李東

摘要：伴隨著信息化程度的日漸提高，我國眾多行業(yè)都已經(jīng)熟練運用了信息技術，而且大多數(shù)企業(yè)引進了信息化的辦公系統(tǒng)，由此可見，網(wǎng)絡的介入完全改變了企業(yè)傳統(tǒng)的辦公管理模式，企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)迎來了前所未有的春天。本文就深化企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)應用做以思考，重點研究企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)對企業(yè)信息化建設的意義以及系統(tǒng)應用的優(yōu)化手段。

關鍵詞：企業(yè)信息化 辦公系統(tǒng) 意義 應用思考 優(yōu)化手段

企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)是完全區(qū)別于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的一種新穎形式，其主要是利用先進的計算機技術把企業(yè)的辦公過程電子化，創(chuàng)建出一個集體共享、信息集成的開放性辦公環(huán)境，將企業(yè)內部所有員工集中在一起共同辦公，旨在將辦公過程和結果信息化、自動化與效率化。如果想要實現(xiàn)這一目標，企業(yè)就必須應用先進的信息化辦公系統(tǒng)，并且熟練掌握系統(tǒng)的每一處內容和每一步操作，從而提高企業(yè)自身的辦公效率，增強企業(yè)自身的綜合競爭力。

1 企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)對企業(yè)信息化建設的意義

1.1 能夠獲得企業(yè)領導對信息化辦公的重視和贊賞

由于信息化的辦公系統(tǒng)具有極強的信息傳遞速度，而且還擁有強大的資源信息共享功能，這就使得企業(yè)的決策信息和管理要務能夠迅速傳達到各個部門，各個部門間的生產(chǎn)經(jīng)營信息數(shù)據(jù)也能夠迅速反饋到企業(yè)決策部門，無形中將企業(yè)內部信息的傳遞和通達推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化辦公系統(tǒng)的用，在企業(yè)培養(yǎng)關鍵用戶、創(chuàng)新管理模式、擴展頂層應用和收獲大力支持等方面也具有重要意義。而且在一定程度上能夠增強領導對企業(yè)信息化辦公的贊賞和認同，為企業(yè)的未來發(fā)展爭取到更加強勁的后備支持。

在實際的企業(yè)辦公過程中，很多企業(yè)都是通過避重就輕、自上而下的方式進行辦公系統(tǒng)的試點、推開，其實這種方法并不好用，反而會造成事倍功半的結果，畢竟再好的辦公系統(tǒng)也不會涉及到企業(yè)領導層的辦公與應用。如果企業(yè)領導層仍舊沉浸于傳統(tǒng)辦公模式而無法自拔，或者信息化辦公系統(tǒng)的建設資金不到位，這無疑會影響決策、阻礙信息化的攝入進程。因此，一旦信息化辦公系統(tǒng)的顯著成效獲得企業(yè)領導的重視和贊賞，那么企業(yè)內部的管理、決策、指揮等任務才能開展的順風順水，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動才能朝向信息化建設和正確的方向有序開展。

1.2 益于滿足企業(yè)全員的辦公需求和網(wǎng)絡環(huán)境搭建

在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的運行過程中，除了企業(yè)領導層能夠享受到獨特的優(yōu)勢以外，企業(yè)內部的全體員工也能夠沖破時間和空間的限制，第一時間得到有效信息，從而協(xié)調好工作的各項內容，而且，信息化的合作辦公平臺在一定程度上減輕了員工的工作量，善于將員工從瑣碎的事務性工作中抽離出來，轉向更加專一、專業(yè)的業(yè)務中去，極大地提升了企業(yè)員工的工作效果。針對業(yè)務系統(tǒng)來說，它涉及的范疇可能不如辦公系統(tǒng)全面，它更多地是滿足個別部門或者單獨人員的工作需要，辦公系統(tǒng)則面對的是整個企業(yè)內部的所有員工，擁有廣泛的用戶群。

在企業(yè)日常工作中應用辦公系統(tǒng)，可以引起較大的轟動效應，甚至在整個行業(yè)都掀起一股熱潮，其中最最鮮明的一點就是，信息化辦公系統(tǒng)巧妙地在各級領導、各級員工和同事之間建立起了一種微妙的聯(lián)系，進而形成了一個龐大的網(wǎng)絡家庭，在同樣的網(wǎng)絡環(huán)境、信息平臺、計算環(huán)境下處理各種不同的業(yè)務，從而利于行業(yè)間的交流學習和傳統(tǒng)辦公模式、思維方式的轉變，為企業(yè)信息化的建設提供了強大的動力支撐。再者，企業(yè)可以將自身的信息化辦公系統(tǒng)作為信息建設的切入點，帶動企業(yè)局部網(wǎng)絡的建設，培訓一大批計算機水平較高的企業(yè)員工，迎合信息化社會的發(fā)展腳步。

1.3 助于建設以決策需求、各級管理的系統(tǒng)建設主線

從影響企業(yè)發(fā)展方向的影響性因素來看，管理和決策是企業(yè)所有工作內容的核心，決策更是各級管理人員確定工作內容的參考標準。傳統(tǒng)的企業(yè)決策，首先需要領導提出一定要求，再交由下級部門根據(jù)自身的認識和判斷過濾出不合理的地方，最后經(jīng)慎重考慮后將確定的答案再上報，這種做法比較繁雜，而且信息的審核難免也會出現(xiàn)一系列始料不及的問題，但信息化的辦公系統(tǒng)比較高效，它可以將系統(tǒng)中存錄的業(yè)務數(shù)據(jù)在比對、分析的條件下核算的更加詳實，也更具有代表性，也便于領導層通過數(shù)據(jù)核算結果掌握全局基本情況，進而提高決策的合理性和準確性。

除此之外，管理和決策的最終結果經(jīng)由信息化辦公系統(tǒng)傳達到各個部門和人員，提升了溝通的時效性，而且助于增加企業(yè)的應變能力和整體競爭力。同時，在管理和決策這一關鍵性內容的拉動下，關于以決策需求、各級管理這條系統(tǒng)建設主線，也逐步拓展了業(yè)務信息化水平的范疇，實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的融合，最終益于達到綜合處理企業(yè)業(yè)務的集成目的。

2 企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化手段

2.1 優(yōu)化企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)，確保企業(yè)安全平穩(wěn)的前進發(fā)展

關于企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化問題，我們必須嚴肅對待，因為它關系到企業(yè)的正?；l(fā)展和前進步伐，而且影響到企業(yè)的整個信息化建設進程。因此，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應用過程中，首先必須深化好企業(yè)的信息化辦公規(guī)劃方案，確保企業(yè)制定的發(fā)展朝向與目標標準合理且明確，確保方案能夠按次序、步驟完美進行。

其次，需要促進辦公系統(tǒng)的各個流程緊湊協(xié)調，促進企業(yè)信息化建設的穩(wěn)步前行。最后，我們還應時常注意各環(huán)節(jié)的調試和更新，建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進系統(tǒng)的現(xiàn)代化和信息化水平。

2.2 健全辦公系統(tǒng)的視頻會議，促進企業(yè)內部各環(huán)節(jié)有效協(xié)調

會議電視系統(tǒng)是一種新穎的會議形式，它主要是通過人與人之間的網(wǎng)絡傳輸，實現(xiàn)實時溝通的目標，加之互傳影視資料，在提高溝通水平的基礎上強化自身工作質量與效率。為了深化網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)設備的應用，確保會議系統(tǒng)的健全，企業(yè)需要引進視頻會議系統(tǒng)，并事先運用于小型會議中，將電話、傳真、電腦三方結合，確保小型會議應用的風聲水起，隨后在不斷地擴展。同時，信息化辦公系統(tǒng)可以通過具體的網(wǎng)絡手段，實現(xiàn)公文的網(wǎng)絡處理協(xié)同合作，并且定期發(fā)布一些實時信息，既提高了工作人員的辦公效率，也促進了企業(yè)內部各環(huán)節(jié)的協(xié)調。

2.3 應用多種信息化具體手段，提升企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)水平

在企業(yè)辦公的過程中，為了確保企業(yè)內部生產(chǎn)辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，我們有必要更新自身的管理模式，而且也需要應用多種信息化的手段，促進企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應用水平，最終提升企業(yè)的經(jīng)濟效益?，F(xiàn)下，手機作為人社交交流的一項必備通訊工具，企業(yè)可以巧妙地借助手機普及化、廣泛化的特點，在企業(yè)產(chǎn)品的宣傳中盡情發(fā)揮其價值，比如：在具體的宣傳活動中，可以通過“微信”或者“郵箱”的形式將信息發(fā)給用戶，達到一種點對點的服務和傳送。除此之外，企業(yè)需要深化協(xié)調內部人員結構，提高企業(yè)信息化建設隊伍的綜合素質，重視上下級部門間的溝通和交流，從而提升企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)水平。

3 結束語

總的來說，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應用過程中，企業(yè)必須明晰信息化辦公系統(tǒng)對自身發(fā)展的重要意義，在實時應用過程中不斷總結和歸納經(jīng)驗，進而不斷優(yōu)化辦公系統(tǒng)軟件，確保信息化辦公系統(tǒng)的健全和完善，從而達到深化思考的目的。

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