霍倩倩

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 陜西 楊凌 712100)

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對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作存在問題及解決對(duì)策的思考

霍倩倩

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 陜西 楊凌 712100)

摘要：教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)反映和記錄，是高校檔案管理的重要組成部分，也是教學(xué)管理科學(xué)化與規(guī)范化的重要體現(xiàn)，更是綜合素質(zhì)的反映。提升高校的教學(xué)檔案管理水平，對(duì)學(xué)校整體的建設(shè)發(fā)展有著重要的意義。本文從當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理方面存在的問題著手，結(jié)合筆者自己實(shí)際工作，提出了解決這些問題的相應(yīng)對(duì)策，以利于提升高校教學(xué)檔案管理水平，從而促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的完善。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案; 管理水平; 解決對(duì)策

高校的檔案工作是高校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，應(yīng)得到大家足夠的重視。在新的社會(huì)形勢(shì)下，高等教育迅速發(fā)展，高校檔案工作從而面臨了新的挑戰(zhàn)，高校如何進(jìn)一步建立和完善相關(guān)的檔案管理制度，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)，以滿足社會(huì)發(fā)展和學(xué)校的要求是高校管理者所面臨的迫切需要解決的重要問題之一。

1當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和主要反映，是高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，它的重要性和必要性是可想而知的。但在實(shí)際工作中高校的教學(xué)檔案管理多多少少還是存在著一些問題，進(jìn)而影響教學(xué)管理工作的有效開展。主要表現(xiàn)在：

1.1重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄

由于大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理工作不過是對(duì)資料的收集、整理以及保管而已，沒有太大的技術(shù)含量在里面。近年來隨著高等教育的不斷發(fā)展，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄，不想像對(duì)待教學(xué)工作那樣下大力氣去抓，而且也沒有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予支持保障，再加上檔案管理制度的不健全，致使檔案管理人員對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致他們對(duì)工作缺少積極性、主動(dòng)性，工作也很難見到成效。

1.2人員不穩(wěn)定，綜合能力有待提高

高校檔案管理人員在政治素養(yǎng)、文化程度、理論水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面表現(xiàn)參差不齊，部分人員專業(yè)知識(shí)不夠強(qiáng)硬，知識(shí)面較窄，沒有受過正規(guī)專業(yè)的檔案管理教育，缺乏相關(guān)的檔案管理理論和實(shí)際操作技能，有的甚至不會(huì)使用現(xiàn)代高新技術(shù)工具。而部分高校的二級(jí)學(xué)院更是沒有配備專職的教學(xué)檔案人員，多是由各部門的教務(wù)教學(xué)管理人員兼任，這也就導(dǎo)致了檔案工作人員水平低，綜合能力不高；而且，由于部分人員身兼數(shù)職，在檔案管理方面的投入不足，這也對(duì)檔案工作的質(zhì)量帶來了一定的影響。所以，教學(xué)檔案管理工作人員在綜合能力以及政治思想素養(yǎng)等方面都有待提高。

1.3管理制度不健全，管理手段、設(shè)施落后

一方面，有的高校制定的規(guī)章制度和工作職責(zé)條條框框很多，看著好像是很周詳，但其實(shí)是不夠務(wù)實(shí)的，往往在實(shí)際的操作過程中，會(huì)有職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象出現(xiàn)，從而導(dǎo)致了很多工作在真正執(zhí)行起來的時(shí)候是很困難的，不能落到實(shí)處。高校應(yīng)不定時(shí)地聘請(qǐng)一些專業(yè)人員給予經(jīng)常性、專業(yè)性的指導(dǎo)或是培訓(xùn)，從而有效提高檔案管理工作的水平。另一方面，有的高校教學(xué)檔案管理工作的配套設(shè)施落后，比如沒有專門獨(dú)立管理的資料室等。還有就是在管理手段上缺乏科學(xué)性，像是在編目索引上，就沒有更好地使用現(xiàn)代化手段進(jìn)行編制，這些都給以后的檔案保管、查閱帶來了一定的麻煩。

1.4檔案收集不規(guī)范，存檔不及時(shí)

由于在收集整理教學(xué)檔案的過程中缺乏指導(dǎo)，缺少規(guī)范性，有些檔案管理部門在收集資料的時(shí)候，往往只是偏重于紙質(zhì)文件的收集整理，反而忽略了非文字材料的歸檔，又或者是重視收集各類批文、報(bào)告等制度性的文件，而忽視了在教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的非文件性材料，比如像是專題會(huì)議的紀(jì)要等等，這樣就造成了收集材料的不全面。教學(xué)活動(dòng)作為是一個(gè)以學(xué)生學(xué)歷教育為目的的周期性活動(dòng)，像學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)表等教學(xué)檔案要連續(xù)記載，這是從學(xué)生入學(xué)一直到他們畢業(yè)才最終形成的材料，沒有辦法按照學(xué)期或?qū)W年分開，這也會(huì)導(dǎo)致材料收集的不及時(shí)，造成檔案材料的缺損、不完整。

1.5信息化建設(shè)水平低

伴隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，電子文件的大量出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然已經(jīng)不能適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展的需要，而辦公自動(dòng)化程度的提高，需要檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等一系列現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，但目前不少高校對(duì)這一方面還沒有達(dá)到相對(duì)的重視，教學(xué)檔案的管理還是處在人工管理和紙質(zhì)文檔的基礎(chǔ)上。檔案管理的信息化建設(shè)主要是兩個(gè)問題：一，把紙質(zhì)文檔處理轉(zhuǎn)化為電子文檔；二，利用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的組卷、查閱等功能。紙質(zhì)文檔和電子文檔在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)將是互動(dòng)共存的，但不能不承認(rèn)的是，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)會(huì)大大提高其管理和利用的效率，為學(xué)校發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的提升提供便捷的服務(wù)。

2教學(xué)檔案管理工作存在問題的解決對(duì)策

2.1增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視程度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

教學(xué)檔案的重要，是因?yàn)槠渑c學(xué)校內(nèi)部的多個(gè)部門都有聯(lián)系, 涉及面較廣,所以需要廣大教職工提高對(duì)教學(xué)檔案重視以及檔案意識(shí)才能更好地做好這項(xiàng)工作。首先，學(xué)校要站在人才培養(yǎng)的高度以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度綜合考慮這個(gè)問題，不斷增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的了解與認(rèn)識(shí)，進(jìn)而也就增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案工作的重視，無論是在人力、物力還是財(cái)力等方面都予以大力支持，將教學(xué)檔案工作列入學(xué)校重要工作議事日程。其次，宣傳引導(dǎo)教師和相關(guān)教學(xué)檔案工作管理人員重視教學(xué)檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中所體現(xiàn)出的重要作用，把檔案的保管和收藏轉(zhuǎn)變成為檔案的開發(fā)和利用。最后，加強(qiáng)檔案信息的雙向溝通和交流，不定期的與相關(guān)部門聯(lián)系，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，然后發(fā)現(xiàn)自身不足，并不斷進(jìn)行完善，讓教學(xué)檔案完全發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

2.2提高教學(xué)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，提升檔案管理水平

提高教學(xué)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，提升管理與服務(wù)水平是檔案管理的重中之重。首先，要安排專業(yè)知識(shí)過硬的管理人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，要提高他們的政治素質(zhì), 加強(qiáng)其職業(yè)道德的修養(yǎng),使他們樹立教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)的思想。其次，學(xué)校檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，采取多形式, 多渠道的教育培訓(xùn)方式,使檔案工作人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí),掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理以及運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)聲音、圖像、影像等多媒體資料進(jìn)行處理的能力，從而提高他們的檔案管理工作水平。最后，相關(guān)部門要關(guān)心檔案工作人員切身利益,不斷改善其辦公條件和環(huán)境，提高他們的職稱和待遇，人只有心安了，才能好好干工作，教學(xué)檔案的管理工作也能得到健康持續(xù)的發(fā)展。

2.3不斷健全教學(xué)檔案的管理制度，落實(shí)配套設(shè)施

教學(xué)檔案具有時(shí)間性、多樣性、專業(yè)性、成套性等特點(diǎn), 教學(xué)檔案的管理需要一個(gè)嚴(yán)格的制度來作為保障，學(xué)校應(yīng)該不斷健全教學(xué)檔案的管理制度, 這是做好檔案工作的基礎(chǔ)與保證。首先，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)要制定出具有前瞻性的管理制度，并且健全符合學(xué)校自身特色的制度作為保障。其次，學(xué)校要為教學(xué)檔案的管理爭(zhēng)取相應(yīng)的資金作為支持和鼓勵(lì)，這些資金可以用于引進(jìn)齊全的配套設(shè)施，如更換管理設(shè)備和改善檔案的存放環(huán)境以及設(shè)置專用庫房、借閱室等等。最后，使用現(xiàn)代化的管理手段可以有效提高檔案的收集、整理以及利用等工作的質(zhì)量，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，必然將成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。

2.4進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》(教辦〔1993〕429號(hào))的要求,對(duì)于教學(xué)檔案的材料歸檔，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):一是統(tǒng)一編號(hào)、排架、入庫。二是及時(shí)反饋和收集教學(xué)檔案信息。教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不僅僅是學(xué)校保證教學(xué)檔案完整、真實(shí)的內(nèi)在要求，同時(shí)也是學(xué)校保障教學(xué)檔案在教學(xué)工作中的地位，提高教學(xué)質(zhì)量的有效措施，更是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評(píng)估工作的有效支持。所以，檔案管理部門要將教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為一個(gè)重要的工作來常抓不懈。

2.5推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享

檔案信息化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，檔案管理部門要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況,與教務(wù)處、二級(jí)分院等相關(guān)部門建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。一是加強(qiáng)檔案部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化和檔案信息資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)保障。二是利用校園網(wǎng),把檔案管理系統(tǒng)同校園OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)管理有效融合, 從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì), 建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng)可以幫助學(xué)校自身以及社會(huì)使用者更好地了解各種教學(xué)檔案信息，更好地服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會(huì)。

總之，教學(xué)檔案伴隨著教育事業(yè)的發(fā)展顯現(xiàn)出它強(qiáng)大的生命力，教學(xué)檔案管理工作要不斷地創(chuàng)新、提高層次，有創(chuàng)新才能有發(fā)展，只有這樣才能將教學(xué)檔案管理的制度化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)落到實(shí)處，才能為學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展提供更好地服務(wù)，從而保證教學(xué)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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Thinking on the Problems in College Teaching Archives

Management and Countermeasures

HUO Qian-qian

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Teaching archives is a real reflection and record of college teaching activities, is an important part of archives management of colleges and universities, as well as an important embodiment of scientific and standardized teaching management and the reflection of comprehensive quality. It is of great significance for college construction and development to improve the level of teaching archives management in colleges and universities. With own experiences, the author analyzes the problems in teaching archives management, and puts forward corresponding countermeasures to solve these problems, in order to enhance the level of teaching archives management of colleges and universities, and promote the improvement of the teaching archives management.

Key words:teaching archives; management level; countermeasures

中圖分類號(hào)：G271； G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-9131(2015)04-0091-03

作者簡(jiǎn)介：， 霍倩倩(1987-)，女，陜西楊凌人，法學(xué)碩士，助理館員。

收稿日期：2015-09-17