楊新蓮

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息資源的管理、開發(fā)與利用愈加顯得重要。本文結(jié)合縣域及商貿(mào)流通管理部門實際，提出要積極開發(fā)和利用檔案信息資源，注重發(fā)揮技術(shù)檔案的作用，加強人力資源檔案及設(shè)備檔案管理，使檔案信息在整合縣域商貿(mào)資源、實現(xiàn)縣域規(guī)模經(jīng)營中發(fā)揮應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：商貿(mào)流通部門；檔案信息；開發(fā)與利用

隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的管理與利用愈加受到人們的重視。為了盡快適應(yīng)商貿(mào)流通產(chǎn)業(yè)管理的需要，商貿(mào)流通產(chǎn)業(yè)管理工作者必須重新認(rèn)識并積極參與到檔案管理、開發(fā)和利用中來，使檔案信息在整合縣域商貿(mào)資源、實現(xiàn)縣域規(guī)模經(jīng)營中發(fā)揮應(yīng)有作用。

1 積極開發(fā)與利用商貿(mào)流通業(yè)檔案信息資源

商貿(mào)流通部門檔案不僅是商貿(mào)流通業(yè)發(fā)展變化的原始資料，也是評價和衡量新時期商貿(mào)流通業(yè)發(fā)展質(zhì)量的重要依據(jù)。加強對商貿(mào)流通業(yè)檔案的管理及信息資源的開發(fā)與利用，首先要在思想觀念上有所轉(zhuǎn)變，要從封閉式、分散型向開放式、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)規(guī)范化轉(zhuǎn)變，從主要靠紙張向電子技術(shù)、多媒體技術(shù)等無紙化信息記錄轉(zhuǎn)變。要真正實現(xiàn)上述具有劃時代意義的轉(zhuǎn)變，必須不斷提高部門管理人員的綜合素質(zhì)和計算機操作技能。流通部門各級管理者在人員培訓(xùn)、資金投入和設(shè)備使用等方面應(yīng)給予大力支持。鄄城縣經(jīng)濟和信息化局自2012年對全縣流通企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營狀況等信息實行計算機統(tǒng)一管理以來，對企業(yè)成立時間、營銷額、納稅額等數(shù)據(jù)進行綜合統(tǒng)計、量化分析，并將所得信息資料及時提供給部門領(lǐng)導(dǎo)。目前歸檔40余卷，一年借閱利用10余卷，在強化對流通業(yè)管理，提高工作效率，為流通業(yè)提供服務(wù)等方面均起到了至關(guān)重要的作用。

2 注重發(fā)揮技術(shù)檔案作用，促進科研成果的推廣應(yīng)用

流通產(chǎn)業(yè)技術(shù)檔案的管理是流通業(yè)科研管理的一個重要組成部分。如何合理利用技術(shù)檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對提高流通產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平和檔次都將產(chǎn)生重要影響。由于技術(shù)檔案真實地記錄、儲存著企業(yè)各項新產(chǎn)品開發(fā)、經(jīng)營模式更新、科研成果推廣應(yīng)用的全過程，因此是了解企業(yè)發(fā)展歷程的重要依據(jù)。近幾年來，我縣適逢“突破菏澤、突破鄄城”的戰(zhàn)略發(fā)展機遇，商貿(mào)流通業(yè)以前所未有的速度迅猛發(fā)展，流通業(yè)管理部門將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結(jié)合，嚴(yán)把技術(shù)檔案的質(zhì)量關(guān)，充分利用技術(shù)檔案信息資源，通過技術(shù)資料的學(xué)術(shù)交流，積極加以推廣應(yīng)用，在流通規(guī)模、設(shè)施建設(shè)、經(jīng)營管理和效益水平等方面取得了顯著進步和提高，縮小了與其它縣（區(qū)）的差距。

3 加強人力資源檔案管理，合理利用人才資源

隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，流通產(chǎn)業(yè)部門人力資源檔案的管理倍受重視。由于企業(yè)內(nèi)部的人力資源檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，人力資源檔案是具有參考證明作用和保存價值的科技文件材料，是黨的組織工作、人力資源管理工作不可缺少的重要參考依據(jù)。此外，在各類人員的合理分配、人才資源的合理利用以及部門結(jié)構(gòu)的調(diào)配等方面都將發(fā)揮重要作用。為了實現(xiàn)全縣流通業(yè)人力資源檔案管理的現(xiàn)代化，局機關(guān)逐步建立起了先進的計算機管理系統(tǒng)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，現(xiàn)已能夠全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的提供個人人事檔案信息資料，確保了企業(yè)在人才引進、人才培養(yǎng)、人才利用等方面的合理性和公正性，使全縣的流通產(chǎn)業(yè)現(xiàn)有人才隊伍形成了有效合力；同時不少企業(yè)對引進高新專業(yè)技術(shù)人才認(rèn)識清楚，引進了大批現(xiàn)代商貿(mào)管理、信息技術(shù)、營銷管理、旅游開發(fā)等門類的專門人才，并真正做到了人盡其才、才盡其用，進而為全縣流通業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。截至2014年底全縣營業(yè)面積1000平方米以上的商場27個，各類商品交易市場102個，人民商場、家和購物中心、大福源超市、舜王城中藥材市場、翠峰苑火鍋城等一批具備一定核心競爭力的流通企業(yè)已初具規(guī)模。超市、便利店、專賣店、連鎖店等多種先進的新型商業(yè)業(yè)態(tài)都有較大發(fā)展，以連鎖經(jīng)營為代表的新型商業(yè)業(yè)態(tài)發(fā)展迅速。

四、重視設(shè)備檔案管理，為流通業(yè)發(fā)展提供技術(shù)質(zhì)量保證

在現(xiàn)代商貿(mào)流通業(yè)迅猛發(fā)展的過程中，大中型技術(shù)設(shè)備的購置和充分利用是必不可缺少的條件之一。一臺大型設(shè)備少則幾萬元，多則幾十萬元，全縣流通業(yè)設(shè)備檔案共100余種，其中10萬元以上設(shè)備22種，均分布于大型商場和大型超市中。因此這些設(shè)備檔案也就成為流通業(yè)管理部門十分重要的信息資料。充分利用這些信息資料可以有效做好預(yù)測服務(wù)，能夠及時為部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、有價值的參考信息，從而有利于宏觀調(diào)控，避免低效率使用造成的設(shè)備資源的浪費。另外，良好的檔案管理還可以使設(shè)備管理部門對設(shè)備進行有效維護，以減少故障的發(fā)生，以確保生產(chǎn)經(jīng)營工作的正常進行，為企業(yè)發(fā)展提供重要的技術(shù)質(zhì)量保障。近年來，全縣流通部門利用設(shè)備檔案資料，協(xié)助經(jīng)營實體對大中型設(shè)備的購置進行充分的考察與論證，并對部分儀器設(shè)備進行定期維修保養(yǎng)，確保了設(shè)備的正常運行和各項工作的順利開展，取得了良好的經(jīng)濟和社會效益。

綜上所述，商貿(mào)流通管理部門的檔案信息資源的管理、開發(fā)與利用，已成為商貿(mào)流通管理現(xiàn)代化進程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要不斷提高對檔案管理重要意義的認(rèn)識，健全檔案管理制度，建立主管部門、流通業(yè)信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足縣域內(nèi)流通產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需要，就能實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案信息資源在商貿(mào)流通業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，最終提高對縣域商貿(mào)流通業(yè)的整體管理效能。

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