李曙虹

[摘 要] 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理方式面臨著巨大的壓力，很難滿足多元化管理方式的要求，一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)能夠有效緩解這種情況。本文介紹了BI系統(tǒng)理論，對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行了總體設(shè)計(jì)，分析了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的技術(shù)重點(diǎn)，為企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供參考。

[關(guān)鍵詞] BI數(shù)據(jù)庫(kù)；財(cái)務(wù)信息化；商務(wù)智能；集團(tuán)企業(yè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 019

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）21- 0026- 02

1 BI理論

1.1 商務(wù)智能

商務(wù)智能是指，在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、聯(lián)機(jī)分析、數(shù)據(jù)挖掘、備份、恢復(fù)、報(bào)表查詢等技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過對(duì)企業(yè)內(nèi)外部各種數(shù)據(jù)的收集、整理和分析，幫助企業(yè)增加對(duì)自身運(yùn)營(yíng)狀況、客戶需求以及外部市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等的了解，從而進(jìn)行科學(xué)的決策。商業(yè)智能能夠從數(shù)據(jù)海洋中提取有用的信息，通過分析獲得有價(jià)值的知識(shí)，同時(shí)能夠根據(jù)客戶、地域等特點(diǎn)，智能地分析出數(shù)據(jù)的趨勢(shì)變化。

1.2 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的體系結(jié)構(gòu)主要包括數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理、聯(lián)機(jī)分析服務(wù)器、前端工具4個(gè)部分，是決策支持系統(tǒng)和聯(lián)機(jī)分析應(yīng)用數(shù)據(jù)源的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境，其特點(diǎn)在于面向主題、集成性、穩(wěn)定性和時(shí)變性。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)從數(shù)據(jù)源獲得數(shù)據(jù)后，進(jìn)行抽取、清理、集成，利用報(bào)表工具、查詢工具、數(shù)據(jù)分析工具，進(jìn)行多角度、多層次的分析。

1.3 抽取—轉(zhuǎn)換—裝載（ETL）

ETL作為商務(wù)智能的核心，負(fù)責(zé)完成數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)源向目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)的傳輸工作，在整個(gè)項(xiàng)目中工作量最大，構(gòu)成了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。ETL能夠按照統(tǒng)一的規(guī)則集成并且提高數(shù)據(jù)的價(jià)值，分析用戶的需求并設(shè)計(jì)相應(yīng)的模型。在具體實(shí)施時(shí)，ETL會(huì)創(chuàng)建一個(gè)或多個(gè)軟件包，并定義每一個(gè)軟件包的任務(wù)、對(duì)象等約束條件，最后執(zhí)行程序。

1.4 聯(lián)機(jī)分析處理

隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量不斷增加，用戶的查詢需求也越來越復(fù)雜，甚至需要進(jìn)行綜合查詢，分散、雜亂、非系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫(kù)并不能滿足要求。聯(lián)機(jī)分析處理是針對(duì)這一問題而開發(fā)的技術(shù)，通過對(duì)各種信息的快速、穩(wěn)定、交互性的取存，在短時(shí)間內(nèi)響應(yīng)非數(shù)據(jù)處理專業(yè)人員的復(fù)雜查詢要求，以便決策人員準(zhǔn)確地了解公司經(jīng)營(yíng)狀況，選擇正確的決策方案。

1.5 數(shù)據(jù)挖掘

數(shù)據(jù)挖掘能夠在大量的數(shù)據(jù)中自動(dòng)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，同時(shí)還具有預(yù)測(cè)未來發(fā)展趨勢(shì)的能力。數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫(kù)中知識(shí)發(fā)現(xiàn)不可缺少的一部分，主要依賴傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來創(chuàng)建索引結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)信息檢索系統(tǒng)的能力。在這個(gè)過程中，通過數(shù)據(jù)預(yù)處理清洗數(shù)據(jù)，以便消除噪聲和重復(fù)的觀測(cè)值，這也是整個(gè)過程中比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的步驟。

1.6 報(bào)表

報(bào)表包括制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、預(yù)算費(fèi)用等明細(xì)表，是與企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)息息相關(guān)的數(shù)據(jù)表達(dá)方式，也是實(shí)施BI戰(zhàn)略的基礎(chǔ)，能夠把大量有用的數(shù)據(jù)信息以安全可靠的方式呈現(xiàn)給使用者。在BI戰(zhàn)略中，報(bào)表可以通過應(yīng)用程序和工具來制作、發(fā)布和管理，同時(shí)通過基于Web的鏈接來查看。

2 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括文件設(shè)計(jì)、輸入輸出設(shè)計(jì)、人機(jī)對(duì)話設(shè)計(jì)和文檔設(shè)計(jì)，每一個(gè)步驟都關(guān)系到數(shù)據(jù)庫(kù)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的應(yīng)用是否可靠。文件是存儲(chǔ)的基本單位，是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。代碼由數(shù)字和字母組成，在計(jì)算機(jī)技術(shù)中有著非常廣泛的應(yīng)用，有助于加快程序的運(yùn)行速度。輸入設(shè)計(jì)是把數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確地輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，而輸出設(shè)計(jì)則相反。人機(jī)對(duì)話設(shè)計(jì)是隨著科技發(fā)展而普遍采用的設(shè)計(jì)，能夠方便客戶像點(diǎn)菜一樣控制程序的執(zhí)行。文檔設(shè)計(jì)是指在正式編程前所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)說明書，它是系統(tǒng)編程、評(píng)審、驗(yàn)收的依據(jù)。

2.2 系統(tǒng)分析

在傳統(tǒng)的手工記賬系統(tǒng)中，審核原始憑證、填制記賬憑證、登記明細(xì)賬和總賬等各個(gè)步驟缺一不可，但是在BI系統(tǒng)中，這些步驟只是改變了數(shù)據(jù)信息的物理存儲(chǔ)方式，只要把數(shù)據(jù)正確輸入，就能保證輸出的正確性，大大簡(jiǎn)化了手工賬簿體系。無(wú)論哪一個(gè)環(huán)節(jié)或階段，系統(tǒng)都能夠根據(jù)使用者的不同要求，輸出相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息。

2.3 模塊設(shè)計(jì)

2.3.1 財(cái)務(wù)處理模塊功能

首先，將把會(huì)計(jì)分錄輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的復(fù)合賬庫(kù)中，然后建立起會(huì)計(jì)科目的字典庫(kù)，根據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系生成日記賬等相關(guān)分類賬簿，最后生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表等財(cái)務(wù)報(bào)表。為了使輸出的信息被更多用戶所接受，根據(jù)科目字典庫(kù)，將業(yè)務(wù)代碼和科目代號(hào)都還原成漢字信息。財(cái)務(wù)處理模塊形成的復(fù)合賬庫(kù)和科目字典庫(kù)是整個(gè)系統(tǒng)的主要處理對(duì)象。

2.3.2 成本核算模塊功能

操作員將完工產(chǎn)品、在產(chǎn)品成本計(jì)算與報(bào)表輸入到系統(tǒng)中，形成完工產(chǎn)品的成本報(bào)告單；材料成本差異的計(jì)算與分配是通過科目字典庫(kù)的轉(zhuǎn)換進(jìn)入復(fù)合賬庫(kù)中的；完工產(chǎn)品、在產(chǎn)品成本費(fèi)用與復(fù)合賬庫(kù)、本期產(chǎn)品成本費(fèi)用形成了內(nèi)部循環(huán)系統(tǒng)；輔助生產(chǎn)費(fèi)用、制造費(fèi)用、本期產(chǎn)品成本費(fèi)用分別與復(fù)合賬庫(kù)建立聯(lián)系；最后把輔助生產(chǎn)費(fèi)用的歸集和分配輸出給操作員。

2.3.3 財(cái)務(wù)成果模塊功能

操作員將期初產(chǎn)品結(jié)存數(shù)、本期入庫(kù)數(shù)、銷售數(shù)輸入到系統(tǒng)中，進(jìn)行產(chǎn)品銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)；產(chǎn)品銷售成本、產(chǎn)品銷售稅金、利潤(rùn)分配分別與復(fù)合賬庫(kù)建立聯(lián)系；最后，通過科目字典庫(kù)的翻譯，將數(shù)據(jù)輸出到利潤(rùn)表庫(kù)中，將有價(jià)值的信息呈現(xiàn)在操作員面前。

2.3.4 財(cái)務(wù)分析模塊功能

按照編制現(xiàn)金流量表的方法，復(fù)合賬庫(kù)依次從經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)數(shù)據(jù)中獲取數(shù)據(jù)信息，通過科目字典庫(kù)的翻譯，將數(shù)據(jù)計(jì)算、分析的結(jié)果填入對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金流量表庫(kù)中的相應(yīng)位置中。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的技術(shù)重點(diǎn)

3.1 數(shù)據(jù)遷移

數(shù)據(jù)遷移是利用導(dǎo)入導(dǎo)出工具來實(shí)現(xiàn)的，主要步驟包括選擇數(shù)據(jù)源、選擇目的、指定表復(fù)制和查詢、執(zhí)行導(dǎo)入操作。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理時(shí)，操作員通過編寫專門的升級(jí)工具來進(jìn)行有效的控制。如果舊操作系統(tǒng)將各年數(shù)據(jù)保存在不同的目錄中，新系統(tǒng)就能將數(shù)據(jù)重新導(dǎo)入到“當(dāng)前表空間”和“歷史表空間”，進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，例如將近兩年的?shù)據(jù)保存到“當(dāng)前表空間”中，而兩年以前的數(shù)據(jù)都保存到“歷史表空間”中。

3.2 通用性功能實(shí)現(xiàn)

3.2.1 通用性功能的實(shí)現(xiàn)方案

不同的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求不同，所以通用性就是為了便于用戶的個(gè)性化設(shè)置，達(dá)到各個(gè)用戶的個(gè)性化要求。但是通用性功能的實(shí)現(xiàn)需要遵循一定的原則：首先外觀上要簡(jiǎn)潔明了，支持快捷鍵的設(shè)定；其次除了對(duì)系統(tǒng)參數(shù)、功能配置進(jìn)行初始化設(shè)置，其他設(shè)置可以由用戶自行設(shè)定，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化設(shè)置；最后實(shí)現(xiàn)子功能的重用，為日后的維護(hù)創(chuàng)造條件。該技術(shù)使用戶在使用上有很大的自由度，具有很大的靈活性，實(shí)現(xiàn)了通用性和個(gè)性化的統(tǒng)一。其通用性主要表現(xiàn)在界面層、功能層和數(shù)據(jù)庫(kù)層3個(gè)方面。

3.2.2 財(cái)務(wù)科目、科目組成項(xiàng)

不同企業(yè)、不同行業(yè)、不同會(huì)計(jì)主體的實(shí)際情況有所不同，在會(huì)計(jì)科目的設(shè)置方面應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況自行增加、減少或合并一些會(huì)計(jì)科目，經(jīng)過合法性驗(yàn)證后，保存設(shè)置的科目組成項(xiàng)。

3.2.3 自定義報(bào)表的設(shè)置

除了資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以外，用戶可以自定義其他格式的報(bào)表。首先，選擇對(duì)應(yīng)的報(bào)表類別，系統(tǒng)會(huì)導(dǎo)入相應(yīng)的報(bào)表模板，然后，用戶可以對(duì)模板進(jìn)行“改造”，可以增加或減少列的中文標(biāo)題，也可以修改列對(duì)應(yīng)的計(jì)算函數(shù)，最后，進(jìn)行保存后系統(tǒng)就可以自動(dòng)把數(shù)據(jù)導(dǎo)入該表格中。

3.2.4 明細(xì)賬查詢條件通用化

用戶通常以查詢和打印的方式來使用明細(xì)賬，但是每個(gè)財(cái)務(wù)科目的科目組成項(xiàng)不盡相同，所以有必要設(shè)計(jì)一個(gè)通用的查詢界面。首先要在表格中顯示出用戶選擇的科目組成項(xiàng)目，經(jīng)過系統(tǒng)處理，界面下方會(huì)同時(shí)列出相應(yīng)的查詢條件，然后，用戶輸入相應(yīng)的查詢條件，最后點(diǎn)擊“確定”就會(huì)輸出滿足條件的明細(xì)賬。

3.3 個(gè)性化技術(shù)實(shí)現(xiàn)

3.3.1 系統(tǒng)主界面的個(gè)性化

在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)需要輸入用戶的權(quán)限，不同權(quán)限的用戶菜單的功能是不同的，該系統(tǒng)把用戶分為9個(gè)級(jí)別，能夠分別設(shè)置個(gè)性化的主界面。首先經(jīng)過身份確認(rèn)后，用戶能夠根據(jù)淺顯易懂的界面來調(diào)整菜單樹，把經(jīng)常使用的菜單拖進(jìn)常用菜單欄等，同時(shí)，如果一個(gè)用戶擁有多個(gè)身份，可以為每一個(gè)身份制作不同的主界面，使其在切換身份后使用更便捷。

3.3.2 數(shù)據(jù)錄入界面的個(gè)性化

當(dāng)用戶選擇某個(gè)科目來錄入憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)“有借必有貸，借貸必相等”的原則進(jìn)行合法性檢查，若用戶違反了這一原則，則不能成功地生成憑證，錄入完畢后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)話框，用戶可以選擇是否繼續(xù)錄入憑證。

3.4 自動(dòng)化功能實(shí)現(xiàn)

BI數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)需要定期進(jìn)行軟件版本的更新升級(jí)，升級(jí)方式主要有自動(dòng)升級(jí)和手動(dòng)升級(jí)兩種：一方面，系統(tǒng)會(huì)通過客戶端定時(shí)進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)有新版本時(shí)就會(huì)自動(dòng)更新；另一方面，用戶可以隨時(shí)根據(jù)需要進(jìn)行手動(dòng)升級(jí)。

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