楊麗茹

在任何企業(yè)組織中，崗位是最基本的構(gòu)成單位。想把一個(gè)企業(yè)管好，首當(dāng)其沖的，是先把一個(gè)個(gè)崗位管理好。崗位管理是一個(gè)復(fù)雜的體系，其中最基礎(chǔ)的手段，就是對(duì)崗位進(jìn)行文字性的界定和說(shuō)明，于是，崗位說(shuō)明書(shū)誕生了。

什么是崗位說(shuō)明書(shū)

崗位說(shuō)明書(shū)也稱工作說(shuō)明書(shū)，或職務(wù)說(shuō)明書(shū)，是用局面形式來(lái)表達(dá)工作分析的結(jié)果，其實(shí)質(zhì)是通過(guò)工作分析這一工具，對(duì)各個(gè)崗位的工作、性質(zhì)、任務(wù)、工作內(nèi)容、任職資格、工作標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一、明確的規(guī)定，是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)。

上海英特杰高級(jí)人才顧問(wèn)公司的徐永良先生，從事獵頭工作多年。用他的話來(lái)說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)是獵頭最熟悉不過(guò)的東西了，因?yàn)樗麄兊酶鶕?jù)客戶的崗位需求去“挖”合適的人選。很多時(shí)候，他們還親自操刀，撰寫(xiě)客戶的崗位說(shuō)明書(shū)。他說(shuō)，在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，科學(xué)地設(shè)計(jì)崗位，明確崗位職能，能夠確保將整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有員工的個(gè)人目標(biāo)，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)壓力轉(zhuǎn)化為每個(gè)員工的工作動(dòng)力和責(zé)任約束。一份完整的崗位說(shuō)明書(shū)，能為工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)。

崗位說(shuō)明書(shū)涵蓋的內(nèi)容

一般來(lái)說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)至少應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾方面的內(nèi)容：

1、在這個(gè)崗位上的員工，需要完成哪些任務(wù)？

2、工作任務(wù)應(yīng)該在什么時(shí)候完成？

3、工作任務(wù)應(yīng)該在什么地點(diǎn)完成？

4、員工可以通過(guò)什么途徑、運(yùn)用何種方法完成任務(wù)？

5、為什么這項(xiàng)工作會(huì)提出這些要求？

6、能夠勝任該崗位的員工應(yīng)該具備哪些資質(zhì)？

雖然只是6個(gè)方面的內(nèi)容，但要把這個(gè)6個(gè)方面說(shuō)清了，說(shuō)透了，是要下一番工夫的。正如世界上沒(méi)有兩片完全相同的樹(shù)葉，同樣是總裁秘書(shū)，在行業(yè)、性質(zhì)都相同的兩家企業(yè)中，其崗位職責(zé)、崗位要求也可能因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模不同而出現(xiàn)較大差異?？墒瞧泻芏嗥髽I(yè)為了節(jié)約成本，盲目照搬其他公司的崗位說(shuō)明書(shū)，結(jié)果照著崗位說(shuō)明書(shū)招聘來(lái)的人，跟本公司一點(diǎn)也不合拍。徐永良笑言，在他的獵頭生涯中，這種事屢屢遇到，說(shuō)明有些企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到，為每個(gè)崗位“量身定做”一份崗位說(shuō)明書(shū)，對(duì)公司的發(fā)展壯大有多么大的好處。

崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容的設(shè)計(jì)

崗位說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容無(wú)統(tǒng)一范式，可依據(jù)企業(yè)的具體情況自行設(shè)計(jì)。針對(duì)電力企業(yè)“部門(mén)多、崗位多、人員多”的現(xiàn)狀，崗位說(shuō)明書(shū)可包含以下10個(gè)內(nèi)容模塊。

1、崗位基本信息

崗位名稱與崗位編號(hào)：崗位名稱要突出崗位的職能，崗位的編號(hào)一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；

所在部門(mén)：本崗位隸屬的部門(mén)名稱；

崗位定員：本崗位定員人數(shù)；

直接上級(jí)：指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，通常情況下，一個(gè)崗位只有一個(gè)直接上級(jí)崗位；

直接下級(jí)：指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱;

薪酬類(lèi)型：根據(jù)本單位的薪酬標(biāo)準(zhǔn)確定。

2、工作綜述（崗位概要）

指對(duì)本崗位職能進(jìn)行綜合、概括性的描述，只用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言文字闡述工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和要達(dá)到的工作目標(biāo)

3、崗位職責(zé)與工作任務(wù)

(1)崗位職責(zé)：

崗位職責(zé)是崗位工作描述的主體，指對(duì)工作項(xiàng)目的具體內(nèi)容進(jìn)行描述，一般也采用“三段論”的格式。

崗位職責(zé)的描述規(guī)則為：

①“動(dòng)詞+名詞(對(duì)象)+目標(biāo)(成果)”或“工作依據(jù)+動(dòng)詞+名詞(對(duì)象)十目標(biāo)”；

②必須盡量避免采用模糊的動(dòng)詞：如，“負(fù)責(zé)”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“管理”類(lèi)；

③必須盡量避免模糊性的數(shù)量詞：如，“許多”、“一些”類(lèi)；

④如果存在歧義時(shí)，要予以解釋、說(shuō)明。

(2)工作任務(wù)：

按照PDCI（即目標(biāo)設(shè)立、制訂計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查評(píng)估、總結(jié)反饋的績(jī)效管理循環(huán)）的方式盡可能的對(duì)每項(xiàng)工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致描述，具體詳細(xì)的說(shuō)明工作流程（有些內(nèi)容如果有規(guī)定、制度，可做必要說(shuō)明參見(jiàn)某規(guī)定和文件；）。

4、日常工作及定期工作：

即將該工作崗位的工作任務(wù)以時(shí)間不同加以區(qū)分，分為日常工作及定期工作兩種。盡量用準(zhǔn)確的語(yǔ)言對(duì)工作內(nèi)容加以細(xì)致的描述，并盡量使時(shí)間精確，做到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。

5、崗位考核：

規(guī)定對(duì)該崗位工作的考核辦法。將“崗位考核”編制進(jìn)崗位說(shuō)明書(shū)中，是全員績(jī)效考核中的崗位說(shuō)明書(shū)的特色之一;

6、日常會(huì)議

將日常應(yīng)召開(kāi)及參加的會(huì)議列出，并詳細(xì)說(shuō)明本職在會(huì)議中的地位（例如主持或列席）及參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議應(yīng)起到的作用和期望達(dá)到的目的。

7、工作權(quán)限

崗位權(quán)限指履行該崗位職責(zé)所必須在人事、財(cái)務(wù)、物流、信息等方面的權(quán)力支持。管理崗位權(quán)限主要有：管理權(quán)、指揮權(quán)、檢查考核權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、建議權(quán)、監(jiān)督權(quán)、審核權(quán)、知情權(quán)、物資支配權(quán)、部門(mén)文件和所發(fā)布信息的審核審批權(quán)等。一般職員的崗位權(quán)限主要有：執(zhí)行權(quán)、管理權(quán)、物資支配權(quán)、檢查權(quán)、審核權(quán)、知情權(quán)、建議權(quán)等。

8、工作協(xié)作關(guān)系

工作協(xié)作關(guān)系包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩部分。對(duì)內(nèi)主要指與直接上級(jí)或平級(jí)部門(mén)／崗位之間協(xié)作關(guān)系，一般填寫(xiě)最常聯(lián)系的3-5個(gè)部門(mén)或崗位；對(duì)外協(xié)作關(guān)系主要從上級(jí)單位、政府有關(guān)部門(mén)，客戶及中介組織等方面。要求詳細(xì)描述具體的工作關(guān)系以及任職者在其間的地位、位置，所起的作用。

9、任職資格

任職資格的內(nèi)容包括：學(xué)歷要求、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)資格、專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、身心條件、語(yǔ)言表達(dá)能力、溝通能力、專業(yè)工種及崗位對(duì)英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)方面的要求。在對(duì)該崗位人員的任職資格要求上，分為基本條件和理想條件，基本條件指要完成本崗位工作職能任職者必須具備的資格，本欄必須全部填寫(xiě)；理想條件是指從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，本崗位人員最好要具備的資格，要求敘述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。

10、其他

其他部分包含工作環(huán)境、工作條件和工作時(shí)間。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實(shí)際工作環(huán)境，如崗位是否面臨噪音、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會(huì)帶來(lái)生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作條件主要指從事本崗位工作所需基本物質(zhì)條件；工作時(shí)間主要是指本崗位工作時(shí)間的規(guī)律性。

崗位說(shuō)明書(shū)的六大作用

1、為招聘、錄用員工提供依據(jù)

● 確定崗位的任職條件

崗位說(shuō)明書(shū)里已經(jīng)確定了這個(gè)崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來(lái)挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用只也能降格使用，例如工資等級(jí)要下降，或者職務(wù)要略微下降。

● 崗位說(shuō)明書(shū)將作為簽訂勞動(dòng)合同的附件

崗位說(shuō)明書(shū)將作為員工錄用以后簽訂的勞動(dòng)合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問(wèn)題也已經(jīng)事先在崗位說(shuō)明書(shū)里約定好了，企業(yè)不需要對(duì)員工重復(fù)說(shuō)明。

● 作為入職培訓(xùn)的教材

員工被錄用以后，崗位說(shuō)明書(shū)可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。

2、對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理

在對(duì)員工目標(biāo)管理設(shè)計(jì)的時(shí)候，依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)所規(guī)定的職責(zé)，通過(guò)崗位說(shuō)明書(shū)可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時(shí)也便于設(shè)計(jì)目標(biāo)。

● 崗位說(shuō)明書(shū)是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證

目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說(shuō)明書(shū)里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見(jiàn)，崗位說(shuō)明書(shū)是目標(biāo)管理的一個(gè)基本依據(jù)。

● 依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)

在崗位說(shuō)明書(shū)中，具體某個(gè)項(xiàng)目有幾項(xiàng)職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰(shuí)，都有非常清楚的說(shuō)明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時(shí)查閱崗位說(shuō)明書(shū)，以便更明確、有效地對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。

3、是績(jī)效考核的基本依據(jù)

● 崗位說(shuō)明書(shū)確定了崗位職責(zé)

在績(jī)效考核的時(shí)候，只有通過(guò)考察崗位說(shuō)明書(shū)，才會(huì)知道只有這個(gè)崗位才有這個(gè)職責(zé)，才能去考核這個(gè)崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說(shuō)明書(shū)中根本就沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說(shuō)明書(shū)在工作目標(biāo)管理和績(jī)效考核工作中起很大的作用，也是績(jī)效考核的一個(gè)基本依據(jù)。

● 崗位說(shuō)明書(shū)確定了職責(zé)范圍

崗位說(shuō)明書(shū)明確確定了某一項(xiàng)職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項(xiàng)工作沒(méi)有完成或出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，責(zé)任十分清楚。

● 崗位說(shuō)明書(shū)確定了考核內(nèi)容

崗位說(shuō)明書(shū)還規(guī)定了考核評(píng)價(jià)內(nèi)容。績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說(shuō)明書(shū)寫(xiě)的是一個(gè)樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個(gè)樣。

4、為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

直接決定薪酬的是崗位評(píng)價(jià)，所以崗位說(shuō)明書(shū)所提供的依據(jù)評(píng)價(jià)是間接的。崗位評(píng)價(jià)是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個(gè)薪酬體系需要以崗位評(píng)價(jià)為支撐性資料。而崗位評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說(shuō)明書(shū)，如果沒(méi)有崗位說(shuō)明書(shū)、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無(wú)法進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)。因此，從根本上說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說(shuō)明書(shū)，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

5、員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)

對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要，有針對(duì)性地對(duì)具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說(shuō)明書(shū)的任職要求。

6、為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)

人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開(kāi)發(fā)，就是通過(guò)一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開(kāi)發(fā)，離不開(kāi)人事考核。人事考核是以員工為對(duì)象，以崗位說(shuō)明書(shū)的要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說(shuō)明書(shū)也為這項(xiàng)工作提供了一個(gè)依據(jù)。

談到崗位說(shuō)明書(shū)的作用，上海DDI人力資源咨詢公司的高級(jí)顧問(wèn)萬(wàn)鏡嵩有話要說(shuō)。曾在某外企擔(dān)任高級(jí)人事經(jīng)理多年的她，感觸最深的就是：“很多人日復(fù)一日，朝九晚五，可是根本不清楚：我究竟該干些什么？不止一個(gè)人在挨了上司批評(píng)后委屈地說(shuō)，從來(lái)都沒(méi)有人告訴我，這件事是我的職責(zé)！”

編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的流程

為了節(jié)約編制崗位說(shuō)明書(shū)的成本，其結(jié)果可能是浪費(fèi)更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點(diǎn)也馬虎不得。一份科學(xué)的崗位說(shuō)明書(shū)出爐，通常遵循著這樣的流程：

1、在開(kāi)展編寫(xiě)工作之前，人力資源部應(yīng)和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹(shù)立崗位責(zé)任意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。

2、人力資源部梳理所有崗位，可靈活選用問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級(jí)關(guān)系、對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)系、任職資格等要素，編制崗位說(shuō)明書(shū)模板。

3、將模板發(fā)放至每個(gè)崗位，每位員工有權(quán)對(duì)所在崗位的模板提出異議并進(jìn)行修訂。

4、人力資源部收集所有修改意見(jiàn)再次修訂崗位說(shuō)明書(shū)。

5、各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)所有崗位的崗位說(shuō)明書(shū)審訂確認(rèn)；

6、人力資源部對(duì)所有崗位說(shuō)明書(shū)定稿。

7、崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)不是一勞永逸，隨著電力企業(yè)的變革會(huì)給崗位提出新的要求。因此，編寫(xiě)出規(guī)范的崗位說(shuō)明書(shū)后，還應(yīng)建立起崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。

崗位說(shuō)明書(shū)的意義

通過(guò)編制并實(shí)施全員崗位說(shuō)明書(shū)，就是要進(jìn)一步明確和規(guī)范各崗位職責(zé)，使不同層面的工作人員了解自己的工作內(nèi)容、目標(biāo)與職責(zé)及任職條件。從崗位分析入手使得管理工作有的放矢，真正做到人盡其才、才盡其人、職盡其用。從規(guī)范全員崗位說(shuō)明書(shū)為切入點(diǎn)，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理，提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)的工作效率。