韓婷 董默 紀(jì)進(jìn)立 何志鵬

[摘 要]在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展過程中，高校辦公自動(dòng)化的建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)，但是目前很多的高校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)的過程中，依然沒有對(duì)引入辦公自動(dòng)化的意義和需求形成全面性的認(rèn)識(shí)。在辦公自動(dòng)化推進(jìn)的過程中存在一些問題，只有領(lǐng)導(dǎo)的全面性認(rèn)識(shí)、全員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用素質(zhì)提升和軟硬件全面應(yīng)用的情況下，才可能優(yōu)化高校的辦公自動(dòng)化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校;辦公自動(dòng)化;對(duì)策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.11.205

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全球的快速發(fā)展，高校的信息化建設(shè)取得了明顯成績(jī)，尤其是在信息化建設(shè)的過程中，許多高校建立了自己的校園網(wǎng)，為進(jìn)行辦公自動(dòng)化提供了良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動(dòng)化能夠促進(jìn)提升辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，對(duì)辦公環(huán)境和條件等形成良好的管理，縮短辦公處理的周期。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動(dòng)化的引入和意義

辦公自動(dòng)化能夠充分利用資源及提升工作效率，其中的基本性因素是能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)在管理的過程中進(jìn)行錄音和儲(chǔ)存，使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備進(jìn)行文檔傳遞，促進(jìn)高校順應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。

辦公自動(dòng)化可分為事務(wù)型、系統(tǒng)型、管理型和決策型等，能夠形成在公文管理、督查管理、電子公文方面的運(yùn)用管理系統(tǒng)，能夠促進(jìn)在管理的過程中形成各種辦公的處理，以及積極的決策過程，在管理中能夠建立校內(nèi)信息平臺(tái)，促進(jìn)對(duì)信息的全面管理。高校的自動(dòng)化建設(shè)不僅可分為高校提供了積極的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，而且能夠提高高校的辦公效率。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動(dòng)化的必要性

2.1 創(chuàng)新發(fā)展的需要

從高等教育的快速發(fā)展來說，能夠促進(jìn)高校在招生、辦學(xué)規(guī)模等方面不斷擴(kuò)大，促進(jìn)高校在發(fā)展過程中對(duì)出現(xiàn)的新問題和新情況等快速解決。尤其是在管理過程中能夠形成管理信息的公開和透明，促進(jìn)工作人員形成對(duì)緊迫問題的快速解決。在傳統(tǒng)的教學(xué)和科研中，能夠形成全面的優(yōu)化管理，在檢查檢索、實(shí)時(shí)辦公、信息處理和制定政策等方面提升效率。引入辦公自動(dòng)化后，能夠形成辦公和自動(dòng)化的全面集合，在管理過程中解決紛繁復(fù)雜的事情，促進(jìn)學(xué)校的管理水平能夠得到全面提升。

2.2 提升管理的需要

在高校進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理后，校園內(nèi)的各個(gè)部門，以及科室之間在工作分工和管控力中，能夠最大限度地明確職責(zé)，避免部門之間可能存在的扯皮情況。在高校的信息公告、會(huì)務(wù)安排等方面進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布的情況下，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)效性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動(dòng)化的引入，能夠促進(jìn)工作流程更加規(guī)范、透明。最后是在辦公自動(dòng)化的過程中運(yùn)用因特網(wǎng)，方便工作人員隨時(shí)隨地處理工作事務(wù)，提高管理和服務(wù)水平等。

2.3 節(jié)約型校園建設(shè)的需要

高等院校在進(jìn)行校園建設(shè)的過程中可以多元性構(gòu)建，指導(dǎo)學(xué)校各級(jí)部門能夠積極地創(chuàng)建節(jié)約型校園。辦公自動(dòng)化的建設(shè)過程是節(jié)約型校園建設(shè)的重要組成部分，可實(shí)現(xiàn)管理過程中在擬稿、修改和文件的傳遞過程的網(wǎng)上進(jìn)行，促進(jìn)報(bào)刊管理形成全面的管理和登記，促進(jìn)在管理過程中形成優(yōu)化的教學(xué)、科研和管理等方面工作。在進(jìn)行文件管理過程中進(jìn)行無紙化辦公，減少了紙張的消耗情況，可以節(jié)約大量的辦公經(jīng)費(fèi)和資源。

3 高校辦公自動(dòng)化存在的問題

3.1 對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)不足

在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的背景下，高校教學(xué)和管理中對(duì)辦公自動(dòng)化沒有形成全面的認(rèn)識(shí)。目前在辦公自動(dòng)化方面最大的問題是資金和經(jīng)費(fèi)問題，正是因?yàn)檫@兩點(diǎn)原因，在沒有形成全面認(rèn)識(shí)的情況下，形成全面的決策，無法提升決策的效率過程。

3.2 全員素質(zhì)不夠高

在高校的信息化建設(shè)過程中，技術(shù)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不精通，對(duì)管理的知識(shí)也不熟悉，造成在軟件設(shè)計(jì)以及實(shí)際的應(yīng)用過程中存在較多問題。另一方面是工作人員依然依賴傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)，尤其在計(jì)算機(jī)的操作過程中，別人不能替代操作導(dǎo)致辦公室自動(dòng)化并未落到實(shí)處。

3.3 軟硬件的建設(shè)薄弱

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在高校的軟硬件建設(shè)過程中，尤其是高校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)的過程中，僅僅追求硬件技術(shù)和進(jìn)行升級(jí)，造成了高投資、低效益的情況。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一套技術(shù)成功、功能完善的辦公軟件是昂貴的，部分高校因?yàn)橘Y金問題，對(duì)軟件不夠重視，選擇了相對(duì)便宜的設(shè)備，價(jià)格便宜了，但是不能形成自動(dòng)化的管理。

4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動(dòng)化的對(duì)策

4.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)

在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境背景下，需要形成對(duì)辦公自動(dòng)化的全面認(rèn)識(shí)，信息系統(tǒng)真正地在教學(xué)、科研和管理中發(fā)揮積極作用。信息的管理部門需要制定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)之間的信息全面流通，以促進(jìn)高校信息化的全面性建設(shè)，構(gòu)建全新的校園綜合信息平臺(tái)。在辦公自動(dòng)化管理中，一方面是形成在辦公自動(dòng)化方面的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，另一方面是習(xí)慣于非面對(duì)面的辦公方式。

4.2 提升高校辦公人員的素質(zhì)

在信息管理自動(dòng)化的情況下，需要對(duì)日常的事務(wù)形成積極管理，尤其是能夠應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行日常工作處理。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下需要運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)等形成全面的設(shè)計(jì)，提升對(duì)辦公人員的全面管理過程。在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一方面是選擇基礎(chǔ)較好的人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而能夠形成積極的帶動(dòng)作用，另一方面是在培訓(xùn)過程中形成全面的制度建構(gòu)，目標(biāo)是促進(jìn)形成“以點(diǎn)帶面”的情況，尤其是需要對(duì)考核的情況進(jìn)行管理，注意對(duì)素質(zhì)較低人員的重點(diǎn)培訓(xùn)。

4.3 進(jìn)行軟硬件建設(shè)

軟硬件設(shè)備的配備過程應(yīng)該納入學(xué)校的整體性規(guī)劃，結(jié)合學(xué)校的需求，在資源的綜合利用過程中，對(duì)硬件和軟件的投資形成統(tǒng)一的高校管理，促進(jìn)高校能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，形成全校共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)在高校資源的充分共享，推進(jìn)辦公自動(dòng)化的全面推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升。

5 結(jié) 論

在高校的建設(shè)過程中，辦公自動(dòng)化的建設(shè)和應(yīng)用不僅僅是提高學(xué)校的管理過程，也是提升學(xué)校辦學(xué)的重要標(biāo)志之一。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)在高校建設(shè)的過程中提高學(xué)校的辦公效率，促進(jìn)學(xué)校的全面數(shù)字化的建設(shè)，為校園的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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