祁翠琴

摘 要：根據(jù)自己的工作實際，簡要談談用Office Publisher實現(xiàn)帶照片考生體檢表批量打印的過程以及在工作中的其他應用。

關鍵詞：Office Publisher Excel 郵件合并；批量打??；應用

在Microsoft Office應用中，我們體會到Publisher能提供比Word更強大的頁面元素控制功能，Excel具有強大的統(tǒng)計功能，如果我們將這兩大功能聯(lián)合使用是否能實現(xiàn)更強大的應用呢？根據(jù)自己的工作實際，利用Office Publisher中的郵件合并實現(xiàn)了高考考生帶照片體檢表的批量打印，本文簡要談談實現(xiàn)此功能的過程。

一、建立數(shù)據(jù)源

首先，建立一個包括變化信息的數(shù)據(jù)庫（可以是Excel，Access，F(xiàn)oxpro等），本文以高考考生體檢表所需信息，用Excel建立了名為“考生體檢表信息庫.xls”的數(shù)據(jù)源，字段名稱分別為報名號、姓名、性別、照片，請注意不要省略字段名稱，以免郵件合并時找不到合并域名。其次，建立名為“考生照片”的文件夾保存好考生照片，照片屬性要符合出版物所需要求。

二、設置出版物類型

Office Publisher提供的出版物類型很多，如海報、名片、新聞稿、賀卡等等，可根據(jù)自己的實際需要進行選擇。因高考考生體檢表是A4紙統(tǒng)一格式，各體檢項目已打印其上，我們只需打印考生報名號、姓名、性別和照片，所以本文中選擇“空白紙張尺寸”→“A4（縱向）21×29.7厘米”作為符合自己需要的出版物類型。

三、郵件合并

1.點擊“工具”菜單欄，選擇“郵寄和目錄”中的“郵件合并”，屏幕左側出現(xiàn)“郵件合并窗口”，選擇“使用現(xiàn)有列表”這一項，點擊下一步“創(chuàng)建或連接到收件人列表”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，選擇已經(jīng)建立好的數(shù)據(jù)源“考生體檢表信息庫.xls”確定。

2.如圖所示將窗口左邊任務窗格中顯示的“報名號”“姓名”“性別”字段根據(jù)自己出版效果拖到出版物相應位置中，點擊任務窗格下側“其他項目”中的“圖片域”，單出“插入圖片域”對話框，點擊“指定文件夾”按鈕，添加考生照片所在文件夾。

3.點擊下一步“創(chuàng)建合并出版物”，在左側任務窗格中選擇“合并到新出版物”，出版物制作完成，保存后即可單頁打印、多頁打印，也可批量打印。

使用Office Publisher郵件合并可以實現(xiàn)很多功能，比如制作學生成績報告單、準考證、運動會獎狀等各類獎狀證書，它的實質(zhì)其實就是頁面元素與Excel等數(shù)據(jù)庫建立關聯(lián)，實現(xiàn)了小型信息管理系統(tǒng)。此外，Office Publisher強大的頁面元素控制功能還可用于傳統(tǒng)手抄報、宣傳欄等的電子排版，在缺乏A3等大頁面紙張時可用A4紙張就能分頁打印出大頁面紙張內(nèi)容，再稍加剪修粘貼就可以達到非常好的出版設計效果，值得推廣應用。

（作者單位 青海省大通回族土族自治縣教育局）

編輯 薄躍華