文/吉林省延邊朝鮮族自治州檔案局 全東虎

一、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

（一）有利于促進(jìn)我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛利用使我國(guó)逐漸進(jìn)入了信息時(shí)代，并影響著各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。在信息化的沖擊下，人們的生活方式、工作方式以及學(xué)習(xí)方式也發(fā)生了變化，這也為我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了新的契機(jī)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸被提上日程，成為檔案管理人員所面臨的一個(gè)重大的挑戰(zhàn)。而辦公自動(dòng)化水平的提高使無紙化辦公成為一種發(fā)展的必然趨勢(shì)，并由數(shù)字化檔案所代替，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要我國(guó)必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，利用信息化的檔案管理方式。因此檔案數(shù)字化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是比傳統(tǒng)的檔案管理方式更具有先進(jìn)性和時(shí)效性，它將分散的信息用數(shù)字化的方式存儲(chǔ)起來，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的共享和利用，從而促進(jìn)了我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展。

（二）有利于滿足我國(guó)社會(huì)的發(fā)展要求

對(duì)于檔案來說，它記載了大量的數(shù)據(jù)、圖表、資料、文件等原始憑據(jù)，這為我國(guó)歷史發(fā)展的研究提供了詳細(xì)的、可靠的、具有說服力的歷史記錄，也是我國(guó)信息資源記錄的重要組成部分，具有重要的社會(huì)價(jià)值。我國(guó)檔案的管理者在利用檔案來完成某一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候就需要快速、準(zhǔn)確的調(diào)出所需要的信息，這說明人們對(duì)獲取檔案信息的準(zhǔn)確性、快捷性的需求也越來越高了。而數(shù)字化檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來說具有獲取方便、所保存的檔案不容易丟失等特點(diǎn)。所以檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新檔管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案查找方式，并且加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)，這樣一來不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源的社會(huì)共享，還能夠滿足我國(guó)社會(huì)發(fā)展的要求。

（三）有利于順應(yīng)我國(guó)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

檔案數(shù)字化建設(shè)相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說具有一定的優(yōu)勢(shì)，如傳統(tǒng)的檔案記載容量有限，而紙質(zhì)材料所需的成本較高，而數(shù)字化的檔案記載的容量很大，它可以節(jié)約大部分空間和成本。再如紙質(zhì)的檔案不容易保存，一旦出現(xiàn)了損壞或者丟失就無法還原或找到了，而數(shù)字化的檔案可以保留許多份原文件以備不防之需。數(shù)字化檔案和傳統(tǒng)檔案還由于檔案記載的內(nèi)容比較多，紙質(zhì)的資料讀起來很不方便，而數(shù)字化的檔案則可以輕松查閱，通過檢索的方式將自己所需的資料找出來，這樣可以節(jié)約一些時(shí)間。除此以外，傳統(tǒng)的檔案只能夠展示一些文字、圖片等，這些都不能滿足人們對(duì)一些復(fù)雜工程的認(rèn)識(shí)，而數(shù)字檔案則可以通過電腦操作來達(dá)到人們所需要的記錄要求。

（四）有利于我國(guó)檔案信息資源的開發(fā)和利用

檔案的數(shù)字化工作就是開發(fā)和合理利用檔案的信息資源，所以說要想有效的開發(fā)和利用檔案的信息資源，就必須搞好檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。檔案的數(shù)字化建設(shè)有利于開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)的發(fā)展服務(wù)；還可以更好的開辟全新的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)體系，確保信息獲得的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。除此之外，數(shù)字化檔案在使用和交流的過程中不受地域的限制，它可以在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的利用和服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)，對(duì)檔案的信息資源的利用也越來越頻繁，所以加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)會(huì)使得檔案工作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間密切相關(guān)、同步發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。

二、我國(guó)檔案數(shù)字化實(shí)踐中出現(xiàn)的問題

（一）檔案信息化管理不規(guī)范

目前我國(guó)檔案管理中，大部分管理人員年齡偏大，他們對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用還不夠靈活，再加之落后觀念的影響使他們對(duì)新事物、新信息的了解和接受能力都不高，這就導(dǎo)致了他們?cè)诠ぷ鞯倪^程中不能按照新形勢(shì)的發(fā)展要求對(duì)檔案數(shù)字化、信息化管理加大重視力度。還有一些單位雖然有懂如何操作計(jì)算機(jī)的技術(shù)人員，但是由于他們對(duì)數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的缺乏而導(dǎo)致了他們?cè)趯?shí)踐工作中不能很好地進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。

除此之外，由于不同單位之間的經(jīng)濟(jì)狀況、物質(zhì)基礎(chǔ)等因素的制約，使得各地在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在著明顯的差異，這就導(dǎo)致了各地區(qū)之間不能很好的進(jìn)行信息共享從而出現(xiàn)了信息孤島現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)這一方面，由于當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的滯后性以及對(duì)數(shù)字化缺乏整體規(guī)劃和科學(xué)發(fā)展，使我國(guó)的檔案管理還沒有從文件管理向數(shù)字管理完全過度過去。研究人員的研究也只是為了研究而研究，沒有將其運(yùn)用到實(shí)踐中去，還有一些研究人員在研究的過程中只重視理論知識(shí)的延升而不重視傳統(tǒng)檔案理論和數(shù)字化檔案理論之間的轉(zhuǎn)變，這對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐形成了阻礙。綜上所述，我國(guó)檔案在數(shù)字化建設(shè)中之所以存在這些問題，其中最大的一個(gè)原因就是檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、內(nèi)部系統(tǒng)名目繁多等，這些問題從一定意義上制約著我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的整體發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化還沒有得到廣泛的應(yīng)用

目前人們還是習(xí)慣用紙制檔案，而我國(guó)許多地區(qū)對(duì)檔案的管理大多采用目錄式管理以及柜架式的保存方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅占用了大量的空間，而且還提高了對(duì)成本的要求，對(duì)于檔案的保存來說也具有不利因素。除了上面的問題之外，還有就是許多單位雖然運(yùn)用計(jì)算機(jī)來記錄檔案，但是他們并沒有將檔案完全轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，而是將其打印出來，這對(duì)信息的采集極為不利。最后一個(gè)也是最重要的問題就是隨著對(duì)信息化的要求逐漸增大，各單位出現(xiàn)了盲目建設(shè)“數(shù)字檔案館”的現(xiàn)象，但是由于后期投入不足使得“數(shù)字檔案館”取得的效果并不大，即使好一點(diǎn)的單位也只能查一些目錄，并不能做到對(duì)檔案進(jìn)行整體查閱。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)中資金不足

檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量的資金投入，但是我國(guó)檔案館屬于國(guó)家管理，本身沒有多少資金收入，檔案數(shù)字化建設(shè)和維護(hù)不僅需要技術(shù)的支持，還需要資金的大量投入，所以這就導(dǎo)致了我國(guó)檔案管理出現(xiàn)了資金不足的問題。我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展都是靠政府進(jìn)行資金投入來完成的，政府在投入資金的過程中還要對(duì)其進(jìn)行考察和研究，這就導(dǎo)致許多檔案館在建立網(wǎng)站之后因?yàn)橘Y金不足而不能做到檔案數(shù)字化建設(shè)。

三、如何使我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)在實(shí)踐中發(fā)展

（一）做好檔案的基礎(chǔ)性工作

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)之前首先要對(duì)檔案進(jìn)行整理，而對(duì)檔案的收集和整理則被稱之為檔案的基礎(chǔ)性工作。所以我們?cè)跈n案信息的收集過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，實(shí)事求是，杜絕在整理信息的時(shí)候出現(xiàn)造假現(xiàn)象，除此之外，在收集信息的過程中對(duì)一些不合理的現(xiàn)象進(jìn)行監(jiān)督，努力營(yíng)造一個(gè)公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，為我國(guó)檔案數(shù)字化的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）有選擇的進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)已逐漸被人們所重視，相信在不久的將來一定會(huì)得到迅速的發(fā)展，面對(duì)這樣的發(fā)展趨勢(shì)我們首先要做到的就是將檔案數(shù)字化建設(shè)重視起來。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，由于檔案數(shù)字化的過程中要對(duì)原有的檔案進(jìn)行復(fù)制，這就會(huì)涉及到侵權(quán)問題，所以我們除了遵循相關(guān)的檔案法之外還要遵循相關(guān)的著作法，對(duì)所復(fù)制檔案的作者適當(dāng)?shù)母兑恍└遒M(fèi)。另外在檔案信息的傳播過程中也要格外重視著作權(quán)的問題，避免發(fā)生法律糾紛，從而為我國(guó)檔案的傳播創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

（三）正確處理檔案數(shù)字化管理中的技術(shù)性問題

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，不僅要將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，還要考慮到這個(gè)技術(shù)是否適用于我國(guó)的檔案管理，而這些技術(shù)的投入則需要大量的資金支持。目前我國(guó)檔案管理部門現(xiàn)有的資金和技術(shù)都不能滿足數(shù)字檔案的建設(shè)，面對(duì)這種情況檔案管理部門要采取技術(shù)外包的形式來獲得技術(shù)和資金上的支持。檔案管理部門可以通過直接購(gòu)買已經(jīng)開發(fā)出來的技術(shù)和軟件，同時(shí)還要根據(jù)自身需要對(duì)購(gòu)買過來的技術(shù)和軟件進(jìn)行修改，并根據(jù)開發(fā)商的自身特點(diǎn)和需求對(duì)軟件進(jìn)行開發(fā)。除此之外還有一種外包形式，就是將檔案網(wǎng)站的建設(shè)以及數(shù)字化檔案的建設(shè)全部交給企業(yè)來做，這種外包叫做全外包，也需要大量的資金支持。

由于檔案管理的特殊性的影響，使得檔案管理部門在進(jìn)行外包的過程中可能會(huì)有一定的風(fēng)險(xiǎn)存在。所以在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，不僅要有選擇性的進(jìn)行外包，還要為其發(fā)展制定出一套整體的規(guī)劃，加大管理力度，提高自身技術(shù)水平，使各部門之間協(xié)調(diào)發(fā)展。

（四）加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)對(duì)技術(shù)要求比較高的工作，所以我國(guó)在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先，要培養(yǎng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中人才的管理能力，使他們能夠?qū)σ恍╉?xiàng)目做出正確的判斷和決策，并指導(dǎo)檔案管理的工作人員進(jìn)行工作。其次，還要加大對(duì)人才技術(shù)能力的培訓(xùn)，使他們順利完成工作。最后，還要引進(jìn)外來技術(shù)人員，與本單位的技術(shù)人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人員自身素質(zhì)的評(píng)估，讓他們認(rèn)識(shí)到自己的優(yōu)缺點(diǎn)，改正缺點(diǎn)發(fā)揮優(yōu)點(diǎn)，為我國(guó)檔案的數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

四、總結(jié)

檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案管理工作中的實(shí)踐是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式來說是一個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。所以我國(guó)在這么一個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代創(chuàng)新檔案管理方式、實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不僅有利于實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的優(yōu)化配置、提高檔案館的工作效率，還有利于降低信息運(yùn)輸時(shí)所耗費(fèi)的成本。除此之外，我們還要重視檔案數(shù)字化建設(shè)在發(fā)展的過程中出現(xiàn)的問題，并認(rèn)真總結(jié)出現(xiàn)問題的原因以及獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)由發(fā)展走向成熟。

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