俞杭女

(紹興文理學(xué)院　教務(wù)處，浙江　紹興312000)

完善系統(tǒng)規(guī)范使用提高教務(wù)管理水平

俞杭女

(紹興文理學(xué)院教務(wù)處，浙江紹興312000)

摘要：目前正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)在各高校廣泛使用，由于各高校的教務(wù)管理需求存在很大差異，正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)并不能很好地適應(yīng)高校的實際應(yīng)用需求。本文從實際使用出發(fā)，提出了系統(tǒng)存在的問題，并從系統(tǒng)角度和管理角度兩個層面給出了完善措施。

關(guān)鍵詞：教務(wù)系統(tǒng)；教務(wù)管理

中圖分類號：G642.1

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：：A

文章編號：：1008-293X(2015)12-03-099

doi：10.16169/j.issn.1008-293x.j.2015.12.25

Abstract：At present, Zhengfang Teaching Management System has been widely used in many universities. But with the discrepancies in the needs of educational administration of the universities, Zhengfang Teaching Management System is not well-adapted to the practical application of the universities. Targeted at the problems in the operation of the system, this paper points out the defects of the system and puts forward the improved methods from the angles of system and management.

收稿日期：*2015-05-05

基金項目：浙江省教育會計學(xué)會2015年立項課題(ZJKJ1538)

作者簡介：張依群(1975-)，女，浙江紹興人，紹興文理學(xué)院附屬醫(yī)院高級會計師，研究方向：高校財務(wù)管理。

一、前言

隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大、招生層次的多樣化、計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展普及，高校教學(xué)管理普遍已經(jīng)投入使用教務(wù)管理系統(tǒng)。目前，國內(nèi)大部分高校使用正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)(以下簡稱“正方教務(wù)系統(tǒng)”)輔助管理，其管理領(lǐng)域已經(jīng)涉及教學(xué)任務(wù)下達(dá)落實、選課、排課、學(xué)生管理、成績管理、學(xué)分管理等各個教務(wù)管理環(huán)節(jié)[1,3]。

但是，由于各高校在教務(wù)管理、學(xué)籍管理上存在很大的差異性和多樣性，正方教務(wù)系統(tǒng)已不能很好地滿足各高校的管理需求，特別是在學(xué)籍管理上的需求，例如轉(zhuǎn)專業(yè)、畢業(yè)審核、學(xué)位審核等的管理需求。

我校于2007年開始投入使用正方教務(wù)系統(tǒng)，使用中一直存在不少問題，如何完善教務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范使用，在現(xiàn)階段顯得尤為重要和迫切。

二、正方教務(wù)系統(tǒng)存在的問題

正方教務(wù)系統(tǒng)經(jīng)過幾年的使用，特別是在畢業(yè)審核、學(xué)位審核過程中，暴露出了很多的問題。這些問題的存在，大大地影響和降低了我校教務(wù)管理、學(xué)籍管理的工作效率和水平。比較顯著的問題有：

1.缺少學(xué)分認(rèn)定功能

正方教務(wù)系統(tǒng)中，以課程代碼為課程的唯一性標(biāo)記。在學(xué)分統(tǒng)計、畢業(yè)審核、學(xué)位審核等過程中，系統(tǒng)根據(jù)課程代碼來匹配學(xué)生成績表中的課程與專業(yè)人才培養(yǎng)方案中的課程。如果學(xué)生成績表中課程的課程代碼與人才培養(yǎng)方案中的課程代碼不一致，則系統(tǒng)會判斷學(xué)生該門課程未修讀過，導(dǎo)致學(xué)分統(tǒng)計、畢業(yè)審核、學(xué)位審核結(jié)果的錯誤。

在實際管理中，休學(xué)復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動以及人才培養(yǎng)方案調(diào)整等各種原因，均會導(dǎo)致學(xué)生實際修讀課程的課程代碼與其所在專業(yè)的人才培養(yǎng)方案中的課程代碼不一致的情況，從而引發(fā)后續(xù)學(xué)分統(tǒng)計、學(xué)生選課、重修報名、畢業(yè)審核、學(xué)位審核等一系列的工作困境。正方教務(wù)系統(tǒng)缺少對這部分課程的處理功能，無法進(jìn)行課程學(xué)分認(rèn)定，給后續(xù)的學(xué)分統(tǒng)計、畢業(yè)審核、學(xué)位審核等工作帶來了困難。

2.成績處理功能薄弱

正方教務(wù)系統(tǒng)中，學(xué)生的成績有正考成績、補(bǔ)考成績和重修成績。在實際管理工作中，我們每學(xué)期都會遇到學(xué)生已經(jīng)重修并通過課程考核但打印出來的成績單上卻仍是不合格成績的情況。為此，我們對系統(tǒng)中的成績表數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在一門課程多個成績的處理上存在缺陷，無法精確地將多條成績記錄統(tǒng)計在一起。

此外，每學(xué)期教師成績錄入結(jié)束后，系統(tǒng)中或多或少會出現(xiàn)一些不規(guī)范成績，如“中等”錄為“中”，“及格”錄為“合格”等(我校的五級制成績設(shè)為“優(yōu)秀、良好、中等、及格、不及格”五級)，導(dǎo)致后續(xù)在班級成績單打印、學(xué)生成績統(tǒng)計、專業(yè)成績排名等操作時提示出錯。究其原因，系統(tǒng)在web端的成績錄入模塊中，未對操作者保存提交的成績數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性判斷。

3.學(xué)生選課、學(xué)生教學(xué)評價時系統(tǒng)擁擠

正方教務(wù)系統(tǒng)投入使用以來，每次學(xué)生選課、學(xué)生教學(xué)評價期間，均會出現(xiàn)非常嚴(yán)重的“堵塞”現(xiàn)象，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，無法正常進(jìn)行選課和教學(xué)評價。盡管學(xué)校加大經(jīng)費(fèi)投入升級和增加了相關(guān)的服務(wù)器設(shè)備，但是這個問題始終無法得到解決。

4.畢業(yè)審核、學(xué)位審核功能形同虛設(shè)

由于畢業(yè)審核涉及眾多方面復(fù)雜繁瑣的數(shù)據(jù)信息，各高校的學(xué)位授予條件又多樣不一致，因此，正方教務(wù)系統(tǒng)里的畢業(yè)資格、學(xué)位授予資格審核功能并不能滿足各高校在此項工作上的管理需求。再加上前述的學(xué)分認(rèn)定功能缺少，成績處理功能薄弱等原因，正方教務(wù)系統(tǒng)無法真正實現(xiàn)“自動化”的畢業(yè)審核、學(xué)位審核。目前，我校的畢業(yè)資格、學(xué)位授予資格審核工作，仍然處于以正方教務(wù)系統(tǒng)提供的學(xué)生成績信息為基礎(chǔ)的人工審核階段。二級學(xué)院教學(xué)管理人員借助正方教務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計畢業(yè)生的學(xué)業(yè)情況，然后人工審核各項畢業(yè)、學(xué)位授予條件的滿足情況，耗時耗力，容易出錯。對于學(xué)校管理部門來講，面對二級學(xué)院提交的審核材料，基本上無法進(jìn)行全面有效的復(fù)審，往往只能以抽查的形式進(jìn)行，無法做到系統(tǒng)化、規(guī)范化的審核，工作效率不佳。

5.學(xué)分統(tǒng)計不靈活

我校在學(xué)分統(tǒng)計過程中，需要統(tǒng)計“除輔修、二專業(yè)以外”的課程修讀學(xué)分，而正方教務(wù)系統(tǒng)只能統(tǒng)計全部學(xué)分或者統(tǒng)計“輔修、二專業(yè)”學(xué)分，無法做到統(tǒng)計“除輔修、二專業(yè)以外”的課程修讀學(xué)分，需要管理人員進(jìn)行二次計算才能得到最后數(shù)據(jù)，這也大大地降低了工作效能。

6.無法滿足模塊化選課的需要

為了進(jìn)一步實現(xiàn)人才培養(yǎng)的多樣化和復(fù)合型，我校實行“模塊化”的全校選修課制度。每個模塊下設(shè)4門左右的課程，每門課程有規(guī)定的開課學(xué)期，學(xué)生選讀一個模塊后，該模塊下的課程自動進(jìn)入學(xué)生個人選課記錄。

目前，正方教務(wù)系統(tǒng)中的選課功能只能實現(xiàn)單門課程的選讀，不能按模塊選修。我校在這項工作上只能借助網(wǎng)上報名實現(xiàn)學(xué)生選模塊操作，然后根據(jù)模塊代碼人工匹配相應(yīng)課程信息和學(xué)生信息，再根據(jù)選課課號人工導(dǎo)入學(xué)生選課記錄，工作效率不高。

7.轉(zhuǎn)專業(yè)功能有所欠缺

為營造有利于學(xué)生個性發(fā)展的良好環(huán)境，每個高校均設(shè)有轉(zhuǎn)專業(yè)制度，我校的轉(zhuǎn)專業(yè)以學(xué)生在校期間修讀課程的平均學(xué)分績點(diǎn)為依據(jù)。

目前正方教務(wù)系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)專業(yè)功能僅能完成學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)報名工作，無法將學(xué)生報名信息與學(xué)生專業(yè)成績排名數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)實現(xiàn)報名到投檔錄取的一體化工作。

8.結(jié)業(yè)學(xué)生無法選課

正方教務(wù)系統(tǒng)在添加學(xué)生選課信息時對學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行判斷，只有在校生才能加入選課名單。在實際應(yīng)用中，有很多不在校的結(jié)業(yè)學(xué)生需要繼續(xù)修讀課程以達(dá)到畢業(yè)要求。

9.音樂等藝術(shù)類專業(yè)術(shù)課的教學(xué)任務(wù)落實、課表編排不夠明確

與普通的理論課不同，音樂等藝術(shù)類專業(yè)術(shù)課在教學(xué)形式上多采用一對一、一對二的小班教學(xué)，有特殊的教學(xué)要求。目前正方教務(wù)系統(tǒng)雖然可以通過“專業(yè)或班級重復(fù)下達(dá)”實現(xiàn)教學(xué)任務(wù)的落實工作，但在后續(xù)的排課、學(xué)生選課名單確定上存在缺陷。

三、完善措施

針對上述出現(xiàn)的種種問題，我們進(jìn)行了分析研究，認(rèn)為2方面的原因?qū)е铝艘陨蠁栴}的存在，一是系統(tǒng)設(shè)計不夠完善，二是管理人員意識不到位及操作不規(guī)范。針對這兩個原因，我們可以從以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn)，完善系統(tǒng)，同時規(guī)范使用。

首先在系統(tǒng)層面進(jìn)行改進(jìn)完善。1)增加學(xué)分認(rèn)定功能。學(xué)生在規(guī)定時間內(nèi)登錄教務(wù)系統(tǒng)，按要求填寫學(xué)分認(rèn)定申請信息提交開課學(xué)院審核；開課學(xué)院在系統(tǒng)中逐一審核學(xué)生的申請并給出審核意見，對于審核同意的申請則提交學(xué)校相應(yīng)的管理部門審批；學(xué)校主管部門批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入學(xué)生成績庫，實現(xiàn)學(xué)分認(rèn)定。2)加強(qiáng)成績處理功能。一是成績錄入時進(jìn)行有效性檢測。任課教師錄入成績提交時，系統(tǒng)對錄入的成績數(shù)據(jù)進(jìn)行即時的數(shù)據(jù)有效性檢測，杜絕不規(guī)范成績進(jìn)入成績庫。二是根據(jù)課程代碼對成績庫中同一門課程的多個成績進(jìn)行歸類處理。3)引入登錄排隊機(jī)制。對登錄頁面進(jìn)行優(yōu)化，引入排隊機(jī)制，如果當(dāng)前登錄人數(shù)超過系統(tǒng)限制則拒絕登錄，并告知用戶等待信息，退出一人登錄一人，確保學(xué)生選課、學(xué)生教學(xué)評價、教師成績錄入等工作的有序開展。4)完善畢業(yè)審核、學(xué)位審核功能。增加學(xué)生網(wǎng)上“學(xué)位申請”功能，自定義學(xué)位授予條件、畢業(yè)條件，使系統(tǒng)有更好的擴(kuò)展性，實現(xiàn)畢業(yè)、學(xué)位自動審核功能。5)完善學(xué)分統(tǒng)計功能，增加“除輔修、二專業(yè)以外學(xué)分統(tǒng)計”、“重修學(xué)分統(tǒng)計”等學(xué)分統(tǒng)計功能。6)完善模塊化選課功能。增加模塊信息維護(hù)模塊，錄入模塊信息、模塊下設(shè)的課程信息。學(xué)生選讀某一模塊后，該模塊下的課程信息自動進(jìn)入學(xué)生的選課表和課程表。并增加模塊修讀情況統(tǒng)計功能，以便于模塊化選課的后續(xù)跟蹤分析。7)完善轉(zhuǎn)專業(yè)功能。充分利用系統(tǒng)現(xiàn)有的專業(yè)排名功能，在現(xiàn)有轉(zhuǎn)專業(yè)報名功能的基礎(chǔ)上，增加審核、投檔、錄取以及后續(xù)的學(xué)籍異動等一系列管理工作。8)完善結(jié)業(yè)學(xué)生的選課功能，單獨(dú)開設(shè)結(jié)業(yè)學(xué)生選課途徑，或者在單個添加選課名單時取消“是否在校”的判斷。9)單獨(dú)開發(fā)音樂等藝術(shù)類專業(yè)術(shù)課的教學(xué)任務(wù)落實、課表編排功能。

其次要提高教學(xué)管理人員的系統(tǒng)意識，規(guī)范教務(wù)管理系統(tǒng)的使用。管理員要做好數(shù)據(jù)備份、定期培訓(xùn)，定期進(jìn)行成績檢測。每次成績錄入完成后，利用系統(tǒng)對所錄入的成績進(jìn)行檢測，并對不規(guī)范成績進(jìn)行及時的處理。每年畢業(yè)審核前，對成績庫的成績進(jìn)行檢測，提醒學(xué)院及時做好學(xué)分認(rèn)定工作，確保畢業(yè)審核、學(xué)位審核工作的順利進(jìn)行。管理員應(yīng)熟悉整個教務(wù)運(yùn)行流程，同時結(jié)合學(xué)校實際制訂合乎規(guī)范的操作指南，定期對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。使用人員應(yīng)提高對教務(wù)管理系統(tǒng)的認(rèn)識，教務(wù)管理系統(tǒng)不能成為管理人員的“擋箭牌”[2]。當(dāng)操作或工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，首先要查清自己的問題，而不是直接將問題指向教務(wù)管理系統(tǒng)。使用人員要樹立足夠的安全意識，定期修改登錄密碼。要熟悉整個系統(tǒng)流程，確保每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，因為教務(wù)管理系統(tǒng)的各個功能模塊是互相關(guān)聯(lián)，層層遞進(jìn)的，一個環(huán)節(jié)出問題，會直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)。師生在使用教務(wù)管理系統(tǒng)的過程中，也要端正認(rèn)識，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的操作指南，在規(guī)定的時間段內(nèi)按要求做好相關(guān)的操作。

教務(wù)管理系統(tǒng)在高校的學(xué)籍管理工作中起著越來越重要的作用，我們必須完善正方教務(wù)系統(tǒng)，引導(dǎo)管理人員和師生規(guī)范地使用教務(wù)系統(tǒng)，才能使得教務(wù)系統(tǒng)更好地為學(xué)校的學(xué)籍管理、教務(wù)管理工作服務(wù)，才能更好地提高學(xué)籍管理、教務(wù)管理的水平和效率，更好地服務(wù)師生。

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System Improvement and Operation Specification for Efficient Educational Administration Management

Yu Hangnv

(Office of Academic affaires, Shaoxing University, Shaoxing, Zhejiang 312000)

Key words：educational management system; educational administration management

(責(zé)任編輯周一農(nóng))