文／J.肯特·克勞福德 等

近年來，跨部門工作的增加帶來了質量、客戶服務、時間縮短等方面的問題，一個新的“超強職能”部門——戰(zhàn)略項目辦公室（SPO，也稱戰(zhàn)略管理辦公室）隨之誕生。

戰(zhàn)略項目失敗的原因

項目經(jīng)理在沒有方法、沒有程序、沒有流程支持的情況下管理項目，要保持項目受控將是一個挑戰(zhàn)。個別項目經(jīng)理能做到這一點，也通常是個人英雄主義的結果，不是組織可以復制的。

以下是項目失敗的部分原因，而建立SPO可以預防項目的失敗。

（1）項目經(jīng)理沒有企業(yè)范圍的多項目規(guī)劃和控制的技能和工具，往往無法了解全局。于是，各個項目各自進行，而企業(yè)整體重點卻得不到體現(xiàn)。

（2）在執(zhí)行過程中，由于沒有對項目進行積極而實際的跟蹤與管理，因此無法盡早做出變更、結束或恢復項目的決策。

（3）大多數(shù)組織致力于培養(yǎng)熟練的技術人員，卻沒有培養(yǎng)其所需的項目管理技能。因此，許多組織培養(yǎng)了一批未來能做好行政管理的項目經(jīng)理——這些被動式的管理者只有在問題發(fā)生后才進行報告，不能為結果承擔責任并采取行動解決問題。

（4）許多組織缺乏高層對項目的支持或理解，而項目失敗與缺乏明確的支持有很大的關系。

SPO能做什么

許多預防項目失敗的最佳實踐與SPO直接相關。

作為規(guī)劃、估算、風險評估、范圍控制、技能跟蹤、時間和項目報告的最佳實踐知識庫，SPO識別和支持項目經(jīng)理的最佳實踐，使組織在項目績效上保持一致性。

正是有了SPO，PMO才真正迅速地帶來新的價值。在組織層面，SPO作為標準、流程和方法的知識庫，有助于提高各部門項目的績效。同時，它還有助于化解資源爭奪的沖突，并識別整個組織可以共同使用的資源。更重要的是，SPO使得組織能夠將所有項目作為一個或多個相互關聯(lián)的項目組合來管理。高級管理層可以從一個核心來源（SPO）獲得整個企業(yè)所有項目活動的整體情況；可以根據(jù)一套標準指標來判斷項目優(yōu)先級，使項目可以真正推動企業(yè)戰(zhàn)略的實現(xiàn)。高德納集團指出PMO的5個關鍵角色，這些角色都可以通過企業(yè)層面的SPO來最有效地實現(xiàn)。

（1）開發(fā)、記錄和保存標準方法，即項目通用的工具和流程。

（2）評估資源：根據(jù)以往項目的經(jīng)驗，PMO可以驗證有關項目的業(yè)務假設，如人員、成本和時間的假設；也可以是有關跨職能項目的資源沖突或協(xié)同效應的信息來源。

（3）能力中心和保存以往項目計劃的圖書館。

（4）項目管理咨詢中心：提供項目管理的治理責任，把項目經(jīng)理安排到項目中或請他們擔任顧問。

（5）項目審查和分析中心：一個儲存項目目標、預算、進度和歷史信息的知識管理中心，包括項目生命周期中的信息，以及周期后以經(jīng)驗教訓形式儲存的信息。

應當注意到，雖然PMO通常成立于IT職能部門，但為項目進行組織卻不是“一項IT工作”。項目辦公室首先在IT領域中出現(xiàn)，是因為IT項目的競爭壓力。IT行業(yè)是經(jīng)濟繁榮的主要驅動因素之一，美國每年花費超過2000億美元用于軟件開發(fā)項目，而其中很多都失敗了。IT項目辦公室已經(jīng)被證明能夠減少浪費、使項目按時完成并提高士氣，這應該能為所有行業(yè)提供借鑒。

SPO如何增加價值

PMO一般有7個主要職責，隨著PMO戰(zhàn)略責任的增加，最終成為SPO，其職能和復雜性也有所增加。

流程、標準和方法開發(fā)

PMO的主要職責是開發(fā)和維護項目管理及戰(zhàn)略管理相關的流程和方法。作為這些流程和方法的中央信息庫，PMO同時也是實施這些流程和方法的專家。SPO把項目接近完成時的經(jīng)驗教訓加入項目管理方法中。在保存這些標準的同時，PMO也負責維護模板、表單和檢查清單，從而減輕項目經(jīng)理、團隊和高管的文書工作負擔。

在項目管理中，方法和標準可以起到質量審查和持續(xù)改進的作用。方法領域的專家可以明確在方法和流程方面應該做什么。他們可以審查項目是否正在運行；如果正在運行的話，是否顯示出價值和生產(chǎn)力。

項目經(jīng)理（人才）開發(fā)與管理

SPO負責培養(yǎng)積極主動的職業(yè)項目經(jīng)理。為了獲得頂尖的項目經(jīng)理，SPO必須積極實施三步戰(zhàn)略：雇用或暫時簽約一個新的項目經(jīng)理，同時在組織內開發(fā)有潛力的人員，關鍵是要協(xié)調上述兩步，從不同渠道發(fā)展項目經(jīng)理。

在功能齊全的SPO中，項目經(jīng)理要向SPO報告，SPO將其作為全職經(jīng)理或兼職人員部署到不同項目中。SPO負責維護有關項目經(jīng)理技能、能力、特長、經(jīng)驗和技術能力的數(shù)據(jù)庫。新項目可以根據(jù)該數(shù)據(jù)庫配置人員，而項目經(jīng)理在全職的項目工作中，可以從事像開發(fā)新流程、方法、技術、模板和能力這樣的特殊項目。能力出色的項目經(jīng)理是非常寶貴的，不能僅僅因為項目間歇就將其閑置。作為SPO的基礎結構建設，這種方法能幫助組織從項目經(jīng)理的專業(yè)知識和經(jīng)驗中獲取充分的價值，并避免高昂的員工流動成本。

項目經(jīng)理培訓/專業(yè)能力開發(fā)

大多數(shù)組織所面臨的一個最大的挑戰(zhàn)是，組織內有某方面的專家（如IT企業(yè)中的技術專家、藥品研發(fā)企業(yè)中的臨床專家），但很少有擅長項目管理（規(guī)劃、安排進度、溝通，從而發(fā)現(xiàn)、解決和消除問題，改造項目，與利益相關方溝通來實現(xiàn)目標）的專業(yè)項目經(jīng)理。SPO是培訓和建設項目經(jīng)理及團隊的中心。SPO識別出高績效項目經(jīng)理促進高層重視和推動團隊成員參與所需要的能力，并與專業(yè)的項目管理培訓供應商一起按照組織所適用的文化和方法，為其量身定制課程。與外包培訓服務同等重要的是將有潛力的項目經(jīng)理培養(yǎng)為高績效項目經(jīng)理。這種培養(yǎng)包括培訓，但首先要識別項目經(jīng)理所需的能力，然后在公司內部招聘或發(fā)現(xiàn)具備這些能力的員工，創(chuàng)建績效指標來對項目經(jīng)理的正確行為進行獎勵等。

項目支持（項目集/項目管理，績效管理）

在人員配備齊全的SPO里，項目支持小組負責評估和預算，包括成本估算和資本估算。他們制訂計劃、安排進度，并提供狀態(tài)更新，利用時間匯總、工時表和財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更新計劃狀態(tài)。項目支持小組還要進行偏差分析，并且對變更予以控制。

項目支持還包括維護項目知識庫，這個知識庫可以像一本書一樣簡單，也可以像知識管理系統(tǒng)一樣復雜。項目支持還包括跟蹤問題和處理進展報告。因此，項目支持小組負責做出給高層看的績效儀表板。項目支持還作為資源中介，確保正確的資源在正確的時間用于正確的項目。

如果組織沒有在項目層面（通過整合企業(yè)范圍的軟件）直接獲得成本信息，就需要進行信息收集工作，為項目經(jīng)理提供實時、準確、完整的成本信息。SPO中的項目支持團隊成員需要從可用的數(shù)據(jù)來源中“挖掘”所需的成本跟蹤信息。

軟件工具（信息技術/績效管理）

SPO集中開發(fā)和維護項目相關的軟件工具，制定項目管理軟件標準，并獲得項目管理軟件和支持軟件（時間匯總軟件、工時報告軟件、配置控制軟件、文檔軟件、知識管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、電子表格和其他應用程序）。該項目支持小組負責識別軟件，實現(xiàn)軟件的整合和使用，并監(jiān)控其績效。

指導與教練輔導（人才/文化）

當企業(yè)中的某個部門想自己管理一個項目時，SPO可以對參與項目的員工進行指導和教練輔導等專業(yè)幫助。這也可以同時用來審核確定組織內是否有效地運用了項目管理流程。

整個組織應該把SPO看做是擁有突出項目管理能力的專家?guī)?。一個項目需要額外的監(jiān)督和指導來重啟時，導師就可以幫助其制訂應變計劃，重新估算成本，分配資源和規(guī)劃。最后，SPO的導師和教練也自然地成為進行項目評估或審計的人選。

總之，項目導師和教練的作用是將其開發(fā)的知識傳授給項目經(jīng)理和項目團隊，使后者在當前和未來的項目上有更好的表現(xiàn)。SPO不可能一直提供導師幫助，所以傳授知識就很關鍵。

項目組合管理（戰(zhàn)略管理，績效管理，項目集/項目管理）

作為項目信息的交流中心，SPO掌握著項目組合管理流程，并在項目層面和項目組合層面進行協(xié)調，以確保決策者能最便捷地獲得最佳信息。項目組合背后的投資決策為SPO中的（或SPO指導的）項目經(jīng)理和團隊開展工作提供了藍圖。

商業(yè)實踐中心的《戰(zhàn)略與項目》研究發(fā)現(xiàn)，以下兩個與組織結構相關的實踐使得高績效公司不同于其他公司：一是企業(yè)項目辦公室允許組織把所有項目作為一個或多個相互關聯(lián)的項目組合來管理；二是公司有一個負責管理戰(zhàn)略執(zhí)行的組織結構（戰(zhàn)略項目辦公室／戰(zhàn)略管理辦公室、戰(zhàn)略指導委員會等）。

高績效組織最常用的實踐，是運用有效的項目管理，并將其嵌入組織的業(yè)務管理結構中。已建立SPO的組織可以為此感到自豪。

延伸閱讀：

戰(zhàn)略執(zhí)行七步?jīng)Q勝法 /（美）克勞福德（Crawford,J.J.），（美）布魯因（Brewin,J.C.），（美）彭尼帕克（Pennypacker,J.S.）著；張斌，焦英博譯. —北京：中國電力出版社，2015.4 （項目管理經(jīng)典譯叢）