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[摘要]隨著公共資源交易中心業(yè)務(wù)的增大,隨之產(chǎn)生大量的電子文件,特別是信息產(chǎn)業(yè)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。如何做好這些電子文件的歸檔,是當前面臨的一個新問題。
[關(guān)鍵詞]公共資源交易中心;電子文件;歸檔
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.13.124
電子檔案雖然與紙質(zhì)檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則,但電子檔案與紙質(zhì)檔案仍有很大的不同——因為紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容一旦與載體結(jié)構(gòu)形式構(gòu)成相互關(guān)系后就永遠無法分離,人們不依靠任何技術(shù)就能識別檔案的內(nèi)容。而電子檔案則須使用技術(shù)和設(shè)備把信息內(nèi)容記錄于存儲載體上后,就離不開這種技術(shù)和設(shè)備,并要利用這種技術(shù)和設(shè)備進行逆處理才能識別它的內(nèi)容,這就造成了電子檔案管理的特殊性。
首先,從電子文件形成的過程和特點來看,電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論,電子文件的處置階段(即歸檔階段)仍應(yīng)有檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求,也是電子文件形成部門的必然選擇。
現(xiàn)有的計算機存儲設(shè)備容量雖然很大,但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件,總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快,許多早起形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取,即使同時期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件,顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以,電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路,由專業(yè)的檔案部門去管理。
其次,傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象,而應(yīng)用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有以下幾個特點:首先是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它是以二進制代碼形式記錄,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;其次是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞,電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;再有電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。根據(jù)電子文件的上述特點,在對其進行歸檔之前,要進行認真的鑒定。電子文件的鑒定,主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中,只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的,才有必要作為電子檔案保存下來,其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。
與此同時,基于電子檔案的自身特點,它也具有一些特殊的特點:首先是電子文件整理減輕了檔案管理人員的勞作強度,從原來的手工建檔、查找與檢索變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)操作與整理。其次電子檔案有利于文檔的保密工作,從原來的整卷提供利用查閱到現(xiàn)在電子文件相應(yīng)的頁、份、件提供,從而更有利于文件的保密。再有一點就是大大提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量。
再次,電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件,它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程才能利用,與載體沒有必然聯(lián)系,它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中,利用者只要獲得允許,就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。
電子文件檔案化管理,就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上結(jié)合電子文件自身的特點,采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論,對電子檔案實行文件級的管理,對本部門、本地區(qū)形成的文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理,從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式,并相應(yīng)地成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件,對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理,它不由文件形成部門或其他非專業(yè)部門來管理電子文件,也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
1電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔,或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔,由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門,并用電子數(shù)碼簽名封簽認證,由檔案工作人員接收登記,按事由原則給出檔案分類號,設(shè)定訪問限制級別,以便將來用戶查找利用。
2電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù),可以編輯修改而不留痕跡,載體無法固定,某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改,這些都是電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此,電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護,保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤,以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性,保證電子文件的法律憑證地位。
3電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存儲介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合。檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換,以通過、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。
4電子文件的分類、編目方式與傳統(tǒng)檔案不同
因為電子文件的特殊性,可以達到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應(yīng)的分類號和檔案號,根據(jù)上下行文之間的關(guān)系,再給出相關(guān)文件號,在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具,方便檢索查詢信息。用戶只需給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件,利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員,會員就可以通過遠程登錄等方式,經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后,才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息,并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
總之,電子文件的特殊性,給歸檔工作帶來新的挑戰(zhàn),選擇合適的歸檔方式,制定行之有效的歸檔制度才能促進電子文件的歸檔工作。作為一名好的檔案管理人員應(yīng)具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì),以應(yīng)付不斷變化的檔案管理及利用方面的眾多問題。目前,縣級以上單位檔案已實現(xiàn)了信息管理,鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門也逐漸在向檔案管理信息化管理過渡,因此,檔案管理現(xiàn)代化,檔案數(shù)字化應(yīng)用是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,加強電子文檔的規(guī)范化歸檔管理是加快辦公室信息系統(tǒng)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作,需要我們不斷總結(jié)實踐經(jīng)驗,建立健全電子文件及電子資料的管理制度,提高電子文件制作及電子檔案管理人員素質(zhì),加強各個環(huán)節(jié)的溝通與管理,更好地措施保護電子檔案的信息安全,確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性,使得電子檔案的參考、憑證價值得以實現(xiàn),形成適合于自身工作特點的電子文檔管理規(guī)范和標準,使電子檔案能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。
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