文/浙江省麗水市蓮都區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理局 周葉菲

隨著城市化進(jìn)程的加快，人們對于城市生活提出了更高的要求。作為環(huán)衛(wèi)檔案管理部門，如何通過檔案信息來搞好城市市容環(huán)境衛(wèi)生工作，適應(yīng)現(xiàn)代城市發(fā)展需求，就是當(dāng)前急需解決的問題之一。而環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案管理的完善，離不開環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集、管理與利用。

一、城市建設(shè)中環(huán)衛(wèi)檔案的地位與作用

檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在各個領(lǐng)域當(dāng)中重要活動的歷史記錄，是對人類社會活動的真實反映，同時也是對歷史的見證。作為城市生活鏈條的終端，環(huán)境衛(wèi)生工作緊密地聯(lián)系到城市生活的各個方面，其工作水平和工作質(zhì)量直接反映了一個城市的整體生活水平。作為城市環(huán)境衛(wèi)生的原始記錄者，環(huán)衛(wèi)檔案是歷史的憑據(jù)，作為智慧的結(jié)晶，在城市建設(shè)中發(fā)揮不容忽視的作用。通過檔案記錄的歷史數(shù)據(jù)，可以對城市垃圾投放點的不足之處加以分析，建立優(yōu)化機(jī)制，才能夠服務(wù)城鎮(zhèn)居民的日常生活，同時也有利于垃圾處理水平以及綜合利用水平的提升。

二、收——認(rèn)真收集，規(guī)范環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案工作

第一，明確環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集范圍。環(huán)衛(wèi)部門應(yīng)該根據(jù)環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)本身具備的信息化特性，根據(jù)檔案歸檔的范圍要求，制定出與之相配套的保管期限表和歸檔范圍。收集的范圍主要包含了現(xiàn)存的數(shù)字化檔案與圖片；在收發(fā)電子文系統(tǒng)中的電子文件；各個科室在政務(wù)網(wǎng)中所產(chǎn)生的辦事指南和工作信息；網(wǎng)上的審批流程、依據(jù)和相應(yīng)的結(jié)論；在線監(jiān)測系統(tǒng)中，對于污染源重點監(jiān)管的監(jiān)測數(shù)據(jù)；人氣環(huán)境、重要地理位置的監(jiān)管；環(huán)衛(wèi)單位的人事管理材料和資產(chǎn)管理材料；各種類型的音像、視頻、圖表等多媒體資料等等。第二，明確環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集方法。在開展環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集工作之時，管理部門應(yīng)該做好充分地調(diào)研和論證，在設(shè)計環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案管理軟件時要兼顧開放性和兼容性原則，并且還能夠為今后調(diào)整數(shù)字化檔案的范圍預(yù)留一定的想象空間。收集手段可以利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接獲取，通過相應(yīng)的軟件，由檔案工作人員進(jìn)行邏輯歸檔，然后再按照規(guī)定做好備份與物理歸檔處理。嚴(yán)格執(zhí)行雙軌制度，確保紙質(zhì)檔案可以同數(shù)字檔案一一對應(yīng)。

三、管——強(qiáng)化管理，規(guī)范環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案工作

開展環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的保管工作，不僅要明白數(shù)字檔案載體本身所具備的特殊性，同時還應(yīng)當(dāng)兼顧環(huán)衛(wèi)檔案的重要性，其中心在于防止非法更改數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)信息丟失的出現(xiàn)，確保數(shù)字檔案持續(xù)性的使用以及長期性的安全可靠。為了方便管理，環(huán)衛(wèi)檔案管理部門應(yīng)該建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，確保其分類的科學(xué)性、功能的齊全性、管理的合理性。比如：環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的操作人員，應(yīng)該做到安全的上網(wǎng)操作，嚴(yán)格管理自己使用的檔案信息登錄賬號和密碼；未經(jīng)過殺毒的U盤、硬盤等，不得直接點擊打開使用。

四、用——注重利用，規(guī)范環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案工作

環(huán)衛(wèi)檔案信息化的目的在于充分地利用環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案，能夠服務(wù)于環(huán)衛(wèi)事業(yè)，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供幫助。在環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案工作中，應(yīng)該兼顧科學(xué)性和便民性，建立數(shù)據(jù)管理信息中心，同時滿足數(shù)字檔案利用兩個方面的需求：第一，對于整體城市的環(huán)衛(wèi)數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)的用戶（這里的用戶指的是內(nèi)網(wǎng)用戶），可以根據(jù)相應(yīng)的檢索權(quán)限來檢索單項數(shù)據(jù)，如果需要查看權(quán)屬之外的檔案數(shù)據(jù)資料，就需要上報中心管理人員，等待獲取權(quán)限之后再進(jìn)行訪問；第二，設(shè)置環(huán)衛(wèi)檔案Web開放性檢索，社會利用人員可以通過政務(wù)外網(wǎng)的登陸來檢索數(shù)據(jù)管理中心發(fā)布出來的環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)據(jù)信息。為了提升環(huán)衛(wèi)檔案管理的成效，在規(guī)劃與建設(shè)環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理中心時，必須要求環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)保持高度的統(tǒng)一性，確保環(huán)衛(wèi)各個部門的環(huán)衛(wèi)監(jiān)測和審批的信息都能夠進(jìn)入數(shù)據(jù)中心歸檔，這樣也方便之后對環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的分析與利用。

五、結(jié)語

總而言之，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的飛速進(jìn)步，環(huán)衛(wèi)檔案信息化進(jìn)程也在飛速發(fā)展。作為今后檔案管理的主流，環(huán)衛(wèi)檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化更值得數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的研究。環(huán)衛(wèi)檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)具體的要求進(jìn)行管理，并對于環(huán)衛(wèi)管理人員進(jìn)行定期的知識培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)，確保其更好地適應(yīng)環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的管理工作。只有如此，才能夠推動環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字檔案管理工作持續(xù)的進(jìn)行下去，為城市環(huán)衛(wèi)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。

[1]趙軍.新形勢下城市環(huán)衛(wèi)工作存在問題及解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2011(17):56-57.

[2]張靜.目前檔案管理中存在的問題及對策[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011(02):99-101.