楚萍

摘要：高職院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍存在著工作任務(wù)繁重、崗位風(fēng)險(xiǎn)性高、人才年輕化、流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這種狀況的改變需要建立一套多層次、多渠道、賞罰分明、吸引性強(qiáng)的激勵(lì)機(jī)制，梳理教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容，為其晉升、轉(zhuǎn)崗、參與培訓(xùn)鍛煉和科研活動(dòng)提供平臺(tái)。最重要的是，為教學(xué)秘書(shū)指出一條職業(yè)生涯上升的道路，增加其崗位榮譽(yù)感、責(zé)任感和認(rèn)可度。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)秘書(shū)；激勵(lì)機(jī)制

中圖分類(lèi)號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）10-0017-02

教學(xué)秘書(shū)，又稱(chēng)教務(wù)秘書(shū)，是在教學(xué)工作中起輔助性作用的一類(lèi)人員。與行政秘書(shū)不同，教學(xué)秘書(shū)只承擔(dān)與教學(xué)相關(guān)的一些輔助性工作；與教務(wù)處人員也不同，教學(xué)秘書(shū)一般設(shè)置在教學(xué)系部中，直接對(duì)院（或系、部）中負(fù)責(zé)教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，在他們的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。而高職院校在學(xué)生培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)方式方面與中職院校、本科院校都有著明顯的區(qū)別，高職院校的教學(xué)秘書(shū)與中職院校、本科院校的相比，也存在著特殊性。不同院校對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的工作范圍有不同的規(guī)定，不能一概而論。下面我們就根據(jù)教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)來(lái)談一下教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制的現(xiàn)狀和改革方向。

一、高職院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的特點(diǎn)

教學(xué)秘書(shū)工作的輔助性、工作內(nèi)容的繁雜性直接決定著教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的四個(gè)特點(diǎn)：

1.教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容的千變?nèi)f化。教學(xué)秘書(shū)每天要面對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、任課教師、教務(wù)處人員甚至學(xué)生等不同人群。雖然每個(gè)院校對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的工組內(nèi)容都有一定的規(guī)定，但真正執(zhí)行起來(lái)卻很不容易，他們接觸人群的多樣性決定了工作內(nèi)容的多樣性、復(fù)雜性。教學(xué)秘書(shū)基本是一所院校最基層的辦事人員，最終與教學(xué)相關(guān)所有的統(tǒng)計(jì)工作、材料搜集和整理工作全部落到了教學(xué)秘書(shū)身上。隨時(shí)待命，隨時(shí)都要接聽(tīng)電話(huà)，隨時(shí)大腦都要不停地運(yùn)轉(zhuǎn)，隨時(shí)等待解決問(wèn)題，這幾乎成為教學(xué)秘書(shū)工作的常態(tài)。

2.教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的年輕化。教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容的千變?nèi)f化直接決定著教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍年輕化的特點(diǎn)。只有精力充沛的年輕人能夠勝任層出不窮的變化和工作要求，目前各高職院校的教學(xué)秘書(shū)80%以上年齡都在40歲以下，年齡小的25歲左右，工作狀態(tài)最好的基本在35歲左右。35歲左右的教學(xué)秘書(shū)已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，又占有一定的年齡優(yōu)勢(shì)，在工作中就會(huì)得心應(yīng)手。其實(shí)，教學(xué)秘書(shū)的年輕化有時(shí)也是一個(gè)無(wú)奈的選擇。教學(xué)秘書(shū)工作的煩瑣、復(fù)雜直接導(dǎo)致了愿意承擔(dān)教學(xué)秘書(shū)工作的人越來(lái)越少，部分院校不得已，只好做出硬性規(guī)定，要求剛?cè)肼毜哪贻p人必須承擔(dān)行政工作，于是部分年輕人就到了教學(xué)秘書(shū)的崗位上。

3.教學(xué)秘書(shū)工作崗位的“風(fēng)險(xiǎn)性”。教學(xué)秘書(shū)工作的煩瑣、復(fù)雜，常常導(dǎo)致他們精力透支，有時(shí)要加班才能完成正常工作。更有甚者，他們有時(shí)遺忘了某些事情，造成了一系列的連鎖反應(yīng)，最終責(zé)任又追究到了他們頭上。這種“風(fēng)險(xiǎn)”很大程度上來(lái)自“人為”，是可以通過(guò)改變管理機(jī)制、工作方法來(lái)改善的。如果一所院校對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的工作能夠包容一些，他們工作的積極性、主動(dòng)性就能提高一個(gè)很大的層次。

4.教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的流動(dòng)性。教學(xué)秘書(shū)工作的繁復(fù)性、隊(duì)伍的年輕化、工作崗位的“風(fēng)險(xiǎn)性”直接導(dǎo)致了教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍流動(dòng)性大的特點(diǎn)。教學(xué)秘書(shū)一般在崗位上工作三至五年后，就會(huì)流動(dòng)到其他崗位上。其實(shí)，秘書(shū)崗位本來(lái)就是“熟練工”，教學(xué)秘書(shū)也是如此，三至五年的時(shí)間正是一名教學(xué)秘書(shū)不斷成長(zhǎng)、成熟的時(shí)間，剛剛鍛煉成熟，馬上就到另外一個(gè)崗位“回爐重造”，這無(wú)疑是人才的巨大浪費(fèi)。而且，大部分教學(xué)秘書(shū)在前后更替時(shí)，并沒(méi)有進(jìn)行完整的工作交接，這就使新人要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的摸索，新舊交替也就對(duì)教學(xué)管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。

二、教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制現(xiàn)狀

激勵(lì)機(jī)制是使員工在一定的工作崗位上產(chǎn)生責(zé)任感、成就感、快樂(lè)感的重要前提。激勵(lì)機(jī)制恰當(dāng)，就會(huì)產(chǎn)生巨大的生產(chǎn)力，促進(jìn)工作的開(kāi)展，反之則會(huì)產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)。教學(xué)秘書(shū)本來(lái)就工作在最基層，承擔(dān)著最苦、最累、最折磨身心的工作，但卻最不容易出成績(jī)，最容易被人忽視。從目前調(diào)查來(lái)看，高職院校教學(xué)秘書(shū)激勵(lì)機(jī)制無(wú)非四種：評(píng)優(yōu)、晉升、轉(zhuǎn)崗、漲薪。但在實(shí)際中，真正能輪到教學(xué)秘書(shū)身上的激勵(lì)機(jī)制少之又少。

1.評(píng)優(yōu)。教學(xué)秘書(shū)其實(shí)是一個(gè)比較尷尬的群體，他們隸屬于教學(xué)院（或系、部），要服從教學(xué)單位的指揮；但同時(shí)又與教務(wù)管理部門(mén)息息相關(guān)，教務(wù)管理部門(mén)的指令、要求是直接通過(guò)教學(xué)秘書(shū)落實(shí)下去的。在評(píng)優(yōu)工作中，教學(xué)秘書(shū)又被放在教學(xué)院（或系、部）中。如果將教學(xué)秘書(shū)放在專(zhuān)職教師行列中進(jìn)行評(píng)優(yōu)，無(wú)疑針對(duì)專(zhuān)職教師制定的考核標(biāo)準(zhǔn)直接造成了教學(xué)秘書(shū)的弱勢(shì)地位；如果放在行政人員行列中，將其與領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生輔導(dǎo)員放在一起，首先是與領(lǐng)導(dǎo)相提并論并不合適，其次，輔導(dǎo)員隊(duì)伍也比較龐大，教學(xué)秘書(shū)被評(píng)優(yōu)的機(jī)會(huì)十分渺茫。

2.晉升。晉升包括職位的晉升和職稱(chēng)的晉升兩種。在目前的高職院校人事管理中，有的學(xué)校將教學(xué)秘書(shū)放入行政序列，允許其評(píng)定行政序列的職稱(chēng)；有些將其放入教學(xué)序列，允許其參評(píng)教學(xué)序列的職稱(chēng)；還有部分學(xué)校并無(wú)嚴(yán)格管理，教學(xué)秘書(shū)可以選擇參評(píng)行政或教學(xué)序列的職稱(chēng)。其實(shí)，對(duì)于教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，參評(píng)行政職稱(chēng)可能有一定的優(yōu)勢(shì)，但如果參評(píng)教學(xué)職稱(chēng)，很多院校都有教學(xué)工作量和科研工作的限制，教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)又決定了他們不可能有承擔(dān)太多的教學(xué)工作量和科研工作，這并非教學(xué)秘書(shū)的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于職位晉升來(lái)說(shuō)，公立院校有一整套晉升要求，晉升職位有工作經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)歷、工作時(shí)間等方面的限制，而民辦、私立院校在這方面相對(duì)寬松一些。

3.轉(zhuǎn)崗。教學(xué)秘書(shū)的轉(zhuǎn)崗就是從教學(xué)秘書(shū)崗位轉(zhuǎn)到其他崗位。目前，教學(xué)秘書(shū)的轉(zhuǎn)崗有兩種，一種是轉(zhuǎn)到其他行政崗位；另外一種是轉(zhuǎn)到教學(xué)崗位。不少院校對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的轉(zhuǎn)崗，尤其是轉(zhuǎn)到教學(xué)崗位，有一定的時(shí)限要求。如筆者所在的院校要求入職的教學(xué)秘書(shū)必須承擔(dān)三至五年的教學(xué)秘書(shū)工作，才能被允許轉(zhuǎn)到專(zhuān)職教師崗位。對(duì)于大部分教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)到教學(xué)崗位的誘惑性較大，因?yàn)榭梢杂休^多的自由支配時(shí)間。也有一部分教學(xué)秘書(shū)選擇轉(zhuǎn)到其他行政崗位，可以稍微擺脫一些教學(xué)秘書(shū)工作的繁雜。

4.漲薪。對(duì)于公立院校來(lái)說(shuō)，漲薪意味著職稱(chēng)或職位的變化，如果職稱(chēng)或職位不變，漲薪的可能性不大。對(duì)于民辦、私立院校來(lái)說(shuō)，漲薪意味著工作賣(mài)力、得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、被評(píng)為優(yōu)秀等次等。因此，無(wú)論院校的性質(zhì)是公立、民辦還是私立，漲薪都是與其他條件聯(lián)系在一起的。

三、建立賞罰分明、吸引性強(qiáng)的高職院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制

無(wú)論是評(píng)優(yōu)、晉升、轉(zhuǎn)崗還是漲薪，對(duì)于教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這四種激勵(lì)機(jī)制都是面向全體人員的，沒(méi)有體現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的特殊性。目前高職院校正在醞釀新一輪的改革，在改革過(guò)程中如何調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的積極性、主動(dòng)性，意義重大。

1.營(yíng)造賞罰分明的工作氛圍，建設(shè)多類(lèi)型、多層次評(píng)比機(jī)制。教學(xué)秘書(shū)工作的煩瑣、復(fù)雜、超負(fù)荷、高風(fēng)險(xiǎn)，直接導(dǎo)致了兩種不同的結(jié)果：一是造成部分教學(xué)秘書(shū)工作缺乏規(guī)劃，工作價(jià)值得不到認(rèn)可，長(zhǎng)期發(fā)展影響工作效率；二是造成部分教學(xué)秘書(shū)疲沓、懈怠，工作消極應(yīng)付。因此，對(duì)于尚未建立教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍管理機(jī)制的院校來(lái)說(shuō)，當(dāng)務(wù)之急首先是認(rèn)真梳理教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容。二是明確教學(xué)秘書(shū)對(duì)教學(xué)院（或系、部）和教學(xué)管理部門(mén)的工作責(zé)任，同時(shí)二者加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的管理。三是建立有賞有罰、吸引性強(qiáng)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極主動(dòng)的教學(xué)秘書(shū)，不僅教學(xué)院（或系、部）要獎(jiǎng)勵(lì)，教務(wù)管理部門(mén)也要獎(jiǎng)勵(lì)，可以在教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中設(shè)立橫向評(píng)比機(jī)制，使同類(lèi)人員進(jìn)行比較，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。對(duì)于在多次評(píng)比中表現(xiàn)優(yōu)異的教學(xué)秘書(shū)，院?？梢钥紤]條件成熟的教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行崗位或職稱(chēng)晉升，激發(fā)他們工作的積極性、主動(dòng)性，長(zhǎng)此以往，教學(xué)秘書(shū)的工作價(jià)值得到了體現(xiàn)，工作崗位的榮譽(yù)感、責(zé)任感必然增強(qiáng)，工作效率必然得到大大提升。

2.建立合理的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍轉(zhuǎn)崗和工作交接機(jī)制。理清教學(xué)秘書(shū)的工作責(zé)任后，教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容就變得較為清晰，可以采取制式化管理的方式，建立工作崗位責(zé)任制，制作工作流程圖，使教學(xué)秘書(shū)忙而有功，同時(shí)也為崗位交接提供了便利。對(duì)于工作了一定時(shí)間的教學(xué)秘書(shū)，如果確實(shí)符合轉(zhuǎn)崗條件，可以向教學(xué)院（或系、部）提出申請(qǐng)，經(jīng)教學(xué)院（或系、部）和教務(wù)管理部門(mén)均同意后，可以轉(zhuǎn)崗。原教學(xué)秘書(shū)的轉(zhuǎn)崗申請(qǐng)得到批準(zhǔn)后，還需與新教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行半年左右的崗位交接，在此過(guò)程中，原教學(xué)秘書(shū)轉(zhuǎn)變?yōu)樾陆虒W(xué)秘書(shū)的指導(dǎo)老師，帶領(lǐng)新教學(xué)秘書(shū)熟悉各項(xiàng)工作，傳授經(jīng)驗(yàn)，使新人完全勝任工作崗位后，再行轉(zhuǎn)崗。

3.增加教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行培訓(xùn)、崗位鍛煉和參與科研活動(dòng)的機(jī)會(huì)。目前，教學(xué)秘書(shū)工作繁多，進(jìn)行培訓(xùn)和崗位鍛煉的機(jī)會(huì)幾乎沒(méi)有，更不要說(shuō)參與科研活動(dòng)了。理清工作內(nèi)容后，教學(xué)秘書(shū)可以得到稍許解放，院校需要為其提供多層次、多角度參與培訓(xùn)和崗位鍛煉的機(jī)會(huì)，教學(xué)秘書(shū)的工作能力得到提升，才能為院校發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。同時(shí)，盡量在科研工作中設(shè)立一些適合教學(xué)秘書(shū)參與的項(xiàng)目，激發(fā)教學(xué)秘書(shū)參與科研的積極性、主動(dòng)性，使其能夠真正靜下心來(lái)參與科研。

4.為教學(xué)秘書(shū)制定決不止于教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)生涯目標(biāo)。院校培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)時(shí)，應(yīng)著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，絕不僅僅單純培養(yǎng)一名教學(xué)秘書(shū)，而是指出其向上的目標(biāo)，使其能夠一步一個(gè)臺(tái)階地上升。教學(xué)秘書(shū)雖然從事最基層、最瑣碎的教學(xué)管理工作，但細(xì)心的教學(xué)秘書(shū)會(huì)發(fā)現(xiàn)，這種最基層的教學(xué)管理工作，恰恰是打好自己上升的基礎(chǔ)所必需的，熟悉基層的教學(xué)管理工作后，才能逐步勝任更高層次的工作，如專(zhuān)業(yè)主任、教研室主任甚至院（或系、部）領(lǐng)導(dǎo)，這種由“小兵”上升到領(lǐng)導(dǎo)的職業(yè)生涯是需要重點(diǎn)關(guān)注的。因此，院校在進(jìn)行新入職的教學(xué)秘書(shū)時(shí)，就應(yīng)該為其指出這種向上的道路，并為其走上這條道路創(chuàng)造條件。

綜上所述，高職院校教學(xué)秘書(shū)目前這種湮沒(méi)于瑣碎、繁雜、無(wú)目標(biāo)的工作狀態(tài)亟須轉(zhuǎn)變，打造賞罰分明、吸引性強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)激勵(lì)機(jī)制是實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的一個(gè)必要條件，這需要高職院校做出共同的努力。