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淺析新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題、現(xiàn)狀及對策

2015-09-23 15:09:21曹務(wù)端
卷宗 2015年9期
關(guān)鍵詞:流動人員現(xiàn)狀對策檔案管理工作

曹務(wù)端

摘 要:隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展和社會管理制度的日趨靈活、完善,現(xiàn)階段,對流動人員檔案進行有效管理,成為深化人力資源配備、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的重要策略。

關(guān)鍵詞:新形勢;流動人員;檔案管理工作;存在問題;現(xiàn)狀對策

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展與人事制度改革的深入,我國各類人才的流動越來越頻繁,規(guī)模越來越大,流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸現(xiàn)。鄆城縣人社局在流動人員人事檔案管理工作實踐中,深化改革,成績斐然。但也出現(xiàn)了一些問題,直接影響了人才的合理流動,迫切需要采取有力措施加以解決。

1 新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題

1、檔案閑置增多

隨著人才流動的日益頻繁和高校畢業(yè)生的雙向選擇、自主擇業(yè),全國各地人才中心保管的流動人員人事檔案的數(shù)量不斷攀升;與此同時,大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”也不斷增多。鄆城縣人才交流咨詢服務(wù)中心現(xiàn)存流動人員人事檔案10000余份,“死檔”、“棄檔”已超過100余份,個別達到10年以上,使得這些流動人員工齡無法計算,檔案工資不能及時調(diào)整記載,職稱不能及時申報,需要考研、出國政審等證明時無處或無法辦理,造成許多損失。

2、檔案材料不規(guī)范

人事檔案是每個人形象的“縮影”,檔案收集整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益。組通字〔2012〕28號文件要求:干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型,材料左邊應留有25mm的裝訂邊。但目前部分流動人員人事檔案材料存在一些不規(guī)范的地方:一是材料規(guī)格不統(tǒng)一。二是字跡不耐久。三是部分材料的手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整。四是流動人員人事檔案材料簡單,記載內(nèi)容又少,補充更新不及時,缺乏系統(tǒng)性、連續(xù)性。

3、檔案轉(zhuǎn)遞程序紊亂

人發(fā)〔1996〕118號文件明確規(guī)定:“流動人員人事檔轉(zhuǎn)遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務(wù)機構(gòu)不得接收”。但一些單位、學校將流動人員檔案交由本人自帶,人才流動服務(wù)機構(gòu)拒收后,一部分流動人員不得不通過各種途徑把檔案轉(zhuǎn)回單位或?qū)W校,轉(zhuǎn)遞過程中對流動人員人事檔案增加了不安全因素;還有一部分應屆畢業(yè)生因忙于找工作或因?qū)W校在省外,未及時將檔案轉(zhuǎn)回學校,造成檔案毀損、遺失等現(xiàn)象;也有一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時沒有按照規(guī)定填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單”和沒有及時進行轉(zhuǎn)遞登記,致使檔案去向無從查找;甚至一些大中專畢業(yè)生在求職過程中,私自攜帶檔案,導致檔案違規(guī)拆封,檔案材料失真和遺失等現(xiàn)象。

2 我縣流動人員人事檔案管理之所以存在上述問題的原因:

1、思想認識不到位

一是整個社會對流動人員人事檔案的性質(zhì)、地位、作用認識模糊;二是一些流動人員、一些單位重視不夠,不了解、不掌握關(guān)于流動人員人事檔案管理的規(guī)定,不清楚流動人員檔案涵蓋的范圍和管理機構(gòu)等。

2、檔案管理的相關(guān)政策滯后

目前流動人員人事檔案工作的政策依據(jù)依然是20世紀九十年代制定的《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī),新的制度政策遲遲未能出臺,從而導致人事檔案管理制度滯后于社會發(fā)展,無法適應新形勢的要求。加之流動人員人事檔案工作涉及面廣,且有一定的特殊性,因此要切實做到所有工作都有法可依,還有一定的難度。而且這些已出臺的法律法規(guī)、規(guī)定性文件過于籠統(tǒng),執(zhí)行起來缺乏配套措施,不易操作。

3、人事檔案管理體制未理順

中組部、人事部發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定:“流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)?!钡壳霸撜呗鋵嵉牟⒉焕硐耄嬖谌耸?、企業(yè)、臨時機構(gòu)等部門多頭管理以及個人越權(quán)、違規(guī)管理等現(xiàn)象。很多單位從留人才的角度考慮,以卡人事檔案為手段,來制約人才跳槽,這既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂,又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構(gòu)成了嚴重的威脅。

4、投入經(jīng)費不足

近年來,盡管我縣在人事檔案管理工作中投入了一定的人力和物力,但是,在檔案庫房建設(shè)、檔案管理設(shè)施配備、檔案裝訂材料的規(guī)范、檔案管理人員配備等方面投入的資金遠不能適應現(xiàn)代化管理的需要,我縣每年新增檔案的收集、整理裝訂所需經(jīng)費,基本上沒有納入財政預算范圍,沒有經(jīng)常性的、長期穩(wěn)定的資金投入渠道,致使我縣不能每年及時整理裝訂新增檔案和新增材料。

3 新形勢下流動人員檔案管理工作采取的對策

1、更新管理理念,完善管理制度

要充分認識流動人員人事檔案管理工作的重要性,轉(zhuǎn)變工作觀念,加強流動人員人事檔案管理工作的社會宣傳,特別是要加強流動人員人事檔案作用和價值的宣傳,擴大流動人員人事檔案管理工作的社會影響,進一步增強流動人員人事檔案管理的法制觀念,促進流動人員人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。建立流動人員人事檔案管理專人負責制度,保障流動人員人事檔案的安全性。

2、應用信息技術(shù),更新管理手段

充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)平臺及流動人員人事檔案管理服務(wù)軟件,開發(fā)形成一套科學高效的流動人員人事檔案檢索工具,在檔案的查閱、借閱、收集、歸檔、統(tǒng)計等日常工作的各個方面全方位實行計算機化操作。建立人事檔案信息庫,把所有流動人員的信息資料全部錄入信息庫,建立人事檔案網(wǎng),將可以公開的一些信息在網(wǎng)上予以公布,打破時間、空間限制,便于用人單位或個人查閱。在本縣檔案管理部門之間建立縱向、橫向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3、收集歸檔材料,規(guī)范來源渠道

收集檔案材料是檔案管理工作的基礎(chǔ),檔案管理人員還必須對收集、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案材料進行嚴格審查,避免失真信息入檔,對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,對手續(xù)不全、材料規(guī)格不統(tǒng)一以及字跡未按規(guī)定書寫的材料要退回材料形成部門進行完善或重新按規(guī)定形成材料,確保材料齊全完整、手續(xù)完備、材料規(guī)格和字跡符合要求,保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

4、加大資金投入,加強硬件建設(shè)

財政應加大檔案管理資金投入,并將其納入財政預算,隨財政收入同步增長,與時俱進,配備相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)施,以便檔案管理實現(xiàn)動態(tài)化管理和維護,切實改變檔案管理不適應工作需要的局面。在條件許可的情況下,積極開發(fā)研制檔案管理軟件,建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,實行系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)檔案的科學化管理、現(xiàn)代化管理。

4 結(jié)語

總之,流動人員檔案管理工作是一個日趨繁雜的工作,我們要按照國家的統(tǒng)一規(guī)定,以“服務(wù)人才、服務(wù)社會”為宗旨,結(jié)合實際,大膽實踐,勇于探索,才能做好流動人員檔案管理工作。

參考文獻

1、郝家英;;來京流動人口重大刑事犯罪防控研究[A];犯罪防控與平安中國建設(shè)——中國犯罪學學會年會論文集(2013年)[C];2013年

2、周傳斌;李自然;;西藏的回族流動人口及其管理[A];城市中的少數(shù)民族[C];2001年

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