黃秀蓮

【摘 要】目前中小企業(yè)存在基礎(chǔ)管理薄弱，物流、資金流、信息流不能集成共享等問(wèn)題。ERP管理系統(tǒng)可打造一個(gè)集采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)核算等信息于一體的共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息與財(cái)務(wù)處理自動(dòng)轉(zhuǎn)化，優(yōu)化中小企業(yè)資源，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

【關(guān)鍵詞】ERP管理系統(tǒng) ?信息共享 ?一體 ?財(cái)務(wù)

【中圖分類號(hào)】G【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2014）12C-0191-02

一、中小企業(yè)管理狀況分析

當(dāng)前，我國(guó)中小企業(yè)大多數(shù)屬于私營(yíng)性質(zhì)，絕大部分還采用家族式經(jīng)營(yíng)方式，而且有相當(dāng)多的業(yè)主在經(jīng)營(yíng)中只注重經(jīng)濟(jì)利益，缺乏管理知識(shí)，管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控不到位，管理比較混亂。總體而言，中小企業(yè)管理存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是基礎(chǔ)管理薄弱，即各崗位工作職責(zé)與制度不規(guī)范;二是財(cái)務(wù)管理不嚴(yán)肅，越權(quán)辦事現(xiàn)象嚴(yán)重;三是物流與財(cái)務(wù)脫節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低，在營(yíng)運(yùn)過(guò)程容易出現(xiàn)發(fā)了貨物但貨款不及時(shí)收回、顧客下了訂單而又不來(lái)付款取貨的問(wèn)題，導(dǎo)致存貨積壓甚至過(guò)期等;四是信息傳遞不及時(shí)，企業(yè)不同部門在運(yùn)營(yíng)中使用的相關(guān)基礎(chǔ)信息不一致，出現(xiàn)對(duì)賬、業(yè)務(wù)追溯、業(yè)務(wù)考核難等問(wèn)題，極大影響到企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。

要解決上述中小企業(yè)發(fā)展過(guò)程中面臨的問(wèn)題，可充分利用ERP管理系統(tǒng)功能，打造一個(gè)集采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)核算等業(yè)務(wù)處理于一體的信息共享平臺(tái)，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息自動(dòng)轉(zhuǎn)化，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、ERP管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）管理系統(tǒng)是提高企業(yè)管理效率的重要手段，它能有效保證企業(yè)的業(yè)務(wù)信息在各部門之間的及時(shí)傳遞和實(shí)時(shí)共享，對(duì)于企業(yè)清晰、準(zhǔn)確高效的運(yùn)作至關(guān)重要。

（一）使供應(yīng)鏈處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)將企業(yè)的所有資源進(jìn)行了整合集成和優(yōu)化，即將企業(yè)營(yíng)運(yùn)過(guò)程主要涉及的三大模塊（物流、資金流、信息流）進(jìn)行全面一體化管理。中小企業(yè)使用ERP管理系統(tǒng)后，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理優(yōu)化主要體現(xiàn)如下：第一，采購(gòu)管理能進(jìn)行未收貨提醒;第二，銷售管理除了可以進(jìn)行訂單、發(fā)貨、結(jié)算等主要業(yè)務(wù)的管理和控制外，還可以對(duì)銷售的毛利進(jìn)行預(yù)測(cè)和計(jì)算;第三，倉(cāng)庫(kù)管理可時(shí)時(shí)查看庫(kù)存量，降低庫(kù)存成本;第四，企業(yè)各部門利用信息共享平臺(tái)能及時(shí)掌握企業(yè)生產(chǎn)、銷售和庫(kù)存情況，有效管理和控制銷售價(jià)格，有效管理訂單、發(fā)貨、出庫(kù)等，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn);第五，利用訂單追蹤功能讓管理層快速了解每張訂單執(zhí)行情況，業(yè)務(wù)信息（單據(jù)）一錄入，表明業(yè)務(wù)成交，其他部門即可共享交易信息，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。總的來(lái)說(shuō)，中小企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)后，信息質(zhì)量和工作效率得到了提高，切實(shí)優(yōu)化了企業(yè)整個(gè)供應(yīng)鏈處理流程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的優(yōu)化和各流程無(wú)縫連接。

（二）使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊和一般的財(cái)務(wù)軟件不同，作為ERP系統(tǒng)中的一部分，它和系統(tǒng)的其他模塊有相應(yīng)的接口，能夠相互集成。比如，它可將采購(gòu)活動(dòng)、銷售活動(dòng)在輸入訂單和發(fā)票時(shí)進(jìn)行三方匹配，自動(dòng)生成準(zhǔn)確無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)計(jì)入財(cái)務(wù)模塊生成總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表，取消了輸入憑證煩瑣的過(guò)程，幾乎能完全替代以往傳統(tǒng)的手工操作，實(shí)現(xiàn)在處理運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的同時(shí)進(jìn)行了相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，優(yōu)化和簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)處理流程。

三、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺(tái)的創(chuàng)建

（一）基礎(chǔ)信息設(shè)置

ERP管理系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)需要預(yù)先設(shè)置共用的基礎(chǔ)信息，方便以后在使用時(shí)整個(gè)企業(yè)的信息保持一致。ERP管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)置主要是與企業(yè)具體情況和所用的ERP管理軟件有關(guān)，不管是哪個(gè)軟件，基礎(chǔ)信息設(shè)置步驟大體如下，一是錄入企業(yè)基本信息（含企業(yè)編號(hào)、名稱、地址和電話、法人姓名、納稅號(hào)、銀行賬號(hào)等）;二是錄入部門信息（含部門名稱、人員姓名、職務(wù)、分工、用戶權(quán)限等）;三是生產(chǎn)基本信息錄入（含工廠編號(hào)、名稱）;四是錄入倉(cāng)庫(kù)信息（含倉(cāng)庫(kù)、名稱、性質(zhì)等）;五是錄入客戶信息（含客戶類別、客戶名稱等）;六是設(shè)置系統(tǒng)管理;七是設(shè)置并錄入其他輔助信息;八是錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）會(huì)計(jì)科目的設(shè)置

ERP管理系統(tǒng)信息與會(huì)計(jì)處理一般通過(guò)ERP的供應(yīng)鏈采購(gòu)、銷售、倉(cāng)庫(kù)、應(yīng)收、應(yīng)付模塊進(jìn)行，因此，就需要在ERP管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊設(shè)置相關(guān)會(huì)計(jì)科目，設(shè)置會(huì)計(jì)自動(dòng)處理流程，以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)能自動(dòng)生成相關(guān)會(huì)計(jì)記錄，并及時(shí)傳遞到存貨管理以及應(yīng)收、應(yīng)付核算模塊。

1.庫(kù)存模塊會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。在存貨核算模塊的后臺(tái)，需要對(duì)倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)和存貨進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，在出入庫(kù)單據(jù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)倉(cāng)庫(kù)增加或減少并進(jìn)行相關(guān)存貨的會(huì)計(jì)記錄處理。一般設(shè)置的會(huì)計(jì)科目有：原材料、委托加工物資。其中，原材料可根據(jù)情況設(shè)原料及主要材料、輔助材料、外購(gòu)半成品、備品備件、廣告用品、動(dòng)物保健、燃料（燃煤、燃油）等明細(xì)科目。

2. 銷售模塊會(huì)計(jì)科目設(shè)置。銷售模塊主要設(shè)置主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入，營(yíng)業(yè)外收入，明細(xì)科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會(huì)計(jì)核算需要自行設(shè)置。

3.應(yīng)收應(yīng)付模塊會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。應(yīng)收應(yīng)付模塊會(huì)計(jì)科目主要有：應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款等明細(xì)科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會(huì)計(jì)核算需要自行設(shè)置。

4.損益模塊會(huì)計(jì)科目設(shè)置。損益模塊會(huì)計(jì)科目主要有：管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、其他業(yè)務(wù)成本。營(yíng)業(yè)外支出、明細(xì)科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會(huì)計(jì)核算需要自行設(shè)置。

會(huì)計(jì)科目設(shè)置完成后，在發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成入庫(kù)單或出庫(kù)單，自動(dòng)編制會(huì)計(jì)分錄，交易信息自動(dòng)傳遞到其他模塊，自動(dòng)進(jìn)行記賬和對(duì)賬。采購(gòu)管理模塊或銷售管理模塊能自動(dòng)生成采購(gòu)應(yīng)付款、銷售應(yīng)收款和往來(lái)賬務(wù)核銷提醒，對(duì)應(yīng)收和應(yīng)付賬款進(jìn)行控制和賬齡分析，保證了應(yīng)收賬款的安全，降低壞賬的發(fā)生率，同時(shí)也提供了應(yīng)付賬款的控制與分析，通過(guò)付款預(yù)測(cè)企業(yè)可安排合理的資金支付，保證資金使用效率。endprint

（三）供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理流程設(shè)置

設(shè)置建立了基礎(chǔ)信息和會(huì)計(jì)科目以后，還需對(duì)ERP管理系統(tǒng)供應(yīng)鏈模塊進(jìn)行信息共享設(shè)置。在中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，ERP管理系統(tǒng)信息共享一體主要為采購(gòu)管理、銷售管理和庫(kù)存管理三個(gè)模塊信息共享。其中采購(gòu)模塊主要包含采購(gòu)訂貨管理、采購(gòu)收貨管理、采購(gòu)?fù)素浌芾?、暫估入?kù)管理等功能項(xiàng);銷售管理模塊主要包含銷售訂單管理、銷售發(fā)貨管理、銷售退貨管理、委托代銷貨品等功能項(xiàng);庫(kù)存管理模塊主要包含貨品進(jìn)出倉(cāng)管理、領(lǐng)料管理、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)管理、貨品調(diào)撥管理等功能項(xiàng)。因此，在進(jìn)行ERP管理系統(tǒng)信息共享設(shè)置時(shí)主要對(duì)供應(yīng)鏈這幾個(gè)模塊設(shè)置即可，例如對(duì)采購(gòu)管理模塊處理流程設(shè)置：采購(gòu)訂貨管理—采購(gòu)收貨管理—采購(gòu)?fù)素浌芾怼獣汗廊霂?kù)管理等;銷售管理模塊處理流程設(shè)置：銷售訂單管理—銷售發(fā)貨管理—銷售退貨管理;庫(kù)存管理模塊處理流程設(shè)置：貨品進(jìn)出倉(cāng)管理—領(lǐng)料管理—盤點(diǎn)管理—調(diào)撥管理;其他模塊處理流程設(shè)置：入庫(kù)單—倉(cāng)庫(kù)—其他出庫(kù)單。其中庫(kù)存管理模塊的入庫(kù)單和出庫(kù)單一般是根據(jù)采購(gòu)訂貨和銷售發(fā)貨生成，基礎(chǔ)設(shè)置已完成了部門信息、客戶信息、生產(chǎn)信息、倉(cāng)庫(kù)信息等基礎(chǔ)信息錄入，業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)就可以ERP系統(tǒng)供應(yīng)鏈平臺(tái)完成了相關(guān)的業(yè)務(wù)處理。

四、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體在財(cái)務(wù)中的具體應(yīng)用

建立了ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺(tái)后，企業(yè)整個(gè)信息系統(tǒng)就包含財(cái)務(wù)處理和供應(yīng)鏈兩大部分，覆蓋了企業(yè)最核心的業(yè)務(wù)，通過(guò)供應(yīng)鏈各模塊和財(cái)務(wù)模塊處理實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)、銷售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等職能部門信息集成，信息共享。

ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺(tái)在財(cái)務(wù)中的具體應(yīng)用過(guò)程如下：

第一步，錄入業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息（以采購(gòu)開(kāi)單為例），采購(gòu)部門部發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)，工作人員根據(jù)采購(gòu)訂單，在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)到指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中，即在ERP管理系統(tǒng)中的采購(gòu)管理模塊下選擇引用采購(gòu)訂單—生成采購(gòu)開(kāi)單—審核采購(gòu)開(kāi)單—增加庫(kù)存—轉(zhuǎn)到庫(kù)存管理系統(tǒng)中選擇生成采購(gòu)單據(jù)—填寫單據(jù)編號(hào)—填寫或選擇供應(yīng)商—選擇結(jié)算方式—轉(zhuǎn)到倉(cāng)庫(kù)—下拉選擇原料庫(kù)或成品倉(cāng)庫(kù)—錄入單價(jià)—錄入增加數(shù)量并保存。

第二步，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)部門所錄入的采購(gòu)信息，通過(guò)ERP系統(tǒng)的自動(dòng)檢測(cè)，所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息將會(huì)自動(dòng)傳輸?shù)截?cái)務(wù)處理模塊中的應(yīng)收應(yīng)付處理模塊，由系統(tǒng)授權(quán)指定的財(cái)務(wù)人員進(jìn)入不同的子系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理，財(cái)務(wù)人員首先是對(duì)該業(yè)務(wù)進(jìn)行合法性審核，再對(duì)付款單和往來(lái)賬進(jìn)行審核并處理，審核無(wú)誤后即可進(jìn)行憑證處理，再由審核人員對(duì)憑證進(jìn)行審核并簽章，點(diǎn)擊記賬功能系統(tǒng)自動(dòng)登記總賬和各明細(xì)賬，并將信息保存。

第三步，財(cái)務(wù)部門利用ERP系統(tǒng)將財(cái)務(wù)處理后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行編碼并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這時(shí)，業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息已實(shí)現(xiàn)了集成和共享。

第四步，管理層或其他部門需要某項(xiàng)信息時(shí)，即可通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸入信息的代碼，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取信息，并根據(jù)需要對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，方便了管理層或各部門對(duì)每天的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售進(jìn)行在線查詢和分析，實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)掌控生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。

第五步，總賬管理人員或財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)需要，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行審核處理，ERP系統(tǒng)即可生成各類匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表。

第六步，財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，利用系統(tǒng)中財(cái)務(wù)分析功能對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和預(yù)測(cè)，為管理層提供真實(shí)的財(cái)務(wù)分析報(bào)告。

中小企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺(tái)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，所有的會(huì)計(jì)核算信息和財(cái)務(wù)報(bào)表均直接來(lái)自實(shí)際的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這樣既可根據(jù)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)追溯查詢業(yè)務(wù)單據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流“三流合一”，形成企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化管理，還可時(shí)時(shí)了解企業(yè)的采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷售和資金流動(dòng)情況，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供真實(shí)有效的信息。建立基于ERP管理系統(tǒng)信息共享，既優(yōu)化中小企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程和財(cái)務(wù)工作，還能不斷強(qiáng)化中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控和管理，提高工作效能，為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率、打造品牌，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供有力保障。

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（責(zé)編 黎 原）endprint