黃鉞

摘要：分析了現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其構(gòu)成的原因，闡述了農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義和緊迫性。提出了從農(nóng)業(yè)科研檔案軟硬件系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、復(fù)合人才培養(yǎng)、文檔一體化管理、信息系統(tǒng)安全防護(hù)及信息資源共享平臺建設(shè)等方面構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理模式。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研；檔案；信息化；構(gòu)建

中圖分類號：G271；S126 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：0439-8114（2015）19-4921-04

DOI：10.14088/j.cnki.issn0439-8114.2015.19.067

Abstract：The problems and their causes in archive informatization construction of current agricultural scientific research were analysed， and the realistic importance and urgency were illustrated. Accordingly the archive informatization management mode of agricultural scientific research was proposed from aspects of standardization of the archive hardware and software system in agricultural scientific research， the compound talents cultivation， integrated archive management， information system security defense and information resources sharing platform.

Key words： agricultural scientific research；archive；informatization；construction

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研人員在科研試驗生產(chǎn)活動中自然形成的有保存利用價值的按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的包括文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料的總稱。它體現(xiàn)在科研準(zhǔn)備、研究試驗、結(jié)題鑒定、成果申報、推廣應(yīng)用等5個研究階段，是一種重要的農(nóng)業(yè)科研儲備和信息資源，是農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字生活管理而深刻地影響并改變著科研工作幾乎所有的領(lǐng)域，信息化時代的到來對農(nóng)業(yè)科技檔案管理既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的科技檔案管理方法在管理傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案方面是可行的、有效的，確保了傳統(tǒng)檔案的安全完整、真實可靠和有效利用。面對信息時代農(nóng)業(yè)科研電子文檔管理，用傳統(tǒng)的科技檔案管理方法不可能確保實現(xiàn)電子文件的安全可靠、真實完整、長期可讀；也不可能將靜態(tài)的科研檔案信息通過多種渠道和方式加以開發(fā)并迅速傳播出去。因此架構(gòu)以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、以檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)為核心、以實現(xiàn)檔案信息資源共享為目的的農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源框架，對農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的管理和實踐都有重要的意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)有農(nóng)業(yè)科研檔案管理大多數(shù)仍采用以紙質(zhì)檔案為管理對象、檔案員手工整理的檔案管理模式，間或也有少許電子文件歸檔，其后續(xù)的檔案歸檔工作仍以手工為主完成。這種近似傳統(tǒng)檔案管理的模式存在著許多問題。

1.1 農(nóng)業(yè)科研檔案收集整理不及時、完整性欠缺

一套真實完整的科研檔案的關(guān)鍵在于檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)——收集，只有真實完整的第一手科研檔案才能體現(xiàn)科研檔案的全部價值。目前大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研檔案工作得不到應(yīng)有的重視，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員往往由辦公室工作人員兼任。眾所周知不同項目組在農(nóng)業(yè)科研項目實施過程中，必然會產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料，這些科研資料在項目開題、研究試驗及驗收結(jié)題或成果申報之前，散見于相對獨立的不同小分類中，具有相對分散性。加之檔案管理人員由于其他事務(wù)性工作沒有時間和精力隨時跟蹤科研進(jìn)程，因而不能及時有序地收集、整理科研人員提供的科研材料，更無法利用有限的時間和精力來制作簡單有效的查詢檢索工具和進(jìn)行編研開發(fā)工作。同時科研人員的主要精力投入到科研工作，缺乏對檔案收集工作的了解，部分科研人員對檔案促進(jìn)科研發(fā)展的認(rèn)識依然不夠，仍有很多成果鑒定和報獎的重要文件材料散落在個人手里，還有的人認(rèn)為借閱麻煩，干脆就不歸檔，放在自己手里，使用起來方便。檔案管理人員與科研人員缺乏密切配合，不能及時催收檔案資料，使科研檔案的形成缺乏一定的系統(tǒng)性、完整性。

1.2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理無序的“雙套制”、“雙軌制”

科研檔案“雙軌制”是指在運轉(zhuǎn)電子文件處理流程的同時，仍然需要完成相應(yīng)的紙質(zhì)文件處理流程；“雙套制”是指在保存電子文件的同時，仍然保存對應(yīng)的紙質(zhì)文件[1]。隨著農(nóng)業(yè)科研手段信息化，農(nóng)業(yè)科研過程中必將產(chǎn)生大量電子文檔。農(nóng)業(yè)科研檔案收集、整理、歸檔、保存利用過程中面臨紙質(zhì)文檔和電子文檔相互混存的局面。由于科研人員對檔案知識不夠了解，檔案管理人員精力時間有限，農(nóng)業(yè)科研檔案處理流程中要么只有紙質(zhì)文檔，要么只有電子文檔，靠現(xiàn)有財力、人力很難實現(xiàn)兩種文檔同步處理，導(dǎo)致現(xiàn)有農(nóng)業(yè)科研檔案處理流程混亂無序。

隨著信息化的推進(jìn)，大多數(shù)國家和省部屬的縱向科研項目采用在線申報、在線評審、在線填報進(jìn)度、提交成果及結(jié)題、報獎等，大量的申報材料、專家評審意見、年度進(jìn)展、結(jié)題總結(jié)等材料都依附相應(yīng)的管理網(wǎng)站留存，而產(chǎn)生的電子文件一般只能依賴相應(yīng)的管理操作系統(tǒng)存在，科研人員無法實現(xiàn)及時歸檔，項目結(jié)題后很難查找到當(dāng)時的記錄。就算將電子文檔打印成紙質(zhì)文檔后，由于原來依附于計算機(jī)生成的元數(shù)據(jù)缺失造成的信息不完整，也使得電子文檔的真實性、安全性和完整性很難得到保障。計算機(jī)硬件和軟件平臺不同步，沒有及時做數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換遷移工作，造成很多“讀不出來”的“丟失的”數(shù)字化文件和檔案。因此，現(xiàn)有農(nóng)業(yè)科研檔案的收集處理處于無序的狀態(tài)。

1.3 農(nóng)業(yè)科研檔案編研與資源化利用不夠

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研人員長期實踐中智慧的結(jié)晶，也是各種科研經(jīng)驗、方法與成果的總結(jié)，其中蘊含著大量寶貴的科技知識和科研方法，不僅能為后續(xù)科研人員提供科研成果、研究方法和設(shè)計思路，避免重復(fù)研究，而且能促進(jìn)科研人員從中開拓新的科研思路和創(chuàng)造力，提高科研工作效率、成功率和速度，有效推動科學(xué)研究的創(chuàng)新和技術(shù)推廣工作的開展。目前，多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農(nóng)業(yè)科技知識欠缺，計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用掌握能力欠缺。加之檔案管理人員更換頻繁，不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，部分科研檔案管理工作仍未能與時俱進(jìn)，停留在為保管而保管、重保管輕利用的層面。

檔案信息被存儲在檔案庫房內(nèi)，其價值只能是潛在的。不經(jīng)過編研整理自然形成的原始文檔不能直接公開，且查閱利用率低，只有整理編研開發(fā)后才能將潛在的價值加以開發(fā)利用。高效的科研檔案編研不僅需要有專業(yè)知識和檔案工作經(jīng)驗，而且還需要有先進(jìn)的技術(shù)手段，才能使檔案工作從保管型轉(zhuǎn)向智能型，才能開發(fā)出大量科技檔案信息，使靜態(tài)的信息變?yōu)榭裳h(huán)利用的動態(tài)信息資源，滿足不同層次科研人員的需求。如果沒有檔案管理人員及科研人員的共同努力，科研檔案的潛在價值只能深藏在檔案館內(nèi)而得不到有效編研開發(fā)，檔案的使用價值得不到充分的發(fā)揮，這勢必影響檔案的利用效率。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

2.1 促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效率提高

農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)能讓檔案管理工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，檔案管理工作人員就能投入大量精力和時間從事檔案的收集、整理和編研工作，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案利用率及整個部門的工作效率的提高；通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能共享農(nóng)業(yè)科研檔案信息，科技人員不僅可以在計算機(jī)上隨時查閱所需的科研檔案信息，開拓新的科研思路和創(chuàng)造力，避免重復(fù)勞動，而且便于科研檔案信息的反復(fù)利用；對于在試驗田間或野外地頭形成的直接記錄農(nóng)業(yè)科研檔案的原始資料，由于形成這些原始數(shù)據(jù)的外部條件差，其特點具有稀缺性和單一性，采用傳統(tǒng)檔案保存模式極易對這些資料造成損壞，不利于長期保存，而利用數(shù)字照相、電子掃描等技術(shù)將這些檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，科技人員就可通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷地實現(xiàn)檔案的檢索與查詢，不僅能起到保護(hù)檔案原件的作用，而且能使檔案信息資源得到開發(fā)利用，即使檔案原件受到損壞，檔案的電子信息也可起到替補(bǔ)的作用。因此，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化建設(shè)，不僅可以提高農(nóng)業(yè)科研檔案工作的管理水平，而且能促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案資源的開發(fā)利用，為農(nóng)業(yè)科研提供更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 有利于農(nóng)業(yè)科研檔案管理由“雙軌制”轉(zhuǎn)向“單軌制”

目前，大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位仍然寄托于“雙軌制”與“雙套制”應(yīng)對電子文件的挑戰(zhàn)?！半p軌制”與“雙套制”既要收發(fā)、整理、保管電子文件，又要收發(fā)、整理、移交、保管紙質(zhì)文件，非但沒有實現(xiàn)信息化提高工作效益、降低工作成本的初衷，反而大大抵消了信息化的優(yōu)勢，降低了工作效率，增加了工作任務(wù)和投入，是人力、物力和財力的極大浪費，也違背了信息化建設(shè)提高效益、降低成本[2]的根本目的。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化有力地提高了電子文件管理的質(zhì)量和效率，確保了電子文件的完整性和真實性，從而使電子文件具有與紙質(zhì)文檔同等的證據(jù)效力。隨著政府、企事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)辦公的逐漸推廣普及，“雙軌制”與“雙套制”終將為更為簡便高效的“單軌制”與“單套制”模式所取代，這是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

2.3 促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研信息資源化開發(fā)利用

科技檔案的衰減數(shù)值表明：科技檔案存在柜子里5年不用，其現(xiàn)行價值將衰減58%；10年不用，其現(xiàn)行價值將衰減83%；20年不用，其現(xiàn)行價值將衰減97%[3]。因此，在有效期內(nèi)及時、充分地開發(fā)科研檔案資源的潛在價值，是提高科研檔案管理工作效益的有效途徑?？蒲袡n案記錄了科研工作者在科研工作中的成功經(jīng)驗及失敗教訓(xùn)，蘊藏著極大的潛在信息資源價值。同時科研檔案既可以作為科研人員業(yè)績考核、職稱評定、科研誠信等的主要憑據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科研統(tǒng)計、學(xué)科平臺申報等的憑證材料。在信息化時代，科研項目已基本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案資源的篩選、傳遞更加便捷。因此，通過建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的公共共享服務(wù)平臺、科學(xué)設(shè)置檢索工具，就可使科研檔案在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)充分交流共享，并提供信息查考、學(xué)術(shù)查新服務(wù)。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理部門在不涉及關(guān)鍵涉密技術(shù)的前提下，科研檔案適度地開放利用既可以避免低水平的重復(fù)研究投入，也可以抑制抄襲等學(xué)術(shù)不端行為，促進(jìn)科研檔案中的研究成果得到進(jìn)一步的開發(fā)利用，使之及時轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力、實現(xiàn)巨大的社會經(jīng)濟(jì)價值。檔案只有在其利用價值大于保管價值的前提下，檔案管理工作才有意義。因此，深入開發(fā)利用科研檔案中的潛在信息價值，是提升科研檔案管理效益性的重要途徑。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案信息化構(gòu)建

3.1 構(gòu)建檔案信息化硬件和軟件系統(tǒng)

先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是開展農(nóng)業(yè)科研檔案信息化工作的基礎(chǔ)。運用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行科研檔案工作，更是未來發(fā)展的趨勢和要求。要實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化科學(xué)管理，就要有檔案信息管理系統(tǒng)軟件的支持以及相關(guān)硬件設(shè)備的投入。系統(tǒng)軟件包括操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，操作系統(tǒng)的選擇使用要與其硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統(tǒng)，所選數(shù)據(jù)庫要考慮支持當(dāng)前及可預(yù)見將來采用的軟件。除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外，還需要根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等需要配置一些格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)交換、全文檢索等系統(tǒng)軟件和工具軟件。硬件設(shè)備配置主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲及其他配套設(shè)備。農(nóng)業(yè)科研院所可根據(jù)現(xiàn)有設(shè)備、財力、數(shù)據(jù)規(guī)模及其訪問量等進(jìn)行合理選擇，構(gòu)建科研檔案管理信息化系統(tǒng)，完成信息化處理工作。同時要建立通用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證政府部門、科研管理機(jī)構(gòu)和研究院所的科研管理系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行，從而為檔案服務(wù)工作的開展和進(jìn)行奠定扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建復(fù)合型管理人才

高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才是檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。要想提高檔案信息化管理水平，就要有高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才。檔案管理信息化建設(shè)給檔案的管理和查詢帶來了方便，同時也要求檔案工作人員相比紙質(zhì)檔案管理擁有更加專業(yè)的技能，還要掌握現(xiàn)代計算機(jī)的操作知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案信息化建設(shè)使檔案信息的收集、整合、檢索、保存、統(tǒng)計和使用等工作逐步轉(zhuǎn)化成為自動化的管理模式，不僅要建立電子文件形成、整理、歸檔、移交信息化管理方式，而且要掌握電子文檔全生命周期運行規(guī)律，確保電子文件信息的真實性、有效性和完整性。為此各級農(nóng)業(yè)科研部門需要根據(jù)自身情況，為工作人員提供更多在職培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，并且可以運用“走出去，請進(jìn)來”的方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和計算機(jī)知識，能夠獨立操作計算機(jī)，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能以及檔案管理系統(tǒng)操作技能。

3.3 構(gòu)建文檔一體化檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線對其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性，但不斷地重復(fù)勞動，造成了人力、物力、財力上的浪費。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略[4]。在電子文件的全程管理中，需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計，包括計算機(jī)的軟硬件配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制等方面；在文件的形成階段或運轉(zhuǎn)階段需要開展電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作，建立一個完整的管理體系。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將上級來文及單位形成的文件直接轉(zhuǎn)換、進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案工作人員的重復(fù)錄入，保證檔案信息的完整性，同時減輕檔案管理人員的工作量。

3.4 構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案信息安全措施

電子文檔一體化管理過程中，電子文檔信息安全風(fēng)險比紙質(zhì)文檔安全風(fēng)險大得多，傳統(tǒng)檔案管理沒有建立一整套電子檔案安全責(zé)任和管理制度，只是沿用紙質(zhì)檔案安全管理制度。因此根據(jù)電子檔案信息安全要求，制定嚴(yán)格的管理法規(guī)是加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)管理安全最有效的措施，可確保電子文件信息的安全性、完整性和可靠性。要以電子文件安全管理法規(guī)為主體，以電子文件安全管理規(guī)章制度為支撐，健全電子文件信息安全管理法規(guī)制度和機(jī)構(gòu)，將信息安全法規(guī)結(jié)合科研單位電子文件管理狀況加以充實、展開和細(xì)化，使其具有較強(qiáng)的針對性和可操作性，以便在實際工作中有法可依、有章可循，同時設(shè)立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保證電子文件的信息安全。更重要的是要構(gòu)建電子文件安全保密技術(shù)體系，一是建立全面的電子文件安全監(jiān)測系統(tǒng)；二是建立電子文件備份機(jī)制，包括軟硬件系統(tǒng)備份；三是加強(qiáng)電子文件存儲和傳輸?shù)男畔⒈Ｃ堋?/p>

3.5 構(gòu)建資源查閱信息共享平臺

檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)將為檔案信息資源的開發(fā)利用提供前所未有的條件，可為科研人員提供豐富多樣的數(shù)字化檔案信息服務(wù)。通過科研院所局域網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，不僅可以滿足科研人員對傳統(tǒng)服務(wù)中文本資料和數(shù)據(jù)信息的查詢需求，而且還可為科研人員提供圖像、音頻、視頻等信息在內(nèi)的多元化一體服務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)上新信息發(fā)布、電子郵件服務(wù)。信息檢索可以實現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索，運用互聯(lián)網(wǎng)上的多種查詢工具、搜索引擎，實現(xiàn)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案信息服務(wù)方式發(fā)生的巨大變化，不僅能為特定相對集中的用戶群，同時也可為任何上網(wǎng)利用數(shù)字檔案資源的使用者提供檔案信息服務(wù)，而且還可為特定用戶提供定向、定題的交互式信息咨詢，對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深度開發(fā)，充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能，提高農(nóng)業(yè)科研檔案服務(wù)質(zhì)量[5]。同時要依據(jù)檔案信息安全等級的不同，提供不同模式的查閱方式，非保密的、公開的檔案信息，可在網(wǎng)站上自由查閱；日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息，可利用辦公網(wǎng)絡(luò)以個人授權(quán)方式在專用服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中查閱；保密的檔案信息則由檔案專用服務(wù)器提供服務(wù)[6]，以確保信息資源共享平臺的安全。

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