曹梅

[摘 要]隨著社會對醫(yī)療服務(wù)要求不斷的提高，管理水平和服務(wù)功能的強化及發(fā)展，對醫(yī)院辦公方式產(chǎn)生極大的推動作用。以江蘇省宜興市人民醫(yī)院為例，其信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的規(guī)模。要想取得更大的發(fā)展，就必須最大化地運用電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高醫(yī)療管理的技術(shù)水平，才能夠創(chuàng)造較好的經(jīng)濟和社會效益，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；信息化建設(shè)；辦公自動化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.125

1 當前醫(yī)療管理中存在的問題

對于醫(yī)院管理層而言，需要的是從宏觀層面及時了解整個單位的運作狀態(tài)，以作出正確的分析和決策。而現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)之間由于缺乏系統(tǒng)的通道，給醫(yī)院內(nèi)部人員的溝通，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，信息的及時傳達帶來了一定的障礙，導(dǎo)致醫(yī)院的醫(yī)療管理效率一直得不到顯著提高。

目前醫(yī)院都存在著一些問題，由于醫(yī)院中部門繁多，傳統(tǒng)的管理方法往往會造成以下不良現(xiàn)象：①簽核程序煩瑣，工作相互干擾；②人工操作難免疏忽與意外，造成遺失、延誤、缺席等；③制度制定后不易迅速執(zhí)行；④制度調(diào)整更加困難重重；⑤人事組織異動，“適應(yīng)期”較長；⑥難以掌控工作進度，更無法分析流程合理度；⑦紙張表單難以查詢；⑧制度執(zhí)行人為影響大，效率、質(zhì)量低下。亟須在個人辦公、信息中心、收文管理、發(fā)文管理、事務(wù)申請、檔案管理、會議管理、電子郵件、待辦事項、日程安排、資產(chǎn)管理、辦公用品、公共信息、陽光采購、車輛管理、人事管理、系統(tǒng)管理等實現(xiàn)辦公自動化。

2 我院辦公自動化的應(yīng)用

我院現(xiàn)在的OA是在醫(yī)院網(wǎng)站上登錄，登錄后分為個人事務(wù)、行政事務(wù)、公共信息、HIS接口等功能模塊。

（1）在行政事務(wù)的公共信息上，主要是實現(xiàn)了通知的功能，給全院職工發(fā)布通知、信息，比如院部學(xué)習(xí)內(nèi)容、考試資料等。這一點，我院OA已經(jīng)基本實現(xiàn)，但還存在權(quán)限問題，我們的通知都是放在公共事務(wù)里，全院查看，在這一方面，我院的OA可以細分權(quán)限，通過AD里的組來查看和自己有關(guān)的資料，或者發(fā)通知的人員可以選擇自己文件的查看者，如此就可以做到個人版面精簡，只查看與自己相關(guān)的文件，也做到了保密性。

（2）個人文件夾柜：作為網(wǎng)上的文件柜，員工可以將自己平時積累的文摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗、做過的工作、取得的成績、科研資料等各種資源有序的存放在這里，進行知識管理，便于需要的時候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費時間。

（3）文件傳送：傳送的醫(yī)院正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關(guān)人員，提高文件的快速傳送，提高各科室的工作效率。這就避免了在全院使用QQ，有的科室有QQ，有的科室不允許安裝QQ，帶來的不便。有了OA的文件傳輸功能，就很好地解決了這一問題，便于各科室的交流，節(jié)省來回送材料的時間，提高工作效率。

（4）遠程辦公：提供的移動辦公、網(wǎng)上辦公功能，即使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出差在外地，也能像在辦公室一樣高效率地處理事務(wù)?？梢詫⑨t(yī)院內(nèi)的成功案例、先進經(jīng)驗、技術(shù)方法等知識資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)，交流病例，快速提高。當然，這需要設(shè)置權(quán)限以保護機密資料安全。

（5）工作：行政事務(wù)里，近段時間新添加工作流程和公文管理兩個模塊。工作流程現(xiàn)在是信息科和醫(yī)務(wù)科2個科室已經(jīng)使用起來，在OA里走軟硬件申請的流程和醫(yī)療整改的流程，從OA上使用，可以節(jié)約紙張資源，人力，而且其中加入了“手機提醒”功能，能及時快速的通知經(jīng)辦人，從而加快辦公效率。運行一段時間后，小有成效。由此，我院可以在這方面進行延伸應(yīng)用，尤其是行政科室和臨床科室的各流程上。同時檔案管理、調(diào)動分配管理、離職管理及各種查詢統(tǒng)計，可以實現(xiàn)對單位員工人事信息、崗位調(diào)動變化的管理查詢功能，考勤管理由簽到、簽退、請假、銷假、加班申請、統(tǒng)計查詢等模塊組成，可以對單位員工的考勤情況一覽無余，實現(xiàn)工作效率和可靠性的有效提高。

3 辦公自動化系統(tǒng)的功能

OA辦公自動化對醫(yī)院發(fā)展突出的四個功能：整合醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用；加快信息流通，職能部門下達的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)；規(guī)范辦公流程，建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制，讓醫(yī)院充滿活力，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展；提高辦事效率，通過OA管理部門可以有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，信息流通速度成倍提高。

（1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能實時查閱自己所需要查閱的資料。例如：想查看某人的人事信息，只需要打開電腦，進入我們的系統(tǒng)，它的一些相關(guān)信息就可以查詢到。或者給人事科長發(fā)封郵件，讓其將資料發(fā)到自己郵箱中，能快速而準確的規(guī)劃自己的任務(wù)安排工作。

（2）能查看下屬所管轄的各個科主任的工作計劃或者工作匯報信息。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能通過系統(tǒng)聽到醫(yī)院各個層次的員工的意見或者建議，與普通員工一起參與網(wǎng)上討論與學(xué)術(shù)探討。政務(wù)公開，可指定職務(wù)代理人，將自己的行蹤公之于眾，或者指定自己不在時普通事務(wù)的處理人員，避免因人不在而導(dǎo)致某些審批項目受到耽誤的情況發(fā)生。

（3）科室主管能查看下屬所管轄員工的工作計劃、工作匯報或工作日志。能快速而準確的規(guī)劃自己的任務(wù)安排工作，作為中層管理人員，他們的任務(wù)來自幾個方面：院領(lǐng)導(dǎo)的指派，其他部門主管的委托、自己部門下屬的匯報，及自己的任務(wù)安排。對下屬工作人員指派任務(wù)監(jiān)控具體項目的進度，實現(xiàn)網(wǎng)上的普通事務(wù)處理和電子審批操作。對一些普通的公共事務(wù)，且由本部門員工提出的申請進行審批，如部門大事記的登記歸檔、部門公告的發(fā)布審核工作等。

（4）普通員工能通過電子郵件向領(lǐng)導(dǎo)反映問題和表達自己的意見，快速便捷的獲取信息和資料。到自己喜歡的論壇與人進行交流和溝通，學(xué)習(xí)到更多知識和內(nèi)容。看到領(lǐng)導(dǎo)給自己下達的明確的任務(wù)書。實時監(jiān)控自己的申請項目和需要他人審批的內(nèi)容，如自己的請假申請已經(jīng)遞交，要等領(lǐng)導(dǎo)和人事處的批復(fù)。平常對此將無法知道結(jié)果，而現(xiàn)在只要打開電腦就知道領(lǐng)導(dǎo)是否已經(jīng)同意。很多文字和書面的任務(wù)完成簡單方便，如領(lǐng)導(dǎo)要求院長辦公室的某人將人事部門今年的用車情況匯報一下。

（5）新員工可以通過系統(tǒng)中的新員工快速導(dǎo)航，找到自己崗位的職責說明書。對于新人需要查看的全院性的規(guī)章制度，部門規(guī)章制度等信息可以隨時調(diào)閱查詢。自己所要辦理的各項手續(xù)，到什么部門，聯(lián)系人是誰等都可以查詢到，這樣親切而周到的環(huán)境能讓員工迅速融入集體中來。

4 結(jié) 論

通過醫(yī)院對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用將工作人員從煩瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務(wù)，整體提高了醫(yī)院辦事效率和對信息的可控性，使醫(yī)院管理趨于完善，提高執(zhí)行力，最終實現(xiàn)醫(yī)院市場競爭力全面提升的目標。通過OA系統(tǒng)的實施，能全面貫通醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)脈，通過對各辦公要素的整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，加快信息流通，規(guī)范辦公流程，提高辦公效率，降低辦公成本，為醫(yī)務(wù)工作人員提供了一個科學(xué)、開放、先進的信息化辦公平臺，輕松實現(xiàn)了辦公自動化。更重要的是給我們帶來了全新的辦公理念，使我們的辦公方式發(fā)生了重大改變，提高了工作效率。所以，我院的OA應(yīng)從功能和職工應(yīng)用上加以提高。

參考文獻：

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