康麗君 徐文杰

收稿日期：2013-11-11

作者簡介：康麗君，女，中國地震局工程力學研究所《地震工程與工程振動》編輯部副編審，主要從事期刊出版編輯學研究；徐文杰，女，中國地震局工程力學研究所《地震工程與工程振動》編輯部責任編輯，碩士，主要從事期刊出版編輯學及譯文研究。

摘 要：作者對清樣的校對是科技學術期刊出版前的重要環(huán)節(jié)。編輯對這一環(huán)節(jié)的重點把握，直接關系到文章的編校質(zhì)量，本文從5個方面闡述了作者在核對校樣時容易忽略的問題，編輯在發(fā)送校樣時可做以提醒，同時，論述了編輯在發(fā)送校樣前后的工作技巧。在此基礎上，提出在作者自校環(huán)節(jié)與編輯的交流互動，最終達到提高文章編校質(zhì)量的目的，樹立編輯部以人為本的出版意識。

關鍵詞：科技期刊；自校環(huán)節(jié)；工作技巧；人本意識

中圖分類號：G232 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2014）05-0126-02

作者對清樣的校對，是文章出版前的重要環(huán)節(jié)，對這一環(huán)節(jié)的良好把握，有助于在一定幅度上提高文章的編校質(zhì)量，同時也是編輯與作者互動交流，解決稿件糾紛的有效手段，尤其對于文章中題目，作者，基金項目和作者簡介等基礎信息的最后一次核對，于作者，于編輯不都十分重要。作者在接收到編輯部的校樣后，每個人的理解有所不同，個別作者不知從何入手來核對校樣，往往容易忽略了最關鍵的內(nèi)容，這就需要編輯做以指引，從幾個方面引導作者仔細核對校樣。同時，編輯也應做好核對校樣前后的相關工作[1]。

一、作者在核對校樣時的著重點

（一）作者信息及基金項目的及時更新

科技期刊的地腳處一般注有收稿日期，作者簡介，基金項目等內(nèi)容，其中收稿日期可以體現(xiàn)文章的新穎程度，同時方便作者和編輯核查文章，作者簡介可以從側面向讀者介紹作者及作者的研究方向，以便交流，基金項目更為重要，需與作者的項目結題題目相吻合。但這些信息在作者投稿與校對時可能不會完全一致，中間的時間差，難免會產(chǎn)生一些變化。比如，每年的職評評定之后，作者的職稱、學位都有可能發(fā)生變化，基金項目是在審批過程還是已經(jīng)通過，這都有可能會變化。在最后的核對校樣環(huán)節(jié)，作者通常希望能夠完善這些重要的信息。而對于編輯來講，應該提醒作者，并幫助作者把這些信息核對準確。

（二）中英文及頁眉的對應修改

科技期刊通常要求題目、作者信息、摘要、關鍵詞、參考文獻有中英文對照的形式，這樣方面國內(nèi)外的相關檢索。然而，作者在投稿后，如針對專家或編輯部的意見，對文章的相關信息做以修改后，往往會忽略中英文的對照，這種情況非常常見，造成中英文內(nèi)容不符，這一點編輯應提醒作者著重核對。除此，作者如對文章的題目進行了修改，相關頁碼的頁眉也應修改，這一點，編輯與作者應當共同注意并把關完成。

（三）參考文獻的及時變動

參考文獻是科技文章中十分重要的一部分，很多前人已經(jīng)完成的成果在文章不必贅述，而是以參考文獻的形式體現(xiàn)出來。這就要求參考文獻的標注要準確，且更新的及時。作者在校對清樣時，有時將參考文獻做以更新，但卻常常忽略在文章的標注，有時還涉及序號和位置的變動，這一點，如果不及時修改，會給讀者造成很大的誤解，也影響文章整體的嚴謹性。編輯應提醒作者注意核對[2]。

（四）圖表及數(shù)字、字母的核對

科技類文章的圖表和公式通常較多，這給排版增加了難度，在排版過程中，編輯需自己核對每一個公式的字母，正斜體是否正確，一個字母的誤排就會導致整個公式無法推理，這一點編輯需提醒作者特別的注意，通常，我們會提醒作者做統(tǒng)一的核對規(guī)范，如“文中的外文符號應注意正斜體及黑白體，一般變量應斜體，矢量、張量及矩陣應為黑斜體，常量e、π、三角函數(shù)、虛數(shù)單位i、j、轉置T等等應為正體。上下腳標符號如為標識性的，應為正體；如為量的符號，則為斜體?！弊髡邚膶I(yè)的角度參照規(guī)范一一核對，能夠很大程度提高編校質(zhì)量。

（五）修改內(nèi)容的標注方法

隨著網(wǎng)絡的普及，通過發(fā)送郵件的方式核對校樣，已經(jīng)是眾多編輯部普遍采取的方式，然而，編輯部為作者發(fā)送的校樣通常是PDF的形式，作者在核對校樣時的標注方式顯得非常重要，很多年齡偏大的專家、學者并不擅長在PDF上做標注，或者因為版本不同的原因，作者標注的修改意見編輯難以識別，甚至沒有看到，這就給編輯部和作者的溝通造成了不便。對于這類作者，編輯要耐心指導，如果實在無法在PDF上完成，可以適當在WORD文檔里面說明，再由編輯對照PDF為作者準確的修改[3]。

二、責任編輯在接收清樣前后的工作技巧

（一）準備工作

在為作者發(fā)送校樣前，首先，編輯需要將所有需要告知作者的信息，包括文中需要補充的內(nèi)容，不夠完善的內(nèi)容及需要按照編輯部要求修改的內(nèi)容，一并寫在信中。同時，搜集作者準確的聯(lián)系方式，確保發(fā)送校樣后作者能及時收到。此外，要考慮出版時間，編輯要為作者預留出充分的校核文章的時間，否則會影響按時出刊。

（二）慎重修改

在修改校樣時，編輯要把握一個原則，對于可改可不改之處，盡量不再做修改，還有一部分整本期刊要保持一致的內(nèi)容，且不影響作者表達的情況下，盡量保持刊物的一致性。如，El Centrol 波，有的作者寫成El-Centrol波，有的作者寫成El-centrol波，編輯應按照科技期刊的編校規(guī)范，使整本刊物保持一致，這種情況下就不能完全按照作者的寫法來改動。對于有爭議的地方，編輯應征求作者的意見，經(jīng)過協(xié)商討論后，再做修改，避免出現(xiàn)修改不當?shù)那闆r。

（三）校樣留存

經(jīng)過作者認定的待發(fā)表文章，編輯部通常保留2年。已供出現(xiàn)糾紛時查稿核對之用。

三、清樣校對與編讀關系

（一）作者與責編的互動關系

作為編輯部，對作者和讀者的信件應寄予充分的重視。清對校樣的過程，也是雜志編輯與讀者溝通互動的部分，建立良好的編讀關系，可以引起作者對編輯的尊重和信任，也傳達編輯對作者及讀者的感謝。

清樣校對有助于編輯部高效、高質(zhì)量地完成出版工作。作者在校對過程中，編輯的引導和示范，可以提高作者對文章的檢查程度，同時，彼此間通過電話及E-mail的溝通與交流可以明晰各自的責任，保證并提高論文質(zhì)量，尤其在避免著作權及其他權利和義務的糾紛問題上，起到至關重要的作用。

通過清樣校對這一環(huán)節(jié)，建立良好的編讀互動機制，可以起到培育作者群體的作用，與作者建立長期的編讀關系，引進優(yōu)秀稿件，有助于編輯部的長期穩(wěn)定發(fā)展。

（二）提高清樣校對中的人本意識

科技期刊在刊發(fā)前請作者自行校對清樣，其重要性不僅體現(xiàn)在控制論文質(zhì)量上，更體現(xiàn)在尊重作者的知情權和著作權的意義上，樹立科技期刊以人為本的編輯出版意識。目前，比較好的學術期刊，普遍存在稿源大于需求的情況，盡管編輯已經(jīng)盡量的縮短文章發(fā)表時滯，采納優(yōu)秀文章，但淘汰率還是很高。在這種情況下，往往造成作者與編輯的關系不對等，而實際上編輯部是為作者和讀者服務的，這就要求編輯部在人本意識的指導下，提高對作者的重視和尊重程度[4]。

科技期刊在設置作者自校環(huán)節(jié)的方案時，應盡量達到方便化、快捷化、人性化?？蔀樽髡咛峁┫鄳闹С周浖?，以為作者節(jié)省校對文章以外的工作時間，同時提高校對效率。對于編輯部不同的需求及特點，編輯應提前向作者說明。對于文章中或缺或不夠清晰的地方，編輯也應在發(fā)送校樣的同時告知作者，以免重復的打擾作者，這里，也應體現(xiàn)編輯部以人為本的辦刊理念，如文獻中缺少年代、卷、期、頁碼；文章中公式編號的改變；文章中圖表中英文翻譯的校正，等，對于這些并不影響文章整體的編校細節(jié)，編輯均可以在發(fā)送校樣的同時與作者確認并補充全面，不需要在此之前與作者進行溝通。在溝通方式上，也應注重人本效應，編輯應盡量選擇電子郵件的方式，這樣可以給作者充分的修改和理解的時間，尤其是當作者校樣回復不及時的情況發(fā)生時，編輯部應先通過郵件的形式進行提醒，如作者沒有響應，再通過電話或者短信的形式溝通，保證編輯與作者的溝通暢通的同時保證期刊正常出版的周期，讓作者時刻感受到編輯部是為作者著想，打造科技期刊的優(yōu)質(zhì)品牌。

四、結 語

綜上所述，科技期刊編輯應重視作者的自校環(huán)節(jié)，逐漸摸索作者容易忽略的問題并及時提示，為作者提供相應的應用暖見，加強與作者的有效溝通，做到作者滿意、讀者滿意、達到提高文章編校質(zhì)量的目的，同時，堅持以人為本的辦刊理念，通過與作者建立友好的編讀關系，打造優(yōu)質(zhì)期刊品牌。

參考文獻：

1 柯文輝，林海清，翁志輝.學術期刊清樣作者校對環(huán)編輯的工作要點[J].編輯學報，2013（1）.

2 曾麗莉.科技期刊編輯在作者清樣校對環(huán)節(jié)的行為[J].編輯學報，2011（4）.

3 王桂珍，顏志森.作者自校清樣有利于提高科技期刊編校質(zhì)量[J].中國科技期刊研究，2005 （5）.

4 劉瑋，欒奕.科技期刊作者自校環(huán)節(jié)的人本意識及應用[J].中國科技期刊研究，2007 （6）.

5 陶映雪，劉利，欒奕.科技期刊應重視作者自校[J].中國科技期刊研究，2007 （2）.