事務(wù)中，找到突破的制高點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)督工作的落實(shí)，勤于思考，勇于實(shí)踐才能做好辦公室管理的工作。

[1]張旺.淺談新形勢下獨(dú)立學(xué)院系辦公室的管理工作[J].時(shí)代報(bào)告（學(xué)術(shù)版），2013（3）

[2]林安勝.淺談國有企業(yè)辦公室管理工作的重要性[J].技術(shù)與市場，2013（9）

[3]孫茜波.淺談怎樣做好辦公室的綜合管理工作[J].新聞天地（下半月刊），2010（8）

[4]劉育光.新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新研究.辦公室業(yè)務(wù)，2014（2）

（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心 河南鄭州4 50016）

（責(zé)編：賈偉）

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1004-4914（2014）06-289-02