文/華東師范大學檔案館 胡琨

檔案的來源有兩個方面：一是單位，二是個人。個人方面主要是比較著名和具有代表性的人物、家庭和家族。自“結繩記事”、“刻木為契”到書寫、印刷乃至電子時代，大量著名人物檔案歷經(jīng)大浪淘沙得以保存，為人類文化的傳承與精神文明的傳播做出了重要貢獻。高校有大批社會公知分子、科技領軍人才，為他們建立人物檔案不僅可以記錄學校管理、教學、科研的發(fā)展軌跡，也為學校創(chuàng)造了一筆豐富的“歷史文化遺產(chǎn)”。上世紀80年代末，部分國內(nèi)高校檔案館就開始進行建設人物檔案的有益嘗試，20多年的發(fā)展歷程并非一馬平川，卻也在不斷深化對人物檔案內(nèi)涵與外延的理解，對收集方式優(yōu)化與革新的探討。在經(jīng)歷了從“人物全宗”到“人物檔案”，“人物檔案”與“人事檔案”的區(qū)分，“人物檔案”建檔對象、內(nèi)容、方法的系列討論后，筆者認為高校人物檔案資源體系建設的時代已經(jīng)到來。

一、高校人物檔案工作的現(xiàn)狀與問題

1993年11月，原國家教育委員會首次制定《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》，并在1994年頒布實施，此后高等學校的檔案實體分類一直按此法執(zhí)行?！陡叩葘W校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》對黨群（DQ）、行政（XZ）、教學（JX）、科學研究（KY）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)（CP）、基本建設（JJ）、儀器設備（SB）、出版（CB）、外事（WS）、財會（CK）、聲像（SX）等實體分類都作了具體的規(guī)定，但沒有涉及人物檔案，只是在第一章“編制說明”的第五部分“關于實體分類中幾個問題的處理”中指出：“關于人物檔案、教師業(yè)務檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定”。

正因為參照法規(guī)的模糊規(guī)定，高校人物檔案工作一直缺乏清晰的思路與完整的體系。有些高校至今尚未建立人物檔案庫，有些高校已經(jīng)認識到人物檔案在傳承學校歷史，弘揚大學文化方面的重要作用，紛紛對知名院士、教授等建立人物檔案。還有些高校已開發(fā)出獨立的人物檔案信息管理系統(tǒng)，建檔對象除了學校學術精英外，還涵蓋眾多校友。筆者通過對國內(nèi)若干所高校檔案館的電話調(diào)研，發(fā)現(xiàn)當前高校人物檔案的實際工作普遍存在以下幾點問題。

（一）人物檔案的對象覆蓋面亟待拓寬

人物檔案是指人物在一生活動中形成的檔案整體，為傳遞信息或記錄某些活動及事項中產(chǎn)生有價值的原始材料。當前高校人物檔案建設中的人物有兩個特點：一是多為知名人物，包括兩院院士、各學科領域有影響力的教授、社會各界有成就的校友等；二是多集中于科研領域，如長江學者、“千人計劃”學者、學科帶頭人等。學校行政管理者、普通教師、學生則通常沒有被納入人物檔案的收集對象中。大學的歷史與文化來源于物質(zhì)、制度、精神等多個層面。新中國成立之初，我國新建或重組高等教育院校，一些行政管理者和教師的職業(yè)生涯史與高校發(fā)展史緊密相連。為這些人物建立檔案將更全面系統(tǒng)記錄大學歷史記憶，傳承大學優(yōu)良文化。

（二）未能區(qū)分不同人物檔案的收集范圍

人物檔案的收集范圍一般包括四類：一是對人物本人及相關人員開展口述訪談形成的直接及間接口述資料；二是與人物相關的論文，講座報告、新聞媒體報道等文獻資料；三是以傳記、證書、信件、手稿、檔案、專著、譯著、出版的教材、圖紙等為內(nèi)容的實物資料；四是舊有的以及本次收集工作中形成的各類聲像資料，包括照片、錄像、錄音等。

高校在收集人物檔案時，遇到人物相關材料，?！昂用济话炎ァ笔占貋斫M卷。不僅給檔案庫房帶來庫存壓力，也不利于人物檔案的編研利用。檔案收集的目的是檔案利用，否則檔案館庫房就成了“死倉庫”。因此高校人物檔案收集范圍要根據(jù)不同的對象而定。學者教授們的檔案收集，應側重其學術成長資料及學術成果，個人生活史則要簡略；收集行政管理者的個人檔案，要集中在其管理工作經(jīng)歷上；而針對廣大校友收集的檔案，也應當重點放在校友們在校生活、學習期間。

（三）人物聲像資料與人物文書資料分開存檔

聲像資料因其存儲介質(zhì)的特殊性，一般要求各單位收集齊全，規(guī)范整理，實行集中統(tǒng)一管理，各單位也都把聲像資料作為專門的聲像檔案存放，通常是建立專門的聲像檔案柜放置光盤、磁帶等。與聲像資料不同，文書資料的存放則相對容易，溫濕度在標準控制范圍內(nèi)的檔案庫房都可存放。人物老照片，錄像、錄音，圖文并茂的展示了人物的不同側面，比文書資料更具體、生動、豐富。在人物檔案收集中，聲像資料與文書資料互為補充，缺一不可。鑒于聲像資料與文書資料在檔案中的不同分類，同一人物的不同資料往往分開立卷存檔，給檔案查找與利用帶來不便，且不利于人物檔案資源的整合?？傮w來說，盡管不同高校人物檔案工作進展懸殊，實際工作中遇到的問題也有不少，但“拓展人物檔案建設，傳承大學歷史文化”卻是共識。在共識一致的前提下，本文所探討的高校人物檔案資源體系建設才得以成為可能。

二、高校人物檔案資源體系建設的意義

（一）提升高校檔案的文化功能

檔案作為歷史的原始記錄和憑證，具有廣泛的社會作用。其中，文化功能是檔案的重要價值之一。由于檔案是人類豐富的社會實踐活動的真實記錄，因此，利用檔案撰寫回憶錄、著書立說、進行文藝創(chuàng)作、舉辦展覽，往往富有說服力和感染力，多年來在教育文化方面，檔案充分發(fā)揮著廣泛作用。

高校人物檔案資源體系建設，在物質(zhì)文化上，豐富了檔案館藏和文化活動素材。例如，人物聲像檔案常在高校校慶、國際交流、歷史展覽等方面發(fā)揮作用。校園環(huán)境內(nèi)的各處歷史文化景觀，如校史館、校史文化長廊、校訓、教授名言、人物雕像等，都與學校人物息息相關。人物檔案資源體系與校園物質(zhì)文化建設之間彼此影響，互相促進。一方面，人物檔案資源體系為校園物質(zhì)文化建設提供原始素材與資源，另一方面，校園物質(zhì)文化建設能產(chǎn)生更多更新的人物檔案，進而豐富人物檔案資源體系建設。

在精神文化層面，高校人物檔案資源體系建設有利于發(fā)揮以史為鑒、以史育人的巨大作用。許多高校都在利用人物檔案資源，開展校史人物研究、舉辦校園杰出人物展。2007年9月10日，為慶祝教師節(jié)和迎接新生開學報到，華東師范大學檔案館在大量搜集共和國老一輩教育家孟憲承的人物資料之后，舉辦了《德望師范——華東師范大學首任校長孟憲承生平展》，展廳圖文并茂，內(nèi)容充分詳實，全面、立體地展現(xiàn)了孟憲承校長一生的道德文章、精神面貌，反映了他作為共和國老一輩教育家為我國教育學界、為華東師范大學所做出的杰出貢獻和不朽地位。該展覽列入2007年新生入學教育內(nèi)容，眾多師生前往看展，激發(fā)了師生尊師重教的情懷。

2001年5月，聯(lián)合國教科文組織宣布中國昆曲藝術為首批“人類口頭遺產(chǎn)和非物質(zhì)文化遺產(chǎn)代表作”。從某種意義上說，人物檔案資源體系也是一所高校的“文化遺產(chǎn)”。

（二）拓展高校檔案的研究價值

檔案是進行科學研究的重要條件之一，無論是自然科學的各門學科，還是社會科學的各個領域，幾乎所有的研究都必須建立在各種各樣的檔案資料的基礎之上。人物檔案不但對學校和教師本人有重大意義，而且還具備了“學術史”的研究價值，大大拓展了人物檔案功能，提升了人物檔案的層次。司湯達是法國十九世紀偉大作家，批判現(xiàn)實主義文學代表人物之一。1833年，他曾在意大利一位朋友的藏書室里，發(fā)現(xiàn)了一批“古代手稿”檔案，這些手稿真實地記錄了意大利十六、十七世紀的一些重大“社會人物新聞”。司湯達在閱讀這些手稿檔案后，將它們改寫成短篇小說《帕利亞諾公爵夫人》等，成為文學學術史上光輝的一頁。北京市檔案館在改革開放20周年之際，別開生面地推出了《讓昨天告訴今天——北京商品票證回顧展》，這些商品票證是研究經(jīng)濟發(fā)展的有利歷史憑證。高校學科眾多，專業(yè)分類詳實，檔案館也可有針對性的收集體現(xiàn)各研究領域的發(fā)展進程的檔案，推動該研究的進一步深入。

三、高校人物檔案資源體系建設的途徑

人物檔案資源與人物檔案并不是一個概念。資源不是個體現(xiàn)象，而是具有群體意義。一般構成資源的因素應當包括兩個方面：一方面要有數(shù)量，另一方面要有價值。對于檔案資源來說，人物檔案的對象是一個個獨立的人物個體，它包括與人物相關的聲像、實物、口述資料等。而將人物檔案作為資源，它是指整體，不再是某個具體的個體。

高校歷來是人才培養(yǎng)的重鎮(zhèn)和搖籃，高校人物檔案資源體系建設可從以下途徑展開。

（一）擴充人物檔案數(shù)量，傳承優(yōu)良大學文化

人物檔案數(shù)量至少涉及兩點：一是人物本身的數(shù)量；二是個體人物檔案的數(shù)量。高校人物檔案應覆蓋學校行政管理者、教師、學生以及校友，特別要加強對學生以及校友檔案的收集。及時向在校學生和校友宣傳檔案意識，鼓勵個人參與檔案收集，積極向檔案館主動捐贈檔案，改變以往檔案收集的被動和單一模式。華東師范大學檔案館曾開展“我敢我夢想”在校學生夢想視頻大賽，旨在展現(xiàn)一代青年學子的中國夢和青春夢，記錄和保存學生時代的夢想記憶。該活動得到了全校學生的熱情參與，收到了200余名學生的參賽作品，這些作品最終都進入檔案館人物檔案館藏，為學校歷史保存了珍貴的影像記憶。

同時，個體人物檔案的館藏數(shù)量也要拓展，特別是針對有一定社會影響力的人物?，F(xiàn)代科學技術的發(fā)展，不僅將個人的檔案資料限于文書、實物上，視頻、錄音、照片都是個人檔案要收集的范圍。在收集我國著名音樂指揮家馬革順教授的個人檔案時，我們發(fā)現(xiàn)在抗日戰(zhàn)爭時期，荷蘭攝影師伊文思拍攝的反映中國人民抗日斗爭的紀錄片《四萬萬同胞》中，就有一組我國著名音樂指揮家馬革順在街上帶著學生們唱抗戰(zhàn)歌曲的鏡頭，立即將這珍貴的歷史視頻收入館藏，使得馬革順人物檔案的館藏數(shù)量得到拓展。

（二）提高人物檔案質(zhì)量，彰顯人物檔案利用價值

人物檔案質(zhì)量包括收集內(nèi)容的質(zhì)量和管理的質(zhì)量。檔案收集內(nèi)容依據(jù)人物身份而定。不同人物的檔案收集側重點有所差異。例如在院士、科學家的人物檔案收集中，要側重其“學術性”，堅持學術成長經(jīng)歷和學術成果兩條主線。前者主要通過口述訪談，收集人物求學歷程、師生關系、學術成就、學術成長經(jīng)歷等；后者主要通過文書和實物資料的收集來反映。此外，對于人文領域有影響性的人物，還要盡量收集創(chuàng)作手稿，以便研究其人文思想發(fā)生、發(fā)展、變遷的過程。

電子時代的來臨，為檔案的信息化管理提供了極大的便利。高校人物檔案管理要充分利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺。針對當前高校普遍存在的人物聲像資料與人物文書資料分開存檔的問題，也可利用電子技術手段實現(xiàn)統(tǒng)一。在人物檔案管理系統(tǒng)中設置電子照片、視頻模塊，并與人物其他資料相對應，既方便管理也方便利用查找。同時，與其他類型檔案管理不同，要建立人物檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，實時更新補充人物有關資料。鑒于人物檔案資源體系建設是長期、動態(tài)、復雜的工程，高校檔案館在管理上要實行“專人專管”的制度，保障人物檔案資源的有效性與利用價值。

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