文/廣西壯族自治區(qū)地球物理勘察院 何娟玲

在地勘單位文書檔案的管理中，分類、回收、歸檔和利用無疑是最重要的的工作環(huán)節(jié)，分類使文書檔案變得有條理，回收和歸檔是為了更好地保管和再次利用。但是隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，文書檔案面臨著新的挑戰(zhàn)，文書檔案該如何管理才能使其發(fā)揮出它的功能，更好地服務(wù)于地勘單位，這都需要我們重新思考。本文就如何規(guī)范化管理文書檔案，提出幾點建議，希望使文書管理更加規(guī)范。一、地勘單位文書檔案管理的現(xiàn)狀

通過對地勘單位文書檔案管理的現(xiàn)狀剖析，從中很容易發(fā)現(xiàn)，地勘文書檔案的管理方式停滯不前，幾乎沒有一點變革，無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，而且，文書檔案的管理工作沒有引起上級領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，管理人員也就無法很好地管理文書檔案，文書管理工作無法滿足地勘單位發(fā)展的需求。因為管理工作不能引起上級領(lǐng)導(dǎo)的重視，管理人員管理意識跟不上，同樣也不能對其工作有所重視。也正是由于對文書管理的不重視，導(dǎo)致在管理上資金投入少，人員配備上不合理，導(dǎo)致其工作并沒有專業(yè)人員來實施，不少工作人員是一些兼職人員，甚至是一些關(guān)系人員。除此之外，他們的工作不受到上級的重視，工作人員無法得到相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，使其思想停止在落后的層面，無法與時俱進(jìn)，文書檔案工作管理不規(guī)范。業(yè)務(wù)水平的低下，直接導(dǎo)致其管理的落后，致使文書檔案管理得不到有效的提高，這種惡性循環(huán)最終導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏其的真實性、有效性和高效性。所以要充分發(fā)揮地勘單位文書檔案的作用，為地勘單位的發(fā)展提供更加科學(xué)的資料管理，使其成為地勘單位發(fā)展重要工具，就必須對文書檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理。二、地勘單位文書檔案的重要性

（一）地勘單位文書檔案的作用

文書檔案是關(guān)于地勘單位工作的真實記載，它客觀地反映了地勘單位在各個歷史階段中的社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的狀態(tài),準(zhǔn)確地記載了地勘工作的變化和改革進(jìn)程,是地勘單位一份不可再生的資源和十分稀有的財富。實現(xiàn)地勘單位文書檔案工作管理規(guī)范化,將有助于加快地勘工作的進(jìn)程,更好地為地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會主義建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

（二）文書檔案規(guī)范化管理的重要意義

地勘工作是社會發(fā)展的基礎(chǔ)性、先行性工作,其范圍涉及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個領(lǐng)域。地勘工作所形成的文書檔案材料是地勘服務(wù)于社會的主要載體。通過設(shè)立完整的地勘文書檔案共享和社會化服務(wù)系統(tǒng),應(yīng)用現(xiàn)代化方法，科學(xué)管理文書檔案，將會為社會發(fā)展產(chǎn)生更大貢獻(xiàn)。由此觀之，地勘文書檔案規(guī)范化十分重要，且意義重大。

三、加強(qiáng)地勘單位文書檔案的規(guī)范化工作

（一）加強(qiáng)組織管理

若要實現(xiàn)文書檔案工作規(guī)范化管理，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真組織實施。地勘單位應(yīng)成立專門的文書檔案室，安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，單位有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)主管，使文書檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，文書檔案工作規(guī)范化才能有序開展和不斷推進(jìn)。

（二）建立健全管理制度

文書檔案工作必須有規(guī)律可循，有法可依。若要充分利用好現(xiàn)有的文書檔案，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，每個地勘單位應(yīng)依據(jù)自身的實際工作情況，嚴(yán)格依照《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等規(guī)范要求，建立健全地勘單位的文書檔案管理制度。比如，從各類管理文件的草擬與編號、分發(fā)與回收、歸檔和保管、作廢文件處理等一系列公文處理流程,建立一套完整的管理制度,切實以制度管人，以制度管事，嚴(yán)格照章辦理，保證各類文件的準(zhǔn)確、完整,使文書檔案得以規(guī)范化管理。

（三）改進(jìn)管理模式

保存檔案的目的是利用，否則只是一張張廢紙，這便是保存檔案的目的。對于地勘單位來說,經(jīng)過幾十年的的工作和發(fā)展積累了大量的文書檔案。這些檔案既是地勘隊伍的真實歷史記載,同時對于地學(xué)研究和其他各種科研具有重要作用，是進(jìn)行下一步地勘工作不可或缺的重要依據(jù)，更是地勘單位完善體制、健全管理體系、提高質(zhì)量、推動單位前進(jìn)的重要參考資料。鑒于其特殊的作用，為積極推進(jìn)地勘單位文書檔案規(guī)范化管理,要著重完善和做好以下工作：

1.建立文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫。地勘單位從建立至今，形成了大量的文書檔案，在這龐大的信息資源中，若要查找其中某份文件，靠以前的簿式目錄或卡片目錄手工檢索，不僅費(fèi)時費(fèi)力不說，其工作還難度非常大。但是用計算機(jī)信息化管理，對所產(chǎn)生的文件全部進(jìn)行電腦信息錄入，就能輕松實現(xiàn)案卷級目錄和文件級目錄的檢索，可以從檔案號、時間、責(zé)任人、題名、關(guān)鍵詞、編著單位等多方面方面進(jìn)行檢索，能夠方便、快捷、準(zhǔn)確地查詢到自己所需的檔案，大大地提高了查找的速度。

2.積極推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程。保存的文書檔案，隨著時間的推移，因為借閱和利用，會老化、破損、褪色甚至霉變，我們要有前瞻性，在檔案未受損前采取搶救措施，隨著計算機(jī)的普遍應(yīng)用，文件實現(xiàn)數(shù)字化已是不容質(zhì)疑的趨勢。

文書檔案數(shù)字化的實質(zhì)是將單位館藏的各種紙質(zhì)等文書的檔案信息，通過計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換成能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理的檔案信息,再遵循一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。這樣既可以使文書檔案不受到損害得以很好的保存，最大限度地延長了檔案的壽命，同時又可以實現(xiàn)文書檔案信息資源的利用,使文書檔案能夠更長久地為單位服務(wù)，一舉兩得，何樂而不為？

3.積極推進(jìn)文書檔案工作自動化。隨著社會的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已成為現(xiàn)代社會管理的重要工具，我們應(yīng)該充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高文書檢索的速度，提高文書檔案管理的效率。自動化辦公的應(yīng)用，使單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。這有利于上級領(lǐng)導(dǎo)及時掌握單位文書檔案的情況，還可使更多的科室參與到文書檔案管理工作中去，進(jìn)而提高他們對文書檔案管理工作的認(rèn)識。

（四）提高管理人員素養(yǎng)，提高管理質(zhì)量

1.建立激勵機(jī)制，激發(fā)管理人員積極性和能動性。建立激勵機(jī)制，采取激勵機(jī)制充分激發(fā)工作人員的潛在能力和積極性，這對于提高工作質(zhì)量起著重要的作用。對于地勘單位文書檔案管理工作也不例外，需要進(jìn)一步完善激勵機(jī)制，做到賞罰分明，使管理人員在獲得激勵的同時，能夠更加認(rèn)識到自己工作的重要性，從而增強(qiáng)責(zé)任感。在建立激勵機(jī)制時，應(yīng)該從工作人員職業(yè)資格開始，將文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標(biāo)中，針對業(yè)績較為突出、工作能力較強(qiáng)等管理人員，應(yīng)當(dāng)給予其同等的晉升機(jī)會。通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵的方法，不僅能夠大大增強(qiáng)管理人員對工作的熱愛，同時還能夠提高管理人員的創(chuàng)新能力和競爭意識，使管理人員以更加積極的態(tài)度面對工作，從而提高管理質(zhì)量。

2.重視管理人員培訓(xùn)，全面提高管理質(zhì)量。培訓(xùn)的目的是為了提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，以適應(yīng)新的形勢和工作要求。當(dāng)管理人員上崗時，必須對管理人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，使其明確自己的崗位職責(zé)和工作任務(wù)，進(jìn)一步了解地勘文書檔案管理的規(guī)范要求和內(nèi)部制度。由于社會發(fā)展快，管理技術(shù)更新快，單位應(yīng)該適時不定期地為管理人員安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)學(xué)習(xí)、進(jìn)修深造等機(jī)會，通過學(xué)習(xí)不斷提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，進(jìn)而推動地勘單位文書檔案規(guī)范化管理，為單位未來的發(fā)展打下更加堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

地勘文書檔案規(guī)范化是我國目前進(jìn)行的一項長期而又艱巨的任務(wù)，在工作中會不斷出現(xiàn)新的情況、新的問題，我們要及時全面掌握，并需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的知識，不斷地改進(jìn)工作方法，使地勘文書檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

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