張哲冰

（白城市生態(tài)新區(qū)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，吉林 白城 137000）

事業(yè)單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究

張哲冰

（白城市生態(tài)新區(qū)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，吉林 白城 137000）

人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等的反映，也是單位和領(lǐng)導(dǎo)提拔人才的一個(gè)重要依據(jù)。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其人事檔案管理工作已取得較好成績(jī)，但由于人事制度的深化改革，人事檔案管理還存在較多問(wèn)題，引發(fā)了較多糾紛。本文首先簡(jiǎn)要分析了這些糾紛，然后提出相應(yīng)的解決措施，以提升檔案管理水平。

事業(yè)單位；人事檔案糾紛；死檔；假檔；檔案重建

我國(guó)事業(yè)單位聚集的專(zhuān)業(yè)人才較多。為建設(shè)高水平的人才團(tuán)隊(duì)，事業(yè)單位需要改革人事制度，而人事檔案是其中一個(gè)重要的改革內(nèi)容。檔案能全面反映個(gè)人經(jīng)歷、才能、歷史行為和背景等內(nèi)容，經(jīng)過(guò)組織審查后才能存檔，其也是選拔人才的一個(gè)重要依據(jù)。因此，在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行改革的過(guò)程中，人事檔案管理水平的提升是一個(gè)重要內(nèi)容。

1　人事檔案糾紛

1.1棄檔、遺檔與死檔

棄檔，就是勞動(dòng)者拋棄自己的檔案。而部分勞動(dòng)者工作變動(dòng)后，沒(méi)有及時(shí)辦理檔案變更手續(xù)，超出期限后會(huì)造成遺檔的現(xiàn)象。另外，有的勞動(dòng)者把自己的檔案與戶口放在人才市場(chǎng)，由于沒(méi)有及時(shí)繳費(fèi)，造成死檔。

1.2假檔

假檔是指當(dāng)事人為獲得較高利益，采取非法手段捏造或篡改信息，從而造成與事實(shí)不符的人事檔案。事業(yè)單位聘用人才的一個(gè)重要依據(jù)是人事檔案，因此，要確保信息真實(shí)性及原始性，若檔案不真實(shí)會(huì)直接影響當(dāng)事人的職業(yè)生涯和利益［1］。

1.3檔案重建

人事檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在唯一性及原始性等方面，但目前，很多人為獲得較大利益，通過(guò)管理漏洞重新建檔。這種重建檔案的行為不符合檔案真實(shí)性及唯一性，可能出現(xiàn)一人多檔的現(xiàn)象，容易導(dǎo)致管理混亂。

1.4失檔

失檔一般是由于檔案管理人員在工作過(guò)程中存在疏漏，在轉(zhuǎn)移檔案時(shí)沒(méi)有依據(jù)相關(guān)規(guī)定要求的渠道與方式進(jìn)行轉(zhuǎn)檔，導(dǎo)致部分檔案遺失的現(xiàn)象。從實(shí)際情況看，檔案遺失會(huì)導(dǎo)致個(gè)人信息丟失，從而影響當(dāng)事人辦理社會(huì)事務(wù)及求職等。

2　管理新途徑

2.1做好宣傳教育工作，提升單位人員檔案意識(shí)

事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的一個(gè)重要途徑是加大宣傳力度，提高單位員工對(duì)人事檔案管理的重視程度。首先，提升各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將人事檔案管理工作放在戰(zhàn)略高度，并成立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)小組，安排人員直接負(fù)責(zé)人事檔案工作，及時(shí)了解人事檔案工作中存在的問(wèn)題，并從組織以及制度方面給以支持。其次，增加人力、物力與財(cái)力的投入，確保人事檔案工作順利開(kāi)展［2］。最后，加強(qiáng)宣傳教育工作，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人事信息，從而為人事制度改革及人才評(píng)聘等提供可靠的檔案信息，使人事檔案部門(mén)具有較高的綜合服務(wù)職能。

2.2強(qiáng)化管理體制改革

在當(dāng)前新形勢(shì)下，人事檔案要走向社會(huì)，不能局限于單位內(nèi)部，由社會(huì)人事檔案的相關(guān)保管機(jī)構(gòu)對(duì)單位人事檔案和信息資源加以整合，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案和信息資源的集中保管及開(kāi)發(fā)。各級(jí)組織、勞動(dòng)、人事和檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)管理模式，下放微觀管理工作，將側(cè)重點(diǎn)放在檔案宏觀政策及法律法規(guī)等的制定上，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，使其適應(yīng)當(dāng)前政府職能轉(zhuǎn)變的要求，確保人事檔案管理工作順利開(kāi)展［3］。

2.3完善各項(xiàng)規(guī)章制度

對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度是確保檔案管理有章可循，實(shí)現(xiàn)管理制度化與規(guī)范化的關(guān)鍵。在新的形勢(shì)下，要依據(jù)檔案工作條例的相關(guān)要求，并結(jié)合單位實(shí)際狀況，完善人事檔案的各項(xiàng)制度，嚴(yán)格規(guī)定人事檔案接收、保管、轉(zhuǎn)移、查閱、材料收集與審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求。檔案管理人員要依據(jù)這些規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，提升人事檔案管理水平和質(zhì)量。

2.4完善檔案內(nèi)容

當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位深化改革，全員聘用制在各事業(yè)單位逐步推行。在改革發(fā)展形勢(shì)下，要不斷補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容。比如，對(duì)員工聘用合同、工作協(xié)議、崗位合同、員工考核、員工解聘和辭聘等，在人事檔案中要如實(shí)記錄下來(lái)，及時(shí)補(bǔ)充歸檔材料，對(duì)單位員工實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。此外，反映員工素質(zhì)的內(nèi)容，如個(gè)人文化程度、繼續(xù)教育狀況、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、進(jìn)修情況等，也要在人事檔案中有所體現(xiàn)。由于當(dāng)前事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)和深化，要及時(shí)補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，確保人事檔案管理適應(yīng)事業(yè)單位改革要求。

2.5采用單位管理與社會(huì)管理相結(jié)合的方式

在實(shí)行單位管理的同時(shí)，結(jié)合社會(huì)管理方式，有效保證檔案的完整性。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，實(shí)行聘用制，能解決人才引進(jìn)與輸出問(wèn)題，確保人才流動(dòng)合理性。為滿足人才選拔、競(jìng)爭(zhēng)與流動(dòng)等方面的需求，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要遵守檔隨人走的原則，保持檔案管理與人員管理的一致性。從當(dāng)前情況看，一些單位的人才流動(dòng)無(wú)法和檔案轉(zhuǎn)接實(shí)現(xiàn)同步，限制人才流動(dòng)，導(dǎo)致人檔分離。第一，編內(nèi)人員檔案管理。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，使人事檔案管理工作在發(fā)現(xiàn)人才、使用人才及合理配置人才資源等方面發(fā)揮積極作用，確保管人及管檔的一致性，編內(nèi)人員檔案的管理主要采用單位管理的方式。第二，編外人員檔案管理。編外人員具有較大流動(dòng)性，在聘用期滿后其可以選擇別的單位，因此，聘用單位一般不重視其人事檔案管理。編外人員雖然流動(dòng)性較大，但他們是社會(huì)中的重要財(cái)富，在對(duì)其人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以采用社會(huì)化管理方式［4］。在聘期內(nèi)，要對(duì)編外人員采取人事代理的方式，在解聘之后，將人事檔案交給人才交流中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過(guò)采用單位管理與社會(huì)管理相結(jié)合的方式，確保檔案材料的完整性及連續(xù)性。

2.6在檔案管理的同時(shí)對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)使用

從實(shí)際情況看，事業(yè)單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，長(zhǎng)期采用封閉式的方式。人事檔案能反映我國(guó)、黨和各級(jí)組織的具體活動(dòng)與工作情況，有的內(nèi)容需要保密，因此，要由組織統(tǒng)一進(jìn)行管理，避免擴(kuò)散。當(dāng)前，在事業(yè)單位中，人事制度改革工作不斷深化，各檔案信息材料增加，而檔案作用及服務(wù)要求也不斷提升，在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)封閉式管理已經(jīng)不適應(yīng)改革要求。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要和人事制度改革實(shí)現(xiàn)有效接軌，只有服務(wù)于人事管理，才能合理利用人事檔案，并充分發(fā)揮其作用［5］。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)功能逐漸弱化，在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中，要不斷創(chuàng)新管理方式，將檔案管理和開(kāi)發(fā)使用結(jié)合起來(lái)，以充分發(fā)揮人事檔案的作用。對(duì)涉及我國(guó)機(jī)密或單位組織機(jī)密的人事檔案，要采用封閉式的方式進(jìn)行管理，確保其不會(huì)泄露。對(duì)個(gè)人的不涉及機(jī)密內(nèi)容的檔案，在保證不影響其保密性的基礎(chǔ)上，可以采取開(kāi)放式的方式進(jìn)行管理。有條件的，還可以構(gòu)建人事檔案網(wǎng)，公布部分可以公開(kāi)的信息，便于用人單位及時(shí)查閱。對(duì)檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，可以利用局域網(wǎng)共享信息資源。

2.7建設(shè)高素質(zhì)的工作隊(duì)伍

人事檔案工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性、政策性、保密性和服務(wù)性，因此，人事部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的相關(guān)建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)。第一，在選擇檔案工作人員時(shí)，要對(duì)進(jìn)行限定，并考察其是否具有責(zé)任心、政治可靠性及作風(fēng)是否正派。第二，在人員上崗后，還要加強(qiáng)管理人員的知識(shí)教育，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的管理技術(shù)。另外，還要關(guān)注員工生活和工作，確保檔案管理人員在管理檔案時(shí)具有較好的創(chuàng)造性和積極性。第三，檔案工作人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷掌握先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，提高技術(shù)水平，并提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)及政治覺(jué)悟，做好本職工作。

2.8開(kāi)展信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)人事檔案管理方式已無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展要求，為改變這種狀況，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)。同時(shí)，要定期聽(tīng)取人事檔案管理人員的相關(guān)意見(jiàn)，選擇滿足單位實(shí)際要求的管理軟件，提升人事檔案工作的信息化水平［6］。另外，還要構(gòu)建人事檔案的相關(guān)信息查詢系統(tǒng)，設(shè)置各管理部門(mén)及個(gè)人訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，使人事檔案信息在一定范圍內(nèi)公開(kāi)，給檔案查詢?nèi)藛T提供更加快捷和準(zhǔn)確的服務(wù)。

3　結(jié) 語(yǔ)

隨著人事制度不斷改革，事業(yè)單位的人事檔案管理雖然在一定程度上得以發(fā)展，但其還無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代的要求，人事檔案造成的糾紛還比較多。因此，要采取有效措施，創(chuàng)新管理人事檔案工作，加大宣傳力度，樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，強(qiáng)化管理體制改革，規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理有章可循，及時(shí)完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，采取單位管理及社會(huì)管理結(jié)合的方式，在檔案管理的同時(shí)加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理水平，以保證檔案的真實(shí)性。

主要參考文獻(xiàn)

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［3］趙志杰，王翊時(shí).小議如何加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作［J］.網(wǎng)友世界，2014（13）：118.

［4］姬鵬，李鵬.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究［J］.今日中國(guó)論壇，2013（21）：416，418.

［5］王愛(ài)榮.對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議［J］.黑龍江史志，2015（7）：129.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.147

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A

1673-0194（2015）18-0196-02

2015-07-27