文/吉林省白山市撫松縣人民檢察院 劉廷霞；吉林省白山市撫松縣檔案局 孫秀梅

一、檔案管理的內(nèi)容

檔案管理的內(nèi)容包括兩個方面，一是指檔案的實(shí)體管理，即檔案資源管理；二是檔案組織，即對檔案所包含的信息進(jìn)行的管理。檔案實(shí)體管理的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等。在檔案管理活動中，即包含了信息的輸入、存貯，還包含了加工、輸出的過程，是一種典型的信息傳輸過程。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展以及檔案利用所帶來的效益，人們對檔案管理的重視程度提高到了一定水平，在管理過程中輔之以現(xiàn)代技術(shù)，手段也更加先進(jìn)?？墒?，在實(shí)際工作中，檔案管理技術(shù)和手段的更新進(jìn)步與社會的發(fā)展還不相適應(yīng)，出現(xiàn)相對滯后的現(xiàn)象。在隊(duì)伍建設(shè)上，與其它行業(yè)比較，檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)還不夠高，待遇較差。與經(jīng)濟(jì)工作相比，社會對檔案工作的認(rèn)知程度較低，各級領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案意識不強(qiáng)，所需經(jīng)費(fèi)經(jīng)常得不到滿足，配備的設(shè)備等硬件條件相對落后。三、檔案管理的要素

（一）硬件建設(shè)

檔案保管涉及到專門庫房，庫房要保持通風(fēng)良好，整潔衛(wèi)生。庫房內(nèi)要嚴(yán)格不準(zhǔn)吸煙制度，杜絕可能發(fā)生的火災(zāi)。同時，還要做好防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等一系列工作，確保檔案安全和延長檔案保管和使用壽命。檔案存放要設(shè)有專柜，為便于查找還要求排列整齊，健立健全的檢索工具。

（二）檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)

工作網(wǎng)絡(luò)是自上而下建立的。上是指領(lǐng)導(dǎo)負(fù)全責(zé)，負(fù)責(zé)整個組織制定檔案工作的整體規(guī)劃，提出與單位和部門工作內(nèi)容相適應(yīng)的工作要求，督促和檢查各項(xiàng)規(guī)章和制度落實(shí)，實(shí)施對檔案管理的督促指導(dǎo)。下是指具體的檔案管理工作人員，要由專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案。在管理過程中，管理人員還要加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系，要向業(yè)務(wù)科室提出與標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)相適應(yīng)的立卷要求，使那些在工作中形成的、具有保存和利用價值的檔案材料能夠及時立卷，定期歸檔。各科室歸檔后，要區(qū)分哪些是有保存價值的檔案資料，然后進(jìn)行分類整理和立卷。立卷的檔案，書寫案卷標(biāo)題要工整，要簡明確切。

（三）制發(fā)公文的要求

在制發(fā)公文時，首先要注意公文用紙質(zhì)量、幅面尺寸、排版形式、裝訂位置等，都要符合國家的有關(guān)規(guī)定；其次要履行公文簽發(fā)手續(xù)、符合公文制發(fā)的審批權(quán)限，公文擬定的題和主（抄）送單位要做到標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確，落款與公文一致，有發(fā)文日期等；再次，是制發(fā)的公文書寫的字跡要采用不退色墨水和油墨印刷，要牢固清晰；最后，是要注意使用的文種合理，擬制格式規(guī)范，行文不用簡稱和不規(guī)范的字。

（四）處理好文書以及電子文件

檔案來源于文書，所以在處理文書工作時，要在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化下大力氣，樹立文書工作與檔案管理工作一體化的指導(dǎo)思想，使文書符合檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。電子文件屬于檔案的一部分，在選購軟磁盤時要把好質(zhì)量關(guān)，保存時要避免強(qiáng)磁場干擾、避免劇烈震動、避免灰塵和腐蝕氣體的侵害，同時還要保持溫度和濕度適中。

（五）聲像檔案管理

社會進(jìn)入數(shù)碼時代，聲像檔案將成為檔案的重要組成部分。因此，對這部分檔案的管理就提到了議事日程。由于聲像檔案時效性較強(qiáng)，且是不同于紙質(zhì)的存在形式，所以就有特殊的歸檔要求，要嚴(yán)格按照聲像檔案保存的材質(zhì)要求進(jìn)行管理，防止失效。聲像檔案管理要從收集做起，為防止分散流失，歸檔后要輔以嚴(yán)格的交接制度，杜絕據(jù)為己有。名符其實(shí)，不混入不該歸檔的文件，但還要注意不遺漏應(yīng)歸檔的文件。

（六）堅(jiān)持立卷歸檔基本原則

“以我為主”，這是一項(xiàng)基本工作原則，即歸檔時，要立足本單位，立足直屬上級單位形成的文件。在實(shí)際工作中，堅(jiān)持“以為我主”立卷歸檔的原則要解決好三個問題，一是要注意把握文件立卷歸檔的時效性，只有現(xiàn)行文件完成階段性任務(wù)后才能給予立卷或歸檔；二是注意區(qū)分立卷歸檔的重點(diǎn)和非重點(diǎn)，注意區(qū)分文件與資料，特別要注意 區(qū)分有很多相似之處的文件資料的區(qū)別，著力解決檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度問題，努力使檔案得到有效利用，提高利用的效率和效果；三是在“以我為主”歸檔原則的執(zhí)行過程中，要明確維護(hù)全宗完整性的重要性，區(qū)分重點(diǎn)，分清主次，使全宗真正做到名符其實(shí)，不混入不該歸檔的文件，但還要注意不遺漏應(yīng)歸檔的文件。