岳華

【摘要】加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校的檔案建設(shè)在當(dāng)下越來越重要。如果建設(shè)好，對培養(yǎng)合格人才保證人才的有效安置，建立人才信息庫促進(jìn)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)學(xué)校；檔案；如何建設(shè)

隨著國家對職業(yè)教育的重視，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校的檔案建設(shè)越來越顯得重要。職業(yè)學(xué)校的檔案工作，是學(xué)校一切工作的綜合反映。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實(shí)績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，對進(jìn)一步加強(qiáng)和改善學(xué)校管理 ，全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校在揚(yáng)長補(bǔ)短中不斷前進(jìn)，有著極其重要的意義。 作為培養(yǎng)各類技能型人才的職業(yè)學(xué)校，加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)，對于培養(yǎng)合格人才保證人才的有效安置，建立人才信息庫促進(jìn)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)的內(nèi)容

1.行政管理方面

校史及學(xué)校平面圖、建筑圖紙；上級的文件、通知及有關(guān)批復(fù)；工作計劃、總結(jié)及大事記；各種規(guī)章制度、會議紀(jì)錄及有關(guān)內(nèi)部文件；固定財產(chǎn)登記表、統(tǒng)計報表及財務(wù)資料；受各級各部門表彰情況及證件；歷年學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的組成人員及基本情況等。

2.教學(xué)管理方面

教導(dǎo)處、教研組及團(tuán)隊組織的工作計劃、總結(jié)；每學(xué)期教師任課情況安排表；每學(xué)期期終考試、各類學(xué)科競賽及每學(xué)年學(xué)生見習(xí)、實(shí)習(xí)應(yīng)知應(yīng)會測試成績、畢業(yè)考試試卷、質(zhì)量分析、成績統(tǒng)計表、分?jǐn)?shù)冊；不同版本的教材、教參；歷年所訂主要報紙、雜志；圖書資料、教學(xué)儀器、文體器材、電教設(shè)施（含自制軟件）的登記冊；學(xué)校和教師在各種報章雜志上發(fā)表的論文、經(jīng)驗材料及他人發(fā)表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通訊、經(jīng)驗材料。

3.教師管理方面

逐年逐學(xué)期教職員工的花名冊及基本情況登記表；逐月逐日教職員工的考勤原始記載 ；教師在校級以上（含校級）進(jìn)行示范課、觀摩課、教改實(shí)驗匯報課、新教師轉(zhuǎn)正定級公開課的教案及評教記 錄、指導(dǎo)意見及結(jié)論；教師在縣級以上有關(guān)會議交流過但未發(fā)表過的經(jīng)驗材料；每學(xué)期教師的學(xué)科教學(xué)計劃及班主任工作計劃；教職員工的年度工作總結(jié)及考核評定材料；學(xué)歷不合格教師的文化、業(yè)務(wù)進(jìn)修資料及學(xué)歷合 格教師的繼續(xù)教育資料；逐學(xué)期填寫的《教師業(yè)務(wù)檔案》等。

4.學(xué)生管理方面

每學(xué)年的新生入學(xué)花名冊及基本情況登記表；學(xué)籍登記表（學(xué)籍卡或借讀卡）；轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級的有關(guān)證件、存根及失學(xué)、死亡原因的情況登記；學(xué)生的各種技能資格證書；學(xué)生體檢登記表、獎懲情況登記表；學(xué)生畢業(yè)去向及畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影、就業(yè)安置率等。

二、職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)的優(yōu)越性

1.實(shí)行檔案管理，能增強(qiáng)對學(xué)校檢查評估的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

學(xué)校檔案是督查、評估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。有的學(xué)校，平時做了許多工作并卓有成效，但督導(dǎo)檢查時，聽匯報成績不少，查資料證據(jù)不足，有的已經(jīng)失落，有的一時找不到，而評估“重證據(jù)，不輕信口述”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑 實(shí)據(jù)，督查評估就能做到公平合理。

2.實(shí)行檔案管理，能調(diào)動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識

比如《教師業(yè)務(wù)檔案》，每學(xué)期根據(jù)各人的工作實(shí)績填寫一次，內(nèi)容和本人見面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數(shù)教師的上進(jìn)心、自尊心很強(qiáng)，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強(qiáng)其事業(yè)心和責(zé)任感，對全面 貫徹教育方針，面向全體學(xué)生，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量，都有極大的促進(jìn)作用。評模，評職稱、評教評學(xué)等，就能避免憑印象、走后門、耍權(quán)力?！澳７恫荒７?，翻開檔案看”，按工作實(shí)績排隊上，這幾個過去的 “老大難”，就會變成再也不難。

3.實(shí)行檔案管理，便于查找和使用有關(guān)資料，便于利用校史及有關(guān)實(shí)物

實(shí)行檔案管理，便于查找和使用有關(guān)資料，便于利用校史及有關(guān)實(shí)物（包括錄音、錄像等），對學(xué)生 進(jìn)行校史教育、傳統(tǒng)教育、愛國主義教育等。也有利于學(xué)生的技能培養(yǎng)和建立人才信息庫。

4.實(shí)行檔案管理，能進(jìn)一步加強(qiáng)和完善學(xué)校的科學(xué)管理體制

實(shí)行檔案管理，使每所學(xué)校都能從本校的實(shí)際出發(fā)，摸索經(jīng)驗，按照教育教學(xué)規(guī)律辦好自己的學(xué)校。教育是一門科學(xué)，有其本身的規(guī)律，但這個規(guī)律并不是任何人隨便 都可以掌握的，只有在工作實(shí)踐中，不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗，記取失敗的教訓(xùn)，得而不驕，失而不餒，才能從中找出規(guī)律，指導(dǎo)自己的工作在曲折的道路上不斷前進(jìn)。檔案資料為此提供了有利條件，使學(xué)校管理從隨意性、 經(jīng)驗型向自覺型、科學(xué)型發(fā)展。

三、職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)的途徑

1.人人樹立檔案意識

一個學(xué)校能否把檔案建起來，并管好、用好，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)， 善于用檔案資料統(tǒng)管學(xué)校各項工作，是做好檔案工作的根本保證。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)組織全校教職員工學(xué)習(xí)《檔案法》，人人樹立檔案意識，在日常工作過程中養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣，避免平時不注意收集保存，遺失了，期末交不 回檔案室，入不了檔。

2.校校設(shè)立管理人員

一般地說，各類職業(yè)學(xué)校，在不增加編制的條件下，都設(shè)有檔案專（兼）職管理人員。要制訂管理人員職責(zé)和管理制度，除建好、管好、用好檔案資料等內(nèi)容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變動資料丟失的混亂現(xiàn)象。

3.件件資料分類入檔

檔案資料，通常一學(xué)期收集整理一次。對所收集的資料，在入檔前一定要進(jìn)行審查整理，認(rèn)真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項、分卷裝入檔案袋。各學(xué)校都要建立檔案室，檔案室除放置檔案柜存放文書資料等檔案案卷外，還要陳列、存放學(xué)校有史以來保存下來的有價值的珍貴實(shí)物（如各種有價值的獎品，用過的校牌、校旗等）和報紙、雜志、教材、試卷等不能入袋的資料。

4.事事處處注意“四性”

即檔案資料的連續(xù)性、完整性、系統(tǒng)性和價值性。連續(xù)性，是指跨學(xué)年的重 要事件，如教改實(shí)驗課題，一般都不是一個學(xué)年能夠完成的，周期較長，一輪實(shí)驗要延續(xù)幾個學(xué)期甚至幾年，對每學(xué)期、每學(xué)年的階段性實(shí)驗報告和終結(jié)性的實(shí)驗成果報告，以及其他有關(guān)資料，或二輪、三輪的實(shí)驗資料，都要注意連續(xù)性；完整性，是指本學(xué)期、本學(xué)年的某件事、某項活動要有頭有尾，善始善終，防止有部署沒檢查，有計劃沒總結(jié)；系統(tǒng)性，是指分類立卷工作要規(guī)范化。要科學(xué)地系統(tǒng)地分類分項，便于查找資料，發(fā)揮檔案 資料對學(xué)校工作的指導(dǎo)作用；價值性，是指對收集起來的資料，要嚴(yán)肅認(rèn)真地審查整理，對那些沒有教育價值、科研價值、保存價值和歷史資料查找使用價值的就不必入檔，可另作處理。檔案資料不能兼收并蓄，把凡是 收集到的東西統(tǒng)統(tǒng)塞進(jìn)檔案袋里。即使入檔的資料，也要標(biāo)明保存期——“永久”、“長期”。

總之，建立健全職業(yè)學(xué)校的檔案，加強(qiáng)檔案建設(shè)，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，有利于為社會培養(yǎng)更多的技能型人才，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

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