文/中冶北方（大連）工程技術(shù)有限公司 黃桂林

檔案系指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在各類業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。檔案能夠記錄、保存甚至揭示業(yè)務(wù)處理過程中的重要信息，為了解組織或機(jī)構(gòu)的發(fā)展沿革、把握其發(fā)展方向、甚至管理層決策提供可供參考的第一手資料。檔案管理工作由于保存的信息涉及經(jīng)濟(jì)資料、科研成果、背景資料等，甚至具有一定密級的資料，使得其保密工作變得更加重要。另外，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了更多方便的管理辦法，同時(shí)也對檔案保密管理工作提出了更高的要求。

一、檔案保密管理存在的問題

（一）檔案保密的基礎(chǔ)設(shè)備不完善

在傳統(tǒng)的檔案保密管理工作中，檔案的保存和利用主要是通過對紙質(zhì)的文件的查閱和復(fù)制實(shí)現(xiàn)的，由于實(shí)體檔案的物理特點(diǎn)和檔案保密性要求，對檔案保密的基礎(chǔ)設(shè)備要求也較高。但當(dāng)前的檔案保密管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)備往往受到管理者的忽略，使得實(shí)體檔案的保存和管理設(shè)備達(dá)不到基本要求。

（二）檔案保密管理人員等保密意識淡薄

組織或機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者和保密管理人員對檔案保密工作的意識不足，表現(xiàn)在：1.檔案管理工作的重要性沒有被充分認(rèn)識，進(jìn)而對檔案管理工作要求較低，直接影響了檔案保密工作的質(zhì)量；2.認(rèn)為當(dāng)先的信息技術(shù)環(huán)境下，檔案保密工作已經(jīng)處于“無密可?！保鞣N檔案信息都能夠通過先進(jìn)的手段獲取，導(dǎo)致了管理者和工作人員無意間將檔案資料泄露給他人；3.檔案保密工作的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不完善，檔案管理人員為用戶提供檔案過程中無據(jù)可循，導(dǎo)致檔案保密工作出現(xiàn)疏忽甚至出現(xiàn)泄密情況。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案保密工作出現(xiàn)的問題

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案保密管理工作出現(xiàn)的問題：1.檔案使用過程中不易對使用者進(jìn)行身份確認(rèn)、登記和記錄，使用者對相關(guān)保密政策不了解，容易在未經(jīng)許可的情況下通過網(wǎng)絡(luò)將檔案內(nèi)容傳播出去；2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案更容易被竊取和篡改，增加了電子檔案保密工作的技術(shù)難度和管理難度，對檔案工作人員的專業(yè)要求和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要求更加高。

二、檔案保密管理可采用的相關(guān)對策

（一）掌握本單位檔案工作的基本情況

檔案保密工作在不同的單位是有差異的，即使在同一個(gè)單位也包含不同種類的檔案，使得檔案保密管理有一定的差別。要順利開展檔案保密工作就要結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行管理。相關(guān)人員可以從以下方面了解其基本情況：1.單位的性質(zhì)，如國企、私企或事業(yè)單位；2.檔案的種類與數(shù)量，如人事檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、軍事檔案等；3.明確重要檔案，確定涉密檔案；4.掌握當(dāng)前檔案保密管理的基本情況，如分類、管理、利用等情況；5.分析檔案保密工作存在的問題；6.檔案保密工作需要完善的部分和具體解決方案。

（二）加強(qiáng)檔案保密工作培訓(xùn)，提高保密人員工作能力

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下瞬息萬變的現(xiàn)代化技術(shù)給檔案保密工作者提出了更高要求，只有不斷加強(qiáng)對管理人員的保密教育和培訓(xùn)，才能提升檔案保密工作的整體水平，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的作用。針對檔案保密工作的培訓(xùn)應(yīng)該主要包含以下方面：1.開展面向檔案保密工作人員和用戶等相關(guān)人員的保密培訓(xùn)與教育活動；2.開展檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，對檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)流程進(jìn)行培訓(xùn)；3.加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)知識、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全方面的培訓(xùn)，讓檔案工作人員積極同計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員進(jìn)行交流、學(xué)習(xí)，從根本上掌握網(wǎng)絡(luò)條件下的保密手段。

（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)備的管理

涉密檔案存放條件也是不可忽略的重要方面。為此需要配置專門的保密庫房，保證鐵柜、鐵門、鐵窗，明確相關(guān)庫房管理人員，必要時(shí)要配備專門的監(jiān)控器、報(bào)警器、防火防盜設(shè)施等。除此之外，將庫房的管理工作落實(shí)到個(gè)人，建立相關(guān)管理政策或法規(guī)才能保證檔案保密工作的質(zhì)量。

（四）制定檔案保密工作標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)

檔案保密工作除了強(qiáng)化管理者和基層管理人員的保密意識和工作能力外，也要明確制定出檔案保密工作的標(biāo)準(zhǔn)，通過政策法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包含以下幾個(gè)方面：1.明確適用范圍，針對的檔案類型，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，涉及的檔案管理業(yè)務(wù)流程，如檔案接收、整理、保管和利用等；2.工作標(biāo)準(zhǔn)的條文所引用的標(biāo)準(zhǔn)法律或者辦法等；3.概念與含義：對涉及到的相關(guān)概念進(jìn)行定義、解釋和說明；4.對檔案管理部門、檔案保密工作人員職責(zé)進(jìn)行梳理和說明；5.對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，包括檔案接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、電子檔案管理和定期維護(hù)等。

除此之外，構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)的檔案保密工作政策法規(guī)、操作流程也十分重要。其中包括，檔案保密工作人員的檔案接收、整理、保管流程，用戶利用檔案應(yīng)該遵守的保密法律法規(guī)、檔案借閱流程等。

（五）處理好檔案保密和檔案利用的關(guān)系

檔案保密和檔案利用之間的關(guān)系是相輔相成，對立統(tǒng)一的。檔案保密工作是保護(hù)個(gè)人、機(jī)構(gòu)、組織甚至國家的利益，是保證各部門工作順利推進(jìn)的前提。檔案利用是使檔案中的各類信息被充分合理使用，用來加強(qiáng)業(yè)務(wù)改進(jìn)、促進(jìn)組織發(fā)展和不斷進(jìn)步。做好檔案保密工作，能夠保證檔案的準(zhǔn)確性與完整性，能夠促進(jìn)檔案高效合理的使用。檔案被充分利用才能提升檔案保密工作的意義，提高工作質(zhì)量。正確處理它們之間的關(guān)系，才能在保證檔案保密性的前提下充分利用檔案信息資源。

總之面對檔案保密管理工作，我們要根據(jù)需要通過不斷學(xué)習(xí)尋找解決問題的辦法，應(yīng)對檔案保密管理中出現(xiàn)的各種問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

[1]檔案[DB/OL].維基百科：http://zh.wikipe dia.org/wiki/.

[2]郭淑月.檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].山東檔案,2011.

[3]員寧敏.高?？萍紮n案保密工作之我見[J].檔案學(xué)研究,2007(6):32.