鄒潔

摘 要：從某種意義上說，順利開展學(xué)校聲像檔案收集與利用工作，有利于不斷完善學(xué)校檔案室的內(nèi)容，有助于不斷豐富學(xué)校檔案室現(xiàn)存的檔案載體類型，有益于大幅度提升學(xué)校檔案的管理水平。本文結(jié)合實(shí)踐狀況，探討了學(xué)校聲像檔案收集與利用存在的問題，闡述了學(xué)校聲像檔案收集與利用的對(duì)策，包括：健全制度、規(guī)范整理；加大收集力度，豐富館藏；積極推進(jìn)聲像檔案開發(fā)利用等等，希望能夠?qū)W(xué)校聲像檔案收集與利用的實(shí)踐工作發(fā)揮十分重要的借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；收集；利用

一、引言

對(duì)于學(xué)校檔案來說，聲像檔案是其十分重要的構(gòu)成部分。一般而言，聲像檔案的主要特征表現(xiàn)為：真實(shí)、形式簡明、便捷、直觀等等。更確切的說，學(xué)校通過聲像檔案能夠?qū)⒈拘Ｋl(fā)生重大歷史事件客觀、真實(shí)地反映出來。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們既能夠運(yùn)用文字將歷史事件和自然現(xiàn)象表達(dá)出來，又能夠利用形式多樣的聲像記錄手段，將新聞、文化、科學(xué)研究、教育等領(lǐng)域的活動(dòng)形象、真實(shí)、客觀地反映出來。與此同時(shí)，載體形式具有一定特殊性的聲像檔案應(yīng)運(yùn)而生。

二、學(xué)校聲像檔案收集與利用存在的問題

在實(shí)踐中，我們應(yīng)該深刻地體會(huì)到，學(xué)校聲像檔案收集與利用存在著不少現(xiàn)實(shí)問題，有待我們?nèi)ド钊胩骄?，力爭盡快找到解決難題的突破口。

1.聲像檔案管理不規(guī)范

近年來，相當(dāng)一部分學(xué)校在常規(guī)的聲像檔案管理工作方面取得了一定的成效。但是，在實(shí)踐中，我們?nèi)鄙佥^為完善的聲像檔案管理制度。更確切的說，現(xiàn)有的聲像檔案管理工作不具備一定的制度性、強(qiáng)制性、穩(wěn)定性、規(guī)范性。從某種程度上說，我們還不能充分掌握和了解檔案歸檔的獎(jiǎng)懲、檔案的收集范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)和收集方法，從而無法科學(xué)、合理、正確地制定聲像檔案管理的規(guī)范性文件。

2.聲像檔案歸檔率不高

通常來說，學(xué)校聲像檔案強(qiáng)調(diào)的是將相關(guān)方面的信息客觀、真實(shí)地反映出來。這些信息包括：學(xué)校概貌、重要事件、重要領(lǐng)導(dǎo)人、重要活動(dòng)、重要會(huì)議等等。事實(shí)上，學(xué)校聲像檔案應(yīng)該具備一定的完整性、原始性、真實(shí)性。至今為止，絕大部分學(xué)校欠缺數(shù)字影像管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，歸檔范圍并不明確。另外，相當(dāng)一部分檔案管理人員素質(zhì)不高，不夠?qū)I(yè)，不具備較強(qiáng)的聲像檔案歸檔意識(shí)。在實(shí)踐中，并不排除拍攝者按照個(gè)人喜好，任意刪減聲像資料的可能性。在實(shí)踐中，我們應(yīng)該清楚地意識(shí)到，檔案工作人員具有一定的流動(dòng)性，交接工作缺少規(guī)范的手續(xù)，缺乏有序管理，造成聲像檔案歸檔率不高。

3.聲像檔案開發(fā)利用力度不夠

在實(shí)踐中，我們應(yīng)該清楚地意識(shí)到，無法滿足學(xué)校相關(guān)部門利用聲像檔案實(shí)際需求的主要原因在于：檔案工作人員僅僅局限于編制相應(yīng)的專題目錄，沒有系統(tǒng)地將符合相應(yīng)條件的數(shù)碼聲像檔案刻錄成副本，給學(xué)校相關(guān)部門提供一定的便利。毫無疑問，同一主題的數(shù)碼聲像檔案是符合條件的。打個(gè)比方，學(xué)生參加文娛表演比賽，教師教學(xué)大評(píng)比活動(dòng)，團(tuán)委組織活動(dòng)都不能及時(shí)找到相應(yīng)的聲像檔案資料，給人們帶來了較大的困擾。

三、學(xué)校聲像檔案收集與利用的對(duì)策

對(duì)學(xué)校聲像檔案收集與利用存在的問題進(jìn)行了較為細(xì)致地探討之后，接著，針對(duì)學(xué)校聲像檔案收集與利用的對(duì)策，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)意見，僅供參考。

1.健全制度、規(guī)范整理

為了對(duì)檔案行為進(jìn)行有效、合理地規(guī)范，建立健全規(guī)章制度具有一定的必要性和實(shí)踐性。在實(shí)踐中，我們應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，嚴(yán)格按照聲像檔案具體的歸檔制度，詳細(xì)了解歸檔要求、歸檔范圍、歸檔手續(xù)和歸檔時(shí)間。與此同時(shí)，我們應(yīng)該進(jìn)一步明確自身的職責(zé)范圍，盡可能將紙質(zhì)檔案與學(xué)校聲像檔案的收集與利用工作十分緊密地結(jié)合起來。不可否認(rèn)的是，聲像檔案能夠給人們帶來直觀、形象、生動(dòng)的感覺，它能夠?qū)W(xué)校的歷史發(fā)展過程準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)地反映出來，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的缺陷進(jìn)行有效地彌補(bǔ)。換句話說，文書檔案資料收集應(yīng)該與聲像檔案收集同步進(jìn)行，平等對(duì)待，不能將兩者區(qū)別對(duì)立起來，忽視兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系性。

2.加大收集力度，豐富館藏

事實(shí)上，我們應(yīng)該充分利用各種有利條件，采用多種多樣的方式，全面、系統(tǒng)、科學(xué)地收集資料，強(qiáng)化對(duì)聲像檔案的收集與利用工作。為了給檔案工作增加應(yīng)有的活力，我們應(yīng)該將學(xué)校館藏的聲像檔案最大程度地利用起來。值得注意的是，我們應(yīng)該對(duì)聲像檔案進(jìn)行科學(xué)管理，強(qiáng)調(diào)科學(xué)分類。從某種意義上說，聲像檔案既要能夠方便查閱、使用，又要能夠進(jìn)行良好的歸檔保管。其中，電子文件歸檔是較為不錯(cuò)的選擇之一。

3.積極推進(jìn)聲像檔案開發(fā)利用

從目前看來，我們應(yīng)該制定一套合理的使用辦法，它能夠較好地應(yīng)用于本校各單位的利用、借用、復(fù)制。從本質(zhì)上說，這個(gè)使用辦法既要考慮到不損壞檔案原件，又要考慮到將聲像檔案充分利用起來。值得肯定的是，我們應(yīng)該努力尋找恰當(dāng)?shù)穆曄駲n案檢索方式，認(rèn)真完成聲像檔案的目錄工作。從利用層面上說，檔案工作人員應(yīng)該注重收集多種信息，積極、主動(dòng)、及時(shí)向承辦活動(dòng)的相關(guān)部門提供各類的信息檔案服務(wù)，大幅度提高承辦活動(dòng)單位的工作效率。值得一提的是，檔案工作人員應(yīng)該不斷提升自身的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)自己的責(zé)任感、使命感。從開發(fā)層面上說，檔案館網(wǎng)站，應(yīng)該引起有關(guān)方面領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。不容置疑，學(xué)校舉辦的專題活動(dòng)展覽能夠通過檔案館網(wǎng)站進(jìn)行十分有效的宣傳報(bào)道，大力配合學(xué)校組織開展的各項(xiàng)工作，以期取得令人滿意的效果。

四、結(jié)束語

總而言之，學(xué)校聲像檔案的收集與利用具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐意義。一般而言，學(xué)校管理、教學(xué)、科研等相關(guān)方面的實(shí)踐活動(dòng)是聲像檔案的直接來源。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案在信息開發(fā)利用方面具有一定的優(yōu)勢(shì)。這些優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)為：在展覽館、領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究、博物館、教學(xué)改革等領(lǐng)域中，聲像檔案得到了較為廣泛的應(yīng)用。毫無疑義，有關(guān)方面領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)校聲像檔案收集與利用的重要性，是做好學(xué)校聲像檔案管理的關(guān)鍵因素之一。

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