余蔚中

摘 要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，促使檔案工作往信息化技術(shù)方向變革，增加了檔案在信息化環(huán)境下的管理難度。由淺入深地分析了信息化環(huán)境下檔案管理過程中存在的實際問題，首先，必須搞清信息化建設(shè)會給檔案管理工作帶來什么樣的問題；其次，從實際問題入手，尋求問題的關(guān)鍵；最后，根據(jù)問題的關(guān)鍵點(diǎn)，尋找到解決問題的辦法。對當(dāng)今信息化檔案管理面臨的問題著重進(jìn)行分析，為檔案信息化在管理方面的工作提供建設(shè)性意見。這樣才能使信息化檔案管理工作得到創(chuàng)新，取得突出成效。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化環(huán)境；問題研究

中圖分類號：F49

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-3198（2014）09-0169-01

1 信息化檔案管理中存在的問題

（1）各個單元在收錄相同主題的信息時，因為收錄標(biāo)準(zhǔn)的不一樣，所以關(guān)于這一主題的信息數(shù)據(jù)不能夠集中到一起，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的分散性。

（2）檔案信息的數(shù)據(jù)來源、架構(gòu)和處理方式的多樣化，而異構(gòu)性主要體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，這就使得儲存的檔案信息資源更為復(fù)雜，從而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的異構(gòu)。

（3）各收藏單元中同一主題的相關(guān)數(shù)據(jù)重復(fù)收錄，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館中存儲了太多重復(fù)的信息數(shù)據(jù)，這就是信息數(shù)據(jù)的重復(fù)性。

（4）在當(dāng)今社會，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)程加快了檔案信息化，促使信息資源實現(xiàn)充分的共享。但是，事務(wù)的發(fā)展總是存在兩面性，網(wǎng)絡(luò)雖然能夠方便人們對檔案信息資源的使用，但同時也能夠被某些居心不良的人使用，借助網(wǎng)絡(luò)干一些違法的事情，使人們的生活受到傷害。所以，進(jìn)行信息化檔案信息資源的安全管理，是十分重要的。這樣，不僅可以提高信息化檔案的管理效率，還能夠保障個人信息安全。

（5）檔案管理的滯后性要是從保存的目的和形成的過程兩個方面進(jìn)行分析，它的主要特征表現(xiàn)在有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，這些特征所體現(xiàn)出的內(nèi)涵雖然與現(xiàn)代信息技術(shù)的處理要求達(dá)到一致，但將這些滯后的檔案信息數(shù)據(jù)匯總起來，并不能很好地滿足公眾對檔案信息資源的需求。

2 加強(qiáng)檔案信息資源管理的途徑

（1）建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證信息化檔案管理工作的正常有序進(jìn)行。檔案部門收集信息的時候，需要根據(jù)信息表現(xiàn)的內(nèi)容及時有效的調(diào)整檔案接收信息的范圍，同時對于一些和信息內(nèi)容密切相關(guān)的文字資料、擁有很強(qiáng)潛在價值的信息都需要多加關(guān)注。要將檔案信息化建設(shè)中帶來的現(xiàn)代管理模式和創(chuàng)新思維充分中和到規(guī)章制度中，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行突破和創(chuàng)新，逐步完善信息化環(huán)境下檔案管理的規(guī)章制度，充分保證信息化環(huán)境下檔案管理工作的有效進(jìn)行和持續(xù)發(fā)展。

（2）完善基礎(chǔ)條件設(shè)施的建設(shè)。在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上，除了配備完整的硬件設(shè)備——大型服務(wù)器、計算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，同時還需要保障軟件設(shè)施的不斷更新、升級和完善，使信息化檔案服務(wù)條件得到充分的改善，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。完善的信息化檔案基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)檔案信息化以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提，若擁有完善基礎(chǔ)設(shè)施，才能夠有效的開展檔案管理工作，假如基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，將在一定程度上制約檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

（3）加強(qiáng)檔案工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。建設(shè)檔案信息化的多元化，促使信息化條件下的電子檔案管理方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法在本質(zhì)是截然不同的，這就導(dǎo)致管理人員跟不上信息化檔案管理工作的發(fā)展！在觀念上樹立“人才是第一資源”，只有不斷提高檔案管理人員的思想理論水平、檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，才能使得信息化檔案建設(shè)順利地開展。在實際過程中，開展信息化理論知識講座，培養(yǎng)擁有高素質(zhì)、豐富理論知識的復(fù)合型人才；組織檔案管理人才前往擁有完善信息化檔案建設(shè)經(jīng)驗的機(jī)構(gòu)進(jìn)行實地考察，借鑒已完成信息化檔案建設(shè)的機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗，改善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)以及思維方式。保證檔案信息化建設(shè)的順利開展，滿足社會發(fā)展的需求。

（4）提高檔案信息化的安全性。網(wǎng)絡(luò)的安全性是檔案信息化建設(shè)過程中迫切需要解決的難題，促使相關(guān)部門建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系加強(qiáng)檔案管理的安全性，同時制定相應(yīng)的法律法規(guī)。安全管理應(yīng)該包括以下幾個內(nèi)容：人員方面，在收集信息的審查過程中，工作人員必須仔細(xì)、認(rèn)真；制定分層次的檔案管理制度，已經(jīng)收錄的信息內(nèi)容根據(jù)其重要性設(shè)置不同管理級別，進(jìn)行分層分級管理。

3 檔案信息化的創(chuàng)新點(diǎn)

完成信息化檔案建設(shè)后，信息化環(huán)境下的信息載體與傳統(tǒng)的信息載體相比，發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體存儲的信息量少，占據(jù)的空間又大，并且不利于信息的檢索，而新的載體不僅能夠存儲大量的信息，只需要占據(jù)很小的空間，并且如果使用計算機(jī)對信息進(jìn)行檢索，十分的快捷。

4 總結(jié)

雖然檔案信息化為檔案管理帶來一些問題，但不可否認(rèn)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化的建設(shè)日趨完善，信息化檔案以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)大大提高了收集檔案信息的效率，還在確保效率的同時，保證了檔案的完整性和統(tǒng)一性，從根本上改變了檔案信息的存儲方式和檢索機(jī)制，在為用戶帶去更加方便快捷的操作體驗的同時，又降低成本，減少因為人為原因而導(dǎo)致檔案信息丟失的情況發(fā)生。

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