徐 敏

(鹽城工學院，江蘇 鹽城 224051)

格式塔心理學認為，對思維對象的結構進行整體把握，才能夠得到事物對象的整體圖像。古人云:“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域?！笨梢?，整體把握的思維方式是做好工作不可或缺的前提之一。隨著《國家中長期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要(2010 ～2020 年)》的頒布實施，高等教育的發(fā)展和改革進入新的時期，高校貫徹落實新修訂的《高等學校檔案管理辦法》，檔案工作內(nèi)涵日益深化，外延不斷拓展，愈來愈呈現(xiàn)出規(guī)模化、集中化、綜合化、網(wǎng)絡化和社會化趨勢。在此背景下，只有運用整體把握的思維方式，統(tǒng)籌兼顧，通盤考慮，才能提升高校檔案工作科學化水平。

一、整體把握高校檔案工作的邏輯分析

( 一) 有利于明確高校檔案工作需求

高校檔案是高校改革與發(fā)展的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案工作的質(zhì)量和水平影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。隨著高等教育辦學規(guī)模不斷擴大，教育教學質(zhì)量不斷提高，社會服務能力不斷增強，國際合作交流逐步加大，高校檔案產(chǎn)生的種類明顯增多，數(shù)量也大幅增加，載體更加齊全。檔案工作面臨的環(huán)境處于不斷變化之中，高校的方方面面都與檔案工作存在千絲萬縷的關系，高等教育改革與發(fā)展對檔案工作提出的要求越來越高;另一方面，高校檔案工作與社會的關聯(lián)度也越來越大，社會公眾對高校檔案的利用需求也日益增加。

( 二) 有利于認清高校檔案工作與其他工作關系

《高等學校檔案管理辦法》彰顯“大視野、大管理、大檔案、大開放、大服務”的理念，成為高校檔案工作改革的風向標和催化劑，高校檔案工作的內(nèi)涵處于不斷深化之中，外延處于不斷擴大之中。不同的思維方式對工作效果的影響是不同的。形而上學的思維方式無法適應新時期高校檔案工作，樹立整體把握的思維方式勢在必行，即從“肢解分析”轉變?yōu)椤罢w把握”。整體把握的思維方式是從戰(zhàn)略高度把握客觀事物，對全局性長遠性重要性問題進行思考的一種思維，它以理性思維為支撐基礎，具有鮮明的目的性、宏觀性和前瞻性，具有十分重要的方法論意義。運用整體把握的思維方式有利于俯視檔案工作，跳出檔案看檔案，認清檔案工作在高校所有工作中的獨特地位，充分發(fā)揮檔案工作在學校發(fā)展中不可代替的作用。只有堅持整體把握的思維方式，才能認清高校檔案工作與其他工作的關系，才能認清高校檔案工作在高等教育改革和發(fā)展中的重要地位，進而為提升高校檔案工作科學化水平奠定觀念基礎。運用整體把握的思維方式是高校檔案工作較好地適應高等教育事業(yè)大發(fā)展大繁榮的必然趨勢。

二、整體把握高校檔案工作應具備的眼光

有什么樣的眼光就會孕育什么樣的思維方式。戰(zhàn)略的眼光、系統(tǒng)的眼光和辯證的眼光是整體把握任何事物必備的眼光，對檔案工作同樣必不可少。

( 一) 戰(zhàn)略的眼光

具備戰(zhàn)略的眼光是整體把握高校檔案工作的前提。戰(zhàn)略的眼光要求高校檔案工作者從長遠和根本的視閾去觀察、分析、思考問題，既要注意解決當下的、具體的事項，也要注重放眼未來、把握根本。具備戰(zhàn)略的眼光有利于深入研究檔案工作中帶有方向性、規(guī)律性的問題，充分認識高校檔案工作在高校改革與發(fā)展大局中的獨特地位、重要作用，提高運籌帷幄的能力，從整體上較好地駕馭檔案工作。

( 二) 系統(tǒng)的眼光

具備系統(tǒng)的眼光是整體把握高校檔案工作的關鍵。系統(tǒng)的眼光要求高校檔案工作者應從全局的視閾去觀察、分析、思考檔案工作，自覺服從和服務于高校改革和發(fā)展的大局，既要瞻前顧后，也要左顧右盼，防止檔案工作游離于高校改革和發(fā)展之外。如果“盯住一點，不及其余”，必將導致“一葉障目，不見泰山”。

( 三) 辯證的眼光

具備辯證的眼光是整體把握高校檔案工作的基礎。辯證的眼光要求高校檔案工作者從對立統(tǒng)一的視閾去觀察、分析、思考檔案工作，統(tǒng)籌兼顧，綜合考慮，因勢利導，趨利避害，防止簡單化、絕對化和片面化。歸檔內(nèi)容要齊全，不可偏頗一方;各種載體形式的檔案都要歸檔，突出全面性;既要收藏檔案，又要開發(fā)檔案;檔案服務對象既要包括校內(nèi)師生，還要包括社會上持有合法證明的單位和個人。

三、整體把握高校檔案工作的總體思路

( 一) 在更新陳舊觀念中審視檔案獨特地位

由于對檔案資源潛在價值認識不到位，一些檔案工作者的觀念仍然停留在“為保管而保管，重保管輕利用”的認識層面上，習慣于按照傳統(tǒng)的方式方法提供目錄、檔案、文件等，檔案的檢索幾乎仍然靠手工操作，開發(fā)出來的信息成了過期的資料，派不上用場?！氨Ｃ鼙ｋU，利用危險”的傾向比較突出。對于開發(fā)檔案信息、提高檔案利用率想得少，做得更少。

上述思想認識誤區(qū)是高校檔案工作服務能力不強、服務面不寬的根源。走出這些誤區(qū)是高校檔案事業(yè)健康發(fā)展，助推高等教育事業(yè)和經(jīng)濟社會科學發(fā)展的前提。高校檔案工作發(fā)展到現(xiàn)在，從外延到內(nèi)涵都發(fā)生了很大變化，信息化的深入發(fā)展深刻影響著檔案工作的理念、方式和手段等，檔案工作服務的范圍日益擴大，影響力日益增加，在高校改革與發(fā)展中的地位日益凸顯，社會服務的功能不斷得到強化。要彰顯高校檔案工作在高?？茖W發(fā)展中的獨特地位必須更新不合時宜的陳舊觀念。

( 二) 在遵循基本規(guī)律中實現(xiàn)檔案應然價值

檔案價值的實現(xiàn)是有一定規(guī)律的，包括時效律、條件律和擴展律等三個基本規(guī)律。實現(xiàn)高校檔案的應然價值必須要遵循檔案價值的基本規(guī)律。

遵循檔案價值的時效律是實現(xiàn)檔案應然價值的內(nèi)在要求。時間對檔案的價值呈現(xiàn)兩種相反的影響:有的檔案價值隨著時間的增加呈減少的趨勢，有的檔案價值隨著時間的增加呈增加的趨勢，亦即花蕾規(guī)律。高校檔案工作者要以辯證的觀念評估時間對檔案價值的影響，正確研判不同檔案的時效性，把握其價值變化的階段，適時開發(fā)檔案信息資源，防止錯失其價值實現(xiàn)的最佳時機。

遵循檔案價值的條件律是實現(xiàn)檔案應然價值的客觀選擇。各種條件對于價值實現(xiàn)的影響被稱為檔案價值實現(xiàn)的條件律。檔案價值的實現(xiàn)必須具備一定的條件，這些條件包括檔案的管理水平、人們的檔案意識和經(jīng)濟社會發(fā)展的水平。對高校而言，硬件和軟件建設要一起抓。在硬件建設方面，提供必備的館舍、設備、儀器等。在軟件建設方面，理順管理體制、完善規(guī)章制度、加強隊伍建設、深度開發(fā)利用等，還要加強檔案法律法規(guī)的宣傳，提高師生對檔案價值的認知程度，形成各方面都關心和支持檔案工作的良好局面。

遵循檔案價值的擴展律是實現(xiàn)檔案應然價值的現(xiàn)實趨勢。檔案價值的擴展律是指有些檔案作用的范圍存在一種不斷擴大的趨勢，即由對檔案收藏單位的第一價值遷移到對社會的第二價值?！陡叩葘W校檔案管理辦法》指出:“高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件?！保?］賦予高校檔案服務社會的職能。高校檔案除服務學校的發(fā)展，還要盡可能滿足社會各個領域的利用需求，這也是高校服務社會職能的一個方面。高校檔案館要履行服務社會的職能，必須改變關起門來自己做事的思維定勢，通過豐富服務內(nèi)容、增加服務形式、擴大服務范圍、提高服務效率等不斷提高服務社會的能力和水平。

( 三) 在協(xié)調(diào)多對關系中提升檔案工作水平

高校檔案工作涉及到幾對關系:紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系、檔案收藏與利用的關系、檔案集中管理與分散管理的關系、檔案對內(nèi)利用與對外利用的關系等。這些關系的協(xié)調(diào)得直接影響檔案工作水平的提升。

紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體、壽命、維護等方面各有區(qū)別，二者不是替代關系，而且相互依賴、相互促進的關系。沒有紙質(zhì)檔案，電子檔案將成為無水之源。反之，如果沒有電子檔案提供的信息環(huán)境，紙質(zhì)檔案也就難以突破原有工作的局限而進一步發(fā)展。紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，共同促進檔案價值的實現(xiàn)。

檔案收藏與利用是檔案館的兩項基本職責。無檔可用、有檔難用是高校檔案利用水平不高的兩大因素。在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，一些高校部分檔案得不到充分的利用，甚至價值很大的檔案長期被束之高閣，藏而不用、少用，或利用的程度不深，這是高校檔案工作存在的共性問題，極大阻礙了檔案價值的運動和實現(xiàn)。收藏是利用的基礎，利用是收藏的終極目的。在強化檔案收藏的同時，不斷提高檔案利用的水平是高校檔案工作的努力方向。

檔案分散管理和集中管理的關系也是高校面臨的一個普遍問題。分散管理有利于檔案的及時歸檔，但違背了檔案工作的全宗理論原則，存在人力成本較高、查找不便等問題。集中管理可以節(jié)約管理成本，提高檔案的利用水平，但需要較大儲藏空間，一旦出現(xiàn)火災等意外，將造成很大的損失。

高校檔案是國家檔案的一個重要組成部分，檔案利用者不僅指那些校內(nèi)的利用者，還應包括社會的利用者?！陡叩葘W校檔案管理辦法》規(guī)定:“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案?！备咝n案機構應探索對內(nèi)利用與對外利用的新思路、新途徑，確保檔案資源價值的實現(xiàn)路徑從“獨享”走向“共享”。

以上幾對關系的雙方互為條件、相輔相成、內(nèi)在統(tǒng)一，協(xié)調(diào)他們必須堅持統(tǒng)籌兼顧的基本原則，兼融并通，整體推進，不可偏頗任何一方。

( 四) 在深度開發(fā)利用中增強檔案服務能力

管理大師彼得·德魯克說:“新經(jīng)濟就是服務經(jīng)濟，服務就是競爭優(yōu)勢?！保?］在知識經(jīng)濟時代，一個行業(yè)、一個組織的競爭力大小和發(fā)展前景取決于其服務能力的強弱。高校檔案工作最大限度地服從和服務于學校改革發(fā)展是其題中應有之義。高校檔案工作對學校的貢獻越大，學校對其的重視程度就越高，各類投入相應地也就越多，也就是說，有為才能有位，有位才能更有為。

《高等學校檔案管理辦法》指出，要“開展檔案的開放和利用工作”。高校檔案的開發(fā)與利用，是高校檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎，也是高校檔案工作的活力所在。在新形勢下，高校要改變檔案在學校工作中小兒科的地位，必須拓展檔案服務領域，完善檔案服務功能，提升檔案服務水平，積極探索新的切入點和著力點，全方位、多渠道、深層次地做好開發(fā)利用工作。只有這樣，才能將“死檔案”變成“活資料”、把“故紙堆”變成“思想庫”，充分發(fā)揮檔案在學校改革和發(fā)展的特殊作用，拓展社會服務的功能，不斷擴大影響力和輻射面，贏得領導的支持，促進檔案事業(yè)全面發(fā)展、良性發(fā)展。

( 五) 在理順管理體制中推動檔案事業(yè)發(fā)展

目前大多數(shù)高校的檔案管理體制并沒有隨著形勢的發(fā)展而出現(xiàn)較大的改變，依然保留著傳統(tǒng)的分散式管理模式。當前不少高校的檔案管理機構較多，如隸屬校辦的檔案館(室)主要負責一般性檔案，人事處負責人事檔案，組織部負責干部檔案，學生處負責學生檔案。這些部門的檔案工作者的檔案意識、工作能力以及管理制度等不盡一致，各自為政的管理體制難以有效推動檔案事業(yè)健康發(fā)展。

《高等學校檔案管理辦法》是指導高校檔案工作科學發(fā)展的法規(guī)性文獻，確立了檔案工作在高校改革發(fā)展中的重要地位，指明了高校檔案管理的傳統(tǒng)模式轉變的方向，強調(diào)了整合、開發(fā)檔案資源的必要性，提出了“大檔案”的管理理念。所謂“大檔案”，是指一個地區(qū)或一個組織將所擁有的各種檔案全部歸屬到一個機構實行的統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一開發(fā)，亦即“多檔合一”。［3］《國家中長期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要(2010 ～2020 年)》頒布實施以來，各個高校都加快現(xiàn)代大學制度建設的步伐，高校檔案工作處于服務理念、服務手段、服務內(nèi)容和服務對象的轉型期。高校應以建立現(xiàn)代大學制度為契機，對分散保管的檔案資源實行機構、職責、開發(fā)、利用的有效整合，建立具有大檔案特點的管理體制、機制，這樣可以較好實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、綜合化、高效化，克服傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端，提高檔案工作在高校改革發(fā)展中的貢獻度。

“傾國宜通體，誰來獨賞眉?”李商隱的詩句生動形象地表達了看待事物要有整體把握的思維。在高等教育大眾化、現(xiàn)代化和國際化的進程中，高校檔案工作服務高等教育和社會的空間日益擴張。提升高校檔案工作科學化，實現(xiàn)高校檔案工作的應然價值，必須運用整體把握的思維方式。從整體上把握高校檔案工作有利于把檔案工作遇到的主要矛盾和矛盾的主要方面上升到全校和社會的高度來認識和解決，從而整體性開創(chuàng)檔案工作的新局面。

［1］ 教育部. 高等學校檔案管理辦法［S］. 教育部第27號令，2008－8－20.

［2］ 朱玉媛. 檔案學基礎［M］. 武漢:武漢大學出版社，2008.

［3］ 什么是服務質(zhì)量指數(shù)［EB/OL］.［2013－05－10］.http://baike.baidu.com/view/1507944.htm.