黃晶

學(xué)校人事檔案是教師和學(xué)生的家庭和社會關(guān)系、個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的反映，為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料。學(xué)校的人事檔案室就是人力資源開發(fā)的資料庫，研究和解決人事檔案管理問題，是新時期廣播電視大學(xué)更好地落實教育管理職能的迫切需要。

一、電大人事檔案管理中的突出問題

1.學(xué)校對人事檔案管理投入少，重視不夠

這種情況由來已久，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理只要做到不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。這種錯誤的意識導(dǎo)致檔案管理無計劃、不規(guī)范、制度不健全，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理設(shè)備短缺、經(jīng)費不足、人員缺位現(xiàn)象。

2.學(xué)校人事檔案管理技術(shù)方法落后

墨守成規(guī)是電大人事檔案管理上的一個突出問題。目前，我們學(xué)校人事檔案管理還停留在用原始方法收集、紙質(zhì)存檔和內(nèi)部查閱上。

3.學(xué)校人事檔案信息量少，缺乏個性

學(xué)校人事檔案一般包括履歷、自傳及鑒定、考核、政審、入黨入團(tuán)、獎勵處分、職務(wù)職稱、工資級別等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實用性差。在利用人事檔案時，只能提供一些簡單的個人情況，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代培養(yǎng)、選拔、使用人才的需要。

4.學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化

在電大，系統(tǒng)人事檔案管理大都分散在學(xué)校的多個職能部門進(jìn)行，如教務(wù)處管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部管理教師教材開發(fā)、論文發(fā)表、科研立項的檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲與薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散化、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞、遺失，而且造成人事管理體制混亂，破壞了人事檔案的完整性。

二、解決電大人事檔案管理問題的對策

1.更新觀念，加強(qiáng)對人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子儲存與檢索、檔案管理科學(xué)化、信息化、系統(tǒng)化已經(jīng)成為很多高校人事檔案管理的基本手段。因此，廣播電視大學(xué)從領(lǐng)導(dǎo)到員工，必須改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，強(qiáng)化現(xiàn)代人事檔案管理意識，以發(fā)展的眼光和時代要求對待檔案管理工作。在基礎(chǔ)建設(shè)、人員配備、基本設(shè)備上要結(jié)合發(fā)展的需要加以計劃安排，資金投入、設(shè)備更新、人員培訓(xùn)都要認(rèn)真組織好，做到設(shè)施規(guī)范化，人員專業(yè)化，管理科學(xué)化。收集好、管理好、使用好、開發(fā)好全體師生的人事檔案，才能充分體現(xiàn)人事檔案管理的價值，才能充分發(fā)揮廣播電視大學(xué)的社會教育功能。

2.實施學(xué)校人事檔案的規(guī)范化和信息化管理

對學(xué)校人事檔案實施科學(xué)化管理，主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化和系統(tǒng)化上。要依靠現(xiàn)代科技手段實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，將人事檔案的管理重心從實體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。利用計算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，形成計算機(jī)對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確、更有效地為教育管理工作提供全方位的服務(wù)。由于電大歷屆畢業(yè)生較多，為了支持管理目標(biāo)的實現(xiàn)，要在校內(nèi)建立檔案數(shù)字化信息網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上咨詢、查找和電子文件的實時歸檔及有效使用，以網(wǎng)頁形式給教務(wù)、招生、辦證、就業(yè)、財務(wù)等部門提供人事檔案信息服務(wù)。

3.建立具有個性的學(xué)校人事檔案材料

針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充反映當(dāng)事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括：（l）教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。（2）教師教育教學(xué)情況資料，反映教師的教育教學(xué)態(tài)度、水平、工作量和業(yè)績。（3）科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動情況資料，反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究履歷。（4）業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，反映教師參加繼續(xù)教育的狀況。（5）獲獎和榮譽情況，反映出教師在社會和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有基礎(chǔ)上能及時地補(bǔ)充上述材料，就能較全面、動態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平。這些對于教師工作量化與考核，對于師資隊伍建設(shè)的科學(xué)決策，對于提高教師評價的客觀性和公正性，對于在教職員工中形成良好的競爭激勵機(jī)制都有極好的幫助。而建立學(xué)生個性化檔案，對發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、使用人才以有力支持，更能提升電大人事檔案管理的價值和意義。

4.提高管理水平，強(qiáng)化管理效能

為了提高管理效能，可結(jié)合學(xué)校的特點和工作實際，針對人事檔案管理中存在的問題，引用項目管理理論指導(dǎo)我們的管理實踐。（1）明確計劃任務(wù)。在學(xué)校人事檔案管理中，每一項階段性工作開始前，人事檔案管理人員要結(jié)合電大師生實際，認(rèn)真制訂工作計劃。要根據(jù)人事檔案內(nèi)容的重要程度安排工作重點，突出學(xué)歷、學(xué)位及職稱在檔案查閱中利用率高的特點，保證人事檔案管理的實用性和可操作性，力爭科學(xué)、高效、便捷地服務(wù)下一步工作。（2）規(guī)范檢查程序。在完成收集工作以后，管理人員要加強(qiáng)與檔案材料提供部門的聯(lián)系和溝通，把好檔案檢查關(guān)，確保人事檔案收集手續(xù)完備，內(nèi)容完整，表述準(zhǔn)確，確保檔案的完整性和真實性。