信息時代檔案工作應對挑戰(zhàn)的新思路——讀《社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設研究》

曲春梅

(山東大學歷史文化學院, 濟南 250100)

摘要：檔案信息化建設是信息時代檔案工作的重要課題，《社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設研究》一書對我國的檔案信息化以及檔案信息倫理建設過程中所面臨的問題與挑戰(zhàn)進行了有益的探索。文章針對書中提出的形成檔案信息資源集中與自治相結合的新型管理機制、對檔案開放期限和開放鑒定的重新認識和定位、對安徽省檔案資源整合與管理模式改革的思考、實現(xiàn)檔案信息倫理建設與檔案信息立法同構等內容進行簡要評述。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；檔案信息倫理；國家檔案資源；信息公開

中圖分類號：G279.27 文獻標識碼：E

作者簡介：曲春梅，女，副教授。

收稿日期：2014-12-10

How to embrace the challenges in the era of information

——ReviewingforTheITApplicationtoArchivalInformationandthe

ConstructionofArchivalInformationEthicsinSocialTransitionPeriod

QU Chun-mei

(Shandong University, Jinan250100, China)

Abstract：In the information era, the IT Application to archival information has become an important topic in the archival circle. The book The IT Application to Archival Information and the Construction of Archival Information Ethics in Social Transition Period has made a preferable probe into the new issues and challenges we are faced with in the process of the construction of archival information and archival information ethics. This essay makes a brief comment on the suggestions mentioned in the book, the creation of a new management system which combines centralization and autonomy of archival resources, the recognition and reposition of the time limits and appraisal of the declassification of archives so as to find out solutions to the integration of archival resources, and to advance some management models for further study. The realization of both archival legislation and the construction of archival information ethics is also briefly expounded in the article.

Key words： management of archives; IT Application to archival information; archival information ethics; national archive resources; information publication; declassification of archive

隨著信息時代的到來，信息化已經滲透到社會生活的方方面面。檔案信息資源作為國家信息資源的重要組成部分，其信息化正在成為檔案界理論研究和實踐工作日益關注并深入探索的重要領域。馬仁杰等著的《社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設研究》[1](以下簡稱《檔案信息化建設》)一書，從戰(zhàn)略規(guī)劃、法律法規(guī)、政策制定、管理策略、人才培養(yǎng)、倫理建設、技術開發(fā)等諸多層面，對我國社會轉型時期檔案信息化工作以及檔案信息倫理建設過程中所面臨的機遇與挑戰(zhàn)進行了系統(tǒng)的研究和探討，提出了很多有價值的對策建議。近讀此書，受益頗多，僅擷其一二，與讀者共享。

1創(chuàng)新檔案管理模式，形成檔案信息資源集中與自治相結合的新型管理機制

《檔案信息化建設》一書開宗明義，首先界定了檔案信息化的概念，并強調了它在國家信息化發(fā)展進程中的重要性。檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，充分利用信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化、網絡化管理，實現(xiàn)深度開發(fā)與利用，促進檔案信息交流與共享，使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網絡化和社會化，進而服務和推動經濟社會發(fā)展轉型的歷史進程，是國家信息化的重要組成部分[1]。為促進我國檔案信息化的協(xié)調發(fā)展，《檔案信息化建設》在分析了我國檔案信息化建設現(xiàn)狀與問題的基礎上，提出了局館分開、政事分離，強化屬地管理、破除條塊分割，加強法制化和規(guī)范化管理、創(chuàng)新檔案管理模式等一系列措施，對于優(yōu)化和完善我國檔案事業(yè)管理體制具有現(xiàn)實指導意義。以創(chuàng)新檔案管理模式為例，書中提出的形成檔案信息資源集中與自治相結合的新型管理機制的對策建議，對于解決目前檔案利用需求復雜化、多樣化與館藏檔案信息資源分散化的矛盾頗有助益。

針對我國目前檔案資源多載體、多類型、多元化的發(fā)展方向，《檔案信息化建設》指出，各級國有綜合檔案館應平衡物理上“擁有”館藏與邏輯上“存取”館外檔案信息的關系，并應更加重視“存取”，而不是一味地強調“擁有”。為實現(xiàn)這一目標，檔案館可建立一站式的檔案信息檢索平臺和檔案信息遠程共享機制，方便公眾檢索利用檔案信息。在此基礎上，《檔案信息化建設》提出可以建立全國性的檔案信息資源庫，通過信息網絡將物理上分散的檔案信息資源庫連接起來，達到邏輯上的統(tǒng)一，對全國各地、各專業(yè)部門的檔案信息資源的內容和流向進行必要的控制，形成一種集中與自治相結合的新型檔案信息資源管理機制，促進全國檔案信息資源的有效整合和共建共享[2]。

隨著我國檔案信息化工作的進一步展開，各地各級各類檔案部門都建立起了自己的數(shù)字化檔案信息資源庫，并在一定范圍內實現(xiàn)了信息的共享。但從全國范圍來看，還未形成檔案信息資源的共享平臺，信息資源的利用仍然局限在狹小的區(qū)域、層次和門類范圍內，檔案信息資源的價值得不到最大程度的發(fā)揮。該書提出的檔案信息資源集中與自治相結合的新型管理機制，通過利用現(xiàn)代信息技術和網絡技術，建立起對全國檔案信息資源在邏輯上的集中統(tǒng)一管理和控制，同時又尊重各類檔案機構對所擁有館藏的物理上的“擁有”和自治管理，既方便了公眾對檔案信息資源在更大范圍的利用，又能實現(xiàn)對全國檔案信息資源的邏輯控制與實體管理，不失為一種切實可行的創(chuàng)新型檔案信息資源管理策略。

2對檔案開放期限和開放鑒定的重新認識和定位

信息公開是國家機關的一項基本義務，也是保障公民知情權的一項基本制度。公民對政府機關和公共部門所擁有的政府信息和公共信息的知情權，已經成為公民的一項基本權利。2005年,《中華人民共和國政府信息公開條例》(以下簡稱《政府信息公開條例》)的頒布實施，不僅標志著我國政府信息公開進入了“有法可依”的新時期，也為我國檔案信息資源的開放利用提出了新的要求。據(jù)統(tǒng)計資料顯示，80%的國家信息資源為政務信息資源，而政務信息資源的絕大部分都以或將以檔案的形式集中保存在各級各類國家綜合檔案館[3]。而長期以來，“法藏官府，秘而不宣”等傳統(tǒng)觀念在檔案實踐工作中仍存在一定影響，開放范圍控制過嚴、檔案利用門檻過高等問題，在一定程度上限制了檔案信息資源的開放利用，不利于公民知情權的有效實現(xiàn)。

該書在探討政府信息公開背景下檔案開放利用工作所面臨的挑戰(zhàn)及應對策略時，提出了應當在實際工作中轉變思想觀念，對檔案開放期限及開放鑒定等問題進行重新認識和定位，并進一步提出了縮短檔案開放期限、拓寬“隨時開放”的范圍，超前做好開放鑒定，為“隨時開放”創(chuàng)造條件等具體建議。目前我國對于檔案開放期限的規(guī)定是：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行?！庇捎谠摋l款對于檔案開放期限的限定過于籠統(tǒng)，在實踐中難以操作和把握，結果造成“一刀切”，可以提前開放的檔案往往也要等期滿30年后才有“資格”開放。鑒于此，《檔案信息化建設》提出將檔案開放的期限縮短為二十年[4]，同時將開放鑒定納入歸檔環(huán)節(jié)，以“件”為單位進行開放鑒定，凡是承載的信息內容目前不再涉及黨和國家秘密事項或受法律保護的其他秘密事項的，均應允許“隨時開放”。[5]這一對策的提出，一方面可以有效地解決國家檔案館館藏檔案“隨時開放”“適時開放”的問題，滿足公民對檔案信息在內容及時效方面的利用需求；另一方面也可以實現(xiàn)與《政府信息公開條例》的有效對接，凡是依照《政府信息公開條例》可以公開的政府信息，歸檔后就可以即時開放，避免了部分政府信息入館前可以公開、入館后反而限制利用的情形。值得思考的問題是，在文件數(shù)量急劇增長特別是電子文件所占比例日益增加的信息時代，以“件”為單位進行開放鑒定，即使將其前置于歸檔環(huán)節(jié)，它所帶來的工作量仍然是非常巨大的，這必然會在一定程度上影響該對策的可操作性與可實現(xiàn)性。

在為檔案的“隨時開放”創(chuàng)造條件的同時，《檔案信息化建設》也強調了應當依法及時準確地確定文件的密級和保密期限，以便在提供利用時能夠區(qū)別對待，同時還要及時解密、解控[6]。這一觀點與現(xiàn)代信息立法的先進理念與價值取向高度契合。開放與保密是信息利用這枚“硬幣”的兩面，二者相輔相成，共同構成了檔案利用的基本框架。我國2010年新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》確立了“既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理利用”的基本原則，進一步完善了國家秘密的確定、變更和解除機制，明確規(guī)定了對不需要繼續(xù)保密的文件應該進行主動審查、及時解密，充分體現(xiàn)了保守秘密與開放利用二者之間的利益權衡，為最大限度地保障公民信息知情權提供了法律依據(jù)。從檔案信息利用的角度來看，依據(jù)相關法律規(guī)定及時為文件確定密級和保密期限，正是為了更好地提供利用?！耙怨_為原則，以不公開為例外”，凡是沒有被確定為國家秘密或法律規(guī)定的其他秘密事項的檔案文件，都應當依法向社會公眾開放，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息資源應有的效用。

3對安徽省檔案資源整合與管理模式改革的思考

對典型個案進行全面系統(tǒng)的分析研究，是該書的一大亮點。檔案學是一門應用性強的實踐學科，在檔案學術研究中運用案例研究，可以使我們的學術研究更“接地氣”，既可以在實例中驗證理論對實踐工作的指導性和前瞻性，又能夠在案例研究中總結經驗教訓，為理論研究提供肥沃的現(xiàn)實土壤。《檔案信息化建設》作者因地利之便，對安徽省檔案管理模式改革的起始、進程、內容、效果、影響有著全面的了解和深刻的體會。經過幾年的探索與實踐，安徽檔案管理模式改革取得了哪些成績？面臨著哪些問題？這一區(qū)域性改革對全國檔案事業(yè)的發(fā)展具有哪些實踐意義？作者以嚴謹?shù)膶W術態(tài)度對此進行了總結和分析，提出了獨到的見解和有益的思考。

2004年5月，安徽省檔案局在和縣進行了檔案管理模式改革試點，2005年7月，改革試點成功，初步建立起了與我國社會主義市場經濟體制相適應的檔案管理新模式。這一新模式具有由分散到集約、由封閉到開放、由服務功能單一到“一站式”服務的“三大特征”，實現(xiàn)了檔案資源集約化、人員素質現(xiàn)代化、業(yè)務建設標準化、管理工作規(guī)范化、服務社會優(yōu)質化等“五化”目標，真正實現(xiàn)了檔案信息資源國家所有、社會共享[7]。安徽檔案管理模式改革是一次“破冰之舉”，是“檔案工作者的一次改革創(chuàng)新”。改革取得了豐碩的成果，檔案信息資源服務經濟社會的功能得到了極大的增強，在政府決策、服務民生、維護合法權益等方面發(fā)揮出更積極的作用；與此同時,在檔案資源整合過程中遇到的新問題也帶給檔案工作者更多的思考。

《檔案信息化建設》針對目前我國檔案所有權多元化的新情況，對“國家檔案全宗”和“國家檔案資源”的概念進行了辨析，指出過去我們所說的“國家檔案全宗”強調“一切檔案歸國家所有”，現(xiàn)在我們所說的“國家檔案資源”則強調“過去與現(xiàn)在國家機構、社會組織及個人產生的具有國家和社會保存價值的檔案”，兩相比較，顯然后者的概念更加明晰、更加符合國情、更加有利于檔案事業(yè)的發(fā)展[8]。

我國《物權法》的頒布實施從法律角度規(guī)定了私有企業(yè)、民間組織以及個人對其在生產、經營、社會生活等各項活動中所形成檔案的所有權，檔案所有權呈現(xiàn)出多元化的特點。以企業(yè)檔案為例，按照企業(yè)所有制形式劃分，企業(yè)檔案可以分為國有企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案和外商投資企業(yè)檔案等，其中國有企業(yè)檔案屬于國有資產，其所有權歸國家所有；而其他類型的企業(yè)檔案則按照相關規(guī)定，其所有權各自歸屬于不同的企業(yè)產權所有者。檔案的所有權發(fā)生了明顯變化，原有的“國家檔案全宗”理論就必須得到修正與創(chuàng)新，從而更好地指導檔案工作實踐?！皣覚n案資源”概念的提出，更好地順應了檔案所有權多元化的新情況，凡是對國家和社會具有保存價值的檔案都屬于國家檔案資源的范疇，無論其所有權歸屬，其所有者都應當承擔妥善保管的義務，保護具有國家和社會意義的檔案財富的完整與安全。

為實現(xiàn)這一目標，《檔案信息化建設》提出在研討國家檔案資源整合法規(guī)建設時，應當特別注意以下幾點：強調社會成員有保護國家檔案資源的義務；既要體現(xiàn)對個體的約束，也要體現(xiàn)對個體利益的維護；非國有單位與個人所有的、對國家和社會具有保存價值的或者是應當保密的檔案，所有者自當妥善保管。無條件保管者，可向國家檔案館寄存。為充分體現(xiàn)所有者的利益，檔案所有者可以自行決定是否向國家檔案館出賣或捐贈。但國家檔案館可以對其中有價值的資源進行復制；社會組織(包括非國有單位與個人)的不當行為，造成國家檔案資源流失或損毀后果的，應當給予警告、罰款等行政處罰，構成犯罪的，應當依法追究刑事責任[9]。以上幾點建議既體現(xiàn)了對私有檔案所有者權益的保護，也從法律角度規(guī)范了檔案所有者的行為，從而有效地保護和維護國家檔案信息資源的完整與安全。在此基礎上，檔案部門和檔案工作者還應當積極發(fā)揮指導、監(jiān)督和服務職能，引導、鼓勵和促進私有企業(yè)和個人對有價值檔案的安全保管，從多個層面、不同角度實現(xiàn)對國家檔案資源的保護。

4實現(xiàn)檔案信息倫理建設與檔案信息立法同構

隨著信息技術和網絡技術等各種新技術手段的快速發(fā)展，社會信息化的程度日益加深，信息化在給我們的工作生活帶來便利的同時，信息污染、信息泛濫、數(shù)字鴻溝、公民隱私權和知識產權受到侵犯、信息犯罪等各種與信息化相關的新的社會問題也接踵而至，給信息化建設的進一步深入發(fā)展帶來極大困擾。作為國家信息化建設的組成部分，檔案信息化工作也概莫能外。如何調整和解決檔案信息化活動過程中出現(xiàn)的新矛盾和新問題，成為檔案工作領域亟待完成的新任務。單方面強調檔案信息倫理建設不能夠有效遏制檔案信息犯罪問題，同時，單方面依靠檔案信息立法亦不足以有效解決檔案信息倫理失范問題，而目前的檔案信息立法與倫理建設又都呈現(xiàn)出明顯滯后的缺陷。基于此，《檔案信息化建設》獨辟蹊徑，提出了檔案信息倫理建設與檔案信息立法同構的思路，將“檔案信息倫理法律化、檔案信息法律倫理化”，倫理與立法二者相互滲透，互為依托，共同構建起調整檔案信息化活動的整體規(guī)范框架。所謂檔案信息倫理與檔案信息立法同構，包括兩個方面的含義：一方面，在國家的政策導向上，應努力促成檔案信息立法與檔案信息倫理建設的溝通和協(xié)調，制定出符合社會群體本意、倫理意愿的檔案信息法律規(guī)范；另一方面，要堅持法禮并舉，德法結合的原則，力求通過檔案信息法律的支撐和規(guī)范來促進檔案信息倫理建設，從而強化檔案信息法律與檔案信息倫理的互補功能，最終實現(xiàn)信息倫理建設與檔案信息立法的同構[10]。

檔案信息倫理與檔案信息立法具有共同的理念與價值指向，其目的都是為了調整和規(guī)范檔案信息的產生者、傳播者、使用者和社會公眾在檔案信息獲取、整合、使用和傳輸?shù)葯n案信息活動過程中所發(fā)生的各種社會關系，實現(xiàn)公正、公平、公開的倫理目標和法治價值。與此同時，檔案信息倫理與檔案信息立法又具有自身特點，在調整和解決信息倫理失范及信息犯罪等問題方面有著各自的優(yōu)勢與劣勢。構建完善的檔案信息倫理準則與規(guī)范，可以有效推動和促進檔案信息活動主體自律、慎獨等精神的養(yǎng)成，規(guī)范信息主體的信息行為和自覺意識，對檔案信息活動能夠起到很好的引導和規(guī)范作用；但是，信息倫理準則和道德規(guī)范對檔案信息行為的約束力不具有強制性，將其內化為信息主體自覺自愿的權利意識和責任感需要一個長期的過程，顯效慢。檔案信息立法對檔案信息行為的規(guī)范具有強制約束力，是推進檔案信息化建設健康發(fā)展的重要法律保障；但是由于技術、環(huán)境、政策等因素影響，我國的檔案信息立法具有“滯后性”特點，在檔案信息活動中存在著檔案信息法律無法監(jiān)管和規(guī)范的“空白區(qū)”和“盲點區(qū)”，導致檔案信息法律的部分失效。而檔案信息倫理與檔案信息立法同構，不僅可以很好地實現(xiàn)二者在功能上的兼容互補，還能通過二者的互動更好地強化和保障其對社會共同的規(guī)范調控作用。

為實現(xiàn)檔案信息倫理建設與檔案信息立法二者的互補和互動，《檔案信息化建設》建議，立法者在制定檔案信息法律時，應當考慮檔案信息倫理的要求，把檔案信息倫理規(guī)范滲透到檔案信息法律規(guī)范中，以法規(guī)形式明確規(guī)定檔案信息活動主體的責任、權利和義務；通過在檔案信息活動中建立和培養(yǎng)良好的道德風尚，為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅實的社會輿論和道德基礎；通過法律的強制和制裁功能，懲處不道德的檔案信息行為，促使檔案信息活動主體遵守相應的檔案信息倫理規(guī)范，確保檔案信息立法與檔案信息倫理互補功能的極大發(fā)揮[11]。檔案信息倫理與檔案信息立法在同構過程中，各取所長，互補所缺，不僅從法律和倫理兩方面共同規(guī)范檔案信息主體的信息行為，又在同構過程中促進了檔案信息立法的日臻完善和檔案信息倫理的健康發(fā)展。

檔案信息化與檔案信息倫理建設是我國社會轉型時期檔案事業(yè)發(fā)展所面臨的重大課題，《檔案信息化建設》在這方面做了有益的探索。正如書中所說，無論是檔案工作本身還是檔案學術研究，都要有探索精神，要以“嚴肅的態(tài)度去探求科學的真諦”。作者正是以嚴肅求真的科學態(tài)度，對我國轉型時期檔案信息化與檔案信息倫理建設所遇到的問題進行了有益的探索，提出了許多可行性的建議對策，從實踐上為檔案信息化建設工作提供了新的發(fā)展思路，從理論上進一步豐富了我國檔案學的研究內容。隨著社會信息化程度的繼續(xù)深化，我國的檔案信息化建設還會面臨更多新的問題和挑戰(zhàn)，檔案工作者應當主動承擔起時代賦予我們的責任，從實踐工作中總結經驗，從理論研究中汲取養(yǎng)分，積極應對信息時代的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]-[11] 馬仁杰,張浩,馬伏秋.社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設研究[M].上海:世界圖書出版公司.2014.

(責任編輯：王靖雯)