李承浩

摘 要 近年來，國內(nèi)高校為了解決圖書館座位的占座問題自主研發(fā)或購買了圖書館座位管理系統(tǒng)。本文用文獻(xiàn)研究方法分析了目前高校圖書館座位管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，在系統(tǒng)需求分析的基礎(chǔ)上改進(jìn)了座位管理業(yè)務(wù)流程，細(xì)分了讀者的身份、增加了智能手機(jī)預(yù)約和取消座位功能。設(shè)計(jì)優(yōu)化圖書館座位管理流程的目的在于盡可能杜絕占座，使圖書館座位資源分配趨于合理化、人性化，從而在圖書館座位管理問題上達(dá)到圖書館管理員和讀者的“雙贏”。

關(guān)鍵詞 座位管理系統(tǒng) 業(yè)務(wù)流程圖 高校圖書館

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 研究背景

高校圖書館憑借幽靜舒適的學(xué)習(xí)環(huán)境、多渠道獲取參考資源的優(yōu)勢，備受校園師生們歡迎。但高校圖書館內(nèi)卻普遍存在著占座問題，而且日趨嚴(yán)重。占座不僅使高校圖書館有限的座位資源得不到最大限度的利用，還給圖書館管理造成了負(fù)面影響，為此各高校紛紛采取相應(yīng)措施來試圖解決占座問題。經(jīng)近5年內(nèi)的有關(guān)文獻(xiàn)查閱發(fā)現(xiàn)：

馬愛芳（2009）、①張愛科（2012）②探討了我國高校圖書館利用手機(jī)終端為讀者服務(wù)的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)服務(wù)功能主要集中于信息查詢、各種通知等功能，而還未提供圖書館座位的預(yù)約系統(tǒng)。

高培超（2010）以成都理工大學(xué)為例，對圖書館座位區(qū)各個(gè)時(shí)段的“在座人數(shù)”和“有效空座數(shù)”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)研究，發(fā)現(xiàn)了主要問題并非資源不足。相反的是，座位資源浪費(fèi)情況相當(dāng)嚴(yán)重，③這就說明了設(shè)計(jì)開發(fā)圖書館座位管理系統(tǒng)的必要性。

王宇新（2012）分析了在系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施運(yùn)行過程中可能遇到的人流集中時(shí)的排隊(duì)選座、占座行為的及時(shí)有效監(jiān)管等幾個(gè)問題，采取提供預(yù)約、增加選座終端、自動(dòng)分配座位、暫時(shí)離開方式等功能來解決了上述問題，④不過在解決讀者暫時(shí)離開座位的問題上尚未考慮到當(dāng)讀者暫時(shí)離開后無法按時(shí)趕到座位的情況，只是簡單地以違規(guī)來處理，缺乏人性化的管理。

據(jù)曾文雯（2013）所調(diào)查的20所使用座位管理系統(tǒng)的高校圖書館中，僅有8所高校圖書館座位管理系統(tǒng)提供了網(wǎng)上預(yù)約座位的功能。⑤

楊更（2014）利用現(xiàn)有校園一卡通系統(tǒng)，通過ASP/SQL等軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自習(xí)室座位管理，網(wǎng)路預(yù)定等功能，解決高校圖書館自習(xí)室普遍出現(xiàn)的由于搶座、占座而導(dǎo)致的座位利用率低等問題，⑥但未能考慮到基于智能手機(jī)的座位預(yù)約功能。

鑒于以上文獻(xiàn)的研究，本文主要分析高校圖書館座位管理系統(tǒng)，欲達(dá)到高校圖書館座位管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

2 系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析的主要任務(wù)是在對現(xiàn)行系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查的基礎(chǔ)上，深入理解組織對信息系統(tǒng)提出的需求，從運(yùn)作和管理出發(fā)，完成管理信息系統(tǒng)的邏輯模型設(shè)計(jì)。因此建立一個(gè)結(jié)構(gòu)良好的管理信息系統(tǒng)，離不開對現(xiàn)行管理系統(tǒng)的調(diào)查。

2.1 需求分析

為了高校圖書館座位管理系統(tǒng)的需求分析，面向延邊大學(xué)在校生發(fā)放了調(diào)查問卷。此次調(diào)查發(fā)放了一共300份調(diào)查問卷，收回255份，回復(fù)問卷的讀者中本科生為204人，約占總回復(fù)人數(shù)的80% ，研究生為51人，占總?cè)藬?shù)的20%，其調(diào)查結(jié)果如表1。

從問卷調(diào)查結(jié)果中發(fā)現(xiàn)：（1）學(xué)生對圖書館座位管理系統(tǒng)的期望很高，應(yīng)該及時(shí)開發(fā)及使用高校圖書館座位管理系統(tǒng)。（2）學(xué)生比較喜歡自選座位方式，建議系統(tǒng)默認(rèn)選座方式為自選座位方式。（3）大部分學(xué)生認(rèn)為暫時(shí)離座及回座時(shí)的頻繁刷卡非常麻煩，有必要改進(jìn)暫離座位流程。（4）學(xué)生希望系統(tǒng)能提供利用智能手機(jī)來預(yù)約座位、取消座位的功能。

2.2 系統(tǒng)的可行性分析

（1）管理上的可行性。通過圖書館座位排定的管理方法，建立相應(yīng)的規(guī)章制度。學(xué)生是憑證取座，讓占座的同學(xué)不得不離開，去取憑證尋找屬于自己的座位，這樣就形成了良性循環(huán)，占座問題迎刃而解。（2）技術(shù)上的可行性。學(xué)生進(jìn)館后，先進(jìn)行刷卡確認(rèn)，刷卡系統(tǒng)采用校園一卡通系統(tǒng)，提供刷卡登錄機(jī)制，該機(jī)制使學(xué)生在觸摸屏一體機(jī)上登錄更方便。（3）經(jīng)濟(jì)上的可行性。借助原有圖書館管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)加工，使得開發(fā)費(fèi)用及所需設(shè)備價(jià)格在接受范圍之內(nèi)。實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)較為簡單，且觸摸屏一體機(jī)價(jià)格也不貴，并且作為座位預(yù)約系統(tǒng)終端的智能手機(jī)也是在學(xué)生中非常普及。

2.3 座位管理流程分析

業(yè)務(wù)流程分析是對業(yè)務(wù)功能分析的進(jìn)一步細(xì)化，從而得到業(yè)務(wù)流程圖即TFD（Transaction Flow Diagram），是根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查表中的資料和問卷調(diào)查的結(jié)果，按業(yè)務(wù)實(shí)際處理過程繪制在一張圖上。

（1）刷卡入館流程。讀者在經(jīng)過圖書館門禁系統(tǒng)時(shí)需要刷“校園一卡通”來接受讀者身份驗(yàn)證。系統(tǒng)將讀者身份分類為6種讀者身份（圖1）。

系統(tǒng)對于黑名單讀者拒絕入座一個(gè)星期；對于超時(shí)的讀者先記錄違規(guī)后允許入座；對于累計(jì)違規(guī)3次者系統(tǒng)自動(dòng)識別成黑名單。

通過身份驗(yàn)證的讀者就可選座，拿到系統(tǒng)輸出的入座憑證，就完成了一次刷卡就座的流程。

（2）預(yù)約和取消座位流程。預(yù)約功能的目的在于緩解讀者在刷卡入館高峰時(shí)間段內(nèi)選擇座位的壓力，給讀者提供便利服務(wù)（圖2）。

不過，在此次問卷調(diào)查中部分讀者指出了在線預(yù)約座位還不如手機(jī)預(yù)約座位方便，還指出了座位取消功能的缺點(diǎn)。當(dāng)預(yù)約座位讀者（或暫時(shí)離開座位讀者）因故無法按時(shí)趕到圖書館刷卡簽到的時(shí)候，就被系統(tǒng)認(rèn)為違規(guī)，缺少人性化。因此有必要在系統(tǒng)中提供利用手機(jī)APP進(jìn)行座位預(yù)約、取消或確認(rèn)離開的流程操作，從而避免發(fā)生違規(guī)的尷尬情況。

（3）離開座位流程。在設(shè)計(jì)離開或暫時(shí)離開座位流程時(shí)，需要減少刷卡入座的繁瑣操作。當(dāng)讀者暫時(shí)離開座位但尚未走出圖書館時(shí)，就不必刷卡申請暫時(shí)離座；此外，在就餐時(shí)間段內(nèi)座位保留到13：30（或18：30），而且在閉館前30分鐘開始，離開無需刷卡（圖3）。

3 結(jié)語

本文通過讀者的問卷調(diào)查進(jìn)行了系統(tǒng)的需求分析，在此基礎(chǔ)上完成了座位管理流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)。本文認(rèn)為高校圖書館應(yīng)本著“以人為本，服務(wù)于讀者”的原則，滿足讀者的各種需求的同時(shí)，不斷提高系統(tǒng)的可用性和可靠性，終將會(huì)實(shí)現(xiàn)圖書館管理員和讀者“雙贏”。

今后希望對高校圖書館座位管理系統(tǒng)的流程做進(jìn)一步優(yōu)化的基礎(chǔ)上繪制出一個(gè)數(shù)據(jù)流程圖，便于程序員設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫。

注釋

① 馬愛芳，楊國美.我國高校圖書館手機(jī)服務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)查與思考——以“211工程”院校為例[J].圖書館工作與研究，2009（12）：87-90.

② 張愛科.高校移動(dòng)圖書館服務(wù)狀況調(diào)查與分析——以“211工程”院校為例[J].情報(bào)探索，2012（12）：35-38.

③ 高培超，曾濤，張鈴，等.高校圖書館座位資源的使用現(xiàn)狀及建議——以成都理工大學(xué)為例[J].中國校外教育，2010（S2）：139+395.

④ 王宇新.高校圖書館應(yīng)用座位管理信息系統(tǒng)的問題探析[J].電子世界，2012（15）：110-112.

⑤ 曾文雯.高校圖書館座位管理系統(tǒng)使用情況調(diào)查[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2013（6）：45-49+28.

⑥ 楊更.圖書館自習(xí)室座位管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].經(jīng)營管理者，2014（9）：249.