王姝

黑龍江省肇東市房地產(chǎn)管理處 黑龍江肇東 151100

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房地產(chǎn)檔案的管理創(chuàng)新

王姝

黑龍江省肇東市房地產(chǎn)管理處 黑龍江肇東 151100

文章從“物理件”與“電子件”兩方面分析了房地產(chǎn)檔案創(chuàng)新管理的重要意義，并對房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀做出總結(jié)。其次重點介紹基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展房地產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新模式，對工作開展形式提出一些有效建議。幫助提升檔案管理安全性。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；房地產(chǎn)檔案；檔案管理

一、“物理件”與“電子件”之比

1、兩種檔案的工作目的、任務(wù)、服務(wù)對象相同

物理管理內(nèi)容是直接針對檔案原資料來進(jìn)行的，其中包含最原始的數(shù)據(jù)信息，使用的方向也與電子檔案不同。當(dāng)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)或者是使用面積發(fā)生糾紛時，原始資料可以作為法律證據(jù)進(jìn)行使用。電子檔案針對的用戶群體是對房產(chǎn)基本信息進(jìn)行查詢，需要證明時也可以打印這部分信息。經(jīng)過近年來數(shù)字化檔案管理模式的普及，已經(jīng)能夠做到電子信息與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案同等使用，在嚴(yán)格的監(jiān)督管理之下，電子檔案中保存的資料與物理檔案相同，因此使用期間也不會造成信息失真的問題。由此可見，兩種信息管理模式在服務(wù)內(nèi)容上都是相同的，并且有統(tǒng)一的工作目標(biāo)，保障檔案信息安全。

2、“電子件”檔案的多面性和高風(fēng)險性

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開展電子檔案管理工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，例如在工作期間容易發(fā)生的系統(tǒng)癱瘓問題，或者出現(xiàn)病毒惡意攻擊數(shù)據(jù)庫等情況。這些危險性是電子形式檔案管理過程中特有的，對工作人員技能水平要求也會增高，僅僅會簡單的計算機操作技能，很難解決任務(wù)開展期間遇到的系統(tǒng)風(fēng)險問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，計算機設(shè)備中運行的軟件多，發(fā)生風(fēng)險問題的幾率也會隨之增大。

二、“物理件”與“電子件”現(xiàn)狀

1、房地產(chǎn)檔案管理的三個方式

房地產(chǎn)檔案管理開展期間，是由傳統(tǒng)管理方法不斷向新型管理理念進(jìn)步的。紙質(zhì)資料長時間使用容易出現(xiàn)損壞，為解決這一問題，電子檔案管理得到了落實。房地產(chǎn)檔案在管理過程中會頻繁的使用，直接傳遞原檔案容易造成資料丟失，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成這一任務(wù)，可以很好的解決這些風(fēng)險問題，檔案無論是傳遞還是查找使用，都節(jié)省了大量的時間。

2、提高房產(chǎn)管理信息化水平刻不容緩

房地產(chǎn)交易逐漸增大，如果仍以傳統(tǒng)的方法對檔案進(jìn)行管理，很難滿足使用需求，因此要求信息化技術(shù)在短時間內(nèi)落實使用。提升房地產(chǎn)檔案管理效率。每日房產(chǎn)交易、變更和歷史遺留過程中，產(chǎn)生的數(shù)以百萬計的房產(chǎn)檔案及其相關(guān)的各種信息，已經(jīng)到了用人工已經(jīng)無法管理和使用的地步。因此，提高房產(chǎn)管理信息化水平刻不容緩。

三、“物理件”與“電子件”共同發(fā)展

1、兩種檔案并存是“雙保險”

實踐證明，當(dāng)前僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方法收集、處理紙質(zhì)檔案的工作方法繁瑣而落后，顯然跟不上時代發(fā)展的需求。但完全拋棄傳統(tǒng)方法，一味追求電子信息化所帶來的后果更不容忽視。最好的解決辦法就要合理利用紙質(zhì)檔案，以紙質(zhì)文件為據(jù)，信息的采集整理則以計算機系統(tǒng)為主，原件的有效保存以縮微技術(shù)實現(xiàn)，原件的異地調(diào)閱也以掃描復(fù)制技術(shù)實現(xiàn)。所以，當(dāng)今的房地產(chǎn)檔案管理以紙質(zhì)檔案與電子檔案并存并共同發(fā)展實在是必由之路，這既符合社會發(fā)展規(guī)律，又可滿足檔案的安全屬性，堪稱為“雙保險”的最佳選擇。

2、檔案電子化使工作效率和準(zhǔn)確率顯著提高

實踐證明，房地產(chǎn)檔案管理的電子化有三方面的優(yōu)勢：

一是高效。不必動用大量人力和時間尋找紙質(zhì)檔案，需要資料時，只要在計算機中查詢或打印即可。二是準(zhǔn)確。不會發(fā)生歸檔差錯或頁面受損等現(xiàn)象。三是透明。只需鼠標(biāo)輕輕一點，一切便都一目了然。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作

房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新，應(yīng)該在以下幾個方面抓好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的房地產(chǎn)檔案管理工作：

1、制定檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃

檔案數(shù)字化建設(shè)是一個工作量巨大、工作種類繁多、服務(wù)周期長和需要周密考慮未來發(fā)展的大型工程，同時還存在盡量減少差錯率和需要樣本設(shè)計科學(xué)性的精密工程，因此首要任務(wù)是做好科學(xué)規(guī)劃，這可以從以下三方面考慮：

一是人才的培養(yǎng)。高質(zhì)量的工作必須有高素質(zhì)的人才，只有建立一支既懂房地產(chǎn)檔案管理又具備相當(dāng)?shù)碾娔X知識的專業(yè)隊伍，才能應(yīng)對歷史上形成的數(shù)量龐大的房地產(chǎn)庫存檔案，以及每年數(shù)量激增的房產(chǎn)檔案工作，要具備這個能力不妨從現(xiàn)在開始培養(yǎng)。二是制定科學(xué)的實施計劃。在數(shù)字化建設(shè)過程中，要制定科學(xué)合理切實可行的規(guī)劃，制定實施路線圖，分階段、按步驟地加以實施。三是注重信息共享?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的一個重要特點是信息共享，數(shù)據(jù)的共享是提高工作效率的必然選擇。要十分注重加強各種房地產(chǎn)檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境融合和信息共享，構(gòu)建房地產(chǎn)行業(yè)檔案的數(shù)據(jù)大通道。

2、制定數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)

房地產(chǎn)檔案管理事關(guān)民生，因此，要求數(shù)據(jù)詳實、準(zhǔn)確。有關(guān)部門要相應(yīng)制定并出臺行業(yè)數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，使房地產(chǎn)檔案信息化管理工作能夠有法可依、有章可循，促使該項工作能夠科學(xué)、健康、持續(xù)地發(fā)展。房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)參照國家制定的相關(guān)規(guī)范，同時充分考慮本地的成熟做法和經(jīng)驗，盡量做到規(guī)范統(tǒng)一。

3、執(zhí)行規(guī)范化的管理流程

對于“物理件”檔案來說，要嚴(yán)格按照“交接檔案、雙方簽字、分類整理、編寫目錄、整理檢索目錄、歸納書面封皮、裝訂、編號、歸檔、上架”的程序進(jìn)行管理。對收繳后的文件、資料要妥善保管，分類整理。編寫對應(yīng)的檢索目錄表，分冊裝訂、歸檔上架。上架后的檔案要年代明確，歸放整潔，便于查檔。調(diào)檔程序要嚴(yán)格檔案紀(jì)律，對外、對內(nèi)查檔需要明確審批權(quán)限。應(yīng)當(dāng)注意分卷整理的文件要依次按年份、日期排定，認(rèn)真編寫目錄，要求字跡工整、條理清晰。

在建立“電子件”時，應(yīng)充分借鑒“物理件”的優(yōu)勢。一要確保真實反映“物理件”檔案原貌。要健全和完善建立“電子件”檔案的審查監(jiān)督機制，在完成“物理件”向“電子件”轉(zhuǎn)變過程中嚴(yán)格控制工作流程，防止遺漏、錯位甚至弄虛作假、篡改數(shù)據(jù)。

4、建設(shè)高質(zhì)量高安全性的數(shù)據(jù)庫

房產(chǎn)檔案主要包括檔案數(shù)據(jù)和檔案原件。檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)是檔案原件。房產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)管理可以通過房產(chǎn)檔案原件來構(gòu)建，待構(gòu)建成網(wǎng)時即可形成為紐帶和橋梁為公眾服務(wù)。

小結(jié)

在“電子件”檔案硬件環(huán)境建設(shè)中特別應(yīng)該注意安全性，這種安全性包括設(shè)備的可靠運行和數(shù)據(jù)的安全級別。設(shè)備的可靠主要指硬件，如：單機、局域網(wǎng)和外部網(wǎng)，要采用可靠性高的數(shù)字存貯設(shè)備來組建硬盤塔、磁盤陣列等相對先進(jìn)的存儲設(shè)備，保證數(shù)據(jù)的存貯安全和可恢復(fù)性，可以建立異地備份檔案，以防萬一。在安全級別方面，必須進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保不同數(shù)據(jù)的應(yīng)用在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)操作，以保護數(shù)據(jù)的安全。在這方面，目前已經(jīng)有很多成熟的操作規(guī)范，可以應(yīng)與IT企業(yè)、高校和先進(jìn)單位開展合作。

[1]李巍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報，2013(03).

[2]李巍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報，2013(09).