劉明 許騫

引言：檔案是人類歷史活動(dòng)的產(chǎn)物，它記錄著過(guò)去，服務(wù)于未來(lái)。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。筆者就在會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題提出幾點(diǎn)建議，希望有助于提高檔案管理的水平和利用的價(jià)值，使之可以更好的為發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供真實(shí)、完整、客觀、科學(xué)的第一手資料。

檔案是人類歷史活動(dòng)的產(chǎn)物，它記錄著過(guò)去，服務(wù)于未來(lái)。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以更好的為發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供真實(shí)、完整、客觀、科學(xué)的第一手資料。

一、隨著近年來(lái)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的價(jià)值越來(lái)越引起人們的重視。但在實(shí)際工作中會(huì)計(jì)檔案管理還存在一些亟須解決的問(wèn)題：

1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)淡薄。（1）有些單位既無(wú)檔案管理機(jī)構(gòu)也無(wú)專職檔案管理人員，都是由會(huì)計(jì)人員兼管或經(jīng)辦會(huì)計(jì)自行保管，由于缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。（2）對(duì)檔案硬件設(shè)施缺乏維護(hù)升級(jí)和更新。有些單位無(wú)專門(mén)的檔案室或檔案柜不足，將檔案裝入紙箱隨意堆放。起不到防火、防盜、防霉、防蛀等作用，無(wú)法確保檔案的安全。存放也沒(méi)有順序、查找不方便。（3）會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不及時(shí)、不規(guī)范。許多單位多年來(lái)只歸檔不鑒定，也不銷毀。即使銷毀也不按有關(guān)法律法規(guī)的要求嚴(yán)格執(zhí)行。（4）借閱登記制度不健全或不嚴(yán)格，許多單位借閱檔案無(wú)相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批環(huán)節(jié)，閱后歸檔存在審驗(yàn)不細(xì)致、不嚴(yán)格的現(xiàn)象等。

2會(huì)計(jì)檔案資料不全。單位的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)檔案除了對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，還不能忽視對(duì)會(huì)計(jì)文件資料的匯集，如：經(jīng)濟(jì)合同、籌資、投資文件、管理組織經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)的資料等。它們共同反映在社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化的環(huán)境下，單位全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析、預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，決策發(fā)展規(guī)劃提供完整的依據(jù)。

3會(huì)計(jì)檔案信息失真。“不做假賬”是朱镕基總理在國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院成立時(shí)所題寫(xiě)的校訓(xùn)。一國(guó)的總理將會(huì)計(jì)行業(yè)最基本的職業(yè)操守作為要求，顯見(jiàn)其中的無(wú)奈。目前許多單位為了撈取政治資本或經(jīng)濟(jì)利益，違反國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)蓄意改建、偽造會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等，制造虛假財(cái)會(huì)信息，嚴(yán)重?cái)_亂了社會(huì)穩(wěn)定和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，如“銀廣夏”案、“鄭百文”案、美國(guó)“安然”案都暴露出會(huì)計(jì)信息失真的嚴(yán)重性和危害性。

4 檔案管理觀念落后，管理與利用存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是管理手段陳舊。當(dāng)前部分單位的檔案管理工作以手工管理為主，較少運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下對(duì)信息數(shù)據(jù)要求及時(shí)、準(zhǔn)確、有效、完整進(jìn)行提煉、分析的能力，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢， 使用效率低。二是重保管輕利用。會(huì)計(jì)檔案一方面是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄，也是開(kāi)展會(huì)計(jì)分析，預(yù)測(cè)本地區(qū)本行業(yè)、本單位的發(fā)展情況和趨勢(shì)的重要依據(jù)，許多單位只注重了檔案的保管工作，忽視了它的服務(wù)功能。

二、針對(duì)目前會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾個(gè)方面予以改進(jìn)，來(lái)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，挖掘會(huì)計(jì)檔案為管理控制、決策規(guī)劃提供信息依據(jù)的價(jià)值。

1.統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)。不管是《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》還是財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性和重要性予以了充分的說(shuō)明，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用。使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2.結(jié)合實(shí)際情況，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。財(cái)政部的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了會(huì)計(jì)檔案管理的基本要求和辦法，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況加以細(xì)化，明確責(zé)任人的法律責(zé)任，完善收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交、借閱、銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和流程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)制度化、常態(tài)化。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)、提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。同時(shí)加強(qiáng)系統(tǒng)的后續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，吸收先進(jìn)的檔案管理理念。在保持傳統(tǒng)的同時(shí)也要發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新，使檔案資料能夠更全面、準(zhǔn)確、高效地為管理層的會(huì)計(jì)控制、預(yù)測(cè)、決策提供依據(jù)。

4. 提高會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。（1）強(qiáng)化單位法定代表人、總經(jīng)理對(duì)會(huì)計(jì)檔案的法律責(zé)任?！稌?huì)計(jì)法》中明確提出了“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。要求單位負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)誠(chéng)信觀念、道德觀念和法律觀念，使之不敢造假。（2）加強(qiáng)政府財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)、證券監(jiān)管、銀行、檔案等部門(mén)和社會(huì)監(jiān)督部門(mén)的依法監(jiān)督審計(jì)檢查力度。建立考核評(píng)價(jià)預(yù)警體系，貫穿各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)始終，使之不能造假。（3）努力提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員的整體素質(zhì)即職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。一方面加強(qiáng)宣傳教育，樹(shù)立“誠(chéng)性為本，操守為重，堅(jiān)持準(zhǔn)則，不做假賬” 的工作理念。另一方面重視會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)和現(xiàn)代會(huì)計(jì)知識(shí)的再教育，建立與現(xiàn)代管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。使之從思想上不愿造假，從業(yè)務(wù)能力上不會(huì)造假。

5.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化和檔案信息化的融合。會(huì)計(jì)電算化作為一項(xiàng)先進(jìn)、高效的管理技術(shù)和手段已普遍應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)和其他會(huì)計(jì)電子文件資料是會(huì)計(jì)檔案信息化的主要資源，要注意強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息資源的數(shù)據(jù)選擇、編輯和分析能力的功能研發(fā)。為科學(xué)、高效利用會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)。

總的來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理的意義和目的是健全單位檔案管理制度，促進(jìn)開(kāi)發(fā)與運(yùn)用?！肮堋笔鞘侄?，“用”是目的，“用”的目的達(dá)到了，“管”的水平自然就上來(lái)了。因此，扎扎實(shí)實(shí)管好會(huì)計(jì)檔案，利用檔案信息更好地服務(wù)于國(guó)家和單位， 是檔案工作得以生存和發(fā)展的重要條件，而檔案利用效果的問(wèn)題也對(duì)單位檔案管理意識(shí)的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展起著不可低估的促進(jìn)作用。

（作者單位：1.山東省高級(jí)人民法院；2.山東省植物保護(hù)總站）