文/臨沂市蘭山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理辦公室 孫靜

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)管理性的工作，其也是一項(xiàng)服務(wù)性與政治性的工作。能夠做到科學(xué)規(guī)范的管理檔案，對(duì)于某個(gè)單位以及部門(mén)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展有著非常重要的作用。文中筆者首先對(duì)檔案管理工作的必要性以及檔案管理人員的職責(zé)展開(kāi)論述，其次分析檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題，并提出做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，愿與讀者共同探討。

一、檔案管理工作的必要性

檔案管理工作是單位管理工作的重要部分，把檔案管理工作順利完成，不但可以讓單位高層管理人員及時(shí)知道單位整體狀況，適當(dāng)調(diào)整策略給予準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提出支持性證據(jù)；而且對(duì)于社會(huì)各方的有關(guān)信息進(jìn)行順利合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通常，人們對(duì)檔案管理工作的有著一個(gè)片面的認(rèn)識(shí)，所以造成了不正確的理解，往往會(huì)認(rèn)為檔案管理工作有無(wú)均可，對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。恰恰相反，檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展有著非常重要的作用。它是單位管理工作的重要部分，是提高單位工作質(zhì)量與工作效率的有效條件，是保護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。能否做到科學(xué)規(guī)范的管理檔案，可以看出一個(gè)單位管理水平的高低。單位檔案記錄著此單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的業(yè)績(jī)與科學(xué)發(fā)展給予第一手詳細(xì)材料，是完成科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的優(yōu)秀教材。由此看來(lái)，檔案是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，做好其管理工作是非常有必要的。

二、檔案管理人員的職責(zé)

目前，檔案管理已逐漸成為企業(yè)以及組織管理的一個(gè)子系統(tǒng)。各企業(yè)以及組織的文書(shū)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、信息檔案以及信用憑證等等，都必須較為完整并且真實(shí)的錄入檔案，要為日后的利用以及解決實(shí)際問(wèn)題給予歷史的證明。檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。檔案管理人員的職責(zé)，主要是要維護(hù)檔案的完整以及檔案的安全。這不僅僅是檔案保管工作的首要任務(wù)，更是檔案保管工作的目的。檔案管理工作的具體事宜就是保證資料完整、不丟失、整齊、有序。資料完整是將檔案保管得完好無(wú)缺，不可以由于種種不利因素造成檔案損壞。至于已經(jīng)破損的檔案，要必須盡快的進(jìn)行補(bǔ)救。不丟失即保證檔案的必要安全，不要由于工作馬虎造成檔案遺失甚至被竊，既要讓檔案的實(shí)體安全，又得保證檔案內(nèi)容的安全。整齊即必須保證檔案的管理有序的集中，不要由于檔案的分散保管導(dǎo)致檔案管理亂七八糟，更不能出現(xiàn)檔案損壞與丟失等嚴(yán)重錯(cuò)誤。有序即是讓檔案管理工作有條不紊，檔案排架整齊有序，分類(lèi)恰當(dāng)，分組合理。檔案管理工作的任務(wù)是極其重要的，更是具有很大責(zé)任的，其是一項(xiàng)艱巨的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員不僅需要持之以恒，而且要提高警惕，避免檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的詳細(xì)資料，記錄備查的文字、影像和聲音及種種形式的最初記錄。主要有文書(shū)檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案以及教學(xué)檔案與外交檔案等。檔案管理主要包括對(duì)檔案資源的管理和對(duì)檔案中所包含的內(nèi)容的管理。檔案實(shí)體管理分為檔案的收集、整理、鑒定、保管等方式，經(jīng)過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立有效合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。檔案管理工作具體運(yùn)行包括信息的記錄、存儲(chǔ)、描述、分析等，是一種信息控制系統(tǒng)。

既然檔案管理工作涉及到多方面的的管理，那么在進(jìn)行具體管理的同時(shí)，出現(xiàn)一些問(wèn)題是無(wú)法避免的。隨著檔案管理受重視程度的不斷提高和技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施也得到了完善和更新，在管理工作中，檔案管理和社會(huì)的進(jìn)步以及要求比較，還是有著一些問(wèn)題，主要是檔案工作人員素質(zhì)較低、待遇不高、隊(duì)伍浮動(dòng)較大以及缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)欠缺、設(shè)備缺乏、硬件有偏差，管理摸式不靈活和宣傳工作不到位，群眾參與意識(shí)不夠強(qiáng)大等方面。當(dāng)前檔案管理的機(jī)器以及管理需要的軟件往往滿足不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。檔案管理手段的不進(jìn)步，給檔案工作帶來(lái)不良的后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上逐漸增多的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因是個(gè)別同志缺乏對(duì)檔案工作重要性的基本認(rèn)識(shí)，上級(jí)沒(méi)有給與足夠的人力、物力以及財(cái)力；還有一些單位即便是擁有需要先進(jìn)的檔案管理機(jī)器，但因?yàn)闄n案管理人員操作不熟練，造成先進(jìn)設(shè)備不能發(fā)揮先進(jìn)作用；再有就是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給予足夠的重視，即便有機(jī)器與檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案不能完整的錄入電腦，依然按手工完成工作。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也存在部分問(wèn)題，檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)水平不夠高，檔案信息開(kāi)發(fā)利用的手段也較為落后，還不能從某種意義上完全實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案的利用大部分是由手工查找來(lái)完成的，數(shù)字檔案信息不能在檔案的利用中發(fā)揮出其應(yīng)有的重要作用。

由于部分企事業(yè)單位不能?chē)?yán)肅而且負(fù)責(zé)地填寫(xiě)好每一份檔案材料，造成部分檔案錯(cuò)漏盡出，檔案中記錄的各類(lèi)信息時(shí)間前后不一致,詳細(xì)信息記錄不完整等。目前，檔案管理不規(guī)范主要有以下幾點(diǎn)：檔案采集不規(guī)范。在采集的時(shí)候，沒(méi)有認(rèn)真的遵守規(guī)章制度，檔案收集考核不合理；檔案整理秩序混亂，因?yàn)楣ぷ鞯恼{(diào)動(dòng)，不時(shí)會(huì)有新的檔案人員加入，所以就造成了檔案人員的專(zhuān)業(yè)水平的高低不一，在立卷過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序完成排序組卷，卷內(nèi)目錄和實(shí)際整理文件不同步，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象極為常見(jiàn)。在立卷時(shí)間上，經(jīng)常會(huì)加在一起集合立卷，不但不符合事畢立卷要求，又不利于資料查找；缺乏檔案綜合管理水平；檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)檔案借閱管理不合理，借出的檔案不能按時(shí)歸還。

四、檔案管理工作的完善措施

第一，要做到檔案規(guī)范的管理,必須先建立符合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以我國(guó)的有關(guān)檔案法為制定原則,先加強(qiáng)硬件的建設(shè),存放檔案務(wù)必要準(zhǔn)備專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,而且要有專(zhuān)柜以做到查找方便,資料的科學(xué)管理,擺放整齊,并完善檢索工具。庫(kù)房要保持通風(fēng),注意庫(kù)房的干凈衛(wèi)生,庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,避免出現(xiàn)火災(zāi),以此來(lái)保證檔案的安全無(wú)損。

第二,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定業(yè)務(wù)檔案工作的主要內(nèi)容,建立業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度,對(duì)檔案管理完成督促指導(dǎo)。要安排專(zhuān)人管理文書(shū)檔案與業(yè)務(wù)檔案,檔案室人員要落實(shí)到各科室,認(rèn)識(shí)各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng),便于對(duì)各科的業(yè)務(wù)檔案給予統(tǒng)一的立卷要求,促使業(yè)務(wù)科室在工作中產(chǎn)生的具有記錄與利用價(jià)值的文件材料,可以正確的立卷與定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料,要放在合適的位置，以保持它們之間的歷史關(guān)系為原則,方便存儲(chǔ)以及查找。

第三，聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同形式為載體,以影像、聲音為主,并給予文字說(shuō)明的表現(xiàn)方式。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。目前，社會(huì)的辦公條件不斷得到改善,在機(jī)關(guān)工作與各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了許多的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性與特殊的歸檔要求,必須要及時(shí)歸檔,否則日后無(wú)法整理齊全與準(zhǔn)確記錄。由此看來(lái)，需要強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔直至移交檔案室都要進(jìn)行細(xì)節(jié)化管理,制定出嚴(yán)格的規(guī)章,避免分散流失,嚴(yán)禁將資料歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常管理以及利用，要結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,爭(zhēng)取妥善保管,從長(zhǎng)久保持以及合理利用為原則，也要給予明確規(guī)定。

第四，歸檔的文件要以本單位以及直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則,此不單是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的重要原則,也是完善檔案工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的一個(gè)重要目標(biāo)。相近公文的重復(fù)和立卷組合的無(wú)序是不能做到檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)重要原因。完成檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理利用價(jià)值的最大化與案卷完整化和檢索利用便捷化。我們要在檔案管理工作中,在認(rèn)真執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳不歸檔文件的有關(guān)處理辦法的基礎(chǔ)上,要認(rèn)真完成幾個(gè)問(wèn)題:正確掌握文件立卷歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才可以予以立卷和歸檔,至于沒(méi)有完成的,堅(jiān)決不可立卷以及歸檔,不然,就會(huì)給檔案管理造成秩序混亂的現(xiàn)象；分清立卷歸檔的重點(diǎn)，并完成恰當(dāng)?shù)牧⒕矸止?。在檔案管理工作中要正確認(rèn)識(shí)文件和資料不同,尤其是要注意區(qū)分在形式與作用等方面都有著許多相似之處的文件資料的不同,減少檔案管理中的重復(fù)度預(yù)計(jì)資料冗余度,提高檔案利用的效率與效果；還要做到有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中不單要掌握重點(diǎn),理清主要與次要,掌握好全宗的入口關(guān),堅(jiān)決不能混入無(wú)需歸檔的任何文件,而且要保證重要文檔的散失。

第五，案卷材料收集的完整與否，直接決定并且影響著檔案價(jià)值的高低,而立卷問(wèn)題和案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定與影響檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。所以,在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中,不僅要合理的解決好立卷方法問(wèn)題,有便于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)與檢索,而且要恰當(dāng)?shù)慕鉀Q好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題,以有便于檔案規(guī)范化管理。

五、總結(jié)

要想做好檔案管理工作，首先要弄清檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題，根據(jù)一些問(wèn)題進(jìn)行提升以及改正，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位或部門(mén)的管理水平，做好檔案的整理和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且能夠?qū)n案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展,為經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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