郝偉斌

摘 要：本文比較全面地探討了高校畢業(yè)生“棄檔”的原因、后果以及解決的措施。全面闡述了高校畢業(yè)生人事檔案對個人、社會、國家的重要性，進而思考當前改下畢業(yè)生人事檔案管理存在的不足，最后提出了相應的解決辦法。

關鍵詞：高校畢業(yè)生；“棄檔”；人事檔案

近年來，隨著高校招生規(guī)模的擴大，畢業(yè)生的數(shù)量在逐年增高，畢業(yè)生就業(yè)空間逐漸擴大，選擇工作的自由度也逐步上升，這些現(xiàn)象導致高校畢業(yè)生檔案不被重視和認可，加之每年臨近大學畢業(yè)，又到了準畢業(yè)生們尋找就業(yè)的黃金時期，心思固然不會集中在除就業(yè)之外的辦理各種繁雜的程序上。一些暫時沒有落實工作單位的畢業(yè)生們沒有按照相關規(guī)定將檔案放到人才交流中心或人才流動管理處進行托管，而將檔案留在了學校，而學校最大權限代為保管兩年，兩年之后關于檔案的去向無人問津，自己也不關心，長此以往產生大量的“棄檔族”或“死檔”。對個人、社會、國家都產生了巨大的壓力和負擔。

所謂高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象主要指高校學生在畢業(yè)時完全不理會個人檔案，沒有按照有關規(guī)定履行相關手續(xù)將其存放在相關的檔案托管機構；或存放后長期不辦理手續(xù)、不繳納存檔費用，也包括檔案放置在個人手中的現(xiàn)象。一般高校畢業(yè)生“棄檔”有三種情況：一是將檔案“棄”在學校；二是將檔案“棄”在人才交流中心后不再辦理相關手續(xù)、繳納相關費用；三是揣在自己手中。

1.相關研究綜述

近幾年來，“棄檔”的現(xiàn)象頻現(xiàn)報端，逐漸成為社會各界爭議的話題。截止2014年3月，在讀秀知識庫中輸入“棄檔現(xiàn)象”進行檢索，得到圖書2種，期刊107篇，報紙9篇，學位論文4篇。在中國知網輸入“棄檔現(xiàn)象”進行檢索，得到相關記錄227條。輸入“大學畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象”得到4條記錄。由此可見關于“棄檔”現(xiàn)象的研究成果還不算成熟也不全面。

以上與本篇論文相關的文獻和論文中主要有：鄭典宜發(fā)表在蘭臺世界的《對高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的理性反思（2013年第5期）論文中，主要闡述了大學畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的原因，反思我國人事檔案制度的弊端并提出了相應的對策。山東大學碩士研究生高燕的論文《“棄檔”現(xiàn)象研究》（2011年）主要從檔案學之外的角度，如心理學基礎、社會學基礎等領域論述了“棄檔”現(xiàn)象產生的原因，并提出了改革人事檔案的具體措施。周昌平發(fā)表在廣西民族師范學院學報上的《畢業(yè)生檔案“棄檔”風險及預警管理》（2012年3期）主要論述了畢業(yè)生“棄檔”所隱含的風險，對畢業(yè)生今后的消極影響并提出解決的方案。張姣和張盼發(fā)表在蘭臺世界《“棄檔”引發(fā)的思考》（2013年20期）和《關于“棄檔”現(xiàn)象的分析及思考》（2013年23期）都介紹了產生“棄檔”現(xiàn)象的原因以及思考改革我國人事制度的必要性并提出相應對策。廣西名族大學陳齊的碩士論文《“棄檔”問題及其對策研究》一文深層次論述了“棄檔”產生的原因、并揭示了我國人事檔案管理體制和人事檔案自身存在的不足，呼吁應改革我國的人事檔案管理體制和模式，充分改革和利用人事檔案，改善和完善人事檔案的功能，促進我國人才戰(zhàn)略的實施。

針對高校畢業(yè)生 “棄檔”現(xiàn)象問題，至今沒有比較全面的專著和論文。但是近年來，由于“棄檔族”、“無頭檔案”等熱門詞語的出現(xiàn)，逐漸引起了檔案學者對它的關注，但是對于大學畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象這方面文章大都只是針對其某個方面提出存在的問題，或對問題進行淺顯的分析，大都不夠全面。

2.高校畢業(yè)生“棄檔”原因分析

2.1 高校畢業(yè)生的人事檔案意識淡薄

一方面是不了解相關政策。據(jù)相關調查，百分之七十的學生不知道畢業(yè)后各種個人相關文件、證明、檔案管理流程和管理政策。[1]而且很不可思議的是，很多準畢業(yè)生們對于個人檔案的相關內容都從來沒有了解過，甚至有畢業(yè)生明確表示對個人檔案沒必要關心，因為從沒有給他帶來什么價值，所以也不會主動去咨詢相關部門了解個人檔案的存放程序。

另一方面是沒有意識到檔案的價值。隨著人才流動的加快，大學畢業(yè)生就業(yè)空間也逐漸增大。除了事業(yè)單位和公務員的選拔之外，部分學生選擇了私企等其他沒有人事權的單位就業(yè)。目前只要個人能力和工作能力很強，能給企業(yè)、工作單位帶來利潤，為企事業(yè)單位創(chuàng)造更多價值，不管是否有個人檔案，或者檔案里是否有不良記錄，是否偽造都無所謂，單位也不關注，更不重視。[4]所以這種現(xiàn)象導致大量畢業(yè)生對自己的個人檔案報以無用的態(tài)度，這種觀念導致大量“人檔分離”。

2.2 檔案保管費用較高

由于負責托管檔案的人才交流中心或檔案寄存處代管檔案屬于有償服務，每年要收60元左右的檔案保管費用作為檔案托管費。費用雖然不多，但對于沒有經濟能力的畢業(yè)生來說有一定的壓力。畢業(yè)生大部分要么將檔案“棄”在學校，超過兩年的保管期限后，如無人問津檔案被打回原籍；要么“棄”在人才交流中心或檔案寄存處。后者的“棄檔族”認為，每年都去辦理繳費等手續(xù)實在沒必要，還浪費時間，等用著的時候再說。之后再也不會給人才交流中心按時間交納相關的檔案管理費用，反正人才交流中心也不會將之前的檔案棄之不顧。日積月累，這種思想觀念導致“沉睡”的檔案大量堆積，給檔案托管部門帶來巨大的負擔和壓力。[5]

2.3 人事檔案管理機構的分散化、非專業(yè)化

我國現(xiàn)存的檔案管理機構分布眾多、但比較分散、且多為各職能部門的附屬機構、缺乏專業(yè)性，不能滿足我國畢業(yè)生的人事檔案保管存放的需求。嚴重影響我國檔案管理工作質量的提高和人才信息庫的建設，同時對我國人事檔案的宏觀控制產生重大的制約作用。這樣的弊端為大學畢業(yè)生帶來了很多的不方便，也影響了他們對人事檔案管理機構的信任度，導致了“棄檔”問題的高發(fā)。

2.4 人事檔案功能的弱化

在現(xiàn)代市場經濟大環(huán)境下，人事檔案已不再如從前支配著人們的工作、升職，對畢業(yè)生的求職就業(yè)等不再具有決定性影響，如今，畢業(yè)生人事檔案中記錄的信息不能滿足用人單位的需求，他們更注重的是畢業(yè)生的實際工作能力和經驗，而對以前畢業(yè)生的情況不關注。[6]所以人事檔案已不再對畢業(yè)生的工作生活具有明顯的作用，自然也就不會受到過多的重視。endprint

同時，很多大學和檔案管理相關單位目前都還沒有一套規(guī)范的人事檔案管理制度，對于畢業(yè)生檔案管理沒有相關的管理規(guī)定，畢業(yè)生們由于檔案轉遞手續(xù)的繁瑣復雜，干脆放棄自己的檔案。

2.5 人事檔案管理手段落后

由于計算機的普及和信息網絡技術的發(fā)展，我國傳統(tǒng)的人事檔案信息在內容和載體上也不能適應現(xiàn)階段的發(fā)展狀況，因此人事檔案管理手段必須要跟隨時代需求而產生多樣性的變化，現(xiàn)人事檔案的管理大部分還停留在手工方式處理紙質文書檔案的階段，其落后的管理手段越來越無法適應形勢的發(fā)展和市場需求。[7]因此大學畢業(yè)生缺乏對檔案管理的信任而“棄檔”，或是由于落后的管理方式導致檔案的缺失而“被棄檔”。

3.大學畢業(yè)生“棄檔”造成的后果

3.1 對個人的影響

如果沒有個人檔案，在以后的工作中所涉及到轉正定級、計算工齡、人事變動和社保福利等情況時，個人權益無法得到保障。大學畢業(yè)后，如果他們選擇了“棄檔”，無視檔案的潛在價值，很多年以后依然沒有計算工齡，沒法辦理定級轉正、計算工齡、評定職稱、人事變動等程續(xù)。[7]若有具有人事權的單位接收或者到新的單位就職，因其檔案材料不完整，也會影響到工作的正常調動。

3.2 對社會的影響

“棄檔”者的失信帶來檔案管理部門高額的管理成本，大量“棄檔”和“死檔”的出現(xiàn)，使得人才市場的檔案管理部門需要花費大量的人力、物力、財力去管理，已經不堪重負，而且這種狀況還在惡化。按照規(guī)定，人才市場檔案管理部門只要接收到檔案，即使本人未辦理相關手續(xù)，交納費用，也必須先管理起來，是不能退回或銷毀的。因而給社會造成很大壓力。

3.3 對國家影響

新時期大學生就業(yè)工作事關整個國家的穩(wěn)定大局，“棄檔”現(xiàn)象的加劇，影響和諧社會的構建，如何最大限度地保障畢業(yè)生的權利，確保國家人才戰(zhàn)略的實施，促進畢業(yè)生充分就業(yè)等是國家和政府時刻關注的頭等大事?！皸墮n”現(xiàn)象的蔓延，也反映了中國現(xiàn)有的就業(yè)保障體制的不健全，將給畢業(yè)生今后的生活和發(fā)展都帶來了一定的隱患。

4.解決高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的對策

4.1 提高對高校畢業(yè)生檔案重要性的認識

大學畢業(yè)生必須要重視自己的檔案，從入學開始到工作中都要按照相關的制度主動移交個人人事檔案的相關材料及證明文件，這樣才能減少個人檔案遺失的可能性。在畢業(yè)生離校時，順利就業(yè)的學生一定要咨詢學校就業(yè)指導中心工作人員，了解個人檔案的最佳寄存方式，做到心有定數(shù)，沒有及時就業(yè)的學生，在順利就業(yè)之前，要及時將檔案放在戶籍所在地所屬人才市場辦理人事委托代理，再找到工作后再采納更佳的存放方式。檔案管理部門要積極主動地完成大學畢業(yè)生人事檔案重要性的宣傳工作，并做好檔案托管方式。

各用人單位也要轉變思想觀念，準確認識大學畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮的的重要作用。大學畢業(yè)生人事檔案雖然存在著內容單一以及造假、偽造等問題，但是，人事檔案所包含的內容不失為用人單位甄選人才的一個有效的途徑。至少它是真實的、是具有法律效力的，因此，各用人單位在招聘員工時，應把畢業(yè)生的人事檔案作為一項重要的考察依據(jù)。

4.2 建立高校畢業(yè)生人事檔案管理的相關制度

首先要制定和完善大學畢業(yè)生人事檔案管理的相關制度，如能充分體現(xiàn)畢業(yè)生能力素質方面的材料信息要定期補充，及時更新，使畢業(yè)生的人事檔案內容更加充實，更加完善，畢業(yè)生還能根據(jù)用人單位要求的能力素質來鍛煉提升自身的綜合能力；[8]同時為了避免畢業(yè)生人事檔案內容的虛假現(xiàn)象的發(fā)生，需要建立完備的監(jiān)督管理制度和嚴格的檔案補充和更新制度，保障畢業(yè)生人事檔案內容的真實性和全面性。明確檔案管理過程中每個環(huán)節(jié)的相關責任，使畢業(yè)生檔案內容越來越全面、真實、規(guī)范。

檔案管理員要按照《畢業(yè)生人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件要求，結合各大學實際情況制定相應的制度收集材料，那些能體現(xiàn)畢業(yè)生政治素質、思想品德、實踐能力等方面的材料需要重點關注。[8]需要建立一定的檔案收集規(guī)章制度來嚴格大學畢業(yè)生人事檔案收集范圍，同時保證大學畢業(yè)生人事檔案收集范圍的制度化；整理中按規(guī)定需剔出的檔案材料，要進行登記并報學校領導批準后方可予以處理。學校及相關部門要相互協(xié)調、密切配合，主動將畢業(yè)生在工作、生活中形成的具有保存價值的材料移交到學校人事檔案管理部門。

在大學畢業(yè)生畢業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議取得報到證后，大學檔案管理部門應當及時按報到證上顯示的單位名稱將畢業(yè)生檔案傳送到人才交流機構的或有人事權的就業(yè)單位。大學畢業(yè)生人事檔案在進行轉遞前，相關檔案管理人員應該檢查畢業(yè)生人事檔案的內容，不符合要求的材料要及時剔除出去，對檔案內容不全或者檔案材料遭到損壞的要及時進行增添或修補，規(guī)范轉遞程序。大學畢業(yè)生人事檔案轉出要按照規(guī)定認真填寫轉遞通知單并按照特定的方式轉遞給轉入方，轉入方接收檔案后應認真核實檔案材料，做好接收檔案的登記，同時檔案轉遞通知回執(zhí)單的確認、確認無誤后的署名和蓋章、寄回給轉出方的各程序都需要規(guī)范。為了確保畢業(yè)生人事檔案的安全，減少人事檔案轉遞過程中丟失及損壞等，在轉遞時應避免自己攜帶。

4.3 提高高校畢業(yè)生人事檔案管理機構水平

畢業(yè)生檔案在我國檔案事業(yè)中占據(jù)著重要的地位，同時發(fā)揮著重要的作用。因此需要建設一支既能熟練掌握深厚的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代科技技術又具有較強實際操作能力的人才。在招聘人才時，不僅要注重應聘者的檔案相關專業(yè)知識，而且要注重應聘者各個方面的素質。從檔案管理人員自身來說，首先要深入了解大學畢業(yè)生人事檔案的重要性，增強責任心，認真履行職責。其次，檔案管理人員不僅要掌握精深的專業(yè)知識，并提高他們的掌握信息技術等現(xiàn)代技術的能力，檔案隊伍建設才能跟上時代發(fā)展的步伐，使檔案管理方式能適應新技術知識和先進的管理技術的發(fā)展。第三，要進行多種形式的培訓和學習，培養(yǎng)出一定數(shù)量的業(yè)務技能好、綜合素質高、精通電子計算機技術的現(xiàn)代化的管理人員、技術人員，使檔案工作者盡快的適應檔案領域的新發(fā)展。[3]endprint

4.4 提高高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化水平

伴隨互聯(lián)網信息的普及和發(fā)展，網絡科學技術的加深，畢業(yè)生檔案管理工作也急需進行改革傳統(tǒng)的模式來適應社會的發(fā)展，運用現(xiàn)代化管理理念、先進的科學技術，新的信息技術來代替某些傳統(tǒng)的管理方法和手段，提高管理效率，同時為了檔案信息的安全管理，可以使用信息加密技術和防火墻技術等新技術來保護檔案信息安全。為了確保確保畢業(yè)生檔案的真實可信，可以建立電子型的個人信用卡，加強個人檔案誠信記錄。

首先，通過計算機、網絡、通訊等現(xiàn)代技術和現(xiàn)代先進設備將畢業(yè)生人事檔案的文字、圖片等紙質檔案材料轉變成電子文件，實現(xiàn)畢業(yè)生人事檔案的電子化，并將紙質文件和電子文件的保存并舉，便于畢業(yè)生人事檔案的保存管理及查閱利用。其次，可以利用計算機網絡技術建立規(guī)范、統(tǒng)一的畢業(yè)生人事檔案信息系統(tǒng)，并為用人單位招聘優(yōu)秀人才提供他們所需要了解的相關信息，而且為了向用人單位展示自己，畢業(yè)生本人還可以利用本人的檔案信息系統(tǒng)展示自己，這樣通過網絡技術快速傳遞，使大學畢業(yè)生檔案管理與信息時代相結合，便于畢業(yè)生人事檔案的管理，并體現(xiàn)了學生檔案利用的社會化和信息化。近年來由于大學畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的增多，社會各界對畢業(yè)生檔案的管理逐漸重視起來，國家以及省市各級組織也制定了若干畢業(yè)生人事檔案管理的相關法規(guī)、政策和規(guī)定，通過宣傳、培訓等方式使大學畢業(yè)生逐步認識到人事檔案對于自己的重要性，大學畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象也得到一定的緩減。然而，我們應該認識到，畢業(yè)生人事檔案管理過程中的規(guī)范性、檔案管理現(xiàn)代化、信息化等問題仍然是大學畢業(yè)生人事檔案管理中面臨挑戰(zhàn)的問題，比如，為了保障大學畢業(yè)生個人利益，為了企事業(yè)單位能更好的吸納到優(yōu)秀的人才，促進人力資源的優(yōu)化，為了使大學畢業(yè)生人事檔案管理工作更加完善，為了使國家的人才競爭等綜合效益得到進一步的提升。我們必須要培養(yǎng)檔案意識增強檔案思想觀念，因此必須把握好畢業(yè)生檔案管理過程的每一個環(huán)節(jié)，提高畢業(yè)生人事檔案管理的信息化水平。我相信，大學畢業(yè)生人事檔案的管理必定能取得科學、合理、長足的發(fā)展，在社會生活的各個方面發(fā)揮其應有的作用，逐漸減少大學畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

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