檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,對(duì)提高機(jī)關(guān)檔案管理水平、提高檔案管理工作效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平有極大地推動(dòng)作用,更為檔案的進(jìn)一步利用和開發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,對(duì)檔案館(室)有著多方面的作用和意義。首先,檔案數(shù)字化可以確保傳統(tǒng)載體檔案的安全性。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后,將來的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作,都可不再動(dòng)用檔案,并可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理,從而大大減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害,大大提高檔案的安全系數(shù),從而保障檔案的安全。把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,實(shí)質(zhì)上是向數(shù)字化要安全,用數(shù)字化保安全。其次,它是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)。在數(shù)字化之前,必須對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行文件級(jí)編目、錄入計(jì)算機(jī),逐卷、逐件、逐頁地編號(hào),破損的加以修裱,卷折的加以展平等,這些基礎(chǔ)工作完成后,可使檔案達(dá)到精細(xì)化管理和自動(dòng)化檢索。實(shí)際上,數(shù)字化帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作的全面完成,使檔案管理狀況得到全面改善,使檔案管理水平得到全面提升。第三,實(shí)現(xiàn)檔案日常管理的簡(jiǎn)單化。它將大量節(jié)省檔案館(室)的日常工作,把工作人員從繁重、復(fù)雜的勞動(dòng)中解放出來。以紙質(zhì)檔案為例,數(shù)字化以后,紙本全宗新的檔案接收進(jìn)館時(shí),不用為了把先后進(jìn)館的一個(gè)全宗檔案放在一起而倒換檔案;閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時(shí),都不用到庫房去一件件提調(diào)檔案,也不用在歸還入庫時(shí)逐件、逐頁地清點(diǎn)檔案;在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí),也不用逐卷、逐件地對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn);檔案封存管理后,也會(huì)省去大部分的日常管理工作。因此,盡管數(shù)字化會(huì)一次性耗費(fèi)大量的人力,但數(shù)字化后又能長(zhǎng)期節(jié)省大量的人力。 第四,可以實(shí)現(xiàn)部門間檔案共享常態(tài)化。數(shù)字化檔案的最大優(yōu)點(diǎn)在于它可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送,實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時(shí)利用;同時(shí)還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合,并進(jìn)行自動(dòng)檢索,可以說,數(shù)字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發(fā)揮出最大的效益,它使任何人都可以不用到檔案館(室)去,而只通過網(wǎng)絡(luò),就可以非常便利、迅速地利用、復(fù)制到檔案。
2 檔案數(shù)字化的工作體會(huì)
在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)中,目前存在著一種偏向,就是注重?cái)?shù)字化硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)的建設(shè),而忽視對(duì)數(shù)字內(nèi)容的積累,忽視傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化,以至于在先進(jìn)的系統(tǒng)中缺少內(nèi)容,就好像高速公路建好了,但路上沒有車或車很少,沒有起到實(shí)效。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)工程,對(duì)于其建設(shè),筆者有以下幾點(diǎn)體會(huì):
(一)統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵。搞建設(shè),抓工作,關(guān)鍵在籌劃。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程,必須從檔案館工作的全局出發(fā),從檔案利用需求出發(fā),從檔案事業(yè)整體發(fā)展需要出發(fā),綜合考慮,科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃;檔案數(shù)字化工作又是一項(xiàng)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的綜合性工作,必須加強(qiáng)統(tǒng)籌,確保各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)一致。如此,才能確保整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的健康有序發(fā)展。
(二)質(zhì)量是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。質(zhì)量是生命。檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。檔案數(shù)字化工作由多個(gè)工作環(huán)節(jié)組成,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都必然影響到整個(gè)數(shù)字化工作的質(zhì)量。如,前處理要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清楚;掃描要維護(hù)檔案原貌,符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整,能夠獨(dú)立瀏覽和檢索,等等。只有對(duì)數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實(shí)施有效監(jiān)控,才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。
(三)高投入是檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化工作的高效率、高質(zhì)量,必然對(duì)硬件和軟件提出更高的要求。計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件配置低、性能不穩(wěn)定,影響掃描的速度和質(zhì)量;軟件功能越強(qiáng)大、操作越簡(jiǎn)便,質(zhì)量就越有保證,效率就會(huì)明顯提高。實(shí)踐證明,數(shù)字化工作能夠順利高效運(yùn)轉(zhuǎn),硬件設(shè)備的大力投入和精心維護(hù),以及軟件的及時(shí)研發(fā)和升級(jí)是重要保障。
(四)科學(xué)管理是檔案數(shù)字化工作有序發(fā)展的保證。管理出效益,出戰(zhàn)斗力。建立科學(xué)的管理機(jī)制,是檔案數(shù)字化工作高效有序開展的有力保證。實(shí)踐中,我們一是積極探索檔案數(shù)字化工作特點(diǎn)規(guī)律,不斷優(yōu)化數(shù)字化工作流程;二是根據(jù)任務(wù)需要,適時(shí)調(diào)整各環(huán)節(jié)人員比例;三是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),實(shí)施全程監(jiān)控和自動(dòng)統(tǒng)計(jì);四是建立崗位責(zé)任制,實(shí)行定崗定責(zé);五是采取有效激勵(lì)措施,充分調(diào)動(dòng)工作人員積極性。
3 檔案數(shù)字化的建設(shè)思考
做好檔案數(shù)字化建設(shè),還應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。1、堅(jiān)持紙質(zhì)文件和電子文件并存。在目前,由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制,以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑。因而必須實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”,同時(shí)進(jìn)行整理歸檔。實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”,并非是使紙質(zhì)管理系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)獨(dú)立地、沒有任何聯(lián)系地保管,而應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案作有機(jī)的對(duì)應(yīng),相互建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。2、注意電子檔案的安全保護(hù)。電子文件由于不受載體傳遞的限制,時(shí)間和空間的制約性差,非法信息獲得者可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)非法進(jìn)入,偷取信息或攻擊系統(tǒng),因而,必須抓好安全防護(hù)。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部針對(duì)利用者職責(zé),設(shè)置使用權(quán)限密碼,防止越權(quán)閱文。在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫邊界建立防火墻,凡符合安全要求的允許訪問,不符合要求的拒之墻外,防止外來的破壞。建立與主數(shù)據(jù)庫相脫離的備份數(shù)據(jù)庫,防止主數(shù)據(jù)庫遭到損害后無法工作(任何時(shí)候都要同時(shí)保持有兩個(gè)數(shù)據(jù)庫)。3、堅(jiān)持抓好隨辦隨歸檔工作。雖然文檔一體化工作因有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案軟件的使用,檔案整理歸檔工作非常方便,但因?yàn)榇嬖谥鴮儆跉w檔范圍的每一份文件的保管期限,仍需要人工進(jìn)行鑒定和歸檔;有電子文件的需要向檔案系統(tǒng)歸檔需要輸入文件目錄,無電子文件的紙質(zhì)文件需要進(jìn)行數(shù)字化等等問題,如果做不到隨辦隨歸檔,隨著時(shí)間的推移,會(huì)造成:一是工作量大,年底歸檔工作量多,影響立卷進(jìn)度。一是容易因?yàn)闄C(jī)關(guān)進(jìn)行數(shù)字化整理造成電子信息的丟失。所以必須抓好隨辦隨歸檔工作。
作者簡(jiǎn)介
楊錦,湖北省衛(wèi)生計(jì)生信息中心,碩士研究生。