潘晶晶　武道華　張偉

摘 要：隨著總公司“質(zhì)量效益年”活動開展的不斷深入、降本增效，勤儉辦企的公司理念深入人心，各單位也越來越強化質(zhì)量意識、成本意識和效益意識。與此同時，隨著SAP系統(tǒng)實施項目的不斷深入，各單位對項目實施周期、實施成本和實施效果也越來越看重，針對SAP系統(tǒng)FICO模塊的實施要求也越來越嚴格，在此背景之下構(gòu)建一套適應新形勢下SAP系統(tǒng)財務快速實施的模板和理論體系具有重大現(xiàn)實意義。文章提出了財務快速實施模式的構(gòu)建方法，詳細闡述了在系統(tǒng)實施過程中必備的前提條件和具體的實施要點。

關鍵詞：SAP系統(tǒng)；財務快速實施；模式構(gòu)建

引言

目前隨著SAP系統(tǒng)在中海油范圍內(nèi)的全面推廣應用，集團內(nèi)企業(yè)SAP系統(tǒng)項目實施面臨著眾多挑戰(zhàn)，用戶對系統(tǒng)實施追求“時間短、成本低、效果好”，這對一直以來項目實施所采用的傳統(tǒng)ASAP實施方法提出了巨大挑戰(zhàn)。

1 SAP系統(tǒng)財務快速實施模式的構(gòu)建

1.1 前提

財務快速實施的模式最早是由總公司信息技術中心（ITC）提出的概念，然而通過快速實施的方式進行SAP系統(tǒng)FICO模塊的實施并不適用于所有海油范圍內(nèi)的單位，按照此模式的系統(tǒng)實現(xiàn)是需要滿足一定的前提條件的。歸納總結(jié)主要有以下幾點。

（1）實施單位的組織機構(gòu)設置已經(jīng)較為完善，組織層級已較為清晰，SAP系統(tǒng)中貿(mào)易伙伴、內(nèi)部客戶和供應商已完成申請；（2）實施單位存在既定的財務快速實施藍圖模板，且絕大多數(shù)業(yè)務流程通用；（3）實施中按集團公司已有的板塊業(yè)務藍圖模板進行推廣，且考慮各單位通用的業(yè)務需求以及部分單位的個性化需求，不涉及新增報表開發(fā)需求；（4）如涉及的單位眾多，則需要統(tǒng)一集中開展項目實施工作；（5）關鍵用戶培訓與最終用戶培訓工作需要合并開展。

由于總公司信息技術中心（ITC）早期構(gòu)建的財務快速實施模板主要基于從總公司層面進行各集團公司下滿足快速實施要求的單位考慮，因此從信服中心層面進行SAP系統(tǒng)財務快速實施模板及實施策略構(gòu)建上，還需要進一步考慮和評估實施單位的情況，方能決定是否能夠按照財務快速實施的模式進行系統(tǒng)實現(xiàn)。

1.2 快速實施項目方法構(gòu)建

在形成一套標準的、具有板塊特征的財務快速藍圖模板基礎之前，需要進行快速實施方法和實施策略的制定，然而方法和策略的并不是一成不變的，每個項目都有其自身的特點，項目管控的難點和重點也并不是一成不變的，因此實際項目實施過程中就需要隨機應變，基于不同環(huán)境采取靈活機動的項目實施策略和實施方法。文章結(jié)合以往快速實施項目的經(jīng)驗，總結(jié)出針對快速實施項目管控和實施方法方面的一些重要關注點。

1.2.1 快速實施項目管控的關鍵點

（1）“快中求穩(wěn)、穩(wěn)中有快、靈活機動、穩(wěn)步推進”，對項目過程的實時跟蹤，以及對項目節(jié)點進度的實時把控；（2）數(shù)據(jù)清理和培訓工作是財務快速實施項目工作中的重中之重，也是決定項目能否順利成功上線的關鍵因素，因此對數(shù)據(jù)收集及清理工作，以及用戶培訓工作需要在項目實施過程中重點關注并把控；（3）實施單位各層領導和項目協(xié)調(diào)人積極性的調(diào)動在整個項目實施過程中也至關重要，領導的有效推動將大大推動項目實施開展的效率和效果，因此實施過程中需要積極協(xié)調(diào)好各方關系。

1.2.2 快速實施項目方法構(gòu)建要點

（1）用戶入場后即進入系統(tǒng)實施階段，系統(tǒng)功能測試與藍圖方案培訓工作同步開展；（2）業(yè)務藍圖結(jié)合以往快速實施藍圖模板進行推廣，同時考慮通用業(yè)務需求，如部分單位個性化需求較為強烈，綜合評估后方可考慮予以滿足；（3）系統(tǒng)配置工作與藍圖簽署工作同步開展，有效節(jié)省過渡時間，為總公司系統(tǒng)配置和項目組工作的同步推進預留更多時間；（4）用戶培訓、系統(tǒng)測試和數(shù)據(jù)收集工作考慮可同步開展，從而有效利用用戶集中時間，加深用戶對系統(tǒng)的了解和理解。

1.3 快速實施項目模板構(gòu)建

1.3.1 項目主計劃模板搭建

快速實施項目主計劃的制定需要在評估實施單位業(yè)務特點、項目實施資源，以及項目開展策略的基礎上進行編制。與傳統(tǒng)的項目實施計劃相比，快速實施項目主計劃對時效性和可操作性的要求更高，因此編制出來的計劃往往更體現(xiàn)細節(jié)的內(nèi)容。

1.3.2 業(yè)務藍圖模板搭建

財務快速實施業(yè)務藍圖模板與傳統(tǒng)項目實施的藍圖模板相比，應該更側(cè)重于能夠體現(xiàn)實施單位實際業(yè)務需求的，與原有藍圖設計流程或方案具有差異的地方，更具有實際可操作性的文檔。

1.3.3 數(shù)據(jù)收集及切換模板搭建

數(shù)據(jù)收集及切換模板需要按照總公司ITC的整體管控要求，采用總公司統(tǒng)一下發(fā)的財務數(shù)據(jù)收集及導入模板，因此模板中需要調(diào)整內(nèi)容較少。

1.3.4 權限設計及勾兌模板搭建

權限設計及勾兌模板需要按照總公司ITC的整體管控，同時體現(xiàn)集團公司管控要求，因此模板中需要調(diào)整內(nèi)容較少。

2 SAP系統(tǒng)財務快速實施的風險及應對措施

2.1 實施風險

（1）藍圖設計方案的反復對項目的影響。在系統(tǒng)實現(xiàn)階段，各單位提出新的業(yè)務需求，擴大業(yè)務需求范圍，或?qū)ΜF(xiàn)有藍圖設計方案不認可，由此帶來的藍圖方案的反復修改將會對項目實施進度產(chǎn)生重大的影響。

（2）藍圖審核簽署進度。由于財務快速實施具有實施單位眾多、實施周期短、審批層級長等特點，對各實施單位、集團公司層面、總公司層面藍圖審核確認時間點的要求提出了較高要求，故需提高藍圖審核效率，避免對后續(xù)系統(tǒng)測試時間產(chǎn)生影響。

（3）用戶資源參與項目實施的程度。由于快速實施項目周期短，工作任務重，且用戶集中時間有限。如用戶無法保證積極投入并有限開展項目工作，將對項目質(zhì)量和進度造成重大影響。

（4）數(shù)據(jù)清理完成的時間和質(zhì)量。實施各單位的數(shù)據(jù)基礎不同且實際數(shù)據(jù)使用人項目集中時間有限，因此在短時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)清理和收集工作且保證數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量存在較大風險。

2.2 應對措施

（1）業(yè)務調(diào)研及藍圖設計之初，明確需求實現(xiàn)范圍和實現(xiàn)方案。通過加大對各單位關鍵用戶的培訓，以便各單位結(jié)合實際業(yè)務進一步理解未來系統(tǒng)操作；同時項目實施過程中注重對各單位個性化業(yè)務需求的把控，從而有效減少藍圖方案的反復修改。

（2）提前預留藍圖審核時間，協(xié)調(diào)多方共同推進簽署工作開展。藍圖確認簽署時，從項目組建議從集團企業(yè)層面主導推動各下屬實施單位開展業(yè)務藍圖簽署工作，從而有效縮短簽署工作完成時間，避免影響后續(xù)實施工作開展。

（3）加強與集團及各單位領導層的溝通和交流，強化并明確項目實施中關鍵用戶的重要性及具體職責。項目實施之初，建議從集團層面發(fā)文選派業(yè)務熟練、具有高度責任心的用戶參與項目實施工作；其次從項目組層面明確關鍵用戶項目工作內(nèi)容和要求，并制定周密的工作計劃進行集中宣貫。

（4）數(shù)據(jù)收集各節(jié)點全面細致考慮，收集進度實時跟蹤。用戶集中之初，加大對各單位數(shù)據(jù)清理和收集工作的培訓；制定有效的數(shù)據(jù)清理計劃和策略；實時跟進各單位數(shù)據(jù)收集和清理進度；尋求從集團層面給予全力配合，督促各單位按時保質(zhì)完成數(shù)據(jù)清理。

（5）樹立“一把手”工程概念，推動各層領導對項目工作的持續(xù)關注和重視。通過實時或定期進行財務快速實施項目的工作情況匯報、以工作周報或日報形式反饋各層領導項目最新進展動態(tài)，積極協(xié)調(diào)各層領導對系統(tǒng)的高度重視及強有力的推動。

作者簡介：潘晶晶，男，籍貫：江蘇，民族：漢，學歷：大學本科，就職單位：中海油信息科技有限公司，職務：工程師，主要研究方向：ERP、項目管理、SAP系統(tǒng)。