方豪陽

摘要：在歷經(jīng)改革開放30多年的今天，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展和提高，我國圖書檔案管理工作也在原有基礎(chǔ)之上有了新的發(fā)展機(jī)遇和更為廣闊的拓展空間。隨著檔案管理工作現(xiàn)代化水平的進(jìn)一步深化，人們對于信息的服務(wù)管理意識也在不斷增強(qiáng)，其主要觀點(diǎn)有三種： 一是充分肯定檔案管理的發(fā)展成就和研究水平，評價相對較高；二是只承認(rèn)近十年來檔案管理研究有進(jìn)步和發(fā)展，但在討論這個問題時更多的還是列述檔案管理研究中的種種問題，甚至認(rèn)為檔案管理還沒有切實(shí)的屬于自己的理論體系，仍然停留在“實(shí)用經(jīng)驗(yàn)”的初期階段。

本文則以檔案管理的熱點(diǎn)話題為出發(fā)點(diǎn)，通過對圖書、檔案、情報三者的聯(lián)系進(jìn)行深入分析，進(jìn)而詮釋圖書、檔案管理以及情報三者整合管理的必然性和可行性，從而為高校圖書、情報、檔案整合管理提供一定的理論依據(jù)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型的圖書情報檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：檔案管理 發(fā)展機(jī)遇 一體化 完善

中圖分類號： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2015）06（a）-0000-00

1圖書、檔案、情報三者的必然聯(lián)系

80年代中后期討論比較多的是檔案管理評價問題，以及對檔案學(xué)研究的成就、研究水平和檔案學(xué)作為一門獨(dú)立學(xué)科的成熟程度如何評價的問題，并且在1989年前后一度形成焦點(diǎn)，引起了檔案學(xué)界廣泛的關(guān)注。特別是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)普及的社會大背景之下，信息技術(shù)的飛速發(fā)展更加為圖書、檔案、情報的一體化提供了良好的基礎(chǔ)和優(yōu)越的條件，同時也為檔案資源的交互共享創(chuàng)造了有力的技術(shù)條件，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的圖書檔案管理體系得以實(shí)施和完善。因此，圖書、檔案、情報一體化建設(shè)已成為當(dāng)今時代發(fā)展中的一種必然趨勢，也是當(dāng)前圖書、檔案、情報管理新模式的根本目標(biāo)。

1.1圖書情報和檔案共同管理的概況

所謂圖書，某種意義上來講其實(shí)是傳遞知識和情感的一種特殊工具，是被人類將其中的文字、圖像資料信號等按照一定的規(guī)律記錄下來的載體。情報則是一種具有傳遞性和認(rèn)知性的信息，它能幫助人們巧妙地解決現(xiàn)實(shí)生活中的許多特殊問題。而檔案管理是一種用于記錄涉及到經(jīng)濟(jì)政治文化的關(guān)乎國家、社會和個人活動的一種載體，它是社會發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物。

1.2圖書、檔案、情報三者聯(lián)系

圖書、檔案及情報作為知識信息管理的三大分支學(xué)科，它們之間具有同源性，有著幾乎共同的認(rèn)識論和方法論。所謂圖書、檔案管理及情報一體化就是將圖書、情報和檔案管理原本各自獨(dú)立的系統(tǒng)統(tǒng)一成為一個系統(tǒng)化的整體的復(fù)雜過程。以一體性模式收集整理建為核心的創(chuàng)新型管理模式，是適應(yīng)當(dāng)今世界網(wǎng)絡(luò)和信息飛速發(fā)展的潮流先進(jìn)的管理模式。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及社會的廣泛迫切的需要，用戶對圖書、情報、檔案的信息檢索也越來越趨向于公開化和社會化。以往的圖書館的職能主要是從事圖書的借還和存儲，而現(xiàn)代的圖書館在向主動服務(wù)的方向發(fā)展，服務(wù)日趨網(wǎng)絡(luò)化，它已承擔(dān)一部分情報工作。各種情報技術(shù)諸如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于圖書館，等等這些都表明圖書和情報的界限已變得模糊，部分地區(qū)甚至已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。

圖書是通過記錄或描述等各種方式將信息和知識表現(xiàn)在物質(zhì)的載體（紙張），而情報是一種傳遞、變換著的知識信息，檔案則是用各種有效的方式記錄下來的一種信息資料[1]。但是，圖書主要是包含一般性的、最新的知識信息，一般都能作為共享的信息資料；而情報是指被傳遞的知識或事實(shí)越過空間和時間傳遞給特定用戶，為其提供所需要的特定知識和信息，以幫其解決科研、生產(chǎn)中的具體問題。因此，情報側(cè)重于最新的信息，情報具有知識性、傳遞性、效用性以及老化等特性；檔案則是檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄，主要是原始的知識信息。因此，圖書、情報、檔案是三門相關(guān)的信息學(xué)科，三者都是知識的載體和文獻(xiàn)型的信息資源，三者具有同源性，但是由于社會的發(fā)展以及所處領(lǐng)域不同，三者各自成體系地獨(dú)立發(fā)展，而組成獨(dú)立的系統(tǒng)[2]；此外三者還具有載體相同性和服務(wù)對象得相似性，三者都以膠片、紙張、磁帶、軟盤和光盤等作為載體通過運(yùn)用文字、符號和各種圖形以及代碼，對相關(guān)知識和信息進(jìn)行儲存。在業(yè)務(wù)和管理方向三者也保持一定的一致性。

其不同之處在于，檔案機(jī)構(gòu)主要趨向于向政府部門、機(jī)構(gòu)內(nèi)服務(wù)相關(guān)人員提供資料檢索和查詢，其公眾服務(wù)性不如圖書館、情報機(jī)構(gòu)強(qiáng)。總體上，檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化管理必然要向著公開化、社會化的方向發(fā)展，從而走向三者的一體化管理。但是由于三者作為各自獨(dú)立的體系，龐大而復(fù)雜，三者要實(shí)現(xiàn)融合有一定的困難。

2構(gòu)建圖書、檔案、情報三者一體化模式的意義

圖書、情報及檔案管理三者的同意，從某種意義上講不僅方便了資料的查找，更實(shí)現(xiàn)了資源的系統(tǒng)優(yōu)化整合，很大程度上避免了部分資源的浪費(fèi)。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平和社會文明程度的不斷提高，科學(xué)技術(shù)所研究的領(lǐng)域也在不斷擴(kuò)展和延伸，邊沿學(xué)科變得不在生疏，在一定程度上也得到了長遠(yuǎn)的發(fā)展，對于圖書、情報和檔案管理的研究也愈加寬泛。然而大量的資料卻給人們的查閱查詢帶來諸多不便，人們往往花費(fèi)大量的人力物力，卻收獲不到所需要的資料和信息。為此，為方便讀者的查閱，圖書情報和檔案管理逐漸趨向統(tǒng)一化和大眾化。

目前，收集整理我國圖書、情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術(shù)尚未健全，需要進(jìn)一步發(fā)展研究。圖書情報檔案一體化管理的意義：

2.1有利于推進(jìn)圖書、情報及檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的進(jìn)程

對于圖書、情報及檔案的一體化管理，首先可以利用電子計算機(jī)技術(shù)，使圖書、情報及檔案信息的輸入、組織、檢索與統(tǒng)計等程序系統(tǒng)化自動化。其次可以利用專業(yè)的聲像技術(shù)，使圖書、情報及檔案資料的利用視覺化、聽覺化，利用網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)使圖書、情報及檔案管理趨于服務(wù)自動化，進(jìn)而避免重復(fù)處理、重復(fù)開發(fā)、重復(fù)數(shù)字化等造成的人力、物力、財力等諸多方面的浪費(fèi)。除此之外，還可以充分利用光學(xué)技術(shù)，使圖書、情報及檔案資料實(shí)體的存儲和傳遞更加細(xì)微化。

2.2有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享，有利于提高信息利用率

就目前形勢來看，圖書、情報及檔案管理三者各部門之間普遍存在著各成一體，相互之間獨(dú)立管理的現(xiàn)象，這種難以實(shí)現(xiàn)資源共享的弊端，已經(jīng)從某種程度上影響到了信息資源的開發(fā)、宣傳和利用。盡管已經(jīng)創(chuàng)造了比較完整的網(wǎng)絡(luò)體系，但由于圖書、情報及檔案管理之間缺乏寬泛的橫向聯(lián)系，致使完善的信息資源共享體系難以實(shí)現(xiàn)。因此來講，建立圖書、情報及檔案管理一體化，搭建一個能夠使圖書館、情報研究所和檔案管理組織機(jī)構(gòu)三者通過網(wǎng)絡(luò)平臺跨越各自部門和實(shí)體的局限，相互利用的信息中心服務(wù)平臺，是實(shí)現(xiàn)資源合理共享的必經(jīng)之路。

2.3有利于使圖書情報檔案資料互為補(bǔ)充、密切結(jié)合

隨著信息科技的高速發(fā)展和人們對于信息化認(rèn)識程度的不斷深入和提高，實(shí)行圖書、情報及檔案管理三者一體化，已經(jīng)成為促進(jìn)圖書、情報及檔案管理密切結(jié)合、相互補(bǔ)充的紐帶。廣大師生不僅能夠查閱原始的檔案資料、對理論數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，還能利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更加便捷、全面地獲取圖書、情報資料及檔案管理一體化的信息資料，很大程度上提高了對信息資源的利用率。

3實(shí)現(xiàn)圖書、檔案、情報三者一體化模式的重要措施

3.1設(shè)置圖書、情報及檔案管理一體化的管理機(jī)構(gòu)

在對圖書、情報及檔案管理的各機(jī)構(gòu)和部門的管理上應(yīng)徹底打破以往各自為政的格局，加強(qiáng)各機(jī)構(gòu)各部門之間的內(nèi)在聯(lián)系，通過建立統(tǒng)籌圖書館、檔案館和情報機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)對三者文獻(xiàn)資源的合理優(yōu)化配置。同時要求三者各自的相關(guān)政策、法規(guī)要相互配合，避免重復(fù)。從本質(zhì)上保障信息資源共享，共同搭建起綜合文獻(xiàn)資源的管理平臺，徹底改變傳統(tǒng)的分散的知識信息資源管理和服務(wù)模式，形成新型的一體化知識信息開發(fā)利用和服務(wù)創(chuàng)新體系[3]，給用戶提供最新，最為全面的信息和文獻(xiàn)資料，從而達(dá)到更好地服務(wù)社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目的。

3.2深化信息化管理，提高團(tuán)隊(duì)專業(yè)化管理水平

加強(qiáng)管理層的信息化建設(shè)，能提高信息和文獻(xiàn)資源的共享，為之提供網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)條件保障。通過設(shè)立一體化管理機(jī)構(gòu)，形成強(qiáng)有力的管理平臺，加上信息化管理的深入推進(jìn)，能夠?qū)D書、情報、檔案三者的分散的信息資源進(jìn)一步進(jìn)行有機(jī)的整合，并形成一個系統(tǒng)集成的信息資源共享平臺，更加有利于資源的采集、信息儲存等。與此同時，為了能夠加強(qiáng)和鞏固書情報檔案的專業(yè)化管理水平，并且促進(jìn)管理的創(chuàng)新，管理層面還需要進(jìn)一步加大對現(xiàn)有圖書情報檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，并且加強(qiáng)對圖書情報檔案復(fù)合型專業(yè)人才的建設(shè)和培養(yǎng)，培育出高超素質(zhì)的管理人才作為后備軍[4]。另外，還可以通過加強(qiáng)圖書、情報、檔案三大領(lǐng)域的管理層面之間的工作、學(xué)習(xí)以及學(xué)術(shù)的交流和互動，增進(jìn)了解和促進(jìn)提高。

3.3調(diào)整管理手段

圖書、情報及檔案管理三者合為一體的管理體系是是實(shí)現(xiàn)資源管理的必然要求和必經(jīng)之路，也是社會發(fā)展的必然趨勢和主流方向，同時也是改善和提高信息管理效果的重要保證。圖書、情報及檔案管理的一體化，不僅提高了人們資料查找的效率，同時也提高了資源管理者的工作效率，在很大程度上減少了資源管理投入的人力、物力和財力，更使得檔案管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

圖書、資料及檔案管理三者合一的系統(tǒng)決策必須要重視其實(shí)效性，根據(jù)實(shí)際的管理需求做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，其中包括對資料的開放程度以及資料的保存方式等方面的管理。要實(shí)現(xiàn)圖書、情報資料和檔案管理的整合，必須依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)三者管理的智能化和數(shù)字化[5]。因此對圖書、情報及檔案管理必須三者一體化不單單要明確體現(xiàn)出信息化的基本特點(diǎn)，還要及時有效地調(diào)整管理手段和管理方式，從而進(jìn)一步確保信息管理的安全性、科學(xué)性和有效性。

3.4加強(qiáng)倉庫信息管理，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展和提高，在信息資源共享的過程當(dāng)中難免會出現(xiàn)類似侵權(quán)的行為，阻礙著圖書、情報資源及檔案管理等工作的順利發(fā)展。因此，相關(guān)部門必須要加強(qiáng)基本知識產(chǎn)權(quán)教育，尤其以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識產(chǎn)權(quán)教育為主要突破口，以保障自身的知識產(chǎn)權(quán)為主要前提，尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)為他人報價和。只有不斷加強(qiáng)對網(wǎng)站運(yùn)營商和網(wǎng)民產(chǎn)權(quán)意識的教育，才能從根本上杜絕侵權(quán)行為的發(fā)生，從而保障圖書、情報資料及檔案管理產(chǎn)權(quán)擁有者的根本利益，促進(jìn)三者共同管理的協(xié)調(diào)發(fā)展。

信息庫是圖書、情報資料及檔案管理統(tǒng)一的重要輔助工具，本質(zhì)上來講要實(shí)現(xiàn)圖書、情報及檔案管理三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強(qiáng)信息庫的建設(shè)，通過高端的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到資源共享的目的，讓圖書、情報資料和相關(guān)檔案管理更好地服務(wù)于人們服務(wù)于人們的生活[6]。

3.5加強(qiáng)解決問題的靈活度

近些年，圖書、情報資料及檔案的共同管理的發(fā)展態(tài)勢呈現(xiàn)上升水平，但其發(fā)展的時間卻相對短暫，在實(shí)際執(zhí)行和運(yùn)作過程當(dāng)中仍然存在著許多缺點(diǎn)和不足之處。這些前所未有的麻煩必須通過管理者在解決問題的過程中，采取靈活的方式方法，有針對性地加以解決，例如督促相關(guān)管理機(jī)構(gòu)建立統(tǒng)一的網(wǎng)站，以方便問題和相關(guān)解決方案的提出和討論，通過各方資源的系統(tǒng)化整合，選擇一種最為適合的解決方式，實(shí)現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。

4結(jié)束語

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)全球化不斷發(fā)展的今天，圖書、情報資料及檔案管理的一體化作為一個嶄新的課題，不僅需要我們投入更多的時間和精力去探索更需要相關(guān)專業(yè)性的研究人員進(jìn)行更為深入的研究，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享和人們共同發(fā)展的迫切需求。

圖書、情報及檔案管理三者之間共同管理，不僅是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要有效手段之一，同時也提高了信息資源的管理效率，從本質(zhì)上促進(jìn)了資源的優(yōu)化整合。因此來講，加強(qiáng)圖書、情報及檔案管理三者之間共同管理的理論建設(shè)勢在必行，盡管目前三者共同管理水平仍然處于初級階段，體制和管理方式仍然存在許多不足之處，但相信在不就得將來通過采用靈活的管理方式，采取及時有效的調(diào)整管理手段，同時進(jìn)一步加強(qiáng)信息庫的管理建設(shè)，促進(jìn)圖書、情報、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展，必將實(shí)現(xiàn)謀求資源管理效率最大化的終極夢想。

參考文獻(xiàn)

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