文/深圳市公園管理中心 李娟

人事檔案管理就是人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用活動。人事檔案是人事管理活動中形成的、記述和反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案具有真實性、全面性、動態(tài)性和機密性特點，人事檔案的這些特點決定了它具有較高的法律效力。隨著經(jīng)濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新問題，人事檔案工作也著面臨新的挑戰(zhàn)。一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重視程度不夠

人事檔案工作屬于支持性、服務(wù)性的工作，自身沒有顯露在外的業(yè)績。而且由于具有一定的保密性特點，離一線工作比較遠(yuǎn)，人事檔案工作的成績與甘苦常常不為人所知，因此，在相當(dāng)多的單位與部門中，人事檔案工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，有些領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為，人事檔案管理只是一項簡單的保管性的工作，不值得花費太多的時間、精力和金錢。普遍存在不按規(guī)定配備檔案管理人員、檔案存放地點簡陋、硬件設(shè)備配置不足等問題。形成說起來重要、排起來次要、用起來需要、忙起來忘掉的狀況，導(dǎo)致人事檔案工作中常常出現(xiàn)管理上不到位、甚至有時疏于管理等現(xiàn)象，難以為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）人事檔案收集工作缺乏力度

人事檔案工作的基礎(chǔ)和前提是收集人事檔案材料。有些檔案材料形成部門和檔案管理部門之間聯(lián)系比較少，沒有及時把與人事有關(guān)的材料送到檔案管理部門，有些檔案管理人員平時不注重收集材料工作，人為地增加了材料收集工作的難度。在人事檔案材料收集過程中，存在“缺漏“現(xiàn)象，通常只重視在職人員檔案的收集，忽略了聘用人員、離崗人員檔案的收集工作，有些注意集中形成檔案材料的收集，而忽略了個別零散檔案材料的收集工作。造成人事檔案材料脫節(jié)斷檔。

（三）檔案人員隊伍不穩(wěn)定，流動性比較大

人事檔案管理工作是一項知識性、專業(yè)性比較強的工作，需要具備一定業(yè)務(wù)知識才能完成。在實際工作中，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作。而且檔案管理人員也不是單位的一線業(yè)務(wù)人員，檔案管理人員的地位被邊緣化。檔案部門是清水衙門，手中沒有權(quán)力，使一些檔案管理人員認(rèn)為檔案工作“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，把從事檔案工作當(dāng)做跳板，導(dǎo)致檔案管理人員流失嚴(yán)重，專業(yè)技術(shù)人員偏少，不利于檔案管理工作的開展。

（四）人檔分離、棄檔不用現(xiàn)象較為普遍

隨著人員流動的日益頻繁，有檔無人、人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，一些外來人員把檔案存放在人才中介機構(gòu)長時間不繳納托管費用，使檔案成為“棄檔”。也有一些職員跳槽頻繁，在離職時沒有辦理好檔案手續(xù)，新接收單位對檔案又沒有要求，導(dǎo)致檔案遺失。還有一部分人把個人檔案拿在手中，使檔案成為“死檔”。而申報職稱、轉(zhuǎn)正定級、辦理養(yǎng)老以及開具考研、出國證明等，都需要提供人事檔案。如果人檔長期分離，檔案就不能真實地反映個人不同階段的情況，這將給個人生活帶來極大的不便，個人的一些權(quán)益也得不到保障。

（五）人事檔案管理的信息化程度偏低

目前我國人事檔案的管理模式主要還是傳統(tǒng)的、封閉式的檔案管理模式，人事檔案主要由人員所在單位人事部門進(jìn)行封閉式管理，個人對自己的檔案沒有知情權(quán)，查閱或者復(fù)印個人信息必須經(jīng)過一系列審批手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)檔案利用者的需要提供檔案原件服務(wù)，在整個檔案使用過程中，要求檔案管理人員做到寸步不離。傳統(tǒng)人事檔案的儲存方式是紙質(zhì)載體，管理的重心是實體管理，目前大多數(shù)人事檔案管理工作仍然停留在手工檢索、人工管理階段，信息化水平較低、準(zhǔn)確性較差，一定程度上制約了人事檔案管理工作的發(fā)展。

（六）人事檔案利用效率不高

很多人事檔案管理模式是運用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，把人事檔案信息作為一種機密信息實行嚴(yán)格保護。由于過度重視人事檔案的保密工作，因而忽視了檔案所有人的知情權(quán)，也導(dǎo)致人才信息相互交流較少，人才自由流動受到制約，同時阻礙了人事檔案的合理利用，使人事檔案利用范圍較小、利用頻率偏低。在檔案實際工作中硬件設(shè)備投入不足、管理手段滯后等現(xiàn)象普遍存在，人事檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員和完善的檔案管理軟件，距離人事檔案管理現(xiàn)代化差距還很大，不能廣泛為外界提供檔案利用服務(wù)。

二、人事檔案管理工作的對策

（一）提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

人事檔案作為個人的主要信息載體，真實地記錄著人生的成長道路，是人事工作的基礎(chǔ)，要做好人事工作，首先必須做好人事檔案管理工作。人事檔案所具有的真實性、可靠性也決定了人事檔案是選用人才的重要依據(jù)。人事檔案管理工作做得好與壞，直接關(guān)系到每位員工的切身利益。各級領(lǐng)導(dǎo)要提高對人事檔案工作的認(rèn)識，真正把人事檔案工作擺到重要位置，并在實際工作中關(guān)心檔案管理人員的生活、待遇，為檔案管理人員多辦實事、排憂解難，使人事檔案管理工作在良好的環(huán)境中取得更大進(jìn)展。

（二）強化人事檔案材料收集、健全材料收集網(wǎng)絡(luò)

層層建立以人事檔案管理人員為主體、各材料形成單位有專人負(fù)責(zé)的材料收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成縱橫相通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。檔案管理人員要與材料形成部門加強聯(lián)系，捕捉形成材料的信息，使人事材料收集工作長期化、制度化。材料收集工作也可以采取內(nèi)外收集結(jié)合、主次渠道結(jié)合、集中全面收集與重點收集結(jié)合、跟蹤收集與突擊收集結(jié)合的方法，發(fā)函聯(lián)系或電話聯(lián)系直到登門索要等方式，及時收集新形成的檔案材料，使檔案內(nèi)容能夠及時得到補充，確保檔案材料的完整性。

（三）加強檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)

選配具有良好素質(zhì)的專兼職檔案管理人員，相應(yīng)提高檔案管理人員的待遇，并把檔案年度考核納入到管理目標(biāo)責(zé)任制考核中，注重保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定性，同時支持檔案管理人員參加各類專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，鼓勵采取“請進(jìn)來，走出去”的方式，學(xué)習(xí)檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗，不斷提高專業(yè)素質(zhì)和操作能力。認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范性文件，熟練掌握檔案專業(yè)知識和技能，掌握計算機網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的操作和維護能力，不斷適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，滿足檔案利用者的需求。

（四）實行人事代理制度，提高人事檔案管理效率

人事代理制度是由人才交流服務(wù)中心接受個人或用人單位的委托，代理人事關(guān)系和人事管理，提供人事社會化服務(wù)的一種新型的管理制度。包括計算工齡、工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、辦理養(yǎng)老以及開具考研、出國證明等出具以檔案為依據(jù)的各種材料。員工的人事關(guān)系委托人才交流服務(wù)中心管理，而勞動關(guān)系仍然是簽約的單位。單位和員工之間只存在聘用合同基礎(chǔ)上的勞務(wù)用工關(guān)系，而不具有人事上的依附關(guān)系。人事代理制度將人才的所有權(quán)和使用權(quán)相分離，變“單位人”為“社會人”，實現(xiàn)人才資源的合理配置，變“死檔”為“活檔”，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

（五）加強人事檔案管理信息化建設(shè)

建立個人電子檔案系統(tǒng)，實施人事檔案自動化管理。將個人檔案的基本信息錄入電腦，制作成電子檔案，方便人事檔案信息查閱，以適應(yīng)人才流動的需要。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實施人事檔案動態(tài)化、無紙化管理。利用電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將常用的檔案資料制成圖片文件，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化管理，檔案查閱、統(tǒng)計等日常工作實行微機操作，減少紙質(zhì)檔案的磨損和毀壞。建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，借助計算機網(wǎng)絡(luò)這一平臺，實現(xiàn)人事檔案社會共享，可以根據(jù)個人的不同情況，通過設(shè)置密碼或身份確認(rèn)等形式，提供所需要的人事檔案信息。

（六）提高人事檔案利用效率，發(fā)揮檔案的實際效能

實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，利用網(wǎng)絡(luò)查詢?nèi)耸聶n案信息，積極倡導(dǎo)個人檔案知情權(quán)。人事檔案可以采取“申請公開”的方式，在國家法律充許的范圍內(nèi)，向符合條件的檔案利用者提供服務(wù)。同時，要求人事檔案利用者必須嚴(yán)格尊重檔案的個人隱私，對不能開放的內(nèi)容堅決給予保護，不能隨意公開和擴散個人檔案的隱私信息，否則要受到法律的制裁。而且要充分利用人事檔案信息，開發(fā)人事檔案信息資源，努力提高服務(wù)質(zhì)量，積極做好人事檔案利用工作。

總之，人事制度改革給人事檔案事業(yè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，也提供了創(chuàng)新的機會，我們應(yīng)該抓住時機、與時俱進(jìn)，改變舊的、不適應(yīng)時代發(fā)展的制度和觀念，不斷完善人事檔案管理機制，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，積極探索人事檔案現(xiàn)代化管理新模式，為新時期人才管理和人才使用提供更快捷、更方便的服務(wù)。

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