張憭憭

隨著國際經(jīng)濟貿(mào)易的往來，商務(wù)英語信函成為國際溝通的有效途徑之一，而有效地撰寫商務(wù)英語信函是國際商務(wù)人才必備的技能之一。作為商務(wù)英語專業(yè)的學生，撰寫商務(wù)英語信函也是我們必須掌握的一項重要的、實用的技能。本文從商務(wù)英語的寫作的7原則出發(fā)，探討如何通過掌握商務(wù)英語寫作的原則來撰寫成功的商務(wù)英語信函并總結(jié)商務(wù)英語的寫作技巧。

商務(wù)英語寫作原則寫作技巧自加入世界貿(mào)易組織之后，我國與世界各國的經(jīng)濟交往日益頻繁，因此，培養(yǎng)一大批既熟練掌握外語，又通曉國際商務(wù)知識，并善于進行跨文化交際的國際商務(wù)人才已成當務(wù)之急。商務(wù)英語信函是進行書面信息溝通的重要手段。在國際商務(wù)人員必備的諸多技能中，商務(wù)英語寫作是其中一項重要的技能，也是商務(wù)活動得以順利開展的重要保證。商務(wù)英語寫作的技能既反映了商務(wù)人員的個人能力，也是提升企業(yè)形象、樹立良好企業(yè)形象的保證。

一、商務(wù)英語的寫作原則

撰寫商務(wù)英語信函需在一定的原則指導下才能達到預期效果。相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿(mào)工作造成意想不到的麻煩。在大量的理論及實踐中，我們總結(jié)出了以下7C基本原則，即完整性原則（Completeness）、正確性原則（Correctness）、具體性原則（concreteness）、清楚性原則（Clarity）、簡潔性原則（Conciseness）、體諒性原則（consideration）、禮貌性原則（courtesy）。

1.完整性原則。一封完整的信函有助于表達寫作者的交流意圖;有助于建立和表達友善的關(guān)系;有助于防止出現(xiàn)信息遺漏而導致索賠、損失或訴訟。完整性原則包括信函格式的完整性，信函結(jié)構(gòu)的完整性以及信函內(nèi)容的完整性。標準的信函格式包括信頭，日期，信內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾敬語，簽名。格式的完整性能體現(xiàn)寫作者的專業(yè)性。信函結(jié)構(gòu)的完整性體現(xiàn)在其結(jié)構(gòu)的模式化。商務(wù)英語信函屬于實用性文體，程序化程度比較高，一般來說正式的信函由三大部分組成，即信函的開頭，正文以及結(jié)尾三個部分。信函內(nèi)容的完整性即一封信函必須包括讀者想知道的所有信息，回答讀者的一切提問，解答讀者的所有疑問。在寫作中，我們建議用五個W來檢驗。

2.正確性原則。商務(wù)英語信函的一個重要功能就是信息功能，也就是傳遞信息。正確性原則不僅僅是指信函中語法的正確、標點符號和拼寫的正確，而且也包括標準的語言，合適的表述，準確的數(shù)字以及對于商業(yè)術(shù)語的正確理解。

3.具體性原則。商務(wù)英語信函都有明確的交際意圖和目的，信函的內(nèi)容都是具體的。在內(nèi)容表述上，應(yīng)該確定、準確而又生動，特別是要求對方做出明確反應(yīng)的信函，或者答復對方提出的要求或問題的信函，或是報盤、接受等。該具體的就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。如商品的某些質(zhì)量和特征要用準確的數(shù)字;時間要具體，用年月日，避免使用模棱兩可、含混不清的表達法。

4.清楚性原則。所謂清楚，就是信函要寫得清楚明白，無晦澀難懂之處，不至于產(chǎn)生誤解。寫信人應(yīng)該盡量將自己的意思表達清楚，有助于收信人正確地理解信函的內(nèi)容，這樣才能達到寫信的效果。要做到這一點，應(yīng)避免使用復雜、冷僻、含義模糊的詞句和冗長的句子結(jié)構(gòu);正確恰當?shù)胤侄巍?/p>

5.簡潔性原則。商務(wù)英語屬于實用性語言，在實際的商務(wù)活動中，信函的用語應(yīng)盡量簡潔，也就是盡量使用簡潔的話語表達完整的、詳實的信息。簡潔常被認為是信函寫作的第一要義。在行文中，可以考慮使用縮略語。

6.體諒性原則。商務(wù)英語信函的寫作中需要作者時刻注意對方的反應(yīng)，也就是多為對方著想。在寫作中，既要滿足對方的需要，在結(jié)構(gòu)、態(tài)度、措辭等方面也要考慮對方的接受情況。在行文中我們可以多使用“you attitude”，將收信人放在首位。

7.禮貌性原則。一封彬彬有禮的信函能幫助寫作者樹立良好的職業(yè)道德形象，有助于促進業(yè)務(wù)，增進友誼，加強交流。禮貌意味著在信函中非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、真誠的禮貌、體貼的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好這一點呢？我們需要掌握以下的幾個要點。

（1）在行文中多使用積極的詞匯，避免使用消極的、有歧視含義的詞匯。在平時的閱讀寫作中多搜集積極的詞匯。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商務(wù)信件應(yīng)尊重女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語。

（2）將命令式用語改為請求式用語。在行文中使用命令式用語會使口氣顯得很強硬，儼似把自己的想法強加于人。而使用請求式用語，不僅表明了話語意義，還表示了對對方的尊重，語氣則顯得更加謙和。如我們在行文中建議多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

（3）利用虛擬語氣表示客氣和委婉語氣。表示希望或意見時可用虛擬式，以示禮貌。如We wish you would let us have your reply soon.

（4）在行文中恰當使用被動語態(tài)。在商務(wù)函電中，為了使文章更加禮貌得體，除了選用一些得體的語言外，還應(yīng)多使用被動語態(tài)。因為被動語態(tài)能使你的請求顯得更加溫和，更顯客氣。而主動語態(tài)常有譴責、抱怨對方的語氣。

二、商務(wù)英語信函的寫作技巧

在撰寫商務(wù)英語信函時我們應(yīng)當遵守以上的7個原則，那么，除了以上的寫作原則外，要想撰寫一篇高質(zhì)量、高效率的文章，我們還應(yīng)掌握以下的寫作技巧。

1.采用商務(wù)英語信函的四步式結(jié)構(gòu)。商務(wù)英語信函不同于其他類型的文章，它的寫作有一定的框架規(guī)范可循。具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運用等方面要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)。通常，常見的商務(wù)信函由四部分組成，即引言、詳情、應(yīng)答回復和結(jié)束語。

引言部分應(yīng)說明寫信的來由，出于禮貌，商務(wù)信函通常通過告知事由或提及彼此之前的聯(lián)系引出正文，而不是開門見山談具體事宜，以免唐突與失禮。引言中經(jīng)常使用的句型有I am writing to you concerning; Thank you for your letter dated; Referring to our contract; We take pleasure in informing you that; We are in receipt with thanks of your等。

詳情部分即開始進入文章的中心部分。在這一部分應(yīng)詳細說明具體信函事宜及具體要求。

第三部分是應(yīng)答，也就是我們常說的回復部分。這部分可以涉及要求對方確認、答復或寄來價目表等。在寫這部分內(nèi)容時要根據(jù)具體情況來回復，回復時注意禮貌，信息完整，無誤。

最后一部分是結(jié)束部分。結(jié)尾部分可根據(jù)信函內(nèi)容表達感謝之意，提出要求或者提請對方注意。

2.平時注意積累商務(wù)信函的固定表達和句型。商務(wù)英語專業(yè)的學生應(yīng)在平時的學習中根據(jù)不同的寫作內(nèi)容積累并記憶商務(wù)信函的固定表達和句型。只有多記憶，才能在真實的撰寫中游刃有余。

三、總結(jié)

商務(wù)英語信函屬于應(yīng)用文的范疇，有著自己獨特的語言風格、寫作原則和寫作特點。在商務(wù)英語寫作過程中，必須突出商務(wù)寫作的特點，遵循通俗易懂、簡明完整、清楚正確、禮貌等寫作風格和原則，并靈活運用寫作技巧。由此可見，領(lǐng)會和掌握商務(wù)應(yīng)用文的寫作原則不僅可以提高學生的語言基本功，而且有利于學生了解和學習語言應(yīng)用的社會環(huán)境。而掌握商務(wù)英語寫作的技巧能全面提高實用英語的寫作能力。

參考文獻：

[1]陳艷.商務(wù)英語信函寫作的七C原則及技巧[J].安徽科技學院學報，2006，20（1）：44-47.

[2]周桂英.商務(wù)英語信函的寫作原則及寫作技巧.鄭州輕工業(yè)學院學報（社會科學版），2003，（4）.