卓瑪吉

摘要：信息公開是社會(huì)公眾對(duì)民主社會(huì)發(fā)展的必然需求，更是國(guó)家政府部門滿足社會(huì)公眾知情權(quán)的重要舉措。高校信息公開是現(xiàn)代社會(huì)高等教育教學(xué)發(fā)展的應(yīng)有之義。本文基于以上背景，在分析了高校檔案部門參與信息公開的意義基礎(chǔ)上，提出了一系列實(shí)踐模式和策略，深入探討了如何加強(qiáng)高校檔案部門參與信息公開的內(nèi)部建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：信息公開高校檔案檔案利用

一、引言

隨著社會(huì)公眾知情權(quán)意識(shí)的不斷加強(qiáng)，信息公開成為了社會(huì)公眾對(duì)民主社會(huì)建設(shè)的必然需求。高校作為為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)人才的專業(yè)機(jī)構(gòu)，其發(fā)展已經(jīng)不再是與社會(huì)沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)的獨(dú)立行為，高校發(fā)展建設(shè)不僅與人才培養(yǎng)相關(guān)，更是關(guān)系到國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展和民族興衰的活動(dòng)。由于高校發(fā)展建設(shè)具有獨(dú)特的社會(huì)性質(zhì)，更需要將相關(guān)信息向社會(huì)公眾公開，進(jìn)一步增強(qiáng)高等學(xué)校教育的透明度。而且，高校在基建工程、貨物采購(gòu)、擴(kuò)大招生和就業(yè)推薦等方面越來(lái)越受到廣泛關(guān)注，“陽(yáng)光工程”成為了現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步對(duì)高校辦學(xué)的要求，更是防止高校出現(xiàn)收受賄賂、貪污腐敗現(xiàn)象的有效措施。

二、高校信息公開的含義

高校信息公開指的是高校在實(shí)施教育教學(xué)管理等基本職能中逐漸形成的信息，除了國(guó)家法律法規(guī)明確規(guī)定不能對(duì)外公開的內(nèi)容之外，一律向社會(huì)公眾公開的制度。高校信息公開是國(guó)家政務(wù)公開制度中的關(guān)鍵組成部分，形成一種由下至上的監(jiān)督體系，體現(xiàn)了現(xiàn)代社會(huì)的民主公開意識(shí)。高校信息公開在內(nèi)容方面不僅包括高校行政管理事務(wù)的信息，還包括了法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的全部信息。高校信息公開的對(duì)象涵蓋了社會(huì)各行各業(yè)的法人和自然人，并不限制于在高校內(nèi)部教職工范圍內(nèi)公開。高校信息公開范圍與校務(wù)公開相比更加廣泛，也是對(duì)校務(wù)公開的深化和進(jìn)一步落實(shí)。由此可見，校務(wù)公開為高校信息公開工作奠定了基礎(chǔ)、積累了豐富經(jīng)驗(yàn)。

三、高校檔案部門參與信息公開的意義

高校檔案部門作為國(guó)家檔案館體系建設(shè)中不可忽視的成員，在現(xiàn)代社會(huì)信息公開的背景下，高校檔案部門必須加強(qiáng)拓展各種有關(guān)信息公開的功能，為高校信息公開提供有力支持。

同時(shí)，國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展提出了檔案館建設(shè)要實(shí)現(xiàn)“五位一體”的功能，包括檔案保管中心、檔案開發(fā)利用中心、政府信息公開查閱中心、愛國(guó)主義教育基地和電子文件信息資源中心。由此可見，國(guó)家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展建設(shè)中由“四位一體”模式向“五位一體”功能的轉(zhuǎn)變，除了進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)電子檔案信息資源的管理之外，還將檔案館作為政府向社會(huì)公開信息的查閱中心，社會(huì)公眾可以到檔案館查閱和利用已經(jīng)公開的政府文件，這也體現(xiàn)了社會(huì)公眾對(duì)信息公開的現(xiàn)實(shí)需求。在高校信息公開工作方面，同樣對(duì)于高校檔案部門的功能建設(shè)提出了更高要求。

高校檔案部門的形象是通過(guò)其在履行檔案功能服務(wù)過(guò)程中，廣大社會(huì)公眾對(duì)高校檔案部門的評(píng)價(jià)體現(xiàn)的。在很多社會(huì)公眾思維意識(shí)中，檔案館屬于一種帶有官方色彩的行政管理機(jī)構(gòu)，不知道該如何通過(guò)檔案館查閱自身需要的信息，這是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中公共檔案館的真實(shí)情況。由于檔案館對(duì)于具有政治價(jià)值的內(nèi)容過(guò)分重視和保護(hù)，以及對(duì)檔案開發(fā)利用功能的忽視，“保密”、“規(guī)定”、“封閉”等詞匯成為了描述檔案館形象的常用語(yǔ)言。高校檔案部門更是由于長(zhǎng)期封閉于象牙塔內(nèi)，幾乎沒(méi)有接觸社會(huì)公眾的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致高校檔案部門的神秘色彩更加濃重。

高校檔案部門想要真正參與到高校信息公開工作中，并取得良好的社會(huì)效果，就需要積極轉(zhuǎn)變自身形象。如何將“保密”、“神秘”、“封閉”的高校檔案向社會(huì)公眾開放，使社會(huì)公眾能夠充分利用社會(huì)民主公開的權(quán)益，激發(fā)社會(huì)公眾參與高校信息公開建設(shè)中，是一個(gè)復(fù)雜、系統(tǒng)，需要高校多個(gè)職能部門共同聯(lián)合完成的任務(wù)。首先，高校檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的觀念，將“保密”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用為發(fā)展目標(biāo)；其次，樹立正確的服務(wù)理念，不斷建設(shè)和完善高校檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施，為社會(huì)工作提供高質(zhì)量的服務(wù)；最后，進(jìn)一步加強(qiáng)高校信息公開的宣傳力度，努力開拓渠道。高校檔案部門的形象建設(shè)有利于高校信息公開工作的開展，積極參與信息公開工作更是高校檔案部門的基礎(chǔ)任務(wù)。

四、高校檔案部門參與信息公開的實(shí)踐模式

（一）高校檔案部門參與信息公開的內(nèi)容

高校檔案部門的立足之本來(lái)源于豐富的檔案信息資源，這些檔案信息資源是高校向社會(huì)展現(xiàn)人文精神的重要素材。高校檔案部門在參與高校信息公開工作中，檔案信息資源是信息公開內(nèi)容的主要來(lái)源。隨著高校長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生各種各樣的信息來(lái)記錄高校的歷史進(jìn)程，再經(jīng)過(guò)多年的沉淀和積累，只有高校檔案部門存儲(chǔ)的信息資源最為真實(shí)、完整。這也從另一方面深刻體現(xiàn)了高校檔案部門參與信息公開工作的價(jià)值和意義。但是，高校檔案部門的全部檔案信息資源也不是完全能夠向社會(huì)公開的，要在遵循國(guó)家《檔案法》和高校檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行高校信息公開。由此，高校在認(rèn)定開放檔案方面成為了高校信息公開的關(guān)鍵。為了保證高校開放檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，高校要專門組建專家學(xué)者成立檔案密級(jí)鑒定部門，始終堅(jiān)持“以公開為基本原則，以不公開為例外”的精神，將高校檔案信息資源中包含國(guó)家政治、商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的信息派出，準(zhǔn)確把握歸檔信息的所屬密級(jí)，將高校保管的全部檔案標(biāo)明密級(jí)情況，將明確標(biāo)明“公開”的檔案信息對(duì)外公開。采用密級(jí)鑒定的檔案管理模式，可以使高校擺脫“檔案一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起，滿三十年向社會(huì)開放”的思維束縛，發(fā)揮高校檔案信息的最大化價(jià)值。尤其是對(duì)于某些文件來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為信息公開內(nèi)容的在歸檔之后密級(jí)狀態(tài)直接標(biāo)注為 “公開”，成為高校檔案部門對(duì)外開放檔案中的一部分。

（二）高校檔案部門參與信息公開的方式

（1）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域數(shù)據(jù)信息共享和交換的重要途徑，網(wǎng)絡(luò)傳輸與傳統(tǒng)信息交流方式相比來(lái)說(shuō)，其時(shí)效性、便捷性更加符合信息公開的基本要求。國(guó)家出臺(tái)的《普通高等學(xué)校信息公開管理辦法》中要求各大高校在建立網(wǎng)站的同時(shí)設(shè)置“信息公開”專題欄目，由此可見，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)成為了高校檔案部門參與高校信息公開的良好方式。高校檔案部門可以為開展信息公開工作建立網(wǎng)站平臺(tái)。目前，大多數(shù)高校已經(jīng)建立了相對(duì)完善的檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息發(fā)布網(wǎng)站，因此，可以將經(jīng)過(guò)密級(jí)鑒定的高校檔案發(fā)布于網(wǎng)站上，或者將高校執(zhí)行文件、信息公開內(nèi)容發(fā)布在網(wǎng)站上，使高校檔案部門建立的網(wǎng)站作為高校信息公開的專用平臺(tái)。這不但有利于信息公開工作的順利展開，更方便社會(huì)公眾了解高校檔案信息資源和發(fā)展情況。

（2）固定查閱場(chǎng)所

高校信息公開采用現(xiàn)場(chǎng)公開查閱的方式比較傳統(tǒng)，雖然工作效率不如建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高效，但是，檔案信息查閱場(chǎng)所的建立也是高校信息公開的重要方式之一?，F(xiàn)場(chǎng)查閱高校檔案信息對(duì)于一些目的不明確、檢索操作技能不高的社會(huì)工作來(lái)說(shuō)十分必要。而且，高校開設(shè)現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案信息資源方面具有明顯優(yōu)勢(shì)，可以采用建立檔案信息查閱室的方法，還可以直接利用已經(jīng)建成的檔案閱覽室。

五、高校檔案館參與信息公開的內(nèi)部基礎(chǔ)建設(shè)

（一）加強(qiáng)高校檔案資源的密級(jí)鑒定

高校檔案部門參與高校信息公開的重點(diǎn)加強(qiáng)檔案密級(jí)鑒定工作。檔案密級(jí)鑒定作為高校檔案部門參與信息公開的基礎(chǔ)保障，只有真正做好檔案密級(jí)鑒定，嚴(yán)格規(guī)范對(duì)外開放檔案的密級(jí)級(jí)別，才能進(jìn)一步促進(jìn)高校信息公開工作的展開。首先，高校檔案部門要經(jīng)過(guò)深入調(diào)查研究之后，建立檔案密級(jí)鑒定制度，由于國(guó)家在檔案密級(jí)鑒定方面還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，高校要根據(jù)自身實(shí)際情況，在嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定易于操作的高校檔案密級(jí)鑒定制度，明確劃分檔案密級(jí)級(jí)別。雖然高校檔案密級(jí)鑒定工作知易行難，但如果嚴(yán)重缺乏合理規(guī)范的制度，也難以促進(jìn)高校檔案密級(jí)鑒定工作的順利展開。其次，高校檔案部門要積極加強(qiáng)與其他職能部門的合作，共同組建高校檔案密級(jí)鑒定小組。高校檔案部門對(duì)于文檔信息管理有著豐富經(jīng)驗(yàn)，但文檔信息的本質(zhì)源于高校各個(gè)職能部門工作的事實(shí)，因此，想要真正做好高校檔案信息的密級(jí)鑒定，要加強(qiáng)聯(lián)系和協(xié)調(diào)高校其他職能部門，抽調(diào)專業(yè)人才共同完成檔案密級(jí)鑒定。最后，要努力實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的高校檔案密級(jí)鑒定機(jī)制，在鑒定其密級(jí)級(jí)別時(shí)要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)做出明確規(guī)定，在高校檔案信息管理中標(biāo)注檔案現(xiàn)行密級(jí)級(jí)別、解除密級(jí)時(shí)間和重新鑒定密級(jí)的時(shí)間等，防止出現(xiàn)“一次定終身”的檔案密級(jí)鑒定情況。

（二）將信息公開納入數(shù)字檔案體系建設(shè)

將高校信息公開工作納入到高校數(shù)字檔案館發(fā)展建設(shè)中。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)信息公開的意義，數(shù)字檔案館建設(shè)與傳統(tǒng)的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案完全不同，最為關(guān)鍵的是要引入先進(jìn)的管理思想和理念，信息公開理念正是促進(jìn)高校信息公開發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，高校數(shù)字檔案館建設(shè)中，要正確對(duì)待信息公開工程建設(shè)，將其作為高校信息公開的發(fā)布平臺(tái)；其次，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)也要從多個(gè)層面、多個(gè)角度體現(xiàn)信息公開內(nèi)容。例如：在高校檔案信息管理系統(tǒng)中增加檔案密級(jí)鑒定功能，為檔案信息資源的開放奠定基礎(chǔ)；擴(kuò)展高校檔案信息管理系統(tǒng)的功能接口，實(shí)現(xiàn)與高校辦公文檔管理系統(tǒng)的連接。

六、結(jié)論

綜上所述，隨著《普通高等學(xué)校信息公開管理辦法》的實(shí)施，高校信息公開工作也迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校信息公開制度的建立、信息公開內(nèi)容的范圍、國(guó)家法律法規(guī)的約束等，都是高校信息公開發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。高校檔案部門參與高校信息公開工作，能夠真正體現(xiàn)高校檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值。

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