文/連云港市市區(qū)水工程管理處 劉卉

事業(yè)單位是國家調(diào)控的社會公共服務(wù)組織，事業(yè)單位內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)關(guān)系著日常辦事效率，對人力資源制定完整的調(diào)控管理體系，有助于實現(xiàn)人事隊伍的最優(yōu)化配置。因此，事業(yè)單位要注重人事檔案資料收錄于整編工作，對檔案資料利用與保管體制執(zhí)行全面改革。

一、人事檔案的重要性

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。任何一個單位組織都必須注重人事檔案管理工作，其不僅是對崗位職工的精細(xì)化管理要求，也是實現(xiàn)人力資源最優(yōu)化配置的關(guān)鍵。

二、從檔案管理制度實施規(guī)范化

檔案管理是對資料收錄于整編的綜合化管理，從多個方面對資料采取管控措施，提高了檔案信息使用的規(guī)范化水平。筆者認(rèn)為，事業(yè)單位人事檔案管理需從材料歸檔、檢查核對、傳遞使用、統(tǒng)計審查等方面開展。

（一）材料歸檔

人事檔案收錄前期，必須要做好材料歸檔工作，控制好相關(guān)資料信息，避免出現(xiàn)材料整編失誤等問題。材料歸檔主要是對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。

（二）檢查核對

一般來說，事業(yè)單位人力資源體系復(fù)雜多樣，每一個崗位人員需收錄的資料形式不一。對檔案資料內(nèi)容檢查、核對，這是整編流程最為關(guān)鍵的一點。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查。

（三）轉(zhuǎn)遞使用

檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，為了保持檔案資料的完整性，事業(yè)單位職員要隨時調(diào)整檔案所在的區(qū)域、單位、部門。因此，事業(yè)單位接受新職員檔案資料時，也要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整編處理。例如：轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出檔案、檔案注銷、填寫通知單、包裝、密封。

（四）統(tǒng)計審查

所有資料整編完畢，管理人員要詳細(xì)統(tǒng)計資料內(nèi)容，對其中相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次審查，提高檔案資料的準(zhǔn)確性。人事檔案資料審查主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況等，每一項都要按照步驟執(zhí)行操作。對審查中發(fā)現(xiàn)的問題，必須及時與職工本人核對，重新編制或修改后備檔存儲。

三、從檔案利用制度實施規(guī)范化

人事檔案收錄了事業(yè)單位各個職工的具體情況，為單位日常調(diào)控與管理提供了相關(guān)參考。檔案資料收錄于整編過程中，要充分考慮檔案資料利用機(jī)制，編制合理的資料分配與使用方案，才能提高檔案信息的可利用性。

（一）查閱

事業(yè)單位根據(jù)人事檔案分配需求，設(shè)立閱覽室以供利用查閱，提升檔案資料整編與利用效率。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理，也為收錄于整編操作流程提供了方便。例如，事業(yè)單位設(shè)定專用閱覽室，為資料收錄、處理、存檔等創(chuàng)造工作平臺。

（二）借出

檔案借出是資料整編常見問題，由于單位或職工使用要求，會出現(xiàn)借出資料等使用要求。管理人員要詳細(xì)審查檔案借出要求，借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等；這些都是資料整編管理不可缺少的內(nèi)容。

（三）證明

出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。事業(yè)單位檔案管理準(zhǔn)則規(guī)定，在出示證明材料時可選擇檔案資料為參考，但必須經(jīng)過管理人員批準(zhǔn)申請，才能把檔案作為一項證明，資料收錄與整編應(yīng)注意證明材料調(diào)用要求。

四、結(jié)論

機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展關(guān)系著社會現(xiàn)代化建設(shè)，人力資源是保證事業(yè)單位辦事效率的關(guān)鍵，搞好人事檔案資料管理是十分關(guān)鍵的。檔案資料收錄與整編是一套規(guī)范化流程，每一個環(huán)節(jié)都要按照步驟執(zhí)行操作，才能努力提升資料資源的有效利用率。針對傳統(tǒng)檔案資料管理模式的不足，管理人員要編制一套完整的收錄于整編方案，努力提升現(xiàn)有檔案資料的綜合利用率。

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