余樂 黃曦

[摘 要] 本文對高校知識管理的流程和相關(guān)技術(shù)進(jìn)行了研究，研究發(fā)現(xiàn)：從流程上，高校的知識管理基本遵循知識獲取、知識整理、知識共享和知識創(chuàng)新的過程；而這些過程的實(shí)現(xiàn)會涉及Internet、知識門戶、數(shù)據(jù)挖掘與文本挖掘、人工智能與專家系統(tǒng)、知識庫、編碼法、知識地圖和群件技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞] 知識管理；流程；技術(shù)；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 11. 070

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）11- 0107- 03

1 高校知識管理的涵義與內(nèi)容

高校知識管理其實(shí)就是高校管理者對存在于高校內(nèi)部和外部的知識的管理與利用，高校知識管理的對象不僅涉及其內(nèi)部的知識，還涉及大學(xué)與各種外部機(jī)構(gòu)產(chǎn)生關(guān)系而有關(guān)的知識；通過知識管理實(shí)現(xiàn)知識的獲取、共享和轉(zhuǎn)移，這些過程能夠帶來大學(xué)創(chuàng)造力的提升。[1]高校知識管理是通過將各種知識和智力資源進(jìn)行有效整合，最終實(shí)現(xiàn)將這些資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力和競爭力目的的管理理念。[2]高校知識管理就是對教育知識的創(chuàng)新、生產(chǎn)、儲存、轉(zhuǎn)移和共享，它是知識投入、知識創(chuàng)造、知識傳播、知識轉(zhuǎn)化的復(fù)雜過程。[3]高校知識管理應(yīng)該包括創(chuàng)造知識儲備、改善知識獲取、強(qiáng)化知識環(huán)境、管理知識資產(chǎn)。[4]

由于高校的三大功能是教學(xué)、科研、服務(wù)社會，按照這3個方面進(jìn)行知識管理內(nèi)容的安排：第一，教學(xué)過程的知識管理，這一過程的知識管理主要是對教師和學(xué)生的知識管理，著重進(jìn)行創(chuàng)新教育和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)；第二，科研過程的知識管理，主要針對知識的輸入、知識的處理以及知識輸出的管理；第三，服務(wù)社會過程的知識管理，主體包括知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、聯(lián)合開發(fā)知識、教育服務(wù)管理等。[5]高校知識管理的內(nèi)容也十分龐雜，高校的知識涉及學(xué)校、教師、學(xué)生和教學(xué)資源等方面，因此應(yīng)該針對這些知識來進(jìn)行管理，通過這些知識的獲取、存儲、分析、整理、轉(zhuǎn)換、分配、利用和創(chuàng)新，從而達(dá)到優(yōu)化教學(xué)的最終目標(biāo)。從管理內(nèi)容上分析，高校知識管理包括：對關(guān)于學(xué)生能力、興趣、需求、風(fēng)格、習(xí)慣等信息的管理；對承載教學(xué)過程的諸如教學(xué)教案、考試試卷、學(xué)生成績單、學(xué)期總結(jié)等教學(xué)信息和呈現(xiàn)教學(xué)內(nèi)容的以各種媒介形式表現(xiàn)的教學(xué)資源的管理；對各種顯性及隱性知識的管理；以及對知識獲取、知識運(yùn)用、知識創(chuàng)造等活動相關(guān)的一切行為的管理。[6]

2 高校知識管理的系統(tǒng)流程

對于知識管理流程的研究和表述其實(shí)不應(yīng)該有絕對的界限，知識管理流程的先后順序只是一個大致的步驟。不同的知識管理步驟有時會同時進(jìn)行，幾個步驟間也會重復(fù)循環(huán)。例如，知識共享和知識存儲的過程可以同時發(fā)生，而知識創(chuàng)新則很有可能發(fā)生在每一個流程中。再比如，創(chuàng)造后共享，共享后長足，存儲后共享，共享后經(jīng)過創(chuàng)造又存儲。因此，這些步驟間實(shí)際上沒有固定的順序，也沒有一定的源頭。[7-8]雖然，學(xué)者們的研究角度不同，但不同角度的分析和研究仍然存在一些共同點(diǎn)。本文認(rèn)為，知識的獲取，知識的整理與組織，知識的交流與共享，知識的應(yīng)用與創(chuàng)新應(yīng)該是知識管理過程的核心流程。

2.1 高校知識的獲取

知識的獲取是高校知識管理的起點(diǎn)。高校知識管理流程設(shè)計(jì)在遵循這一前提的基礎(chǔ)上，在獲取知識的過程中既要考慮如何通過持續(xù)追蹤與更新機(jī)制來保持教師的專業(yè)特長和競爭優(yōu)勢，又要在技術(shù)上考慮如何將教師的智慧、經(jīng)驗(yàn)等隱性知識轉(zhuǎn)化為可以顯示的電子文件，并分類存儲進(jìn)入文件管理系統(tǒng)。從知識獲取途徑看包括外部知識獲取和內(nèi)部知識獲取。[8]知識的外部獲取是指從組織外部借助一系列手段獲得存在于組織之外的有價值的知識的過程，這些手段可以是購買、戰(zhàn)略聯(lián)盟的合作或者非正式交流等。[7]

從知識分類來看，高校將獲取的知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識往往是外化的、形成文字、圖片的、顯性化或數(shù)字化的知識。顯性知識的獲取需要學(xué)校將已經(jīng)存在的各種文字性的文件、資料、圖片等錄入計(jì)算機(jī)，將其通過計(jì)算機(jī)形成新的文件，并最終建立關(guān)于這類知識的知識庫。在這項(xiàng)系統(tǒng)工作中，建立知識庫又是一項(xiàng)極為重要的工作。而對于高校而言，隱性知識的捕獲是一個難點(diǎn)，因?yàn)殡[性知識存在于學(xué)校教職工的頭腦中，是一種無形的難以物化的內(nèi)容，難以明確化，更難以捕獲。但從數(shù)量和質(zhì)量上來看，隱性知識在高校知識中的比重較大，因此這部分知識對學(xué)校的發(fā)展很重要。對于隱性知識的獲取，一種方法是隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識（顯性化），要實(shí)現(xiàn)這種轉(zhuǎn)化需要通過編碼來實(shí)現(xiàn)，將編碼后的隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識；另一種方法是隱性知識之間的轉(zhuǎn)化，這就需要通過加強(qiáng)人們之間的交流、溝通和體會來完成，因此要在實(shí)施知識管理過程中，通過人與人交流和溝通，來促進(jìn)隱性知識的交流。比如網(wǎng)上實(shí)時通信交流、定期的知識講座、學(xué)術(shù)沙龍、頭腦風(fēng)暴，這些形式的交流方式都利于隱性知識交流的實(shí)現(xiàn)。[9]

2.2 高校知識的整理與組織

知識整理簡單來說就是將組織已擁有的知識進(jìn)行整理，這一過程包括分析知識，去偽存真、去粗取精，并按照某種邏輯（例如按照性質(zhì)或者用途）對知識進(jìn)行分類，經(jīng)過整理的知識將更具有條理性和正確性。知識整理的方式有人工分析和基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的知識自動分類鑒別系統(tǒng)，兩種方式要結(jié)合運(yùn)用。[10]知識的組織是對知識進(jìn)行審計(jì)、編碼、存儲以利于組織檢索知識的過程。當(dāng)組織在進(jìn)行知識管理之前，首先要了解組織的知識存量情況，并通過知識審計(jì)來發(fā)現(xiàn)組織的知識缺口。知識編碼工作是對各種知識加以表示的過程，通過知識編碼技術(shù)組織和個人可以對知識進(jìn)行保存和檢索。[11]其中知識的存儲是知識整理和知識組織的基礎(chǔ)，組織要將其認(rèn)為有價值的知識進(jìn)行選擇、過濾、提煉、加工后，選擇某種適當(dāng)?shù)拿浇榇鎯ζ饋?，并針對存儲起來的知識的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時的更新與維護(hù)，這樣更有利于滿足知識需求者的訪問要求。組織在對知識存儲之前，首先要評估這些知識的價值，并將去掉那些價值低且存儲費(fèi)用高的知識。而組織系統(tǒng)的知識存儲方式有：使用自動化軟件、文檔管理系統(tǒng)、無紙化管理、知識庫管理系統(tǒng)、實(shí)踐社群，其中核心工具就是知識庫。[7]

2.3 高校知識的交流與共享

知識的交流與共享是高校知識管理流程的核心。知識共享為的就是通過知識的交流能夠讓知識的價值得以實(shí)現(xiàn)并產(chǎn)生知識效應(yīng)。知識共享的過程是由兩個知識轉(zhuǎn)換的循環(huán)構(gòu)成。一個是產(chǎn)生于組織內(nèi)部的知識轉(zhuǎn)化，另一個是產(chǎn)生于組織內(nèi)部與外部間的知識轉(zhuǎn)化，這兩個過程對于組織和個人都會帶來知識的增加，也就是說知識共享會引發(fā)知識創(chuàng)新。[7]在高校，知識共享讓學(xué)校每一個有意愿使用知識的教職工得到他們需要的知識，而知識交流則是實(shí)現(xiàn)知識共享的重要環(huán)節(jié)。但自我保護(hù)是人的天性，為了不喪失競爭優(yōu)勢，我們會產(chǎn)生不愿分享知識的動機(jī)。高校的管理者們要通過外部刺激來促進(jìn)知識共享，比如高校的內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以加快知識的傳播和流動。為實(shí)現(xiàn)知識交流與共享，學(xué)校應(yīng)該鼓勵教師進(jìn)行教學(xué)反思，教學(xué)單位要成為微觀的學(xué)習(xí)型組織，從學(xué)校層面來看，要建立開放性的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)和知識傳播機(jī)制。因?yàn)橹R經(jīng)過高校知識管理平臺大量傳播后，才能產(chǎn)生極大的價值。[9]

2.4 高校知識的應(yīng)用與創(chuàng)新

知識應(yīng)用是員工對新知識和已有知識進(jìn)行整合并將這些知識應(yīng)用到產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)中的過程。有效地應(yīng)用知識可以幫助組織提高其運(yùn)作效率并降低成本。有學(xué)者指出知識管理過程就是知識整合的過程，例如Grant認(rèn)為企業(yè)可以通過建立規(guī)則與指令、組織過程程序化、形成組織慣例和成立獨(dú)立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)這4種方式來實(shí)現(xiàn)知識整合。知識應(yīng)用的對象既要包括成功經(jīng)驗(yàn)的知識，也要包括失敗教訓(xùn)的知識；組織應(yīng)該鼓勵新知識的應(yīng)用，并保證知識容易被需要者找到獲得使其能快速鏈接到知識源，這些措施有利于知識管理的實(shí)現(xiàn)。[11]而高校要保持持續(xù)的競爭力除了要管理以后的知識和經(jīng)驗(yàn)外還要不斷創(chuàng)造知識更新。而這種持續(xù)競爭力需要具備知識優(yōu)勢來支撐，為了實(shí)現(xiàn)這種知識優(yōu)勢，建立不斷更新的知識庫和虛擬知識社區(qū)就是重要的實(shí)現(xiàn)手段。作為知識管理重點(diǎn)的知識創(chuàng)新，一方面強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造新的價值，使知識能夠自生長，另一方面強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)知識的自我更新，淘汰掉那些舊的并失去使用價值的知識。[9]

3 高校知識管理的系統(tǒng)流程實(shí)現(xiàn)的支持技術(shù)

知識管理是一種管理理念、管理文化和管理方法，而這些都需要憑借一定的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。對于高校而言要實(shí)現(xiàn)知識管理的各項(xiàng)功能和流程，必須通過知識管理技術(shù)來完成。知識技術(shù)是指能夠協(xié)助人們獲取、存儲、共享、使用以及創(chuàng)新知識的基于計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代信息技術(shù)。知識技術(shù)包括知識獲取、存儲、加工、共享、使用以及創(chuàng)新的各個環(huán)節(jié)所需的技術(shù)；知識技術(shù)集成了多種信息技術(shù)，它們構(gòu)成了知識管理系統(tǒng)，并為組織提供知識管理服務(wù)。[12] 如表1所示。

來源：李娜.天津大學(xué)知識管理研究[D].天津：天津大學(xué)，2004：38

3.1 Internet與校園網(wǎng)

知識管理必須在一個有利于開放交流的網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)上進(jìn)行。Internet就是這樣一個網(wǎng)絡(luò)平臺，它為全世界范圍的計(jì)算機(jī)提供了標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)通信方式，建立起了網(wǎng)絡(luò)體系。其中TCP/IP協(xié)議是互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)通信協(xié)議?；ヂ?lián)網(wǎng)是通過TCP/IP協(xié)議將不同的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)集合的。校園網(wǎng)通過接入互聯(lián)網(wǎng)與外界進(jìn)行信息聯(lián)通，高校已不再是封閉的系統(tǒng)了，如今的高校是開放的知識系統(tǒng)，這種開放的知識系統(tǒng)需要基于一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。如今知識管理活動的開展越來越依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，因此高校首先應(yīng)該建立和完善基于網(wǎng)絡(luò)的校內(nèi)外知識交流平臺。[12]

3.2 知識門戶

知識門戶是一個獲取知識的通道入口，組織員工通過知識門戶中的一些欄目，例如：行政公告、通知、新聞、論壇等來了解組織與工作相關(guān)的內(nèi)容或者話題、信息等。而且通過知識門戶組織員工間還能進(jìn)行實(shí)時的聯(lián)系，這種聯(lián)系能夠幫員工們找到需要的專家或者其他有幫助的門戶鏈接。知識門戶是一個數(shù)據(jù)高度集成的入口，而且它能在單一的且提供個性化設(shè)計(jì)選擇的界面上實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息和知識的分享。從管理的視角來看，知識門戶管理的是知識，它是實(shí)現(xiàn)知識管理的效率和效果的重要手段和技術(shù)。 [13]

3.3 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與文本挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘是借助統(tǒng)計(jì)分析工具、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、模糊邏輯、遺傳算法或其他人工智能技術(shù)，從大量的數(shù)據(jù)中獲得新的、潛在的有用的最終可理解的模式的過程。也就是說，它是從現(xiàn)有的大量數(shù)據(jù)中萃取有價值的知識的過程。數(shù)據(jù)挖掘的功能有：數(shù)據(jù)總結(jié)、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)聚類、關(guān)聯(lián)規(guī)則。我們可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在無序的數(shù)據(jù)中找到我們想要的有用知識。

文本挖掘是一種信息處理技術(shù)，它為文本信息的整理、分析、挖掘提供了有效手段，它是知識獲取的有效途徑，其中信息檢索技術(shù)是文本挖掘的基礎(chǔ)。它是知識管理領(lǐng)域的新的分支，由于我們對于信息的依賴和需求越來越大，因此我們對于文本數(shù)據(jù)的深入分層分析和處理的需求也越來越大。[12]

3.4 人工智能和專家系統(tǒng)

人工智能是一種模擬人腦功能的技術(shù)，這種技術(shù)的實(shí)現(xiàn)要利用一定的人工裝置來實(shí)現(xiàn)。人工智能可以通過硬件和軟件方式來實(shí)現(xiàn)。專家系統(tǒng)就是一種軟件方式的人工智能。專家系統(tǒng)是在某個領(lǐng)域內(nèi)，根據(jù)這個領(lǐng)域的知識、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)建立的解決問題、輔助決策的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。專家系統(tǒng)的工作過程是想讓計(jì)算機(jī)模擬專家來解決問題，只是這個過程需要借助專家的知識來完成，這些知識被賦予計(jì)算機(jī)，它們才能模擬專家解決問題。專家系統(tǒng)通過獲得人類專家在專業(yè)領(lǐng)域的知識，使人們的決策水平和質(zhì)量得以提高。

知識管理是一項(xiàng)獲取知識、整理知識、傳播知識的過程，知識管理過程需要輔助專家系統(tǒng)來完成。如何將專家腦中的知識、技能等轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)中且便于存取，當(dāng)其他組織成員需要使用時方便取用，這一過程的實(shí)現(xiàn)就需要依靠專家系統(tǒng)的技術(shù)。因此，專家系統(tǒng)對于知識的獲取與創(chuàng)新有積極作用和重要意義。[12]

3.5 知識庫

知識庫是一種由數(shù)據(jù)庫、方法庫、模型庫、知識源庫和專家?guī)旖M成，并使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多維數(shù)據(jù)庫技術(shù)、專家系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)對知識進(jìn)行管理的特殊的數(shù)據(jù)庫，庫中有與數(shù)據(jù)相關(guān)的語境和經(jīng)驗(yàn)。

知識庫集合了數(shù)據(jù)庫技術(shù)和人工智能技術(shù)，知識庫中的知識具有結(jié)構(gòu)化形式，也有部分的非結(jié)構(gòu)化形式。結(jié)構(gòu)化的知識是那些可以以文檔形式存儲的顯性知識，非結(jié)構(gòu)化知識就是那些隱藏于頭腦中的隱性知識。知識庫還是一種特殊的信息庫，因?yàn)樗粌H僅存儲了直接的知識條目，更重要的是它還將組織通過各種途徑獲取并積累的相關(guān)案例、知識使用記錄、知識來源線索等都一并存儲起來。另外，知識庫的報(bào)告查詢工具是知識管理的基礎(chǔ)。

從使用上來看，當(dāng)我們完成某件工作時，我們可以從知識庫中尋找我們需要的現(xiàn)成的知識，我們可以在這些現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上來創(chuàng)新。假如我們需要的知識（隱性知識）還未與其所有者分離，那么知識庫此時應(yīng)該含有相關(guān)的專家?guī)靸?nèi)容，這樣就能讓我們了解到目前有哪些專家，他們的專長，他們的研究方向，研究進(jìn)度、以及如何聯(lián)系到他們等。那么，我們就可以試圖聯(lián)系這些專家尋求相應(yīng)的幫助，在此過程中分享和創(chuàng)新知識。[12]

3.6 編碼法

編碼法是在知識輸入后，對其進(jìn)行識別、收集、分類、提取、組織、標(biāo)準(zhǔn)化等一系列的加工和處理過程，使之便于公開、共享和交流，并能夠通過信息手段進(jìn)行傳遞。企業(yè)將所需的知識借助知識管理整理工具，編輯存儲在一個完善的數(shù)據(jù)庫中，并采取一系列的措施使得每個員工都能方便地接觸和使用其中的信息。[13]

3.7 知識地圖

知識地圖是一種關(guān)于知識的導(dǎo)航系統(tǒng)，它既是一種技術(shù)也是一種策略。與信息過量相似，我們也會面臨知識過量，我們不缺乏知識，我們?nèi)狈Φ氖窃诤Ａ恐R中找到我們需要的。組織在實(shí)施知識管理前就應(yīng)當(dāng)對整個組織的知識資源進(jìn)行描述和定位。知識地圖就像知識的搜索導(dǎo)航一樣，能清晰地告訴我們需要的知識源在哪里。所以說，知識地圖不是關(guān)于具體知識內(nèi)容的，它確定的是知識的位置及其相互間的關(guān)系。知識地圖可以讓不同的人便利地利用和學(xué)習(xí)知識。面對知識過載的問題，如何讓知識需求者在數(shù)量龐大的知識海洋中提高知識搜索的效率，需要一定的工具來幫助他們實(shí)現(xiàn)。知識地圖就能告訴人們到哪里去尋找他們需要的知識。知識地圖的形態(tài)是多種多樣的，有面向程序的、面向概念的、面向能力的和面向社會關(guān)系的，不過不論知識地圖的形態(tài)是怎么樣的，它的目的就是要幫助人們找到他們需要的知識。[12]

3.8 群件技術(shù)

群件技術(shù)是以群體交流、協(xié)作和共享信息為目標(biāo)，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持群體工作的新工具。包括信息共享、電子會議、日程安排、群件文檔、數(shù)據(jù)庫、電子郵件、工作流自動化軟件和聯(lián)系群體各成員的網(wǎng)絡(luò)。群件是從群體的角度出發(fā)，為了支持、促進(jìn)和簡化群體的各項(xiàng)功能或協(xié)同多個群體工作，利用群件我們可以提高群體的工作效率。群件可以幫助用戶建立應(yīng)用系統(tǒng)，用戶可以自定義群體，也支持多個群體的定義。多個用戶也可以對同一文檔進(jìn)行編輯；群件可以實(shí)現(xiàn)多用戶群體訪問工作日歷、共享信息等功能；它還可以記錄多用戶間的交流信息；同時支持電子會議、屏幕共享和群體決策支持系統(tǒng)。[12]

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