閆玲

摘要：

財(cái)會(huì)檔案主要包含會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表和工資名冊(cè)等多項(xiàng)財(cái)務(wù)管理文件，財(cái)會(huì)檔案的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，主要應(yīng)用到會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)和檔案管理專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，一般情況下，財(cái)會(huì)管理部門(mén)很少有員工能夠掌握兩個(gè)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這增加了檔案管理工作的難度。因?yàn)樨?cái)會(huì)部門(mén)員工的不專(zhuān)業(yè)，財(cái)會(huì)檔案的分類(lèi)也并不是很吻合實(shí)際需要。為此，對(duì)財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法進(jìn)行了分析，并提出了幾項(xiàng)常用編制方法。

關(guān)鍵詞：

財(cái)會(huì)檔案；專(zhuān)業(yè)；檢索工具；編制

中圖分類(lèi)號(hào)：

F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198（2014）18-0126-01

財(cái)會(huì)檔案記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)等單位的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。若要實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案的有效應(yīng)用，必須能夠及時(shí)按照要求獲取相應(yīng)檔案信息。目前，我國(guó)大部分單位都存在檔案檢索困難問(wèn)題，造成這種局面的原因就是在制定財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系時(shí)，沒(méi)有采取合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。要做好信息檢索工作，必須根據(jù)管理人員的實(shí)際工作需要，科學(xué)規(guī)劃利用多種檢索工具，提高檢索成功率和檢索效率。

1 檔案檢索工具的基本功能和作用

在財(cái)會(huì)檔案管理中，我們經(jīng)常用的檔案檢索工具主要應(yīng)用于查找、報(bào)道檔案資料。根據(jù)財(cái)會(huì)檔案自身信息的特點(diǎn)，以及人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案的常規(guī)需求，可以制定不同的檢索工具。

1.1 功能

（1）存儲(chǔ)信息。檔案檢索工具可以記錄案卷和文件的內(nèi)容特征與外形，并采用一定的歸檔方法把這些信息進(jìn)行合理的劃分、排列。

（2）查找信息。當(dāng)有人需要調(diào)用檔案信息時(shí)，根據(jù)查找條件，在已經(jīng)歸類(lèi)的檔案信息中查詢相關(guān)信息，通過(guò)逐級(jí)細(xì)化，最后確定要找的檔案。存儲(chǔ)檔案信息就是為了方便以后的查找，查找信息是對(duì)已存檔信息的有效利用。

1.2 作用

（1）橋梁。

財(cái)會(huì)檔案館存儲(chǔ)的檔案信息數(shù)量多，復(fù)雜度高，而人們對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越多，這兩方面問(wèn)題都加劇了供求矛盾。要解決這一矛盾，就需要一條紐帶連接供與求，使用戶需求快速得到滿足，從而使財(cái)會(huì)檔案的利用率得到提高。

（2）查找。

身處信息時(shí)代，各單位都注意對(duì)信息的采集，目前，財(cái)會(huì)檔案信息在數(shù)量上來(lái)說(shuō)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，要在繁雜的檔案信息中快速提取用戶需要的信息，必須借助檢索工具，檢索工具為用戶提供一條直接通往檔案信息的捷徑。

（3）管理。

要開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)工作，就必須使用檢索工具。使用檔案檢索工具，方可使員工快速了解檔案性質(zhì)和檔案主要內(nèi)容，對(duì)提高工作效率，方便非會(huì)計(jì)、檔案管理專(zhuān)業(yè)工作人員工作有重要意義。

2 財(cái)會(huì)檔案檢索工具種類(lèi)和編制方法

2.1 常見(jiàn)檢索工具

要科學(xué)合理的管理好財(cái)會(huì)檔案，可能要應(yīng)用到多種檢索工具。選擇合適的檢索工具，必須考慮到財(cái)會(huì)檔案性質(zhì)，用戶需求特征，以及長(zhǎng)期的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。以下就是幾種常見(jiàn)的檢索工具：

（1）按照編制方法劃分檢索工具類(lèi)型。

第一，目錄。規(guī)劃?rùn)n案時(shí)，把擁有相同性質(zhì)的檔案劃分為一類(lèi)，并按一定次序排列，生成檢索工具。

第二，索引。記錄財(cái)會(huì)檔案的檔號(hào)、存儲(chǔ)位置和主要內(nèi)容，并把這些信息按相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行排列。

第三，指南。指南其實(shí)是介紹檔案信息的書(shū)面資料，或者查詢檔案的工具書(shū)。它是對(duì)檔案信息的綜合概括。

（2）按照檢索范圍劃分檢索工具類(lèi)型。

第一，一個(gè)全宗。介紹與檢索對(duì)象是全宗的某一部分檔案或全宗檔案。

第二，若干全宗。介紹與檢索對(duì)象是某一個(gè)檔案室或多個(gè)檔案室的檔案信息。

第三，專(zhuān)題。介紹與檢索對(duì)象為與某一專(zhuān)題有關(guān)的檔案信息。

（3）按照載體類(lèi)型劃分檢索工具類(lèi)型。

第一，計(jì)算機(jī)檢索。把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)根據(jù)用戶提供的關(guān)鍵詞對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索。這種檢索工具檢索方式多樣，檔案信息存儲(chǔ)量大，檢索效率高。是目前和今后檔案檢索工具的發(fā)展方向。

第二，書(shū)本式檢索。將檔案信息分類(lèi)，制定目錄，將目錄記錄在紙張中，并制成活頁(yè)式書(shū)籍，便于檔案信息的更新維護(hù)。

第三，卡片式檢索。顧名思義，這種檢索工具就是一張記錄了檔案信息的卡片，卡片上記錄的是內(nèi)容相關(guān)的條目。

2.2 分析目前財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法

在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常需要調(diào)用財(cái)會(huì)檔案中的信息。而由于目前我國(guó)大多數(shù)單位編制財(cái)會(huì)檔案的依據(jù)只是財(cái)會(huì)檔案實(shí)體分類(lèi)，它本質(zhì)上只是按檔號(hào)制定的館藏目錄，并不一定適合實(shí)際工作需要。從檢索的角度講，檔號(hào)屬于層次較低的檢索語(yǔ)言，只能解決財(cái)會(huì)檔案分類(lèi)和排架問(wèn)題，并不支持實(shí)際的信息檢索。

例如，當(dāng)有客戶向檔案館求助，請(qǐng)求檔案館查找押金收據(jù)。查找流程應(yīng)該是：首先查找負(fù)債類(lèi)，然后查找應(yīng)付賬款，最后查找押金收據(jù)。但在實(shí)際操作時(shí)，由于編制不合理，導(dǎo)致工作人員需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能確定財(cái)會(huì)檔案保存在哪里，或者根本就無(wú)法找到，這樣就嚴(yán)重影響了工作效率。

此外，很多時(shí)候工作人員不能準(zhǔn)確的為用戶查找到檔案資料，主要因?yàn)椴涣私鈱?zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。因此，檔案管理人員除了學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要對(duì)財(cái)會(huì)檔案中常見(jiàn)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)有一定了解。

因此，我們必須深刻理解管理好財(cái)會(huì)檔案的重要意義。在實(shí)際工作中，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的財(cái)會(huì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，編制科學(xué)的財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系，提高財(cái)會(huì)檔案的利用率。

3 制定財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系的原則

3.1 分類(lèi)法

要縮短檢索信息的時(shí)間，就必須做好對(duì)信息的分類(lèi)，分類(lèi)是認(rèn)識(shí)、區(qū)分事物的開(kāi)始。通過(guò)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)可知，會(huì)計(jì)科目與情報(bào)檢索系統(tǒng)具有相同的分類(lèi)方式，采用等級(jí)隸屬的原則對(duì)各科目的關(guān)系進(jìn)行描述。體系分類(lèi)法被廣泛應(yīng)用于情報(bào)檢索系統(tǒng)，它能把等級(jí)概念在知識(shí)分類(lèi)中直接體現(xiàn)出來(lái)。

體系分類(lèi)是以學(xué)科與專(zhuān)業(yè)集中文獻(xiàn)為參考依據(jù)的分類(lèi)方式。類(lèi)是指具有同樣特性事物的集合，類(lèi)可以進(jìn)行多級(jí)劃分。例如，數(shù)學(xué)可以劃分為高數(shù)、線性代數(shù)、幾何等；線性代數(shù)可以劃分為直線、曲線、極限等。通過(guò)多級(jí)劃分，子類(lèi)隸屬于母類(lèi)，形成嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的隸屬制度。

財(cái)會(huì)檔案主要記錄了資金的流動(dòng)情況，通過(guò)分析會(huì)計(jì)對(duì)象，了解經(jīng)濟(jì)管理需求，把具有相同性質(zhì)的會(huì)計(jì)對(duì)象劃分成一類(lèi)。通過(guò)分類(lèi)，可以把資金分為五類(lèi)：支出、收入、凈資產(chǎn)、負(fù)債與資產(chǎn)。按照層層隸屬的原則將會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分：上級(jí)科目統(tǒng)領(lǐng)下級(jí)科目，是對(duì)下級(jí)科目?jī)?nèi)容的總括；下級(jí)科目是對(duì)上級(jí)科目某一具體內(nèi)容的詳細(xì)分析。

3.2 主題法

主題檢索語(yǔ)言通過(guò)詞語(yǔ)對(duì)概念進(jìn)行描述，這種檢索語(yǔ)言不區(qū)分概念間關(guān)系，按照語(yǔ)、詞、字的順序進(jìn)行排列，采用主題法檢索工具，能使用戶的特性檢索需求得到滿足。主題目錄的優(yōu)勢(shì)是不會(huì)受到分類(lèi)體系的影響，不論主題詞概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主題檢索語(yǔ)言可以避免分類(lèi)法中大目錄覆蓋小目錄的問(wèn)題，檢索的準(zhǔn)確性更高。但是，應(yīng)用主題檢索語(yǔ)言，仍有很多苦難。比如說(shuō)，編制主題目錄的一個(gè)難點(diǎn)就是標(biāo)引，標(biāo)引需要選用較規(guī)范的詞語(yǔ)。

3.3 兩種方法的綜合運(yùn)用

分類(lèi)法具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，而主題法具有較強(qiáng)的專(zhuān)指性。若要設(shè)計(jì)一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)會(huì)檔案檢索工具必須綜合利用分類(lèi)法和主題法，綜合兩種方法的優(yōu)勢(shì)，掩蓋彼此弊端。目前應(yīng)用到財(cái)會(huì)檔案檢索工具是對(duì)檢索法和主題法的綜合運(yùn)用。

3.4 做好與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通

要真正做好財(cái)會(huì)管理工具，編制工作效率高的財(cái)會(huì)檔案檢索工具，檔案管理工作者必須密切聯(lián)系單位財(cái)務(wù)部門(mén)，了解財(cái)務(wù)部門(mén)的最新型動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整檔案檢索工具，適應(yīng)用戶對(duì)財(cái)會(huì)檔案的新需求，保障服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

信息的價(jià)值在于信息的傳播與利用，財(cái)會(huì)檔案是一個(gè)單位的財(cái)富，要讓這筆財(cái)富增值，就必須提高財(cái)會(huì)檔案的利用率。財(cái)會(huì)檔案管理工作者，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，在實(shí)踐中探索，不斷改進(jìn)檔案檢索工具，為用戶提供便捷高效的服務(wù)。此外，我們必須以發(fā)展的眼光的看待財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制問(wèn)題。結(jié)合當(dāng)代信息技術(shù)，把智能化技術(shù)應(yīng)用到財(cái)會(huì)檔案檢索中來(lái)，不斷提高財(cái)會(huì)檔案的檢索效率。

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