劉松

摘 要： 作者從事的是質(zhì)量管理辦公室的工作，質(zhì)量管理辦公室的主要職責(zé)是探索建立系統(tǒng)而科學(xué)的學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量保障體系、教育教學(xué)督導(dǎo)工作及績(jī)效考核工作。行政工作千頭萬(wàn)緒，“一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法”的有效應(yīng)用能起到事半功倍的作用。

關(guān)鍵詞： 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法 行政管理 質(zhì)量管理工作

“一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法”是一種先進(jìn)的工具，能幫助管理人員更好地管理和完成自己的工作。從定義上說(shuō)，“一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法”是為高層管理者準(zhǔn)備的一種工具或者說(shuō)是一份報(bào)告。這個(gè)工具使我們方便地與高層管理者就項(xiàng)目情況進(jìn)行溝通，激勵(lì)并確保各項(xiàng)任務(wù)責(zé)任人對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)。

行政工作千頭萬(wàn)緒，每個(gè)管理者每天都要面對(duì)大量信息，有大量工作要做，因此，能把項(xiàng)目、任務(wù)、責(zé)任人、成本等有關(guān)信息直觀明了地在一張紙上反映出來(lái)，使高層管理者能在繁忙事物中一目了然，所有工作就會(huì)更有效率。

一、項(xiàng)目的設(shè)定

當(dāng)今社會(huì)一切皆可以成為項(xiàng)目，項(xiàng)目就是有著明確參數(shù)、時(shí)限和目標(biāo)的活動(dòng)。每個(gè)項(xiàng)目都有五個(gè)基本元素，即任務(wù)、目標(biāo)、時(shí)間線、負(fù)責(zé)人、成本。任務(wù)應(yīng)明確指出具體要怎么做；目標(biāo)的描述可簡(jiǎn)潔可具體，一般都以是否能按時(shí)按預(yù)算完成作為衡量標(biāo)準(zhǔn)；時(shí)間線指預(yù)計(jì)和監(jiān)測(cè)做某一件或幾件事情的時(shí)間；成本指花費(fèi)多少；負(fù)責(zé)人應(yīng)明確是誰(shuí)，不僅本人要清楚自己的任務(wù)，還應(yīng)該讓上級(jí)管理者清楚明白。

二、任務(wù)的羅列

前面提到，在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表中，一共有五個(gè)基本元素：任務(wù)、目標(biāo)、時(shí)間線、負(fù)責(zé)人、成本。其中任務(wù)是項(xiàng)目的主線，其他四個(gè)元素都圍繞任務(wù)進(jìn)行。任務(wù)是項(xiàng)目的中心，必須完成這些任務(wù)才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

在“一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表”的左下角，有一個(gè)長(zhǎng)方形被分成了五個(gè)大小不一的部分，這個(gè)長(zhǎng)方形就是“矩陣”，也可以把它看成菜單欄，代表了一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的核心。位于矩陣頂部三角形指的是“主要任務(wù)”，在菜單欄“主要任務(wù)”的上方必須羅列清楚項(xiàng)目的具體任務(wù)。

三、如何構(gòu)建“一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表”

一頁(yè)紙項(xiàng)目的發(fā)明人是美國(guó)的克拉克·坎貝爾，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是一份不可多得的工具，它將目標(biāo)所指、時(shí)間安排、職責(zé)、成本花費(fèi)等逐一以表格形式直觀地展現(xiàn)在你的眼前，使你的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然。

創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理共有12個(gè)步驟：標(biāo)題；負(fù)責(zé)人；矩陣——文件的根基；項(xiàng)目目標(biāo)；主要項(xiàng)目任務(wù)；使任務(wù)和目標(biāo)一致；目標(biāo)日期；使任務(wù)與時(shí)間線一致；將任務(wù)分配給負(fù)責(zé)人；主觀任務(wù)；成本；概述與預(yù)測(cè)。

先簡(jiǎn)單介紹一下這張表格的區(qū)域。標(biāo)題欄：需注明項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人、項(xiàng)目名稱等。項(xiàng)目名稱要清晰，目標(biāo)要明確。如質(zhì)量管理辦公室2015年工作計(jì)劃的目標(biāo)是——完成質(zhì)量保障體系構(gòu)建和績(jī)效考核工作。矩陣：矩陣是這張表的核心，所有的內(nèi)容都圍繞矩陣展開(kāi)；任務(wù)區(qū)：表明了該項(xiàng)目有哪些任務(wù)；項(xiàng)目目標(biāo)區(qū)：表明了這個(gè)項(xiàng)目有哪些目標(biāo)，任務(wù)與目標(biāo)的關(guān)系；項(xiàng)目的時(shí)間區(qū)域：表明了實(shí)現(xiàn)所有任務(wù)目標(biāo)需要的具體時(shí)間；責(zé)任人：這個(gè)區(qū)域表明了項(xiàng)目的責(zé)任人，說(shuō)清楚我們?nèi)绾螌⑷蝿?wù)分配到人，也應(yīng)該讓你的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)清楚這一點(diǎn)；成本區(qū)：表明了這個(gè)項(xiàng)目的具體成本，也就是說(shuō)完成項(xiàng)目目標(biāo)需要花費(fèi)多少錢；概述與預(yù)測(cè)：一般來(lái)說(shuō)，概述與預(yù)測(cè)是用一句話表明項(xiàng)目的情況，如概述中可以這樣寫(xiě)：“項(xiàng)目將如期完成；培訓(xùn)和調(diào)研有可能超出預(yù)算。”讓管理者明白項(xiàng)目的總體情況。

關(guān)于色彩。在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)幾種不同顏色。我們通常會(huì)用色彩將項(xiàng)目的進(jìn)展情況或成本情況表示出來(lái)。綠色表示順利，黃色表示還可以，紅色表示警告。有點(diǎn)類似于我們熟悉的交通的紅綠燈，綠色可以通行，紅色禁止通行，黃色是等待和警告的意思。

關(guān)于主觀任務(wù)。主觀任務(wù)也稱定性任務(wù)，項(xiàng)目中會(huì)有那么幾個(gè)任務(wù)我們難以做出定量分析，但你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有時(shí)候貫穿整個(gè)一頁(yè)紙項(xiàng)目。如質(zhì)量管理辦公室2015年工作計(jì)劃中有三個(gè)主觀任務(wù)：做好部門網(wǎng)頁(yè)維護(hù)和建設(shè)工作；組織“人才培養(yǎng)質(zhì)量保障體系建設(shè)”的培訓(xùn)工作；指導(dǎo)各二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量的督查和考核工作。在主管任務(wù)的邊上，通常可以用橫道圖表示。綠色表示主觀任務(wù)執(zhí)行通暢順利，黃色表示遇到了麻煩。

要將任務(wù)分配給負(fù)責(zé)人，可以用大寫(xiě)的英文字母表示，以便明確主要責(zé)任人和次要責(zé)任人。任務(wù)的主要責(zé)任人一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，是一位能干的執(zhí)行者，其他次要責(zé)任人應(yīng)給予密切配合，一個(gè)強(qiáng)有力的團(tuán)隊(duì)可以戰(zhàn)勝一切困難。

下面我們就以案例1為例簡(jiǎn)要說(shuō)明一下一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表的制作方法。案例1是焊接工程及自動(dòng)化技術(shù)專業(yè)申報(bào)江蘇高校品牌建設(shè)工程立項(xiàng)中的第一個(gè)項(xiàng)目。1.標(biāo)題：項(xiàng)目名稱是教師發(fā)展與教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人為人事處陳保國(guó)處長(zhǎng)，項(xiàng)目目標(biāo)是這樣描述的：專業(yè)帶頭人專業(yè)素養(yǎng)、教師團(tuán)隊(duì)素質(zhì)和能力、教師綜合能力都穩(wěn)步提高。這張一頁(yè)紙管理表的創(chuàng)建日期是2015年9月。2.負(fù)責(zé)人：該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人一共有五位。3.矩陣：它是一個(gè)長(zhǎng)方形的矩形框，我們可以把它看成一個(gè)菜單欄，它把整個(gè)一頁(yè)紙管理表分成五個(gè)子菜單：目標(biāo)、主要任務(wù)、目標(biāo)日期、成本、概述與預(yù)測(cè)。4.項(xiàng)目目標(biāo)：該項(xiàng)目一共有五個(gè)目標(biāo)：國(guó)際研修、工程實(shí)踐、教研科研能力提升、信息化教學(xué)能力培養(yǎng)、團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育能力培養(yǎng)。5.主要項(xiàng)目任務(wù)：在這個(gè)項(xiàng)目中主要任務(wù)有安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對(duì)象2名赴德國(guó)等國(guó)家進(jìn)行職教能力提升培訓(xùn)等8項(xiàng)。6.使任務(wù)與目標(biāo)一致：表格左上方的區(qū)域表明了項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)之間的關(guān)系，如國(guó)際研修的具體任務(wù)有三個(gè)：安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對(duì)象2名赴德國(guó)等國(guó)家進(jìn)行職教能力提升培訓(xùn)；安排博士及博士培養(yǎng)對(duì)象赴美國(guó)等國(guó)家進(jìn)行科研能力提升培訓(xùn)；選拔2-3名優(yōu)秀教師海外進(jìn)修。7.目標(biāo)日期：在主要任務(wù)的右側(cè)區(qū)域表明了任務(wù)的時(shí)間線，可以年、月份或周為單位表示。8.使任務(wù)與時(shí)間安排一致：如任務(wù)7“組織專業(yè)教師2-4名參加信息化教學(xué)培訓(xùn)，提升教學(xué)團(tuán)隊(duì)信息化教學(xué)水平”的完成時(shí)間是2016年、2017年及2018年，用空心的圓點(diǎn)注明。9.將任務(wù)分配到人：每項(xiàng)任務(wù)都有負(fù)責(zé)人，任務(wù)的負(fù)責(zé)人可能不止一個(gè)，通常會(huì)有一個(gè)主要負(fù)責(zé)人，用A表示，次要負(fù)責(zé)人用B表示，第三個(gè)負(fù)責(zé)人就用C表示。如第1個(gè)任務(wù)“安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對(duì)象2名赴德國(guó)等國(guó)家進(jìn)行職教能力提升培訓(xùn)”主任負(fù)責(zé)人是陳保國(guó)處長(zhǎng)，次要負(fù)責(zé)人是孫海波院長(zhǎng)。10.主觀任務(wù)：有的話可以填寫(xiě)。11.成本：應(yīng)該在成本區(qū)表明項(xiàng)目的具體費(fèi)用。如2015年的花費(fèi)計(jì)劃是40萬(wàn)元，2016年的花費(fèi)計(jì)劃是42萬(wàn)元。12.概述與預(yù)測(cè)：在表格的最下面可以用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)進(jìn)行預(yù)測(cè)或描述。如：“教學(xué)團(tuán)隊(duì)：專業(yè)教師結(jié)構(gòu)明顯優(yōu)化，整體教學(xué)、科研水平明顯提升?！?/p>

四、如何進(jìn)行項(xiàng)目的中后期檢查

在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，我們還可以制作早期報(bào)告、中期報(bào)告、后期報(bào)告，以利于整個(gè)項(xiàng)目工作的監(jiān)控。

表中垂直的藍(lán)色線條表示你處在項(xiàng)目周期的什么位置，如藍(lán)色線條標(biāo)在了2015年3月這個(gè)位置，意思是這份項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙被當(dāng)做2015年3月的報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容是項(xiàng)目的頭三個(gè)月的情況，在相關(guān)任務(wù)處，你會(huì)看見(jiàn)有很多黑色的圓點(diǎn)，這些黑色的圓點(diǎn)表示有關(guān)工作已經(jīng)完成?？招牡膱A點(diǎn)表示工作尚未完成。如果出臺(tái)《常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)督導(dǎo)員管理暫行規(guī)定》三個(gè)都是空心的圓點(diǎn)的話，則說(shuō)明該任務(wù)沒(méi)有如期完成，必須在“概述與預(yù)測(cè)”一欄里說(shuō)明情況：學(xué)院成立二級(jí)學(xué)院不久，內(nèi)部調(diào)整尚未到位。

圓點(diǎn)表示的是每項(xiàng)任務(wù)在時(shí)間線上的位置。項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙應(yīng)該及時(shí)完成，哪怕只是晚了幾周時(shí)間，它的作用也會(huì)大打折扣。如果時(shí)間是按月分配，那么這份文件就應(yīng)該在每月末的最后五個(gè)工作日內(nèi)完成。不要延遲，而是要盡可能快地填完這份項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙。

總之，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表是一種不可多得的工具，能讓我們的工作化繁為簡(jiǎn)，起到事半功倍的作用。

基金項(xiàng)目：常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院2015年院級(jí)教育教學(xué)改革研究重點(diǎn)課題《質(zhì)量保障體系的實(shí)踐研究》部分成果。課題編號(hào)：ZY6116016