文/中國(guó)人民財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司海南省分公司 蔡莉雅

?

新形勢(shì)下文書管理的運(yùn)用技能分析

文/中國(guó)人民財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司海南省分公司 蔡莉雅

【摘要】文書管理應(yīng)該巧妙結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)。本文對(duì)文書管理的概念進(jìn)行了分析，并深入剖析文書管理的現(xiàn)狀，進(jìn)而對(duì)新形勢(shì)下文書管理的運(yùn)用技能進(jìn)行探討，主要目的在于促使文書管理的現(xiàn)代化水平得到提高。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；文書管理；概念；現(xiàn)狀；現(xiàn)代化水平

文書管理這項(xiàng)管理措施不僅具有全面性而且具有系統(tǒng)性，其對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔整理，并將文件資料裝訂成冊(cè)，從而方便人們查閱；對(duì)一些重要的文件還有資料實(shí)施登記、收發(fā)、傳閱、立卷以及歸檔管理等措施，將實(shí)效性強(qiáng)的來文來電及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便于領(lǐng)導(dǎo)批閱。只有這樣才能夠促使文書管理呈現(xiàn)出更好的整體效果。

一、文書管理具備的相關(guān)概念

通常文書都是指組織或者個(gè)人在工作或者活動(dòng)中使用的一些格式特定、內(nèi)容系統(tǒng)、體式完整的文字材料。主要包括工作簡(jiǎn)報(bào)、電訊、圖片、圖紙、報(bào)表、紀(jì)要、通訊、會(huì)議記錄、講話稿、文件、書面和口頭記錄等形式的材料。一般可以將文書分為私人文書和公務(wù)文書兩種類型。統(tǒng)稱公務(wù)文書為公文，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在處理政務(wù)的時(shí)候用來記載各種活動(dòng)、交流經(jīng)驗(yàn)、報(bào)告相關(guān)情況、指導(dǎo)與商談工作、請(qǐng)示與回復(fù)問題，傳達(dá)與貫徹政令指示、頒布命令決定的文字材料。作為綜合性管理技術(shù)的文書管理，已經(jīng)被廣泛地運(yùn)用于現(xiàn)代各種綜合場(chǎng)合的資料整理當(dāng)中?？傊臅芾聿粌H是行政機(jī)關(guān)管理的重要組成部分，同時(shí)還是提高行政工作質(zhì)量及效率的重要內(nèi)容。

二、文書管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）文書管理的管理觀念沒有得到更新。文書管理的相關(guān)管理理念沒有有效地與現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)行相結(jié)合，其依然保持著墨守成規(guī)的態(tài)度，沒有在一定程度上形成運(yùn)用技巧，特別是管理觀念也很難得到更新。針對(duì)文化管理這一項(xiàng)工作來分析，其整體都沒有得到應(yīng)有的重視，不僅沒有為其設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)也沒有為其配置專門的管理人員，在對(duì)各種各樣的文書檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，不僅沒有依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)也沒有將相應(yīng)的檔案管理制度制定出來，這種情況下，就會(huì)導(dǎo)致幾乎沒有資料可以查找，最終造成整體管理出現(xiàn)混亂的局面，那么建立嚴(yán)格化的管理模式就更是無從談起

（二）沒有擁有現(xiàn)代化技術(shù)。進(jìn)行文書管理的過程中是難以離開先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用的，假如業(yè)務(wù)處理能力不夠強(qiáng)，那么就很容易導(dǎo)致管理能力得不到發(fā)展。如果在進(jìn)行文書管理的過程中，一般情況下都不接受也不學(xué)習(xí)新的知識(shí)，采用的依然還是傳統(tǒng)模式并且消極對(duì)待文書管理工作，那么就會(huì)導(dǎo)致管理和文書的實(shí)際運(yùn)用形成嚴(yán)重的脫節(jié)，最終導(dǎo)致整體管理出現(xiàn)一些矛盾問題。

三、新形勢(shì)下文書管理運(yùn)用技能的探討

（一）細(xì)致地整理文書資料。整理文書是比較細(xì)致的一種工作，各單位送來需要?dú)w檔的資料一般都不會(huì)低于幾十份，有些可達(dá)到幾百份，在歸檔之前一定要查檔案號(hào)，之后根據(jù)檔案號(hào)逐個(gè)將材料放入檔案袋，一個(gè)不小心，就很有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果要更正的話，就需要逐個(gè)清查全庫(kù)的檔案。所以說，該項(xiàng)工作要做到盡可能不出錯(cuò)，在進(jìn)行歸檔的時(shí)候一定要堅(jiān)持細(xì)致這一理念。此外，還要做到檔案材料要當(dāng)日收、入檔。比如，對(duì)于一些所收集到的檔案材料中存在著粘連片、金屬物、長(zhǎng)短不齊以及寬度不一的紙張等情況的，應(yīng)該細(xì)致地將其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，對(duì)于一些沒有得到規(guī)范整理的檔案，要逐一對(duì)其展開細(xì)致地整理，從而促使每一本檔案都變得整潔美觀、裝訂整齊、目錄清楚以及編排有序等。

（二）綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)。在進(jìn)行文書管理的過程中，需要具備一定的管理技能。運(yùn)用計(jì)算機(jī)和各種其他技術(shù)來管理文書，有利于提高整體的管理水平。在以本質(zhì)工作為立足點(diǎn)的前提下，可以一邊學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)一邊展開文書管理工作，對(duì)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，能夠保證文書得到更高層次的保護(hù)。依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)一些具有先進(jìn)性的管理理念，改革文書管理中一些不科學(xué)的做法，嚴(yán)格按照相關(guān)的程度及規(guī)定對(duì)文書進(jìn)行管理，認(rèn)真地對(duì)所有材料進(jìn)行鑒別和篩選，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的文書管理。

四、結(jié)語

文書管理是一種學(xué)習(xí)和實(shí)踐綜合技術(shù)的過程，在實(shí)際管理中，其所涉及的每個(gè)環(huán)節(jié)都難以離開準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的管理要求。那么就一定要立足于整體管理的實(shí)際需要，綜合運(yùn)用制度管理、細(xì)致管理以及人員管理等多項(xiàng)措施，特別值得注意的是要突出對(duì)文書管理現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，最終促使文書管理的整體效能得到提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]李蚌.優(yōu)化文書檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(09).

[2]陳亮.淺析文書檔案的信息化管理[J].中國(guó)管理信息化,2011(13).

[3]趙秀艷,王祝波.企業(yè)人事檔案管理與人力資源發(fā)展促進(jìn)研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2011(02).