劉曉瑛

引 言

檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化是指我國檔案管理行政部門，在進(jìn)行檔案管理活動(dòng)中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理、維護(hù)和利用的過程。檔案行政管理部門將大量的檔案文獻(xiàn)資源，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，以圖像、文本為信息載體，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞和共享，從而滿足不用層次消費(fèi)者的多元化需求。

在當(dāng)前我國檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)踐中，檔案管理的信息化發(fā)展層次和水平較低，僅僅停留在館藏資源介紹、目錄查詢等基礎(chǔ)技術(shù)水平上。檔案信息的全息上網(wǎng)模式、檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)利用技術(shù)鮮為常見，并與國內(nèi)外檔案管理信息化發(fā)展水平存在很大差距，總體來說我國檔案管理的計(jì)算網(wǎng)絡(luò)化層次偏低，檔案信息服務(wù)可獲得性很低，因此《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五計(jì)劃》明確指出我國檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一。本文研究檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展條件和對(duì)策，具有十分重要的理論意義和實(shí)踐意義。

構(gòu)建檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的必備條件

1.檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置

檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施包含四個(gè)方面，一是檔案信息資源輸入和輸出的終端設(shè)備設(shè)施；二是中央處理器，用于儲(chǔ)存、管理檔案信息資源；三是檔案信息編輯管理軟件；四是掃描輸入器，用于紙本資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源。而從檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)踐來看，人為和資金因素制約了當(dāng)前國內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐，很多檔案管理部門依然處于手檢檔案的階段。

2.檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)一管理規(guī)范

檔案信息不但是一個(gè)龐大的信息資源體系，信息流內(nèi)容豐富，形式復(fù)雜，而且具有很強(qiáng)的保密性特征，因此檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求必須建立一個(gè)完整的管理體系。首先，要對(duì)檔案的生命周期進(jìn)行全過程管理，從檔案產(chǎn)生、檔案信息資源傳送、保存，以及到最后的銷毀等，全部實(shí)現(xiàn)覆蓋式管理。其次，對(duì)相對(duì)重要的信息等進(jìn)行備份，及時(shí)進(jìn)行病毒掃描檢測(cè)，確保資源的安全性。再次，制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度，對(duì)重要的出入場(chǎng)所，機(jī)房、庫房等作嚴(yán)格管理，確立保護(hù)政策和管理方法。最后，針對(duì)檔案信息資源管理單位收益，制定規(guī)則，檔案資源管理、保護(hù)、轉(zhuǎn)移、編輯等需要投入一定的人力物力。而檔案使用中用戶則會(huì)支付一定的費(fèi)用，由于檔案管理者與用戶之間的交流是網(wǎng)上進(jìn)行的，不進(jìn)行面對(duì)面交易。因此必須在全國范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的收費(fèi)網(wǎng)絡(luò)，制定統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，建立自動(dòng)計(jì)費(fèi)軟件，使得檔案利用者和管理者雙方利益平衡。

3.構(gòu)建檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的高效團(tuán)隊(duì)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的高效團(tuán)隊(duì)包含一支懂計(jì)算機(jī)、會(huì)用計(jì)算機(jī)，更會(huì)利用計(jì)算進(jìn)行編輯和管理檔案的高技術(shù)團(tuán)隊(duì)。檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)久的事業(yè)，是一個(gè)系統(tǒng)工程，其實(shí)現(xiàn)不是靠某一個(gè)部門單獨(dú)完成，這需要一個(gè)高素質(zhì)的專業(yè)人才管理團(tuán)隊(duì)。因此高技術(shù)團(tuán)隊(duì)的管理配合是十分重要的，檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)起到十分關(guān)鍵的作用，檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)技能提升是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中的關(guān)鍵條件。

強(qiáng)化檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的對(duì)策

1.深化“網(wǎng)絡(luò)用檔”管理理論研究

加強(qiáng)網(wǎng)上辦公，開展“網(wǎng)絡(luò)用檔”工作，需要強(qiáng)化歸檔理論的研究，分析如何歸檔才能保證將最完整、系統(tǒng)、真實(shí)的電子文件信息資源提供給使用者。歸檔理論的研究分為以下四個(gè)方向：其一，用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材料；其二，研究圖像歸檔技術(shù)，例如采用運(yùn)用掃描儀產(chǎn)生的電子文件資源，采用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，以及繪圖技術(shù)形成的圖像資源，如何在新科技下實(shí)現(xiàn)合理歸檔；其三，檔案全息上網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)，檔案上網(wǎng)信息資源的開發(fā)和管理理論；其四，檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)。檔案信息上網(wǎng)理論是一個(gè)不斷擴(kuò)展的理論，必然深化研究分支和縱深度，才能實(shí)現(xiàn)理論研究的開拓。

2.加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，引入市場(chǎng)機(jī)制，加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置

檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化探索中，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息資源儲(chǔ)存和傳遞的物質(zhì)載體，當(dāng)前檔案管理部門計(jì)算機(jī)硬件配置落后，現(xiàn)代化技術(shù)程度不高，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。硬件配置資金投入是關(guān)鍵，首先要加強(qiáng)政府對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的重視，增強(qiáng)資金投入，提供主要的經(jīng)費(fèi)供給，形成以政府為主體的資金投入來源；其次，加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展的市場(chǎng)化，將檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)入市場(chǎng)機(jī)制，將檔案信息作為一種商品資源，促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，通過市場(chǎng)主體的投入，實(shí)現(xiàn)主體的投入效益，從而獲取檔案管理信息化的多元化投入資金，擴(kuò)大檔案管理信息化資金投入來源。

3.構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的高素質(zhì)運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力培育

檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展中，人才是支撐，決定網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展成敗。首先，檔案管理人員要學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)，不僅僅學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)，更要學(xué)會(huì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的技能和技巧。其次，培育檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化整理能力，將不同類型、學(xué)科、內(nèi)容的檔案進(jìn)行整合，使分散的信息資源歸于一類，并有效地通過網(wǎng)絡(luò)提供給使用者。最后，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作的創(chuàng)新意識(shí)和能力，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息。檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化不僅僅是將檔案信息資源簡(jiǎn)單地儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中，更是網(wǎng)上檔案管理工作的創(chuàng)新，這就需要培育一批專業(yè)化的檔案管理人員，具備檔案管理網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)，熟悉檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化搜索，具備管理的創(chuàng)新和探索能力。

4.認(rèn)清檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全威脅源，保障檔案信息資源的安全性

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化將檔案信息資源傳遞到互聯(lián)網(wǎng)中，本身是開放性的交流平臺(tái)，檔案本身具有一定的機(jī)密性，鑒于計(jì)算機(jī)特殊屬性對(duì)檔案信息資源服務(wù)安全性的威脅，必須從源頭認(rèn)清危害檔案信息資源的因素。筆者認(rèn)為主要來源于三部分，第一是操作系統(tǒng)，第二是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，第三是網(wǎng)絡(luò)黑客。其中操作系統(tǒng)安全是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化首先要重視的安全管理。只有操作系統(tǒng)安全，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息資源網(wǎng)上傳遞才有可能。而硬件設(shè)備對(duì)檔案信息資源的安全性的威脅，主要在于CPU芯片的安全性?！熬W(wǎng)絡(luò)黑客”則是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行破壞、竊取等。維護(hù)檔案管理的安全性，這就要求必須結(jié)合檔案信息特點(diǎn)，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合利用，并健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等。

5.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有利于增強(qiáng)檔案利用的有效性，其規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一檔案材料規(guī)范、完整。只有完整的檔案材料才能進(jìn)行歸檔，將其進(jìn)行加工和整理，從而進(jìn)行合理和便捷的利用。第二，著錄標(biāo)引的準(zhǔn)確性。建立著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃，使每一項(xiàng)著錄標(biāo)引都能準(zhǔn)確地說明該事件，增強(qiáng)被檢索的概率，避免誤檢和漏檢等，提升檔案信息資源使用效率。

[1]單艷梨.淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2011，30（1）:112-113.

[2]徐葳.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)途徑探討[J].青年與社會(huì)，2013（13）:147-148.

[3]謝 麗 娜.淺 談 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化[J].華章，2012（30）:311-312.

[4]戴艷.淺談檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理[J].科技信息，2009（26）:227-228.

[5]楊秀麗.談對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界，2013（z3）:63-64.

[6]鄭海波.信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理[J].城建檔案，2011（1）:25-29.