文/福建省安溪縣醫(yī)院 吳穎蓉

檔案工作具有實踐性和操作性很強的特征，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和先進管理理念對基層檔案工作的滲透，傳統(tǒng)的檔案工作管理理念和方法的改革勢在必行，為適應(yīng)基層現(xiàn)代檔案工作的需要，基層檔案工作的管理對象、方法與手段必須有所創(chuàng)新與發(fā)展。我國的基層檔案工作分布于全國各地機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織等檔案立檔機構(gòu)，參與基層檔案工作的人員，要對傳統(tǒng)檔案管理理論及實踐進行反思并新益求新，除了掌握檔案管理知識外，還要學(xué)習(xí)管理學(xué)知識，將管理學(xué)基礎(chǔ)知識的基本原理、原則、技術(shù)和方法，與現(xiàn)代基層檔案工作的管理理念與工作方法進行有機融合。

一、應(yīng)用管理學(xué)原理是基層現(xiàn)代檔案工作的需要

目前檔案管理傳統(tǒng)理論和管理方法，已經(jīng)不能夠符合信息化環(huán)境下檔案工作實踐發(fā)展的要求，難以有效地開展基層的現(xiàn)代化檔案管理，基層檔案工作者不只是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案整理、開發(fā)、利用的管理者，而是要承擔(dān)本單位檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的整理、開發(fā)與利用等職責(zé)。一是檔案管理對象的更新，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔后形成的數(shù)字檔案所占的地位和比重也迅速上升，將逐步取代基層檔案館（室）以紙質(zhì)載體為主的檔案實體。基層檔案工作的現(xiàn)代化管理進程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。為此，要求基層擋案工作者必須融合現(xiàn)代管理理念，有效地開展基層檔案工作。二是管理方法的革新。在電子文檔一體化管理的背景下，基層單位要確保電子文件的安全可靠、真實完整和長期可讀，如果完全沿用傳統(tǒng)的檔案工作方法已經(jīng)很難行適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，前端控制和全程控制管理方法將貫穿于基層檔案工作的全過程?；鶎訖n案工作者不應(yīng)固守傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗，從經(jīng)濟與社會發(fā)展等多角度審視傳統(tǒng)的檔案管理理論和工作方法，充分應(yīng)用管理學(xué)原理，對傳統(tǒng)的檔案管理理論和工作方法進行全方位的創(chuàng)新與變革，以提高基層檔案工作的管理效率和管理水平。三是提高基層檔案工作者綜合分析、解決問題的能力?；鶎訖n案工作是一項具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，檔案工作人員只懂得傳統(tǒng)的檔案工作“收集、管理、利用”三部曲是遠遠不夠的，基層檔案工作者要主動學(xué)習(xí)管理學(xué)原理，把適用于檔案工作的管理學(xué)原理與方法和基層檔案管理實現(xiàn)無縫銜接，以推動基層檔案工作創(chuàng)新能力和綜合本領(lǐng)的提升。

二、應(yīng)用管理八項原則提升基層檔案工作整體水平

管理學(xué)是應(yīng)用廣泛、使用面積廣、技術(shù)含量高的一門學(xué)科和技術(shù)，在社會活動、組織活動和經(jīng)濟建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)都離不開管理學(xué)的應(yīng)用，管理學(xué)是所有從事管理活動的部門、單位、個人都必須掌握的基本知識?！肮芾恚侵竿ㄟ^實施計劃組織、人員配備、指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能與規(guī)程，協(xié)調(diào)機構(gòu)及人員的活動，實施既定目標(biāo)的過程”。應(yīng)用管理學(xué)原理于基層檔案工作中，要了解和清楚管理學(xué)的相關(guān)知識和體系結(jié)構(gòu)，將管理學(xué)與檔案管理學(xué)知識和基層檔案工作實踐相互融合，以達到基層檔案工作目的的最大效益和管理目標(biāo)的最大績效。

基層檔案工作提供的是信息收集、管理和利用服務(wù)，按照國際標(biāo)準(zhǔn)ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》的理念，服務(wù)也是一種的產(chǎn)品，服務(wù)的過程和結(jié)果就是檔案工作的“產(chǎn)品”。這一“產(chǎn)品”的管理也應(yīng)符合基層單位各項工作管理原則要求。

管理八項原則來源于管理學(xué)的全面質(zhì)量管理階段理論，全面質(zhì)量管理內(nèi)容和特征可以概括為“三全”，即管理對象是全面的、全過程的、全員的。基層檔案管理靈活運用管理八項原則有助于全面提升基層檔案工作的整體水平。管理八項原則的內(nèi)容有：“以顧客為中心、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法、互利的供方關(guān)系”。

將基層檔案工作與管理八項原則相互融合的方法如下：

（一）以顧客為中心

基層單位檔案是本單位知識資產(chǎn)和信息資源的主要組成部分，基層檔案管理部門要把提高服務(wù)效能作為基層檔案工作之本。檔案管理部門應(yīng)對檔案信息資源進行加工、整理并將蘊藏其中有價值的、適應(yīng)社會發(fā)展需要的各種知識信息挖掘出來，主動為檔案信息利用者提供經(jīng)過加工提煉具有較深層次和高質(zhì)量的檔案信息成品，滿足檔案利用者和單位各項工作對于檔案信息的需求。

（二）領(lǐng)導(dǎo)作用

建立集中統(tǒng)一管理檔案的機制，對檔案資源進行有效管理和開發(fā)利用，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，都與本單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作的決策與領(lǐng)導(dǎo)有著密切的關(guān)系。在基層單位檔案工作中將遇到各種各樣的問題和影響因素，如：領(lǐng)導(dǎo)檔案意識、人財物資源、培訓(xùn)、組織系統(tǒng)、規(guī)章制度、技術(shù)手段等，其中最大的影響因素是領(lǐng)導(dǎo)及其對檔案工作急需的人財物的關(guān)注度。如果本單位領(lǐng)導(dǎo)人忽視檔案工作，檔案工作難以提上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，就會出現(xiàn)檔案管理人員難以固定、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作薄弱、檔案資料不全、檔案設(shè)施、設(shè)備不全、保管和管理手段落后等現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，能夠為本單位的檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，確保本單位檔案工作組織到位、經(jīng)費到位和管理到位，使本單位的檔案管理走上現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。

（三）全員參與

歸檔文件資料的收集是檔案管理流程的基礎(chǔ)，檔案資料的開發(fā)利用是檔案管理的目的。要抓好收集與開發(fā)利用這兩個檔案工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅要靠本單位的專兼職檔案管理人員，還要賴于全員的共同參與，才能確保檔案收集齊全、完整，全面提高檔案信息資源的利用率。對于基層檔案管理的全員參與，全過程管理，檔案管理職能是由單位領(lǐng)導(dǎo)、單位各部門共同來承擔(dān)的，單獨依靠檔案部門和檔案人員，沒有其他部門的配合和支持也是做不好的。應(yīng)將文件材料的形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對其檔案工作職責(zé)的履行情況進行考核。

（四）過程方法

基層單位將檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統(tǒng)計、檔案的檢索、檔案的編研和檔案的利用等八個環(huán)節(jié)進行精細化的過程管理。例如，將檔案工作納入本單位各部門的管理工作職責(zé)之一，做到檔案工作與部門其他工作的布置、檢查、總結(jié)“三同時”，對科研課題、建設(shè)項目等檔案嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，做到“四納入”，通過強化檔案工作八個工作環(huán)節(jié)的過程管理，基層檔案工作可以更高效地得到預(yù)期的結(jié)果。同時，基層檔案工作必須注重各類檔案信息資源的前端控制過程的管理，因為，檔案工作是提供檔案信息資源產(chǎn)品的服務(wù)，基層單位在各項活動中形成、收到的文件與數(shù)據(jù)信息，是檔案工作環(huán)節(jié)的起點，其檔案信息數(shù)據(jù)輸入的質(zhì)量，決定著檔案整理、檔案檢索、檔案編研和檔案利用等數(shù)據(jù)輸出與共享的質(zhì)量。

（五）管理的系統(tǒng)方法

借鑒ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》和ISO15489.1《檔案管理通則》兩項重要的國際標(biāo)準(zhǔn)，針對檔案工作設(shè)定目標(biāo)管理由幾個相互關(guān)聯(lián)的過程進行管理，可以更高效地得到預(yù)期的結(jié)果。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T42-2009，企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，由“企業(yè)檔案工作組織建設(shè)、企業(yè)檔案工作制度建設(shè)、企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、企業(yè)檔案信息化建設(shè)、企業(yè)檔案工作設(shè)施設(shè)備”等部分組成，形成了一個整體的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的系統(tǒng)管理方法，標(biāo)志著企業(yè)檔案工作由行政文件規(guī)章為中心向以標(biāo)準(zhǔn)為中心、促進企業(yè)對檔案工作自律行為的轉(zhuǎn)變。

（六）持續(xù)改進

持續(xù)改進是基層檔案工作的一個永恒目標(biāo)。通過不斷地改進基層檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過檔案信息資源的整合和開發(fā)，為本單位的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

（七）基于事實的決策方法

基層檔案工作人員要善于具備對數(shù)據(jù)和信息邏輯分析或知覺判斷的能力，才能對本單位檔案工作存在的問題進行有效決策。例如，通過文檔一體化管理系統(tǒng)收集的電子文檔數(shù)據(jù)，可以有效地掌握各種門類檔案數(shù)據(jù)的的流量與流向與歸檔情況。例如，在文書檔案的電子數(shù)據(jù)管理方面，檔案工作人員應(yīng)關(guān)注電子文件在文書流程處理完畢，是否全部流向文書鑒定歸檔模塊，對當(dāng)年度形成的電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)信息進行邏輯分析，結(jié)合工作經(jīng)驗的知覺，就可以及時查清電子文件還未流向文書鑒定歸檔模塊的數(shù)量及滯留情況，以進行有效的前端控制決策，確保電子檔案歸檔的齊全、完整、準(zhǔn)確。

（八）互利的供方關(guān)系

基層檔案部門提供的檔案信息資源產(chǎn)品，將對本單位的檔案的收集、歸檔和服務(wù)產(chǎn)生重要影響，因此處理好檔案部門與形成文件材料的業(yè)務(wù)、職能部門的關(guān)系及其重要，基層檔案部門應(yīng)深入到本單位的業(yè)務(wù)與職能部門，指導(dǎo)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

三、運用人本原理，提升基層專兼職檔案人員人力資本價值

管理學(xué)的人本原理是：“人是管理系統(tǒng)的核心，管理活動應(yīng)在對人的思想、感情和需要充分條件的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮人的主動性、創(chuàng)造性和積極性?！眻猿帧耙匀藶楸尽钡睦砟睿貙⑼苿踊鶎訖n案工作的創(chuàng)新，促進我國檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

“以人為本”應(yīng)強化在“人力資本”方面的投資，管理學(xué)認(rèn)為“不經(jīng)過投資的人只能是生理意義上的自然人，而不能稱其為“人力資本”。參與基層檔案工作人員如果沒有接受過檔案管理學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，不具備檔案專業(yè)知識和相應(yīng)工作技能，從經(jīng)濟的角度來看，很難實現(xiàn)其在基層檔案工作中“人”的價值。

基層檔案工作“人力資本”則是體現(xiàn)在本為專兼職檔案工作人員的知識資本，對檔案工作的貢獻。強化本單位各部門、各項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)的專、兼職檔案人員定期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其在接受教育的機會、成本等價值，在專、兼職檔案人員身上的凝結(jié)。首先，基層檔案管理部門的專職檔案人員能出色地執(zhí)行檔案工作的管理職能。通過“人力資本”檔案教育的投資，使他們能夠比較全面地了解檔案管理學(xué)及相關(guān)學(xué)科理論知識，并能在實踐中靈活運用，并能不斷總結(jié)、補充、完善和發(fā)展。檔案管理部門工作人員知識面越廣，掌握的知識越多，才能在更好發(fā)揮在基層檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查作用，能夠行使統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案工作職責(zé)，指導(dǎo)監(jiān)督各部門、項目和專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。其次，各部門、項目的兼職檔案人員具有檔案管理知識，能夠更好地履行檔案材料的收集、整理環(huán)節(jié)工作職責(zé)，對歸檔的文件質(zhì)量負責(zé)，從而使各類歸檔文件及各種載體文件材料的前端控制職能得以實現(xiàn)。

管理學(xué)原理運用于基層檔案工作，必將進一步推動我國基層單位的檔案工作，向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的良好實踐轉(zhuǎn)變，全面促進我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展，極大地提高了我國基層檔案工作的管理水平。

[1]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實施指南[M].北京:中國檔案出版社,2010.

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