陳卓

[摘 要]高校圖書館肩負著高校教學、科研、學生培養(yǎng)工作的艱巨使命，因此高校圖書館的建設與高校的發(fā)展息息相關。高校圖書館是高校的文獻信息聚集中心，而高校圖書館辦公室又是圖書館運作的樞紐。新時期下，隨著信息平臺的開放式服務模式的發(fā)展，圖書館辦公室的服務職能日趨重要。本文根據高校圖書館辦公室服務職能在圖書館內部以及圖書館外部發(fā)揮的作用進行介紹，力求整合現有資源，促進高校圖書館事業(yè)長足發(fā)展。

[關鍵詞]高校；圖書館；辦公室；服務

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.098

隨著我國高校的不斷發(fā)展，圖書館規(guī)模的不斷擴大，高校圖書館在學校教學工作、科研工作及學科建設工作中的地位和作用愈加顯著。高校圖書館辦公室是高校圖書館的綜合管理部門，高校圖書館的信息化、數字化發(fā)展使得圖書館辦公室的工作職能日趨多樣化、復雜化。為了更加高效的迎合新時代高校管理工作的新需要，為了更加妥善的處理圖書館內部出現的新問題，高校圖書館的核心工作窗口——圖書館辦公室的服務職能尤顯重要。

圖書館辦公室是一個長期開放的公共性服務平臺，其服務職能既體現在圖書館內部的日常業(yè)務性工作的處理中，又體現在圖書館外部，與學校各個部門之間的行政性工作的協調中。

1 圖書館辦公室服務職能在圖書館內部的體現

1.1 為館領導提供參謀服務

館領導作為圖書館的最高管理人員，通過決策、計劃與宏觀布局，引領著圖書館的發(fā)展方向與道路。而辦公室作為館內唯一的文秘部門，自然就成為館長及其各領導班子的小助手，參與決策和謀劃，同時也為圖書館內各部門與館領導之間架起了溝通的橋梁。

辦公室要善于收集整理資料，將匯總的資料、信息上報至館領導，并提出初步修改意見或初步實施方案，這樣才能為工作的有效開展提供完善合理的建議，也利于館領導及時掌握問題的要點，以便其作出正確決策。同時，在館領導的統一指揮與部署下，積極組織并安排各部門參與各項會議及活動。

1.2 為館內各部門提供協調服務

圖書館辦公室既是業(yè)務部門，也是綜合管理部門，為館內各部門提供服務，協調各類關系，也是它的基本職責?，F代圖書館正朝著復合型、數字化、智能化的趨勢發(fā)展，規(guī)模也在不斷壯大，使得組織部門日益復雜化，工作分工也不斷細化。因此辦公室只有全面協調各部門的關系，保證各方利益，消除潛在矛盾，增強館內人員凝聚力，營造和諧氛圍，合理配置人、財、物等各類資源，才能確保整個館內工作有序進行，推動圖書館事業(yè)的和諧發(fā)展。

辦公室為館內各部門服務職能主要體現在：①為各部門提供完善的后勤服務。掌握各部門辦公設備及辦公物品的使用情況。對于損毀、破壞的設備及物品要給予及時維修與填補。對于具有特殊服務的部門，要加大物資使用及耗材配備的支持力度。例如，圖書館技術部。該部門主要工作內容是建立圖書館網絡服務站，并對館內各部門的技術故障進行檢測與維修。針對這一部門的工作特點，我們要實時配合該部門人員，保證其所需要的維修器械與設備配備完整，這樣才能保證圖書館日常工作的正常運行。后勤服務還包括各部室的環(huán)境綠化、衛(wèi)生、防火、安全保衛(wèi)、房屋維修與保養(yǎng)等[1]。②為各部門提供工會服務。開展館內文娛活動，既能鍛煉員工們的身體素質又能增強各部門之間的溝通與交流。同時，通過團體游戲，還有利于形成及鞏固團隊凝聚力，對于工作的開展大有幫助。大力幫助生活上有困難的員工，了解其生活的難點，號召全館員工捐獻愛心。在茶話會過程中，傾聽員工心聲與意見，將合理的意見及建議及時反饋給館領導，建立圖書館文化新景象。③為各部門提供黨政服務。形成以圖書館支部書記為首的黨風廉政建設教育活動，在活動中，大力鼓勵思想積極要求進步的同志加入中國共產黨黨組織，不斷壯大黨組織建設。同時，悉心聽取同志們的思想匯報，對思想上有誤區(qū)的同志進行積極幫扶與開導。

2 圖書館辦公室服務職能在圖書館外部的體現

2.1 為學校機關部門服務

高校圖書館作為高校師生的輔助性服務機構，其服務工作要配合高校的戰(zhàn)略發(fā)展大局。辦公室作為圖書館的行政處理部門，是圖書館與高校領導交流的窗口，也自然地承擔起貫徹高校各項方針政策在館內落實，并且協調與配合機關部門各類工作開展的服務職責。

除了處理學校公文轉發(fā)、傳遞、催辦等一般性行政事務外，圖書館辦公室要協助學校機關部門完成各項活動。例如：為學校舉辦的各屆春、秋季畢業(yè)生招聘會提供綜合性服務。圖書館辦公室要在學校領導的整體部署下，在館領導的統一安排下，積極協調各部室為招聘會提供舉辦場所，提供招聘會舉辦當天的咨詢服務及后勤保障服務等。

2.2 為學校各二級單位服務

2.2.1 為二級單位的學生群體服務

圖書館一直是高校師生學習的第二個天堂，而二級單位的學生讀者是高校圖書館服務的最主要群體，除了館內流通部、電子閱覽部、期刊部等部門提供出入館及借還書籍證件的辦理、圖書遺失及損壞的處理、電子書籍與實體書籍的借閱方法等服務外，為了更好地拓展服務內容與范圍，針對這一群體的特點，圖書館辦公室人員要具備較強的服務意識和語言溝通能力，分擔一定的讀者服務職能。

例如，承擔新生圖書館入館培訓活動。辦公室人員一方面要有較強的語言溝通能力，積極聯絡學校相關各部門，配合培訓活動的順利開展，即向相關學生黨團組織、各類學生會闡明該培訓互動的主要目的、開展時間以及相關部門所要提供的幫助。在整個培訓活動中，同樣要與各班級負責人建立良好的溝通。班級負責人是學生的代表，能夠在第一時間將學生的突發(fā)狀況反饋回來。例如，按照培訓計劃，某專業(yè)學生的培訓時間原定于中午，但是該專業(yè)因有體育競技活動使得與培訓活動存在時間上的沖突。正是因為與該專業(yè)負責人建立了積極的溝通，才能夠使我們在第一時間獲得了有效的信息反饋，保證了接下來培訓活動的順利進行。另一方面，還要在服務中要求不斷追求創(chuàng)新意識。在新時期的要求下，圖書館辦公室要樹立新的服務意識、不斷探索符合圖書館實際情況的管理方法，由細節(jié)入手，逐步改善，為服務提供更加專業(yè)的保障工作，為學生創(chuàng)造更加完善的學習環(huán)境[2]?！靶律鷪D書館入館培訓”活動結束后，圖書館辦公室糾正失誤、總結不足，同時也提出了新想法新思路。比如，在下次的培訓活動中，通過設計圖書館知識問卷，并且大規(guī)模地組織學生填寫，來對比培訓前后的學生對于圖書館知識知曉率情況，通過數據統計后發(fā)現培訓后的學生知識上有了明顯提升，反映出培訓活動具有明顯效果。該舉措不僅收到成果，獲得師生好評，也為今后培訓工作的深入開展提供更堅實的基礎。

2.2.2 為二級單位的學科建設服務

高?？蒲兴降倪M步離不開學科建設的發(fā)展，而當前圖書館正積極致力于發(fā)展以學科館員為主體的學科服務，為各個院系的學科建設與發(fā)展提供保障。作為圖書館行政機構的辦公室，必須整合資源，為圖書館的學科服務發(fā)展戰(zhàn)略提供堅實保障。首先，圖書館辦公室應聯合各部門，合理整合與挖掘館內各個科室部門的人才，完善各院系的學科館員團隊建設；其次，積極聯絡各院系的骨干教師、教授、學科帶頭人以及廣大碩博士學生群體，通過調查、訪談等方式咨詢該學科知識含量最高群體的需求，在此基礎上確立學科服務方案，并且對方案執(zhí)行、完善與評估；再次，要與館內技術部門協商，完善網絡化與信息平臺建設，打造覆蓋學校全學科的學科服務平臺，為學科建設提供資源基礎；最后，通過組織定期培訓、駐外學習等方式，加強學科館員的整體素質與業(yè)務能力培養(yǎng)。從而構建完整的學科服務體系，滿足各學科深度信息需求，最終為高校各個學科建設提供全方位的信息保障與技術支持[3]。

綜上所述，高校圖書館辦公室是圖書館的行政職能部門，是匯集行政、業(yè)務、后勤、管理與服務為一體的綜合性辦事機構。圖書館辦公室本身就是學校與圖書館之間、圖書館各部門之間的工作樞紐。隨著高校圖書館的數字化、信息化發(fā)展，圖書館辦公室的工作性質也呈現復雜性、靈活性及綜合性轉變[4，5]。我們要建立新的管理模式，改革科學管理方法，加強圖書館人性化服務特色，堅持以人為本，開闊視野，坦誠務實，在學校與圖書館之間，要樹立主人翁意識，整合現有資源樹立圖書館科技化、現代化新形象；在圖書館各部門之間，要善于發(fā)現問題，并運用科學的管理方法解決問題，促進部門之間的溝通與交流，提高圖書館的業(yè)務水平與服務質量，確保高校圖書館事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻：

[1]孔枚.定位與作用：談高校圖書館辦公室工作[J].中國成人教育，2014（19）：78-79.

[2]李榮.高校圖書館辦公室建設與管理探討[J].吉林省教育學院學報，2014，30（12）：136-137.

[3]石莉.高校圖書館學科服務體系研究[D].南寧：廣西民族大學，2011.

[4]那偉棟.高校圖書館辦公室工作的創(chuàng)新研究[J].邊疆經濟與文化，2011，（2）：81-82.

[5]楊勇.淺談圖書館辦公室之秘書工作[J].讀與寫雜志，2014，11（6）.