張海燕

摘要：以高校檔案管理在新時期的功能特點為出發(fā)點，從新時期高校檔案管理的功能精準定位入手，通過i進“精準營銷…行商”的現代營銷理念，闡述檔案管理如何為高校的教學改革服務，以實現檔案管理與現代教學趔革進行互動，提高高校檔案管理的工作效率和服務水平。

關鍵詞：檔案管理；精準定位；教學改革；功能互動

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：1001-7836（2015）05-0047-02

檔案管理是高校管理的基礎性工作，是衡量一所學院辦學質量和管理效應的關鍵指標，也是高校辦學水平評估的重要數據支撐。目前，我國高校已進入全面發(fā)展的新階段，教育教學改革取得了突破性進展。與此同時，也對高校檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，集中表現在檔案信息材料在大量增多，對信息需求的程度更深，對服務的手段要求更高。如何適應形勢的發(fā)展變化，使檔案工作更好地服務學校的教學改革？筆者認為應正確認識新時期檔案管理功能的擴展特點，引進“精準營銷”“行商”的營銷理念，以此來完善檔案信息的管理和服務功能，利用云計算技術和移動互聯(lián)平臺，并做好與高校教學改革的功能互動。

1 新時期高校檔案管理功能的再認知

1.1 檔案管理信息收集功能的外延擴展

傳統(tǒng)檔案管理主要局限于紙質檔案、各種介質的聲像及電子檔案。而隨著現代技術的發(fā)展和對教學內容和課程體系的改革，建設國家精品課程、實施“質量工程”、人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新、建設實踐和實驗教學示范中心、“教學名師”表彰、建設優(yōu)秀教學團隊、高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估、校企合作、政產學深度融合、項目化課程改革等在教學改革工作中形成的各種檔案信息材料，都是最具開發(fā)潛能的一部分室（館）藏。

1.2檔案服務管理手段的拓展

在擴大室（館）藏的同時，檔案部門就學校改革信息利用快和數量多的情形下，可以更多地使用現代信息資源。隨著互聯(lián)網和云技術的引進，檔案管理可以通過更加先進的網絡技術進行精準服務。在權限范圍內，利用者可以通過現代手段，隨時隨地接收、查閱檔案信息，不必再恪守檔案部門固定的作息時間、地點。檔案服務由室（館）內拓展到了室（館）外的任何角落，并通過引擎搜索，使傳統(tǒng)檔案室（館）中原來分散、零亂的信息，經過提煉、整理、編輯出二次信息，使檔案用戶在短時間內可以掌握某一問題的詳細資料，從而取得較好的利用效果。云計算技術的應用，使檔案管理的服務功能正由傳統(tǒng)原始直接的服務向多樣化的信息服務轉化。

2新時期高校檔案管理功能的精準定位

2.1 現代檔案服務對象的精準定位

高校檔案服務對象主要為三個方面：一是學院各級管理部門，二是學生及教師，三是學院以外相關部門。如何提高檔案服務的效率，主要體現在如何對服務對向進行精準定位，向他們提供和開發(fā)有價值的信息材料，服務于技能應用性人才的培養(yǎng)。其關鍵是要引進“精準營銷”的理念。即在新的發(fā)展時期，職業(yè)院校要與企業(yè)深度融合、與政府密切協(xié)作、與社會廣泛接觸已是高校多元化發(fā)展形態(tài)，要使雙方達到相互了解，相互認可，就需要提供各自的檔案信息材料。在這樣的環(huán)境下，檔案服務對象擴大了，包括本校畢業(yè)生、企業(yè)員工、政府官員、評估專家、同級或兄弟院校領導、國外友人以及社會各階層人員。如果檔案管理仍然采用原來的服務模式，不能實現全面精準定位，那么很難改變傳統(tǒng)檔案管理的實效。

2.2現代服務理念精準定位

傳統(tǒng)檔案部門的服務理念主要是“坐商”式的被動服務理念，檔案管理效率低，使用者牢騷滿腹，效果不明顯，這與現代高等教育跳躍式發(fā)展及追求高效率的要求相去甚遠。現代檔案管理服務理念需要引進“行商”的營銷理念。檔案工作人員必須利用各種渠道，“為檔案找利用者”“送信息上門”，開展主動服務，讓檔案信息在管理者與使用者之間無障礙地傳遞。一方面發(fā)揮現代檔案功能效率；另一方面通過引進“行商”式營銷理念，可以讓檔案信息使用者從多角度、全方位地感知檔案管理部門及人員是真心為他們服務，從而增加他們的愉悅感，提高他們的使用效率。而且讓信息使用者主動向檔案管理部門提出他們的想法，檔案管理者可以利用這些反饋意見，變被動服務為主動服務，發(fā)揮現代檔案“精準營銷”的服務功能。

2.3檔案管理室（館）藏的精準定位

檔案管理的出發(fā)點和根本目的，就是收集和管好檔案，最大限度地滿足學校發(fā)展建設的需要。高校檔案室（館）是永久保存學校檔案的基地及科學研究和各方面利用資料的中心。新時期，高校的室（館）藏，應實現質與量的統(tǒng)一，以教學檔案為中心，兼顧黨政類、科研類、基建類、儀器設備類檔案和人事、會計等專門檔案，以滿足利用者多元化的利用需求。同時還應收集聲像檔案、實物檔案、電子檔案等，館藏還應具有學校特色，如人才培養(yǎng)模式、專業(yè)設置、重點學科建設、實訓基地建設、著名人物等，實現高校檔案館藏的準確定位。

高校的檔案館藏現狀不容樂觀，經常是“保存的檔案沒人要”“需要的檔案找不到”，造成檔案信息供求關系不平衡。一方面檔案的容量在逐年遞增，另一方面使用者卻反饋找不到自己需要的信息。如何解決這些矛盾？其最有效的辦法還是應該從檔案部門健全館藏體系，擴大館藏容量，優(yōu)化館藏結構做起，尋求通過網絡與同類院校建立起完善的檔案信息共享機制，實現館際互借的有效機制。

2.4檔案管理人才的精準定位

現代高校檔案部門普遍面臨著現代管理及技術人才匱乏的問題，尤其是云技術和互聯(lián)互通、二維碼管理等方面的人才；同時，也缺乏具備為各種專題和定題服務，進行檔案材料的深層次開發(fā)的能力的人員。針對目前高校檔案管理人才匱乏的現狀，除了應該重視對現有館員專業(yè)教育和技能常規(guī)的培訓、轉變服務理念和業(yè)務素質以外，還應該采取脫崗進修的方式挖掘現有人才的潛力，引進高素質、高技能的專門人才。

3新時期高校檔案管理與高職教育教學改革的功能互動

3.1 檔案管理服務于教育教學改革

新時期高校檔案管理功能的顯著變化是如何利用現代管理技術，包括移動互聯(lián)網技術、云計算技術，建立檔案信息管理平臺，整合傳統(tǒng)檔案，按照用戶需求，重構檔案信息服務體系。體現在教育教學改革方面：第一，明確檔案管理與教育教學改革互動的重要意義，建立與時俱進的新理念，做好主動服務工作。第二，針對學校各層次檔案信息使用者的特點，借鑒精準營銷的思想，構建精準利用服務平臺。如領導需要把握全局的信息，了解和掌握國內外關于高校建設發(fā)展最前沿的教育思想、教育觀念和教育措施；教師要掌握先進的教學方法、教學技能，要根據人才培養(yǎng)目標制定教學計劃、教學大綱、建立試題庫；學生要利用自己的學籍材料證明自己的學歷和身份等，根據不同需要，建設相應需要的館藏。第三，增加必要的投入，完善檔案管理軟件和硬件建設，建立起覆蓋全校范圍的檔案信息服務系統(tǒng)，以及一批大容量的、有特色的、規(guī)范化的、標準化的檔案信息數據庫，實現資源共享，進一步開發(fā)數字信息資源，實現檔案信息的數字化管理，便于查詢和檢索。第四，承擔培養(yǎng)利用者信息素養(yǎng)的職責，教育和引導利用者有效地利用學校檔案信息資源，維護它的完整與安全。第五，培養(yǎng)各部門兼職檔案員，對利用者開展專題服務，特別是對教師開展信息服務。同時，及時引進專業(yè)人才，為實現現代檔案管理功能提供人才保障。

3.2檔案管理引領教育教學改革的新發(fā)展

現代檔案管理要符合于時代的變遷。目前高等教育出現了許多的新特點，國家對于教育改革多以文件和項目的方式下達。因此，檔案管理在與學院教學改革的互動中，首先，要把握住文件的主體精神，利用檔案管理中政策的先知先覺功能，及時接收和傳達最新信息，并及時進行檔案匯編，利用網絡技術和移動互聯(lián)網技術，將有關方針政策及時傳遞給廣大教師和相關管理部門，為學院決策服好務。其次，要對廣大教師在教學改革中所形成的各類成果及信息，例如專業(yè)設置、重點學科發(fā)展、人才培養(yǎng)模式、精品課程建設（包括微課、慕課）、師資建設、示范性高校建設、實驗實訓基地建設、項目化課程改革、招生就業(yè)等問題進行調研、篩選、整理，編輯出帶有指導性的關于國內外同類院校的教學經驗、社會對高職教育的需求等方面的參考資料，為管理層決策提供事實依據。第三，利用檔案信息交流平臺，實現院際間檔案信息交流和互借共享。

總之，高校全面推進教育教學改革的新時期，帶給學校檔案管理工作的機遇大于挑戰(zhàn)，主動尋求新的功能定位和移動信息資源建設模式，與時俱進，做好教育教學改革各項服務工作，是體現高校檔案管理存在的意義和價值的重要途徑。